Pelatihan IBM Lotus Notes dilaksanakan pada 10-14 Februari 2014 di Hotel Neo Tendean, Jakarta. Materi pelatihan meliputi pengenalan Lotus Notes dan komponen-komponen utamanya seperti Lotus Notes Client, workspace, database, form, view, agents, dan navigator. Pelatihan juga membuat aplikasi workflow sederhana menggunakan berbagai fitur Lotus Notes.

1. Pelatihan IBM Lotus Notes
Menindaklanjuti Surat Tugas Direktur Utama PAM JAYA No. 47/-082.74 tanggal 29
Januari 2014 hal Pelatihan IBM Note, maka bersama ini kami laporkan kegiatan
dimaksud sebagai berikut :
1. Jadwal Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pada tanggal 10 Februari s.d. 14 Februari 2014 di Hotel
Neo Tendean, Jl. Wolter Monginsidi No. 131 Jakarta-Selatan, Jakarta.
2. Materi Pelatihan
a. Pengenalan Lotus Notes
Lotus notes adalah aplikasi client server dan aplikasi kolaboratif yang
dipasarkan oleh IBM software group, IBM mendefinisikan software ini
sebagai sebuah “integrated desktop client option for accesing business e-
mail, calendars and application on (an) ibm lotus domino server”.
Lotus Notes adalah sebuah sistem aplikasi database berorientasi dokumen
yang terdistribusi dan merupakan suatu implementasi dari data dan
program yang mendukung fungsi-fungsi bisnis dan kegunaannya yang
dibuat oleh IBM software group. Lotus Notes juga merupakan groupware
yang menghubungkan user yang satu dengan user yang lainnya dalam
suatu sistem yang terintegrasi dengan baik.
Lotus Notes menggunakan data elemen semi-terstruktur seperti rich text
dan grafik untuk memudahkan user dalam memodifikasi kata dan grafik.
Lotus Notes juga Update secara periodik (berkala). Selain itu, Lotus Notes
juga menempatkan data dengan menggunakan views (query yang telah
didefinisikan sebelumnya). Dan juga Lotus Notes bisa berbagi pakai (share
recources) antar perusahaan yang satu dengan yang lainnya.
b. Pengenalan Lotus Notes Client
Lotus Notes Client adalah aplikasi front end pengguna yang tidak serupa
seperti suite aplikasi lainnya ( seperti Microsoft Office ) yang membagi
potongan-potongan fungsi menjadi produk yang terpisah ( seperti Outlook ,
Access , Front Page , dll ), Lotus Notes menyajikan semua komponen ini
menggunakan antar muka tunggal.
Lotus Note dikenal oleh banyak orang sebagai sistem e-mail, meskipun hal
ini tidak selalu menjadi kekuatan terbesar produk tersebut, e-mail mungkin
adalah komponen yang paling dikenal dalam produk ini. Ia memiliki
sebagian besar atau semua fitur e-mail yang populer produk lain, termasuk
kalender dan penjadwalan, dan menggunakan protokol berbasis standar
mail seperti POP3 dan SMTP. Karena Lotus Notes memiliki klien dan Server,
pengguna dapat menggunakannya untuk membaca dan menanggapi e-mail,
dan administrator dapat menggunakannya sebagai server yang menangani
seluruh e-mail pengguna.
Untuk praktisnya dapat disebut segala sesuatu di Lotus Notes adalah
database. Masing-masing pengguna memiliki database e-mail mereka
sendiri, dan set yang berbeda dari pengguna dapat berbagi database aplikasi

