Une lame
sur votre couteau
PLAN DE PRÉSENTATION
Le SAR en chiffres
Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir
Bulletin de performance
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Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir
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NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR

Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats
David Delisle,...
PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS

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ayant participé à l’AOP
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PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS

LES POSTES INFORMATIQUES USAGÉS
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ayant participé à l’AOP
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PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS

SERVEURS ET SOLUTION DE STOCKAGE
Cégeps

Nombre d’établissements
ayant participé à l’AOP...
LES COÛTS D’IMPACTS EN ACHATS REGROUPÉS
● Art.13 RCA L'organisme public adjuge le contrat au fournisseur qui a
soumis le p...
ADJUDICATION SANS COÛT D’IMPACT

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ADJUDICATION AVEC COÛT D’IMPACT
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PROCESSUS DES ENTENTES DE LA SÉCURISATION DES MACHINES
EN COLLABORATION AVEC LE CCSM ET LA CSST

Sélection
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ÉVOLUTION DU DOSSIER DES FOURNITURES ET DES ÉQUIPEMENTS
ÉLECTRIQUES

avril 2011

Nouveau
fournisseur
WESTBURNE

Avril 2012...
PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

ÉQUIPEMENTS DE RÉSEAUTIQUE

Analyse des
besoins

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SEAO

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ACQUISITION D’UN LOGICIEL D’APPEL D’OFFRES
● Approche du dossier:
 Formation d’un comité de travail
 Travail du comité e...
ACQUISITION D’UN LOGICIEL D’APPEL D’OFFRES
● Établissements participants au 15 septembre 2013

 17 collèges et cégeps sur...
CERTIFICATION DE FOURNISSEURS
● Premier fournisseur ciblé: Tripp Lite
 Démarches retenues
 Cheminement du dossier Tripp ...
DOSSIER DES LIENS TÉLÉPHONIQUES
● Approche choisie:
 Embauche d’un consultant en téléphonie
 Formation d’un comité de tr...
RÉSULTATS
● Mandats:
 Collèges et Cégeps
 Université
 Commissions scolaires

Valeurs des contrats:
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NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR

Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats
David Delisle,...
TECHNOLOGIE NUMÉRIQUE INTERACTIVE (TNI)

 Seconde année du partenariat CCSR-CSPQ
 Particularités de l’appel d’offres
 2...
PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS (PAE)
Entente 2008
5 ans

Durée
Participation
Nbre d’employés
Tarification
Adjudicatair...
FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU
 Entente active depuis juin 2010
 Adjudicataire actuel: Buro Plus
 24 Cégeps – 4 C...
FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU
 Mandats reçus jusqu’à ce jour:
• 14 cégeps (Entente précédente : 24)
• 5 commission...
FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU
 Stratégie:
• Contrat à commande avec prix ferme pour 2 ans
• 3 types de prix:
 Pri...
GESTION D’UNE MUTUELLE EN SST
 32 collèges font partie de la Mutuelle SST;
 7 autres collèges ont donné un mandat d’adhé...
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 Collaboration du CCSR avec d’autres regroupements:
• CSPQ
• RGAUQ
 Ententes informatiques:...
FAITS SAILLANTS / NOUVEAUTÉS

 Reprofics / Véga en transition
 Nouveau code d’éthique au CCSR
 Nouveau service compléme...
PLAN DE PRÉSENTATION
Le SAR en chiffres
Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir
Bulletin de performance
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PÉRIODE D’ÉCHANGE

 Questions / commentaires sur la présentation
 Proposition de dossiers, de services
 Amélioration de...
L’équipe du
SAR vous
remercie!

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Rencontre annuelle 2013 - Un lame sur votre couteau suisse.

