Roberto Cobianchi - Stefano Bussolon - Francesca Fabbri - Milco Forni Intervento al IV Summit Italiano sull'Architettura dell'informazione. Pisa 7-8 maggio 2010

1. Redesign dell’architettura dell’informazione
della intranet della Regione Emilia Romagna
(Internos)
Roberto Cobianchi, Francesca Fabbri, Stefano Bussolon, Milco Forni
Italian IA Summit - Pisa, 7 maggio 2010
Mimulus di Cobianchi Roberto & C. sas - via San Pier Tommaso 18/3 - 40139 Bologna - Italy
www.mimulus.it - tel +39 051 547424 P.I. e C.F. 02529001204 REA 446591

2. @intranetlife @sweetdreamerit
#iias2010

3. .
Informazioni,
Documenti, Dati Conoscenza
Conoscenza esplicita
Attività, Relazioni professionali,
Attività Relazioni
Processi, Ricerca di competenze
Compiti Scambio di informazioni
Conoscenza implicita
La costruzione di una intranet ha l’obiettivo di facilitare
l’accesso alle relazioni, alla conoscenza, ai processi operativi

4. La persona
> Le relazioni, l’accesso alla conoscenza e l’interazione nei processi aziendali
consentono alla persona di adempiere ai suoi compiti organizzativi
> L’accesso ai dati e ai processi dipende dal ruolo della persona
nell’organizzazione
> La persona è il punto di riferimento per la costruzione di una intranet e diventa
il centro dell’organizzazione
> Una intranet va disegnata sulla persona che vi accede non sull’azienda
> L’assegnazione dinamica dei permessi modifica i ruoli delle persone nei processi
e nell’organizzazione

5. I processi
> Ogni processo aziendale è rappresentato da un workflow, da dati e da relazioni
- il workflow è l’insieme dei passi logici del processo
- i dati sono tutte le informazioni associate al processo
- le relazioni sono collegamenti con altre persone relativi alla funzione, al processo o al
sottoprocesso
> Una intranet application è un processo creato ad hoc sulla intranet o reso
fruibile attraverso il collegamento ai sistemi di back office il processo diventa
misurabile
> Costruire l’intranet nel tempo consiste nel posizionamento di un’organizzazione
in rete
> La misurazione dei processi ed il loro miglioramento saranno parte integrante
dell’attività quotidiana

6. Knowledge management
Le organizzazioni sono paragonabili a sistemi biologici, che
agiscono all'interno di un ecosistema.
Al fine di poter perseguire i propri scopi, le organizzazioni
hanno bisogno di conoscere lo stato del sistema e
dell’ambiente circostante.
Il sistema di gestione della conoscenza (KM) costituisce il
sistema nervoso dell'organizzazione.

7. Organizzazioni centrate sulla conoscenza
Nella prospettiva "Knowledge centric Organization" la
conoscenza è l'asset più importante dell'organizzazione.
I benefici della KM:
• aumento della performance organizzativa, dell'efficacia, della
produttività, della qualità della capacità innovativa
• aumento del valore economico, maggior valorizzazione di risorse
umane e conoscenza.

8. La conoscenza
La conoscenza è in funzione di una particolare prospettiva,
intenzione o atteggiamento preso dagli individui.
La conoscenza è generalmente finalizzata, ed è legata
all'azione.
La conoscenza è specifica al contesto e relazionale.
Dunque, la conoscenza non esiste indipendentemente da un
agente

9. Conoscenza implicita ed esplicita
Distinzione classica (Polanyi, 1966) fra conoscenza implicita e
esplicita.
3 tipi di conoscenza implicita:
• conoscenza sub-simbolica (embodied); difficilmente esplicitabile;
• conoscenza appresa implicitamente;
• conoscenza esplicitabile attraverso opportune modalità di accesso.
Conoscenza e informazione
I sistemi informativi possono codificare la conoscenza esplicita
in informazione.

10. Trasformare la conoscenza
4 forme di trasformazione:
• socializzazione: condivisione da implicita ad implicita;
• esternalizzazione: da implicita ad esplicita;
• combinazione: riformulazione e aggiornamento della conoscenza
esplicita;
• Internalizzazione: acquisizione di nuova conoscenza tacita a partire
da quella esplicita.

11. Funzioni della intranet
Nella progettazione di una intranet, è opportuno tener conto
della tipologia di conoscenza da condividere e delle possibili
trasformazioni.
La intranet deve offrire un sistema informativo per condividere
la conoscenza esplicita un social network finalizzato alla
socializzazione della conoscenza implicita

12. Design e spirale della conoscenza
Nella fase di analisi, si innescano processi di:
• esternalizzazione della conoscenza implicita, attraverso strumenti
empirici di elicitazione:
• strumenti per l'accesso alla conoscenza esplicitabile (free listing)
• strumenti per l'elicitazione della conoscenza appresa
implicitamente (card sorting)
• trasformazione e sistematizzazione della conoscenza esplicita,
attraverso stumenti euristici

13. .
http://www.flickr.com/photos/masomasotti/462899357/

14. INTERNOS
> intranet della Giunta
Regionale ER
> circa 3.000 utenti
> 9 anni di vita
> circa 3.700 pagine
> circa 4.200 allegati:
- 2.000 word
- 2.200 pdf
> 3.500 visite al giorno
> 14 minuti per visita

15. ALINTRA
intranet della Assemblea
Legislativa ER
circa 200 utenti
8 anni di vita
ristrutturato nel 2008
circa 2.000 pagine
circa 500-1000 file di varia
natura