2. yang dapat menampilkan, menambah, atau memanipulasi informasi . Selain
data, database juga dapat berisi modul kode pemrograman yang akan
melakukan aktifitas pekerjaan yang dijadwalkan, pengingat jadwal atau
tugas yang sesuai dengan keinginan dan permintaan pengguna.
Lotus Notes client adalah aplikasi desktop yang mengatur dan menampilkan
database “lokal” pada komputer pengguna. File-file database fisik dapat
disimpan baik pada workstation itu sendiri atau pada server. Sebuah ciri
khas Lotus Notes client adalah "ruang kerja" (workspace) yang memiliki ikon
untuk beberapa database lokal serta sejumlah database yang berada pada
satu atau beberapa server Lotus Notes. Semua ikon ini dapat dikelompokkan
bersama-sama, sehingga hampir tidak ada perbedaan antara data lokal dan
yang disimpan di server.
c. Pengenalan Workspace pada Lotus Notes
Workspace pada Lotus Notes adalah sebuah antar muka shortcuts yang
menampilkan Icon-Icon Aplikasi Notes, Seperti E-Mail, Aplikasi dan yang
lainnya, masing-masing Workspace mempunyai 8 (delapan) tab/group yang
dapat difungsikan untuk masing-masing kegiatan.
Beberapa Icon Aplikasi yang dapat di Kelompokan dalam Workspace antara
lain:
• E-Mail : untuk mengirim dan menerima email.
• Approval : Merupakan metode elektronik untuk meninjau kembali
informasi atau meminta persetujuan. Aplikasi ini sering
menggunakan rute mail, pengingat otomatis, pelacakan
dan kumpulan aksi yang berdasarkan kondisi yang
berbeda.
• Broadcast : Penanganan dokumen kelompok yang menjaga agar
orang-orang yang berada dalam suatu organisasi selalu
mendapatkan infromasi terbaru untuk keperluan
pekerjaannya. Aplikasi ini dapat digunakan oleh
pengguna dalam jumlah besar dan berisi informasi yang
biasanya penting.
• Reference : Menyediakan kumpulan referensi informasi yang dapat
diakses secara online dan dapat diperbaharui jika
diperlukan.
• Tracking : Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan aktivitas-
aktivitas yang memerlukan banyak kertas menjadi
aktifitas secara elektronik dimana pengguna dapat
memberikan kontribusi terhadap aktifitas, melacak
kemajuan-kemajuan data membuat laporan-laporan.
• Discussion : Merupakan alat bantu grup komunikasi. Aplikasi ini
dirancang untuk memperbaiki pertemuan tatap muka
dengan mengangkat ide-ide dari orang lain dan
memberikan tanggapan tanpa harus melalui pertemuan
yang dibatasi tempat dan waktu.

3. d. Pengenalan Database pada Lotus Notes
Setiap aplikasi Notes terdiri dari paling sedikit satu database. Setiap
database Notes mempunyai beberapa komponen dasar, yaitu documents
(dokumen), form dan field, serta views dan folders. Definisi dari database itu
sendiri adalah suatu kumpulan informasi yang berkaitan yang disimpan
dalam satu file. Database dapat seperti record personalia yang lengkap
dalam jumlah besar misalkan 5000 pegawai. Setiap aplikasi Notes
menggunakan paling sedikit satu database. Database direpresentasikan
dengan dengan sebuah icon pada workspace pengguna.
Database itu sendiri dapat disesuaikan dengan pengguna untuk menyajikan
data yang berhubungan dengan mereka. Pengembang Aplikasi Lotus Notes
dapat merancang bentuk untuk menampilkan catatan data individu, dan
views (tabel) untuk menampilkan seluruh set data. Dalam beberapa kasus,
data yang ditampilkan tidak hanya dari database pengguna tetapi dapat juga
berasal dari database pengguna lain atau data selain Lotus Notes (Ms Sql,
Informix, Oracle, etc) dengan mengunakan aplikasi pihak ketiga “LEI”.
Karena lapisan pemrograman built-in ke database Lotus Notes, pengembang
dapat menanamkan kode dalam seluruh desain database untuk
mengotomatisasi tindakan atau reaksi tertentu tanpa harus menginstal atau
mengkonfigurasi program eksternal atau proses. Lapisan pemrograman built
-in ini juga memungkinkan untuk membuat aplikasi alur kerja yang
berinteraksi antara kedua database aplikasi dan E-mail .
Pada tingkat teknis, Notes / Domino menyediakan model keamanan yang
sangat rinci yang memungkinkan pengembang untuk " mengunci " akses ke
semua atau bagian dari database. Dengan cara ini, kita dapat
menggabungkan data pribadi dan publik dalam database tunggal atau
seluruh server tunggal . Sementara keamanan biasanya diberikan melalui
buku Catatan perusahaan alamat, juga dapat mengikat ke account
pengguna dalam domain NT atau layanan direktori LDAP (LDAP adalah
sebuah protokol yang mengatur mekanisme pengaksesan layanan direktori
(Directory Service) yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan banyak
informasi seperti informasi tentang people, organizations, roles, services dan
banyak entitas lainnya yang biasanya disingkat menjadi OU (Organization
Unit)).

