1. 6. Comunicações Administrativas
Objectivos:
No fim destes capítulo o formando deve ser capaz de:
•Utilizar a comunicação como meio auxiliar na tomada de decisões;
•Descrevr os tipos de informação usados na organização;
•Identificar os elementos fundamentais que fazem parte da
comunicação.
6.1. Tipo de informações utilizadas nas organizações
Nas organizações, todos necessitam basicamente de três tipos de informação para o
trabalho:
As referentes aos seus aspectos técnicos, aos coordenativos e aos motivacionais.
Vejamos qual é o teor geral dessas linhas de informação.
Informação técnica – A informação técnica inclui dados sobre as metas de trabalho,
sobre as expectativas de desempenho e de progresso, bem como sobre as políticas de
acção e os procedimentos operacionais da organização e /ou da unidade.
Informação coordenativa. A necessidade de coordenação depende do grau de
interdependência entre as partes de uma organização. Quanto maior a
interdependência, maior a necessidade de coordenação que é a função de chefia. A
coordenação só pode ser obtida pela comunicação. Se faltarem informações relevantes
para o conjunto de trabalho, os subordinados não poderão cumprir adequadamente
uma tarefa que dependa da cooperação de duas ou mais pessoas. Do mesmo modo, a
equipa de uma unidade não conseguirá articular-se num trabalho cooperativo com
outras unidades.
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Informação motivacional- Além da informação sobre o que fazer, de como fazer, e com
quem fazer, os subordinados necessitam de informação que encoraje a fazer. A
informação pode ser dada de diversas formas: Palavras de estímulo e de “feedback”
estão entre as formas mais comuns de comunicação que ajudam as pessoas a
desenvolver e a manter atitudes e sentimentos estimuladores do desempenho eficaz.
Em grande parte, a eficácia de um chefe depende da eficiência com que a distribuição
da informação de cada tipo – técnica , coordenativa e motivacional é feita. Uma parte
da eficácia organizacional será determinada pela eficiência com que o padrão ou rede
de comunicação organizacionais se ajuste às características do sistema de tarefas;
nessa parte se destaca a habilidade interpessoal do chefe como comunicador.
6.2. Comunicação formal e comunicação informal
A comunicação formal é prevista pela organização e, por isso mesmo, oficialmente
padronizada. Seu conteúdo é relativo ao trabalho ou à organização. pode ser escrita ou
oral e acontece através de instruções ou ordens, ou de outras formas – Ofícios, notas,
circulares, memorandos – que se processam naturalmente ao longo das linhas de
autoridade das organizações.
Prescritas por normas e regulamentos, ou prescritas pela tradição organizacional, as
mensagens da comunicação formal têm características próprias e bem definidas,
quanto ao conteúdo, forma e circulação.
6.3. Comunicação informal
Além das comunicações formais, e convivendo com elas, circulam na organização
comunicações não previstas pela administração: são as comunicações informais . Elas
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2. se estabelecem com base nas relações inter-pessoais mantidas por aqueles que
trabalham na instituição.
A comunidade informal acontece, em geral, de forma assistemática, a partir de grupos
mais ou menos delimitados. Ela não exige que as pessoas se rejam por normas e
padrões instituídos. O conteúdo das mensagens pode ser livremente escolhido. As
mensagens se transmitem mediante uma espécie de selecção espontânea, sem
subordinação à hierarquia da organização. Os sentimentos, as emoções e as ideias,
são expressos com muita liberdade. O comportamento e a disposição das pessoas
transparecem com nitidez. O quadro abaixo, resume as características dessas duas
naturezas de comunicação, presentes nas organizações:
Conhecendo o carácter da comunicação informal que circula dentro duma unidade, e
entre as diversas unidades, pode-se perceber que ela se constitui em relevante fonte
de informação para a administração. Dela se extraem por exemplo, dados precisos
para orientação e motivação dos funcionários para acção
O dirigente conseguirá esses dados se procurar descobrir nas comunicações informais
os pontos positivos e negativos percebidos pelos subordinados em relação á
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3. organização e à unidade; e em relação a ele próprio, enquanto administrador e chefe,
em relação ao tipo de administração que realiza, o seu estilo de chefia; as demais
pessoas que trabalham na organização e às diversas situações vividas pelos
funcionários no trabalho.
A comunicação informal nas organizações: sua dinâmica e seu papel
Difusão em rede
O termo organizacional geralmente usado para designar a dinâmica das comunicações
informais é rede. Rede é a palavra que expressa bem a estrutura da difusão dessa
natureza da comunicação. Ela se expande, quase sempre por irradiação múltipla e
bastante acelerada, ao contrário do que ocorre com a transmissão linear, de pessoa
para pessoa, que também pode acontecer , mas foge à regra geral.. Observe a fig. 5
com atenção.
Difusão da comunicação informal na organização
Difusão em cadeia individual
A B C D
Difusão em cadeia de grupos
B E H
A C F I
D G J
A comunicação informal pode se dar por encadeamento, no qual alguma coisa relativa
à organização, ao trabalho , ou qualquer outro assunto de interesse dos funcionários a
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4. dita de A para B, que por sua vez a diz a C, que passa a D- assim por diante. Como
dissemos, não é essa a forma usual de funcionamento da rede informal, não sendo aí
que se configura visivelmente a estrutura de uma rede .