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  • Pour les établissements privés : 8 sur 210, donc environ 4%
    2 Appel d’offres SAR 130-2013 et SAR131-2013
    Mandats pour 21 M$
    Plus de 22 000 micro-ordinateurs et 11 000 moniteurs
    Acquisition d’environ 9M$ pour les trois premiers mois de l’entente, possibilité d’avoir à retourner en appel d’offres l’hiver prochain. (Importance de la valeur des mandats, versus la durée des contrats, vs les nouvelles règle de reddition de compte du Conseil du trésors)
    -
  • Règle du 10% du DO
    Coûts d’impact
    Règle budgétaire pour les CS : 50730 à 50732 du MELS (volume d’achat important)
    15 septembre: Modifications aux règlements sur les contrats des organismes publics entraient en vigueur suite aux décrets adoptés en avril dernier. Ces modifications visant les trois règlements: Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCAOP), Règlement sur les contrats de services des organismes publics (RCSOP) et le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RCTCOP). Ces nouvelles dispositions ajoutent du travail aux organismes publics, mais vont surtout permettre aux fournisseurs (et médias) d’avoir accès à une petite mine d’or d’information…
    Voici donc les plus importantes modifications, qui visent autant les contrats conclus par appels d’offres publics, les contrats conclus de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000$ et les contrats conclus par appels d’offres sur invitation:
    1- Description initiale du contrat : l’organisme doit publier dans les 15 jours suivants, une description initiale du contrat contenant à tout le moins les informations suivantes :
    le nom du ou des entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services;
    la nature des biens, services ou travaux;
    la date de conclusion du contrat;
    le montant du contrat ou une estimation, selon le cas, en matière de contrats de  services;
    la description des options et leur montant total, le cas échéant.
    Pour les contrats de gré à gré, il faut ajouter le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat ainsi que, le cas échéant, la disposition législative ou les motifs en vertu desquels le contrat a été attribué de gré à gré alors qu’il comporte une dépense supérieure ou égale au seuil d’appel d’offres.
    2- Dépense supplémentaire : l’organisme public doit publier sur SEAO toute dépense supplémentaire découlant d’une modification de contrat dont le montant initial sera majoré de plus de 10%.
    3-Description finale : un organisme public devra également publier sur SEAO une description finale du contrat dans les 90 jours de la fin du contrat, ce délai étant toutefois porté à 120 jours lorsqu’il a été conclu pour le bénéfice d’un regroupement d’organismes. Cette description devra inclure le nom du ou des entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services, le montant total payé ainsi que le type, le nombre et le coût des options exercées.
    4- Exception : il faut toutefois préciser que les règles au sujet des contrats conclus de gré à gré ou suite à un appel d’offres sur invitation ne s’appliquent pas lorsqu’il s’agit d’un contrat de nature confidentielle au sens de l’article 13 (3) de la Loi.
  • Présenter le partage des responsabilités
    Décrire les particularités du CT (possibilité de faire baisser les prix aux 3 mois et révision annuelle des mandats et des contrats)
  • Présenter le partage des responsabilités
    Décrire les particularités du CT (possibilité de faire baisser les prix aux 3 mois et révision annuelle des mandats et des contrats)
  • Présenter le partage des responsabilités
    Décrire les particularités du CT (possibilité de faire baisser les prix aux 3 mois et révision annuelle des mandats et des contrats)
  • Présenter le partage des responsabilités
    Décrire les particularités du CT (possibilité de faire baisser les prix aux 3 mois et révision annuelle des mandats et des contrats)
  • Présenter le partage des responsabilités
    Décrire les particularités du CT (possibilité de faire baisser les prix aux 3 mois et révision annuelle des mandats et des contrats)
  • DGGRIR
    Direction générale de la gouvernance des ressources informationnelles dans les réseaux
  • DGGRIR
    Direction générale de la gouvernance des ressources informationnelles dans les réseaux
  • Remplir le formulaire d’évaluation de cette présentation. Situé à la fin du cahier du participant. Feuille de couleur x.
  • Rencontre annuelle 2013 - Un lame sur votre couteau suisse.