4. Secara garis besar Database Lotus Notes dapat digambarkan sebagai
berikut:
Keterangan Gambar :
• Data : Data dalam database Notes disimpan sebagai satu set
catatan yang masing-masing disebut sebagai Dokumen.
Informasi dalam Dokumen terdiri dari satu atau lebih
fields (kolom), yang dapat menampung beberapa format.
Teks, angka, dan tanggal adalah tipe data dasar, tetapi
Anda juga dapat menyimpan hal-hal seperti rich text
(catatan dengan pengaturan format text) dan lampiran
file. Database Notes juga dapat mengakses data dari
database lain. Database ini bisa menjadi bagian
database Notes lainnya, atau segala jenis database yang
dapat diakses melalui ODBC. Dengan cara ini, Notes
dapat bertindak sebagai front-end untuk set data lain,
bahkan database relasional.
• Display : Data tersedia dengan menggunakan salah satu dari
sejumlah elemen desain yang berbeda yang disimpan

5. dalam database. Pada tingkat dasar, Anda
menggunakan Formulir untuk mengakses,
memodifikasi, dan membuat catatan/Documents, dan
Views untuk memilah dan mengelompokkan data set ke
dalam bentuk tabel. Ada juga hal-hal seperti Navigators
dan Outline, yang memungkinkan Anda untuk
membuat antarmuka visual untuk elemen desain lain
dan membantu dalam navigasi menu. Hampir semua
elemen desain dalam database dapat dilihat baik
menggunakan klien Notes atau browser web. Lotus
Notes / Domino server dapat langsung menerjemahkan
sebagai halaman web, yang membuatnya cukup mudah
untuk mengubah database Notes ke situs web. Seorang
desainer Notes bahkan dapat menambahkan-web
tertentu tambahan desain seperti CSS dan DHTML
untuk Formulir, View, Navigator, dan lain lain.
• Code : Dalam rangka memberikan kemapuan programming
manipulasi data, desainer dapat menanamkan berbagai
jenis kode dalam database. Notes memiliki dukungan
untuk Formula (makro), Lotus Script (sangat mirip
dengan Visual Basic), Java, dan JavaScript. Kode ini
dapat ditempatkan langsung pada elemen desain seperti
Formulir dan Views, atau dapat ditempatkan kedalam
modul yang disebut Agent. Kode dalam database dapat
memanipulasi data dalam database, tetapi juga dapat
berinteraksi dengan pengguna, sistem operasi, dan data
eksternal dan juga proses. Misalnya, menggunakan
Lotus Script Anda dapat mengakses fungsi DLL, objek
COM, dan objek OLE. Menggunakan Java, Anda
memiliki satu set kaya alat untuk bekerja dengan
Socket, threads, dan komponen GUI (antara lain). Notes
bahkan memiliki lapisan API terbuka yang dapat
diakses melalui library C dan C++.
• Security : Meliputi semua elemen database, Notes menyediakan
lapisan keamanan yang kuat disebut Access Control List
(ACL). Hal ini memungkinkan seorang desainer database
atau administrator untuk melakukan pengaturan untuk
para pengguna apa hal-hal yang diizinkan dilakukan
dalam database. Pada tingkat global, pengguna memiliki
jenis akses tersebut sebagai "Author", "Editor", dan
"Designer", yang menunjukkan apa yang mereka
diizinkan untuk mengubah dalam database. Pada
tingkat yang sedikit lebih spesifik, pengguna dapat
diberikan akses atau ditolak aksesnya untuk
melakukan hal-hal seperti menghapus Documents atau
membuat agen. Pada tingkat yang lebih rinci, perancang
database dapat memberikan atau menolak akses ke
Views, Bentuk, bagian Formulir, dan bahkan Dokumen
individu berdasarkan ACL.

