Este documento explica cómo usar la herramienta Combinar correspondencia en Microsoft Word para unificar un documento principal con un origen de datos que contenga nombres y direcciones. El proceso implica 4 pasos: 1) abrir o crear el documento principal, 2) definir el origen de datos, 3) insertar campos de datos en el documento principal, y 4) combinar los datos con el documento principal para crear correspondencia individualizada.

1. CORRESPONDENCIA
COMBINADA
¡Hay que trabajar por instruirse cada día más,
La sabiduría te dará muchas alegrías
Y te librará de muchos males!.
José Gabriel Cruz Ramos

2. CORRESPONDECIA COMBINADA
La herramienta Combinar correspondencia es una de
las más interesantes que incluye Word. Esta
herramienta le permite combinar un documento
principal (un documento cuyo contenido se mantiene
por lo general igual excepto por información como el
nombre de la persona a que va dirigido) con uno de
datos (un documento que incluye los nombres y las
direcciones a donde se enviará el documento
principal).
Una vez realizada la combinación (que se puede
llevar a cabo directamente en la impresora o en un
archivo para ser revisado antes de mandar a
imprimir), usted tendrá un tercer documento con toda
la información unificada.

3. CORRESPONDECIA COMBINADA
El documento de origen de datos puede ser un documento
nuevo1 un archivo existente, una base de datos de Access
o la libreta de direcciones de su computador. El
procedimiento incluye cuatro pasos:
1. Abrir o crear el documento principal
2. Definir o crear un origen de datos.
3. Modificar el documento principal, insertando los
campos de datos.
4. Combinar los datos con el documento principal.

4. 1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO
PRINCIPAL
Es importante analizar y planificar la información que se
incluirá en el origen de datos, antes de comenzar. Esta
herramienta evita escribir cada vez que se necesitan los
nombres las direcciones y otros datos en cada uno de los
documentos que se envían. Es aplicable a
cartas, boletines, comunicados, postales y etiquetas. Lo
primero que se debe hacer es crear una carpeta en donde
se guardará la carta o correspondencia junto a la lista de
destinatarios.
NOTA: TODOS LOS ARCHIVOS QUE CREE O QUE EL
SISTEMA PIDA QUE GUARDE, DEBEN ESTAR EN UNA
MISMA CARPETA, SINO GUARDA EN UN MISMO
LUGAR , LA BASE DE DATOS NO FUNCIONA.

5. 1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO
PRINCIPAL
a. Abra o cree un documento
principal sin incluir la
información que varía.
b. Seleccione del menú
Herramientas la opción
Cartas y correspondencia
-Combinar
correspondencia para
activar el panel Combinar
correspondencia, ubicado a
la derecha del área de
trabajo de Word. Este
cuadro de diálogo le
muestra cada uno de los
pasos que debe realizar
para llevar a cabo la
operación.
c. Sigue los pasos de
asistente:

6. 2. DEFINIR EL ORIGEN DE LOS DATOS
Puede crear un listado
nuevo de destinatarios o
utilizar uno ya creado en
una base de datos de
Excel por ejemplo; en
este caso vamos a crear
un nuevo listado: d
.
d. Guarda dicha lista en
la carpeta donde vaya a
estar el ejercicio.

7. 3. MODIFICAR EL DOCUMENTO
PRINCIPAL, INSERTANDO LOS CAMPOS DE
DATOS.
Inserta los campos
creados, con el botón ·mas
elementos” que se encuentra
en el panel de combinación de
correspondencia.
Al presionarlo aparece la
ventana: Insertar campo de
combinación.
Utiliza el botón insertar para
agregar cada campo en el lugar
donde corresponda según el
diseño de la plantilla.

8. 4. COMBINAR LOS DATOS CON EL
DOCUMENTO PRINCIPAL
Se abre un cuadro contextual llamado
Con el botón: “Combinar en nuevo documento” seleccione
Editar cartas
individuales. todos si desea crear la correspondencia para
los destinatarios de la lista creada, esta
acción genera un nuevo documento con la
correspondencia para todos los
destinatarios, guárdelo junto con la base de
datos de todos los registros que utilizó en la
carpeta de trabajo al igual que la plantilla.

9. 4. COMBINAR LOS DATOS CON EL
DOCUMENTO PRINCIPAL
NOTA. EN LA CARPETA DEBE
ESTAR LOS TRES ARCHIVOS:
1. PLANTILLA.
2. ORIGEN DE DATOS (BASE
DE DATOS).
3. DOCUMENTO COMBINADO.

10. VIDEO RECOMENDADO
COMBINAR CORRESPONDECNIA 1 WORD 2007
DURACIÓN : 4:32
http://www.youtube.com/watch?v=QEryXnjHgLM&noredirect=1

11. WEBGRAFIA
 http://www.aulaclic.es/word2007/t_14_1.htm
 http://office.microsoft.com/es-es/word-help/combinar-correspondencia-
paso-1-elegir-un-tipo-de-documento-y-un-documento-principal-
HA001109549.aspx