2. Organizacja danych
• Organizacja danych • Podstawową kategorią jest projekt.
• Struktura systemu • Aby ułatwić katalogowanie projektów, są one przypisane do grup
• Funkcje • W ramach projektu możesz dodawać spotkania oraz raporty.
• Użytkownicy
• Każde spotkanie lub raport oznaczone są datą oraz
• Administrator wprowadzającym je użytkownikiem. Poza tym zawiera notatkę
oraz inne, specyficzne dla siebie elementy.
GRUPA
projekt projekt
spotkanie raport raport spotkanie
3. Struktura systemu
• Organizacja danych • System podzielony jest na 4 główne moduły:
• Struktura systemu – spotkania: dodawanie, edycja, wyszukiwanie spotkań (z
kontrahentami, klientami, wewnętrznych…);
• Funkcje
• Użytkownicy – raporty: dodawanie, edycja, wyszukiwanie raportów ze stanu
realizacji prac;
• Administrator
– podsumowanie: wyświetlanie i wyszukiwanie spotkań i
raportów w jednym widoku, korzystanie z minimodułu
szybkiego dodawania raportów oraz minimodułu mailingu;
– moje bieżące: tutaj znajdują się wszystkie projekty, do
których zalogowany użytkownik dodał raport lub spotkanie w
okresie ostatnich dni . System pokazuje również wszystkie
wpisy innych użytkowników, które zostały zarejestrowane w
tym okresie z datą późniejszą od rekordów zalogowanego
użytkownika, dzięki czemu jest on na bieżąco informowany o
działaniach swoich kolegów i koleżanek.
• Dodatkowo system zawiera opcje ustawień oraz pomoc.
4. Funkcje
• Organizacja danych • Dodawanie spotkań (data, temat, notatka, miejsce, uczestnicy
spotkania) oraz raportów (data, wpis, zadania do wykonania).
• Struktura systemu
• Modyfikowanie rekordów.
• Funkcje
• Użytkownicy • Wyszukiwanie i wyświetlanie wpisów według wielu kryteriów,
posortowanych zgodnie z preferencjami użytkownika.
• Administrator
• Drukowanie wyszukanego zestawu danych
• Przesyłanie powiadomień mailowych po dodaniu spotkania lub
raportu według konfigurowalnych list mailingowych.
• Przesyłanie powiadomień z wybranego podsumowania – możesz
zadbać o to, aby użytkownicy byli systematycznie i należycie
informowani o aktualnych zasobach.
• Szybkie dodawanie raportów w minimodule, dzięki czemu bez
czekania na przeładowanie strony możesz błyskawicznie
uzupełniać stan realizacji projektu oraz reagować na informacje
zawarte w raportach.
5. Użytkownicy
• Organizacja danych • Każdy użytkownik ma indywidualne konto w systemie chronione
hasłem, które może zmieniać.
• Struktura systemu
• System wspiera 3 poziomy uprawnień użytkowników instalowane
• Funkcje
na poziomie każdego projektu. Np. użytkownik z drugim
• Użytkownicy poziomem uprawnień nie będzie miał dostępu do spotkań i
raportów projektu chronionego trzecim poziomem uprawnień.
• Administrator
• Użytkownik może edytować (zmieniać, usuwać, przenosić) jedynie
własne wpisy, dzięki czemu utrzymywany jest porządek w
strukturze informacji, a każdy użytkownik odpowiada wyłącznie za
własne działania.
• W systemie możliwa jest jedynie dezaktywacja rekordów –
infoFLOW nie pozwala na całkowite i nieodwracalne ich usunięcie,
dzięki czemu zawsze jest możliwe przywrócenie skasowanego
spotkania lub raportu.
• Każdy użytkownik może tworzyć własne listy mailingowe, dzięki
czemu łatwo i szybko przekaże informację swoim najbliższym
współpracownikom.
6. Administrator
• Organizacja danych • Konto administratora służy do organizacji oraz edycji
podstawowych kategorii w systemie: dodawanie, edycja i
• Struktura systemu
aktywacja:
• Funkcje – użytkowników,
– projektów,
• Użytkownicy
– grup,
• Administrator – ogólnofirmowych list mailingowych.
• Konto administratora jest niezależne od poziomu uprawnień
użytkownika, dzięki czemu sekretariat może dbać o to, aby
organizacja danych była aktualna, ale nie będzie miał dostępu do
poufnych i wrażliwych danych zarządu.
• Administrator może przywrócić dezaktywowane wpisy.