    1. 1. Une lame sur votre couteau
    2. 2. PLAN DE PRÉSENTATION Le SAR en chiffres Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir Bulletin de performance Faits saillants / Annonces Période d’échange s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 2
    3. 3. BILAN DU SAR OCCUPATION DU TERRITOIRE s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 3
    4. 4. ÉVOLUTION DES ACHATS SUR QUATRE ANS 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 Cégeps 14,7 M$ 16,7 M$ 12,7 M$ 17,3 M$ Commissions scolaires 18,1 M$ 29,5 M$ 32,5 M$ 23,4 M$ Autres établissements 0,9 M$ 1,9 M$ 3,4 M$ 5 M$ 33,7 M$ 48,1 M$ 48,6 M$ 45,7 M$ Total s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 4
    5. 5. BILAN DU SAR ÉVOLUTION DE LA PARTICIPATION s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 5
    6. 6. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 6
    7. 7. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 7
    8. 8. PLAN DE PRÉSENTATION Le SAR en chiffres Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir Bulletin de performance Faits saillants / Annonces Période d’échange s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 8
    9. 9. NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats David Delisle, conseiller en gestion de contrats Gilles St-Laurent, consultant en approvisionnement Serge Tardif, coordonnateur SAR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 9
    10. 10. PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS AU DOSSIER DES POSTES INFORMATIQUES Nombre d’établissements ayant participé à l’AOP (127) Cégeps Commissions scolaires 66 Universités (campus) 4 12 39 Établissements privés Autres 6 % dans les réseaux Cégeps 39/48 81% s 26 ep br tem e Commissions scolaires 66/72 Universités 4/17 92% 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 10
    11. 11. 4 000 000 s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 11
    12. 12. PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS LES POSTES INFORMATIQUES USAGÉS Nombre d’établissements ayant participé à l’AOP (45) Cégeps Commissions scolaires 38 Universités (campus) Établissements privés 4 11 1 Autres % dans les réseaux Cégeps 4/48 Commissions scolaires 14/72 8% Universités 1/17 6% 49% s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 12
    13. 13. PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS SERVEURS ET SOLUTION DE STOCKAGE Cégeps Nombre d’établissements ayant participé à l’AOP (39) Commissions scolaires 14 Universités (campus) Établissements privés 19 1 1 Autres 2 % dans les réseaux Cégeps 19/48 Commissions scolaires 14/72 19% Universités 1/17 6% 40% s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 13
    14. 14. LES COÛTS D’IMPACTS EN ACHATS REGROUPÉS ● Art.13 RCA L'organisme public adjuge le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas. Un organisme public peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d'impacts liés à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d'appel d'offres. Définition du CCSR du coût d’impact: Le coût d’impact (et de transition), s’il est requis, comprend l’ensemble des frais inhérents aux changements, à la migration et à la cohabitation d’une ou de plusieurs technologies. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 14
    15. 15. ADJUDICATION SANS COÛT D’IMPACT Manufacturi ers 0% OK 1075$ 7,5% OK 1200$ 20% Rejeté D 1500$ 50% Rejeté E ep 1000$ C s 26 Valide pour attribution ? B e % par rapport au moins cher A br tem Prix de soumissio n 1750$ 75% Rejeté 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 15
    16. 16. ADJUDICATION AVEC COÛT D’IMPACT Coût d’impact en faveur du manufacturier D de 500 Manufacturi ers % par rapport au moins cher Valide pour attribution? 1000$ 1000$ 0% OK B 1075$ 1075$ 7,5% OK C 1200$ 1200$ 20% Rejeté D 1500$ 1000$ 0% OK E ep Avec coût impact A s 26 Prix de soumissio n 1750$ 1750$ 75% Rejeté br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 16
    17. 17. NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats David Delisle, conseiller en gestion de contrats Gilles St-Laurent, consultant en approvisionnement Serge Tardif, coordonnateur SAR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 17
    18. 18. ENTENTE DU GAZ NATUREL s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 18
    19. 19. PROCESSUS DES ENTENTES DE LA SÉCURISATION DES MACHINES EN COLLABORATION AVEC LE CCSM ET LA CSST Sélection consultant en sécurisation Mise aux normes Accompagnement Appel d’offres Machines simples Appel d’offres Machines uniques & complexes Participation de 14 à 36 établissements aux différents processus - Annulation de l’appel d’offres pour la sécurisation des machines simples! - Résultat: Économie de plus de 240 000$ en retournant en appel d’offres. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 19
    20. 20. ÉVOLUTION DU DOSSIER DES FOURNITURES ET DES ÉQUIPEMENTS ÉLECTRIQUES avril 2011 Nouveau fournisseur WESTBURNE Avril 2012 mars 2012 Adhésion des établissements du RGAUQ Prolongation de l’entente jusqu’au 31 mars 2013 Septembre 2012 Mai 2012 36e établissement Prolongation de l’entente jusqu’au 31 mars 2014 Valeur de l’entente 1 150 000$ s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 20
    21. 21. PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES ÉQUIPEMENTS DE RÉSEAUTIQUE Analyse des besoins Collecte de mandat SEAO Juinseptembre SeptembreOctobre OctobreNovembre Comité d’utilisateurs Séance d’information concernant le coût d’impact Appel d’offres en regroupement avec obligation de dévoilement des montants engagés et des montants réalisés au contrat. Consultant indépendant Collaboration du coordonnateur informatique du CCSR Analyse des soumissions Décembre Adjudications Décembre Adjudication par le CCSR avec la règle du 10% du D.O. Adjudication par les établissements utilisant le coût d’impact. te Da CCSR – Titre abrégé – Ville 21
    22. 22. ÉVOLUTION DE L’ENTENTE DU PAPIER D’IMPRESSION s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 22