6. e. Pengenalan Form (IBM Domino Designer)
Form digunakan untuk membuat, mendefinisikan format dan layout
dokumen yang merupakan sebuah template di mana data dalam aplikasi
dimasukkan, ditampilkan dan disimpan. Form dapat terdiri dari aplikasi
logika dan pemrosesan. Contohnya, ketika user memasukkan informasi ke
dalam form, form mungkin mengirim sebuah pesan E-mail ke user lain.
Dalam form terdiri dari beberapa bagian elemen yakni :
• Static Text
• Button
• Field-field untuk menyimpan dan menampilkan informasi user
• Action dan hotspot untuk tugas-tugas secara otomatis
• grafik yang membuat form lebih atraktif dan mudah digunakan
Form dalam Notes juga mempunyai beberapa tipe yakni :
• Document : Digunakan untuk membuat sebuah
dokumen utama. Tidak tergantung
kepada dokumen yang lain
• Response : Digunakan untuk merespon sebuah
dokumen utama tergantung pada
dokumen utama tersebut berada di
bawah dokumen utama dalam sebuah
hierarki.
• Response to Response : Digunakan untuk merespon dokumen
utama maupun respon yang lain berada
pada hierarki dibawah parentnya.
Dalam Form juga dapat diklasifikasikan dengan mengunakan layout region
yakni sebuah form atau subform merupakan sebuah area disain dengan
ukuran yang telah ditetapkan, di mana elemen-elemen yang berhubungan
dapat ditarik dan dipindahkan dengan mudah dan dapat ditampilkan
dengan cara yang tidak mungkin dilakukan pada form dan subform.
Formula dalam aplikasi Notes merupakan pernyataan yang memiliki
program untuk menjalankan perintah-perintah yang ada dalam sebuah
database. Misalnya menetapkan nilai dalam sebuah variabel dan
menggunakan kontrol logika dasar yang terbatas untuk sebuah
pemrosesan. Formula berhubungan dengan Notes melalui @function,
@Commands atau bagian dari @function.
f. Pengenalan Views (IBM Domino Designer).
View berisi daftar dokumen yang ada pada database Notes. Dokumen-
dokumen tersebut dapat dipilih, diurut atau dikategorikan dengan berbagai
cara. View juga memuat informasi mengenai dokumen yang ada, seperti
informasi tentang author dan tanggal dibuatnya dokumen. View dapat berisi
seluruh dokumen yang ada pada database atau berisi dokumen-dokumen

