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1. Die elektronische Personalakte	
wird innerhalb des SAP GUI
gestartet und besteht aus drei
Bereichen:
- Bereich A: ein Dokumenten-
baum, welcher alle Dokumente
in einer Registerstruktur
darstellt. Der Dokumenten-
baum gewährleistet eine
sichere Orientierung.
- Bereich B: dieser Bereich
umfasst alle unternehmens-
bezogenen Daten einer Person
wie z.B.: Personalnummer,
Mitarbeitergruppe, Mitarbeiter-
kreis.
- Bereich C: dieser Bereich ist
das Hauptfenster zur Anzeige
von unterschiedlichen Inhalten.
Er besteht aus fünf Haupt-
reitern – Personalstammdaten-
blatt, Terminverfolgung, Doku-
mentenanzeige, Dokumente
in Arbeit und offene Barcodes.
Weitere sind konfigurierbar.
2. Auf „Aktenebene“ stehen ver-
schiedene Funktionen zur
Verfügung wie Historie,
Auswertungen, übergreifende
Suche, Weitergabe der Akten,
etc.
3. Auf „Ebene der Dokumente“
werden Dokumente erzeugt,
in PDF oder TIF umgewandelt,
hinzugefügt, gescannt, ver-
schlagwortet, etc.
4. Berechtigte Anwender können
Dokumente umhängen,
anzeigen oder löschen.
Weitere Dokumentenspezi-
fische Funktionalitäten stehen
(mit rechtem Klick auf das
Dokument) dem User zur
Verfügung.
5. Via unsere Scanner Software
biz²Scanner kann der
Sachbearbeiter direkt in die
elektronische Personalakte
Dokumente
hinzuscannen.
6. Emails und MS-Office
Dokumente können auch in
die elektronische Personalakte
eingestellt werden, dank unse-
rer Applikation biz²Office.
Hier wird für die weitere
Verarbeitung auch der Status
mitgeführt, Versionierung und
Klassifizierung werden
ebenfalls unterstützt.
Zudem können Serienbriefe er-
stellt werden, die anschließend
automatisch an betreffende
elektronische Personalakten
angehängt sind.
7. Der Dokumenteneingang kann
weiter durch ein Barcode- und
/ oder Patchcode-Szenario
automatisiert und beschleunigt
werden. In dem Fall erfolgt die
automatisierte Bearbeitung und
Zuordung in SAP™ von
großen Volumen verschiedener
Daten und Dokumente via
unsere serverbasierte Anwen-
dung biz²ScanServer.
8. Sie können die gesamte oder
einen Teil der eAkte als PDF
erfassen, per Mail versenden
oder ausdrucken. In dem Fall
werden ein Deckblatt und ein
Inhaltsverzeichnis automatisch
bereitgestellt.
9. Auch mobil und via Web kann
auf die elektronische Personal-
akte zugegriffen werden.
10. u.v.m.
Auf die Folgeseite erfahren Sie
aus welchen Modulen die elektro-
nische Personalakte besteht.
Voll-integrierte Personalakte: die komfortable und kostengünstige Lösung
Wie funktioniert es?
www.inpuncto.com
ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE IN SAP™ HCM
einfach, flexibel und sicher
1
Die Softwarelösung für die
elektronische Personalakte
benötigt kein SAP™ Records
Management - sondern bie-
tet direkt in SAP™ HCM die
Möglichkeit zur Strukturdar-
stellung sowie umfangreiche
Funktionen zur Handhabung
der Personalakte, deren Da-
ten und Dokumente.
Die Lösung besteht aus:
- dem Modul „eAkte“, d.h.
vollständige Visualisierung
und Handhabung von Daten,
Dokumenten und Prozessen
einer elektronischen
Personalakte unter Berück-
sichtigung der Berechtigun-
gen in SAP™. Es zeigt die
Struktur der Personalakte
gemäß den Definitionen für
Infotypen und Dokumen-
tarten. Alle Zugriffe auf die
elektronische Personalakte
werden über die zentrale
Berechtigungsverwaltung
des SAP-Systems gesteuert
und können so indivi-
duell und zentral konfiguriert
werden. Die eAkte wird
innerhalb des GUI
gestartet und besteht aus
einer Registerstruktur und
mehreren Registerseiten.
Über die Registerstruktur
erfolgt die Navigation
innerhalb der Personalakte.
- der automatisierte Erfassung
von Papier und elektro-
nischen Dokumenten
dank biz²Scanner und
biz²ScanServer.
- dem Überführen elektro-
nischer Daten und Do-
kumente (Email, Fax,
EDI, usw.) in System mit-
tels biz²ScanServer und
biz²OfficeSynchronizer.
- der Integration leben-
der MS-Office Dokumente
(Word, Powerpoint, Excel)
in die eAkte, mittels dem
biz²Office.
- dem Modul „Ready2Go“, das
die Möglichkeit des Akten-
drucks anbietet. Über den
Dokumentenbaum kann eine
ganze Akte oder nur Teile
daraus in ein Gesamt-PDF
mit Deckblatt und Inhalts-
verzeichnis erstellt werden.
- der Archivierung erfasster
Dokumente in das Archiv via
SAP-Standard-Schnittstelle
HTTP ContentServer mit
dem Ablage- und Archi-
vierungssystem für SAP™
biz²Archiver.
Ihr inPuncto Team
contact@inpuncto.com
+49(0)711 661 885 00
Voll-integrierte Personalakte: die komfortable und kostengünstige Lösung
Welche MODULE und KONFIGURATION?