16. Finalità del progetto
> Integrare INTERNOS e ALINTRA
> Migliorare l’usabilità del sito, l’organizzazione e l’accesso alle
informazioni
> Realizzare una scrivania virtuale per il collaboratore
> Definire una struttura, un’immagine e una governance dell’intranet in
grado di equilibrare le esigenze di integrazione comunicativa (a partire
dall’integrazione dei due siti)
> Creare un ambiente che favorisca le relazioni professionali trasversali,
la collaborazione e la condivisione della conoscenza
> Introdurre elementi innovativi di condivisione e collaborazione

17. Attività
> Analisi comunicativa e definizione del modello comunicativo del nuovo portale
> Progettazione strutturale
- Architettura informativa
- Percorsi di navigazione
- Sistema di tagging
- Struttura delle pagine
- Mappa di migrazione dei contenuti
- Sistema di gestione operativa del portale
> Progettazione di iniziative di comunicazione interna
- Annuncio
- Lancio
- Promozione
> Progettazione grafica
> Realizzazione dei template

18. Gruppo di progetto
Web Web Web
design design design
Socio fondatore di Socio fondatore di Socio fondatore di
Borderzero Borderzero Borderzero
(www.borderzero. (www.borderzero. (www.borderzero.
it), team di it), team di it), team di
freelance freelance freelance
impegnati nel impegnati nel impegnati nel
settore creativo. settore creativo. settore creativo.

19. 14 dicembre ’09 Lancio di INTERNOS 2.0
30 ottobre ’09 Manuale di stile
17 settembre ’09 Web design definitivo
17 settembre ’09 Wireframe definitivi
3 agosto ’09 Proposte grafiche
10 luglio ’09 Architettura dei contenuti
1 luglio ’09 Strategia di comunicazione
6 giugno ’09 Avvio del progetto

20. .

21. .

22. Keypoint
Metodologia di raccolta dei requisiti
Metodologia di analisi
Metodologia di gestione del progetto

23. K1 – Raccolta dei requisiti
> Avvio del Laboratorio di comunicazione - projectwork
> Analisi della situazione esistente – elementi in ingresso:
- indagine sul clima organizzativo
- esperienza di Filodiretto
- esperienza dell’URP
- dati su accessi e pagine visitate
> Confronto con lo stato dell’arte in tema di intranet (libri, blog, ricerche)
> Definizione dei concetti chiave: Intranet come spazio di servizio, spazio di comunicazione,
spazio di community, spazio operativo
> Mappatura concettuale delle informazioni
> Apertura al web 2.0
> Attenzione agli aspetti organizzativi (redazione e governo)

24. 10 macroaree

25. K2 - Analisi
> Analisi della progettazione preliminare
> Mappatura dei contenuti attuali delle due intranet
> Interviste e focus group
> Design dell’architettura a tavolino
> Sessioni e test online con gli utenti
> Confronto dei risultati

26. Concetti chiave
Le persone al centro
- CHI come legante di tutta la intranet: partendo dalla scheda di una
persona o struttura si può raggiungere tutto il resto
Trovabilità
- più modalità di accesso all’informazione (complementari e non
mutuamente esclusive fra loro)
- meccanismi di correlazione fra informazioni che pur appartenendo
ad aree/funzioni diverse della intranet sono fra loro collegate
Internos come nuovo desktop
- da accidente necessario a strumento quotidiano

27. Il millefoglie
Scegliete la metafora che preferite,
inventatene una
nuova, ma cambiate il vostro modo di
pensare il testo,
sul web e sulla carta. Provate a
pensarlo “a strati”. (Luisa Carrada)
È l’idea che guida il modello di
architettura informativa scelto: ovvero
più strati (modalità) di accesso
all’informazione complementari fra loro.
Tali strati possono essere gustati (usati)
assieme o uno alla volta, in base alle
esigenze

28. L'accesso millefoglie
Le modalità di accesso e di fruizione (internalizzazione) della
conoscenza non sono note a priori in fase di design.
Per questo motivo è fondamentale fornire differenti livelli di
accesso:
• livello gerarchico
• eventi della vita aziendale
• tagging
• motore di ricerca
• navigazione adattativa (più visitati, history, preferiti)

29. Mappa mentale degli utenti

30. K3 – Gestione del progetto
Un vincolo
- Dispersione territoriale dei membri del gruppo
Due strumenti
- Basecamp
- Skype
Tre principi
- Condivisione totale delle informazioni
- Coordinamento costante delle attività
- Zero mail

31. .

32. Coordinamento costante

33. LESSON LEARNED

34. Diverse attività in parallelo
e/o con pochi margini di ritardo…

35. … molte agende da incrociare…

36. … la pianificazione si basa più sulla
“capacità” di prevedere il futuro
che su certezze algoritmiche…

37. 1
aumenta l’onere di coordinamento
e di pianificazione

38. Il PM non si occupa solo di
pianificazione e coordinamento…
IA
Comunicazione
Cliente
PM
Ammin.

39. … ma entra nel merito di tutti i contenuti…

40. … presenta risultati e sostiene discussioni a 360°…

41. … assicura la visione integrata e coerente
del progetto…

42. 2
aumenta l’esposizione del project
manager

43. Occorre la partecipazione di tutti…

44. …nessuno escluso…

45. …a condividere le informazioni…

46. …a
mantenere la
focalizzazione
sugli obiettivi
e sulle
scadenze…

47. 3
occorrono regole di collaborazione
condivise

48. Formazione
Intranet
Web Contenuti
Organizzazione
Information Social media
Architect activist
Designer Web marketer
Esperti di
Web Agency
comunicazione

49. Roberto Cobianchi Stefano Bussolon
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rcobianchi bussolon
Intranetlife sweetdreamerit
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