7. tertentu saja. Untuk membuat view yang akan ditampilkan pada list
dokumen database, pertama-tama dibuat sebuah view, spesifikasikan
dokumen yang akan digunakan dan definisikan kolom.
g. Pengenalan Agents (IBM Domino Designer).
Agent adalah formula yang didefinisikan sebelumnya dan bertindak
berdasarkan atas kumpulan dokumen yang telah ditentukan sebelumnya.
Agent serupa dengan makros, secara otomatis dapat melakukan beberapa
tugas database di dalam Notes. Agent dapat terdiri dari Notes simple actions,
@Function formula, atau program Lotus Script.
h. Pengenalan Navigator (IBM Domino Designer).
Navigator menyediakan sebuah cara grafikal untuk menuntun user melalui
sebuah database. Suatu navigator menyediakan indeks visual untuk isi dari
suatu database. Default Notes Navigator dalam suatu form adalah folder.
Navigator dapat digunakan untuk menuntun user melalui suatu aplikasi.
Navigator mengijinkan user untuk mengakses view, Notes data, atau
aplikasi-aplikasi yang lain secara mudah.
Navigator mengijinkan user untuk mengakses view secara mudah, data
Notes atau aplikasi lainnya. Navigator memungkinkan pengembang untuk
membuat grafik yang dapat berhubungan langsung dengan user tanpa
menggunakan tools external.
i. Pembuatan Aplikasi Workflow Sederhana
Untuk membuat aplikasi workflow sederhana, approval dengan 3 (tiga)
tingkatan, Maka digabungkan beberapa Form, SubForm, Formula (karena
masih dalam tingkat pengenalan, maka hanya ini yang diberikan untuk
pemprograman yang bersifat pasive), View, Navigator, Section dan Outline.
Adapun Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
• Membuat Form

8. • Membuat View
• Membuat Sub Form

9. • Membuat Section
• Membuat Outline

10. • Aplikasi Lengkap
j. Pengenalan Pengunaan Email Lotus Notes
Email Client pada Lotus Notes umumnya tidak jauh berbeda dengan Email
client produk yang lain. Secara garis besar ini adalah gambar dari layout
email client lotus notes.

11. 3. Karakteristik Lotus Notes.
a. Karakteristik
• Lotus notes memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses data
yang sama karena lotus notes memiliki sistem yang terintegrasi
• Lotus Notes memiliki fasilitas terintegrasi untuk melakukan ajang
diskusi virtual antara suatu tim kerja dengan tim kerja lainnya
• Akses informasi dengan metode level bertingkat yang telah diatur
sebelumnya oleh administrator
• Aplikasi lotus notes bisa menggunakan data eksternal seperti data dari
Microsoft Office dll.
• Aplikasi Lotus Notes memiliki fitur workflow (alur kerja) untuk
menentukan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya
• Aplikasi Lotus Notes bisa didesain untuk dijadikan sebuah E-Mail
aplikasi seperti Microsoft Outlook.
• Aplikasi Lotus Notes bisa melakukan Browsing Internet selayaknya
browser.
b. Kekurangan dan Kelemahan
• Program aplikasi dari fasilitas Lotus Notes tidak user friendly, sehingga
pengguna (user) akan mendapatkan kesulitan untuk melakukan proses
entry, edit, proses, hapus, pencarian data dan pembuatan dokumen
laporan.
• Keterbatasan record (kapasitas penyimpanan) pada database.
• File database sangat besar, sehingga menimbulkan borosnya
penyimpanan data pada harddisk.

