Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von Banfen in SAP! In Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation existiert eine Unterschriften-Regelung, welche neben der sachlichen, objektbezogenen Kompetenz auch die finanziellen Kompetenzen beinhaltet? Bei der Prüfung bzw. Freigabe von eingehenden Rechnungen wird diese Regelung berücksichtigt und verwendet. In vielen Unternehmen und Organisationen ist diese Logik aber auch für Prüfung und Freigabeprozesse anderer Belege wie z.B. ausgehende Bestellungen, Banfen in SAP (Bestellanforderungen) und weitere Einkaufsbelege verwendbar. Der Vorteil von inPuncto: mit den gleichen Software-Komponenten wie bei den Rechnungsprozessen wird hier ein effizientes Genehmigungsverfahren für ausgehende Banfen in SAP, Bestellungen und weitere Belege etabliert. Beispiel: Wenn eine Bestellanforderung (Banf in SAP) oder ein Einkaufsbeleg bestimmte Kriterien erfüllen (z.B. Gesamtwert einer Bestellung liegt über 5.000 €), soll diese über einen definierten Genehmigungsprozess kontrolliert freigegeben werden. Mit unserer Softwarelösung kann der Genehmigungsvorgang von einer Banf in SAP über ein elektronisches Freigabeverfahren abgebildet werden. Die elektronische Freigabe kann bei Belegen oder Dokumenten wie Banfen in SAP sowie Einkaufsbelegen wie Anfragen, Bestellungen, Kontrakten, Lieferplänen, Dienstleistungserfassungsblättern etc. angewandt werden. Gestalten Sie die Einkaufsprozesse durch elektronischen Workflow Ihrer Banfen in SAP schneller, transparenter und günstiger mit inPuncto Software!

1. 1. Ein Einkäufer legt im SAP MM
eine Bestellanforderung (Banf)
an.
2. Das System überprüft
(automatisch im Hintergrund),
ob die Werte den Freigabe-
bedingungen entsprechen.
Wenn „ja“, ordnet es dem Vor-
gang eine Freigabestrategie zu
– gemäß der vorab definierten
Prozess-Definition.
a). z.B.: wenn der Netto-Betrag
unter einem Freigabe-Limit
ist, kann die Banf in SAP ohne
weitere Genehmigungsschritte
direkt freigegeben werden.
b). z.B.: wenn der Netto-Betrag
über einem Freigabe-Limit ist,
wird automatisch ein Freigabe-
prozess via Workflow ausge-
löst (gemäß dem Charakter der
Banf in SAP).
3. Die für die Freigabe / Geneh-
migung / Kommentare etc. zu-
ständigen Personen bearbeiten
den Beleg (Workflow) in der
Reihenfolge, die in der Freiga-
bestrategie festgelegt ist.
4. Die Mitarbeiter werden
automatisch benachrichtigt,
wenn ihre Freigabe / Geneh-
migung / Kommentare etc. zu
erfolgen hat: Sie erhalten je
Bestellvorschlag eine Benach-
richtigung mit dem Workitem in
ihren Posteingängen (GUI oder
Email).
5. Mit „Ausführen des Work-
items“ startet der Mitarbeiter
den biz²DocumentControl
(inPuncto Zusatztool für den
SAP - Workflow). Er hat hier
die Möglichkeit zum Kommen-
tar, zur Prüfung und zur
elektronischen Freigabe. Im
rechten Fenster ist die Druck-
ansicht der Banf visualisiert.
6. Der Mitarbeiter erteilt
seine Freigabe oder seine
Ablehnung und fügt ggf. noch
einen Kommentar hinzu (hier
kann der Einkäufer die Banf
entsprechend anpassen).
7. Im SCM - Bestellfreigabe
Cockpit in SAP hat man jeder-
zeit die komplette Transparenz
über den Freigabestand.
ANWENDUNGSBEREICHE:
- Alle gängige Bestellungen,
Bestellanforderungen, Ein-
kaufsbelege in der Material-
wirtschaft wie Banf, Anfrage,
Bestellung, Kontrakt, Liefer-
plan, Dienstleistungserfas-
sungsblatt, etc.
IHR GEWINN:
- Beschleunigung des Genehmi-
gungsprozesses,
- Kein aufwendiges Suchen
nach Originalen,
- Immer auf dem aktuellen
Stand, Reminder und Eskalati-
onsszenarien,
- „Schnellbestellung“ möglich,
- Klare Kompetenzregelungen
werden nachvollziehbar einge-
halten,
- Hohe Transparenz über die
Prozesse - Historien- und
Cockpitfunktion,
- Ausnutzung vorhandener
Unterschriften-Regelungen und
Kompetenzlogiken in SAP,
- Verwendung gleicher
Software-Komponenten wie
beim Rechnungsprozess.
Ihr inPuncto Team
contact@inpuncto.com
+49(0)711 661 885 00
Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von Bestellungen
Exemplarische Darstellung des Prozesses am Beispiel einer Bestellanforderung (Banf):
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