Na maioria das vezes, a coisa funciona de outro modo: A informa a três ou quatro
pessoas a sua escolha ( B,C,D). Uma delas C, passa a informação para mais algumas
pessoas de sua escolha. Destas, uma ou duas informam a outras pessoas também por
escolha livre…. E assim por diante . Forma-se aí uma cadeia de grupos de pessoas,
das quais apenas algumas funcionam como mensageiras activas da informação.
A difusão por cadeia de grupos de pessoas possibilita que, num curto espaço de
tempo, poucas pessoas transmitam informações a um grande número de pessoas.
Além de alta velocidade, a rede informal de comunicação costuma apresentar
eficiência, preservando a correcção (e até mesmo a exactidão) da informação. Assim
não é de admirar que, com frequência, antes mesmo de iniciar–se a emissão de uma
mensagem formal na organização, a rede informal já tenha completado com precisão
seu trabalho de comunicar as informações nela contidas
6.4. Papel da rede informal
A rede informal de comunicação é parte integrante do ambiente humano, no mundo
psicossocial da organização. Ela contribui para reduzir a insegurança das pessoas em
relação à administração formal. E ainda, para aumentar o prestígio das pessoas que
compõem a rede.
Serve também á organização como um todo, suprindo as deficiências de comunicação
formal esclarecendo e interpretando instruções e ordens emanadas da administração.
Seguramente, é possível afirmar que, sem a comunicação informal, qualquer pequeno
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5. problema ou ruído na comunicação formal, tenderia a tornar-se um grave problema
administrativo.
Quanto aos dirigentes enfim, ao papel da rede não é menos importante. Ela funciona,
como fonte de informação por vezes decisiva apontando os pontos positivos e
negativos percebidos pelos funcionários, com relação a diferentes aspectos que
interessam aos responsáveis pela administração. O conhecimento desses pontos pode
ser um valioso orientador da acção do dirigente, sobretudo nos assuntos ligados ao
mundo psicossocial que a ele também cabe administrar.
6.5. Boato e deturpação de informação
Não é raro que a rede informal de comunicação seja responsabilizada pela criação de
boatos e pela deturpação de informação. Esses factos existem, e chegam a criar
dificuldades sérias na gestão das organizações. No entanto a comunicação formal não
deve ser culpada por eles.
O boato via de regra , é uma notícia anónima infundada e falsa, sobre uma questão de
grande interesse colectivo. De facto, é através da rede informal que os boatos se
transmitem na organização, circulando com a velocidade peculiar a essa rede e
ganhando feições de veracidade, pelo simples facto de que passam a ser conhecidos
por todos.
Verifica-se, porém que se, registam boatos na rede informal por ocasião de situações
excepcionais, como uma crise administrativa grave, seria perturbação (ou interrupção)
da comunicação formal, ou qualquer outra, geradora de grande insegurança na
organização. Nessas ocasiões, o boato é frequente e pode tornar-se bastante
destrutivo.
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6. Ocorrendo o boato em qualquer que seja a situação, o método mais eficiente de
corrigi–lo, é fazer circular informação objectiva e clara sobre a questão que a originou.
Desse modo, constatado um caso de deturpação de informação, o dirigente deve
buscar as suas causas em prováveis deficiências de comunicação formal, e ou então
em situações difíceis ou críticas pelas quais possam estar passando pessoas na
organização
Como a rede informal de comunicação representa cerca de 50% de toda a
comunicação organizacional, o dirigente não pode nem deve ignorar sua importância.
Longe disso, a administração precisa dispor-se a aprender a trabalhar com a
comunicação informal.
Tentativa inútil e imprudente seria pretender eliminá-la: a rede informal demonstra
extraordinária resistência a cerceamentos ou golpes de qualquer tipo.
Os dirigentes devem procurar identificar as pessoas que pertencem à rede informal,
prestando especial atenção para aqueles que são activos como mensageiros pois são
os que lideram, direccionam interesses e moldam opiniões do grupo. Essas pessoas
podem ajudar a administração, dando suporte (sempre na rede informal) a planos de
mudança, por exemplo quando é preciso fazer com que a maioria compreenda razões
e esquemas complexos e difíceis de entender, num primeiro momento.
De todo modo, os dirigentes que se preocupam em abastecer a rede informal com
factos de interesse dos funcionários e da organização agem adequadamente: a rede
tem imensa capacidade de transmitir informações e, portanto, alimentá-la com
informação corrente e relevante significa colocá-la em funcionamento positivo.
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7. 7. Documentação administrativa
Objectivos:
No fim destes capítulo o formando deve ser capaz de:
•Identificar as principais formas de correspondência usadas pela
Administração Pública;
•Redigir correctamente os documentos em uso na Administração
Pública;
•Organizar e conservar a documentação produzida e recebida pela
organização.
7.1. Documentação
É o acto de reunir documentos sobre um dado tema e o seu tratamento com vista à sua
difusão, a sua função consiste no emprego de técnicas documentais.
7.2. Documento
É tudo aquilo que serve para instruir, formar, elucidar, quer se trate de manuscrito,
gravura, pintura, fotografia, disco, fita, etc., enfim, tudo aquilo que nos ensina algo de
novo ou que nos recorda algo esquecido, que pode ir desde uma simples nota a um
relatório, livro, filme, etc.
Existem vários tipos e espécies de documentos, mas apenas serão abordados os mais
usados na Função Pública segundo o Decreto 30/2001 das Normas de Funcionamento
dos Serviços da Administração Pública -NFSAP.
Notas, ofícios, circulares, memorandos, ordens de serviço...
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