12. • Penyimpanan data pada database Lotus Notes tidak bisa dibagi-bagi
menjadi beberapa bagian dalam jumlah yang lebih kecil. Backup database
harus disimpan dalam satu kesatuan yang membutuhkan suatu harddisk
yang berkapasitas sangat besar dan mahal.
• Harus Mengunakan License Add-in Tambahan untuk mengakses Data
dari luar (LEI). Setiap Licence Add-in membutuhkan biaya tambahan lagi.
• Beberapa Features seperti DAOS harus di aktifkan secara manual.
• Perhitungan harga software dan kemampuan hardware (Server)
dipengaruhi oleh metode Processor Value Unit (PVU). Pengaruh metode
PVU adalah:
− Harga software menjadi lebih mahal karena pembelian PVU dalam
bentuk paket. Pembelian paket PVU minimal harus sama dengan
kebutuhan perusahaan. Tapi kebanyakan kasus, jumlah PVU akan
lebih besar daripada kebutuhan perusahaan. Sehingga sisa PVU akan
menjadi sia-sia (tidak efisien);
− Kinerja komputer server. Perusahaan tidak bisa begitu saja
menginvestasikan komputer server dengan kemampuan yang tinggi
untuk penggunaan yang lebih lama. Metode PVU akan membatasi
kinerja komputer server berdasarkan jumlah PVU yang dibeli. Jadi
perusahaan dipaksa oleh metode PVU untuk mengikuti spesifikasi
komputer server yang telah ditentukan. Bila ada pengembangan jumlah
PVU, perusahaan juga akan dipaksa untuk mengganti keseluruhan
komputer server untuk membeli komputer server baru lagi. Secara
kebetulan komputer server yang paling kompatibel dengan Lotus Notes
adalah IBM yang juga merupakan pemilik produk Lotus Notes.
• Sisi Server dan Client membutuhkan spesifikasi hardware sangat tinggi
yang berbanding lurus dengan harga menjadi tinggi pula.
• Kemampuan administrator dan programer Lotus Notes sangat jarang
dimiliki oleh seseorang. Sehingga pemeliharaan sistem ini menjadi sangat
sulit dan sangat mahal.
• Perbedaan Pradigma antara Lotus Notes dan Database RDBMS
(Relational Database Management System), yaitu :
LOTUS NOTES RDBMS
Berbasis pada dokumen Berbasis pada transaksi
Menggunakan data elemen semi-
terstruktur (rich text, grafik, dll)
Menggunakan data terstruktur
Update secara periodik (berkala) atau
tidak real-time
Menawarkan akses data secara real-time
Menampilkan data dengan
menggunakan views (query yang telah
didefinisikan sebelumnya)
Menampilkan data dengan menggunakan
query khusus dan lebih fleksibel

13. LOTUS NOTES RDBMS
Data disimpan kedalam suatu sistem
yang tidak diketahui oleh programer. Hal
ini menyulitkan proses backup data
Data secara jelas tersimpan dalam suatu
tabel yang telah disiapkan. Hal ini
memudahkan proses backup data.
Berbagi penggunaan data (share
recources) antar perusahaan / server.
Proses backup data dilakukan secara
terpisah pada beberapa server dan
pihak.
Tersentralisasi pada satu perusahaan.
Proses backup data cukup dilakukan pada 1
server dan 1 pihak.
Diakses melalui full-text search.
Kecepatan pencarian data lebih lambat
dengan pencarian pada keseluruhan
data
Diakses melalui SQL. Kecepatan
pencarian data jauh lebih cepat dengan
adanya fasilitas pembatasan pencarian
data.
Setiap aplikasi Notes terdiri dari paling
sedikit satu database. Setiap database Notes
mempunyai beberapa komponen dasar,
yaitu documents (dokumen), form dan field,
serta views dan folders. Data dan aplikasi
tergabung dalam satu sistem yang
memberikan resiko tinggi pada keamanan
data bila aplikasi mengalami “CRASH”
(kerusakan)
Program aplikasi dan sistem database
dibangun secara terpisah. Keamanan data
tidak terpengaruh dengan kerusakan pada
aplikasi
4. Kesimpulan dan Saran
a. Lotus Notes adalah salah satu alat kolaborasi (working group) yang bagus.
Sebagian aspek yang diperlukan oleh PAM JAYA bisa diakomodir oleh
software ini
b. Biaya pembangunan sistem Lotus Notes terlalu mahal dibandingkan dengan
manfaat yang diterima oleh PAM JAYA. Beberapa software lain mampu
menawarkan sistem E-mail server secara gratis.
c. Beberapa fitur dasar dari Lotus Notes seperti Workflow (alur kerja) dapat
dibuat dengan bahasa pemprogramman lainnya dengan berbasis web yang
membutuhkan biaya jauh lebih murah.
d. PAM JAYA agar melakukan evaluasi terhadap produk-produk lain yang
memiliki fitur sejenis dengan Lotus Notes sebagai alternatif tools yang lebih
murah dan lebih bermanfaat dalam penerapan efisiensi dan efektivitas
kinerja perusahaan.