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Elektronische Personalakte voll-integriert in SAP

  • 1. 1. Die elektronische Personalakte wird innerhalb des SAP GUI gestartet und besteht aus drei Bereichen: - Bereich A: ein Dokumenten- baum, welcher alle Dokumente in einer Registerstruktur darstellt. Der Dokumenten- baum gewährleistet eine sichere Orientierung. - Bereich B: dieser Bereich umfasst alle unternehmens- bezogenen Daten einer Person wie z.B.: Personalnummer, Mitarbeitergruppe, Mitarbeiter- kreis. - Bereich C: dieser Bereich ist das Hauptfenster zur Anzeige von unterschiedlichen Inhalten. Er besteht aus fünf Haupt- reitern – Personalstammdaten- blatt, Terminverfolgung, Doku- mentenanzeige, Dokumente in Arbeit und offene Barcodes. Weitere sind konfigurierbar. 2. Auf „Aktenebene“ stehen ver- schiedene Funktionen zur Verfügung wie Historie, Auswertungen, übergreifende Suche, Weitergabe der Akten, etc. 3. Auf „Ebene der Dokumente“ werden Dokumente erzeugt, in PDF oder TIF umgewandelt, hinzugefügt, gescannt, ver- schlagwortet, etc. 4. Berechtigte Anwender können Dokumente umhängen, anzeigen oder löschen. Weitere Dokumentenspezi- fische Funktionalitäten stehen (mit rechtem Klick auf das Dokument) dem User zur Verfügung. 5. Via unsere Scanner Software biz²Scanner kann der Sachbearbeiter direkt in die elektronische Personalakte Dokumente hinzuscannen. 6. Emails und MS-Office Dokumente können auch in die elektronische Personalakte eingestellt werden, dank unse- rer Applikation biz²Office. Hier wird für die weitere Verarbeitung auch der Status mitgeführt, Versionierung und Klassifizierung werden ebenfalls unterstützt. Zudem können Serienbriefe er- stellt werden, die anschließend automatisch an betreffende elektronische Personalakten angehängt sind. 7. Der Dokumenteneingang kann weiter durch ein Barcode- und / oder Patchcode-Szenario automatisiert und beschleunigt werden. In dem Fall erfolgt die automatisierte Bearbeitung und Zuordung in SAP™ von großen Volumen verschiedener Daten und Dokumente via unsere serverbasierte Anwen- dung biz²ScanServer. 8. Sie können die gesamte oder einen Teil der eAkte als PDF erfassen, per Mail versenden oder ausdrucken. In dem Fall werden ein Deckblatt und ein Inhaltsverzeichnis automatisch bereitgestellt. 9. Auch mobil und via Web kann auf die elektronische Personal- akte zugegriffen werden. 10. u.v.m. Auf die Folgeseite erfahren Sie aus welchen Modulen die elektro- nische Personalakte besteht. Voll-integrierte Personalakte: die komfortable und kostengünstige Lösung Wie funktioniert es? www.inpuncto.com ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE IN SAP™ HCM einfach, flexibel und sicher 1
  • 2. Die Softwarelösung für die elektronische Personalakte benötigt kein SAP™ Records Management - sondern bie- tet direkt in SAP™ HCM die Möglichkeit zur Strukturdar- stellung sowie umfangreiche Funktionen zur Handhabung der Personalakte, deren Da- ten und Dokumente. Die Lösung besteht aus: - dem Modul „eAkte“, d.h. vollständige Visualisierung und Handhabung von Daten, Dokumenten und Prozessen einer elektronischen Personalakte unter Berück- sichtigung der Berechtigun- gen in SAP™. Es zeigt die Struktur der Personalakte gemäß den Definitionen für Infotypen und Dokumen- tarten. Alle Zugriffe auf die elektronische Personalakte werden über die zentrale Berechtigungsverwaltung des SAP-Systems gesteuert und können so indivi- duell und zentral konfiguriert werden. Die eAkte wird innerhalb des GUI gestartet und besteht aus einer Registerstruktur und mehreren Registerseiten. Über die Registerstruktur erfolgt die Navigation innerhalb der Personalakte. - der automatisierte Erfassung von Papier und elektro- nischen Dokumenten dank biz²Scanner und biz²ScanServer. - dem Überführen elektro- nischer Daten und Do- kumente (Email, Fax, EDI, usw.) in System mit- tels biz²ScanServer und biz²OfficeSynchronizer. - der Integration leben- der MS-Office Dokumente (Word, Powerpoint, Excel) in die eAkte, mittels dem biz²Office. - dem Modul „Ready2Go“, das die Möglichkeit des Akten- drucks anbietet. Über den Dokumentenbaum kann eine ganze Akte oder nur Teile daraus in ein Gesamt-PDF mit Deckblatt und Inhalts- verzeichnis erstellt werden. - der Archivierung erfasster Dokumente in das Archiv via SAP-Standard-Schnittstelle HTTP ContentServer mit dem Ablage- und Archi- vierungssystem für SAP™ biz²Archiver. Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com +49(0)711 661 885 00 Voll-integrierte Personalakte: die komfortable und kostengünstige Lösung Welche MODULE und KONFIGURATION? www.inpuncto.com ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE IN SAP™ HCM einfach, flexibel und sicher ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE IN SAP™ HCM einfach, flexibel und sicher 2