    23. 23. NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats David Delisle, conseiller en gestion de contrats Gilles St-Laurent, consultant en approvisionnement Serge Tardif, coordonnateur SAR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 23
    24. 24. ACQUISITION D’UN LOGICIEL D’APPEL D’OFFRES ● Approche du dossier:  Formation d’un comité de travail  Travail du comité et recommandations  Concrétisation de l’approche retenue par le comité  Résultats s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 24
    25. 25. ACQUISITION D’UN LOGICIEL D’APPEL D’OFFRES ● Établissements participants au 15 septembre 2013  17 collèges et cégeps sur une possibilité de 48 35,4%  2 commissions scolaires sur une possibilité de 72= s 26 = 3% ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 25
    26. 26. CERTIFICATION DE FOURNISSEURS ● Premier fournisseur ciblé: Tripp Lite  Démarches retenues  Cheminement du dossier Tripp Lite ● Dossier Smart Technologies ● Et les autres… s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 26
    27. 27. DOSSIER DES LIENS TÉLÉPHONIQUES ● Approche choisie:  Embauche d’un consultant en téléphonie  Formation d’un comité de travail  Insertion au dossier de plusieurs secteurs Collèges et Cégeps Commissions scolaires s 26 Municipalités Institutions privées ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 27
    28. 28. RÉSULTATS ● Mandats:  Collèges et Cégeps  Université  Commissions scolaires Valeurs des contrats: 29 1 20  Municipalités  Collèges privés s 26 7  Bell 952,110 $  Vidéotron 231,750 $  Télus 50,509 $ 2 ep br tem e  Cogeco 7,253 $ 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 28
    29. 29. NOUVEAUTÉS SUR LES ENTENTES EN COURS ET ENTENTES À VENIR Martine Pépin, conseillère en gestion de contrats David Delisle, conseiller en gestion de contrats Gilles St-Laurent, consultant en approvisionnement Serge Tardif, coordonnateur SAR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 29
    30. 30. TECHNOLOGIE NUMÉRIQUE INTERACTIVE (TNI)  Seconde année du partenariat CCSR-CSPQ  Particularités de l’appel d’offres  21 000 000  Contrat 2013-2014 à venir s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 30
    31. 31. PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS (PAE) Entente 2008 5 ans Durée Participation Nbre d’employés Tarification Adjudicataire s 26 ep br tem e Entente 2013 3 ans + 2 ans 21 Cégeps – 1 CS – 2 Org. 28 Cégeps – 3 CS – 2 Org. – 1 Univ. 15 000 25 000 Selon les plans +1 à 2% selon les plans Morneau Shepell Groupe Renaud 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 31
    32. 32. FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU  Entente active depuis juin 2010  Adjudicataire actuel: Buro Plus  24 Cégeps – 4 CS – 8 autres  Prolongation de mai à novembre 2013 vu l’absence de Sylvie Dion  Période de cueillette des mandats se terminant au début octobre 2013 s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 32
    33. 33. FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU  Mandats reçus jusqu’à ce jour: • 14 cégeps (Entente précédente : 24) • 5 commissions scolaires • 4 autres Il est encore temps de s’ajouter s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 33
    34. 34. FOURNITURES ET ACCESSOIRES DE BUREAU  Stratégie: • Contrat à commande avec prix ferme pour 2 ans • 3 types de prix:  Prix net sur plus de 1400 produits  Escompte sur les prix de liste du catalogue  Escompte sur les prix nets • Item de même famille au même prix s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 34
    35. 35. GESTION D’UNE MUTUELLE EN SST  32 collèges font partie de la Mutuelle SST;  7 autres collèges ont donné un mandat d’adhésion;  Processus d’appel d’offres en cours;  2 volets (Gestion administrative et Information et analyse financière), 2 adjudicataires différents;  Appel d’offres basé sur le prix ajusté en fonction de la qualité;  L’adjudication se fera dans les prochaines semaines. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 35
    36. 36. PLAN DE PRÉSENTATION Le SAR en chiffres Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir Bulletin de performance Faits saillants / Annonces Période d’échange s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 36
    37. 37. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 37
    38. 38. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 38
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    40. 40. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 40
    41. 41. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 41
    42. 42. s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 42
    43. 43. PLAN DE PRÉSENTATION Le SAR en chiffres Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir Bulletin de performance Faits saillants / Annonces Période d’échange s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 43
    44. 44. FAITS SAILLANTS / NOUVEAUTÉS  Collaboration du CCSR avec d’autres regroupements: • CSPQ • RGAUQ  Ententes informatiques: Ce qui a fait leur succès  Reconnaissance de la DGGRIR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 44
    45. 45. FAITS SAILLANTS / NOUVEAUTÉS  Reprofics / Véga en transition  Nouveau code d’éthique au CCSR  Nouveau service complémentaire offert par le SAR s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 45
    46. 46. PLAN DE PRÉSENTATION Le SAR en chiffres Nouveautés sur les ententes en cours et ententes à venir Bulletin de performance Faits saillants / Annonces Période d’échange s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 46
    47. 47. PÉRIODE D’ÉCHANGE  Questions / commentaires sur la présentation  Proposition de dossiers, de services  Amélioration de processus  Partage d’information avec les collègues s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 47
    48. 48. L’équipe du SAR vous remercie! s 26 ep br tem e 13 20 Le CCSR, un outil pour vous – St-Sauveur 48

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