Ars Data
Mastère Spécialisé
en Management des Systèmes d’Information Répartis
(MSIR)
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  1. 1. Ars Data Mastère Spécialisé en Management des Systèmes d’Information Répartis (MSIR) Spécificités, conception et implantation d’un ERP PEDAGOGIQUE solution hébergée pour collectivités territoriales et organisations associatives. Intérêt, démarche et mise en œuvre chez Ars Data, concepteur et intégrateur de l’ERP DUONET pour les écoles de Musique et d’Art. Mémoire de thèse professionnelle Auteur Ilja Teuss Tuteur de Thèse Alain Lhommeau Août 2010
  2. 2. INTRODUCTION Page 2 2 Ilja Teuss – Mastère MSIR Remerciements En premier lieu, je remercie particulièrement le Professeur Alain LHOMMEAU, mon Directeur de thèse, pour son encadrement, ses précieux conseils, et sa grande disponibilité. J’adresse par ailleurs mes plus vifs remerciements aux Professeurs René Joly et Isabelle WATTIAU, les responsables pédagogiques du Mastère MSIR, de m’avoir fait confiance en retenant ma candidature pour ce Mastère. Mes sincères remerciements à ARS DATA pour la qualité de l’encadrement et des ressources dont j’ai pu bénéficier au cours de ma thèse. Je remercie également mes collègues Frédéric ALBA-SAUNAL et Viviane BEAUNAC pour leurs conseils et soutien. Je remercie Andis DRAZNIEKS, le directeur de la société Ars Data, de m’avoir accueilli au sein de sa société et de m’avoir fourni les moyens et les données nécessaires à la réalisation de mon projet et de ma thèse professionnelle. J’exprime par ailleurs mon entière sympathie à tout le personnel d’Ars Data pour leur accueil chaleureux durant ces deux ans passés en leur compagnie. Enfin, je terminerai mes remerciements en exprimant toute ma reconnaissance à mes parents pour le soutien qu’ils m’ont toujours apporté.
  3. 3. INTRODUCTION Page 3 3 Ilja Teuss – Mastère MSIR Résumé L’objectif de cette thèse professionnelle est d’étudier l’implantation d’un ERP (Entreprise Resource Planning) pour des activités de services gérées par les collectivités territoriales. Il s’agit d’analyser les méthodes classiques d’implantation des ERP dans le contexte industriel, proposées par des auteurs spécialistes, pour ensuite les comparer et les appliquer à une niche particulière : l’enseignement artistique. L’entreprise Ars Data, son historique et sa structure organisationnelle, sont présentés au chapitre 1, ainsi que le contexte socio-économique du projet. Le chapitre 2 rentre plus dans le cadre du projet d’application, la répartition des écoles de musique en France et particulièrement dans le Département de la Haute Savoie. Dans le chapitre 3 nous décrivons le système d’information du réseau pédagogique du Département de la Haute Savoie, pour enfin terminer avec la description de l’outil DUONET, un ERP pédagogique à la base duquel nous réalisons cette étude. Pour traiter des aspects théoriques (chapitre 4), nous décrivons dans un premier temps les méthodes d’implantation des ERP dans le contexte des entreprises. Ensuite, nous présentons les facteurs clés de succès d’implantation d’un ERP dans le contexte pédagogique et culturel, pour finalement trouver une meilleure méthode d’intégration dans ce contexte particulier. Nous avons choisi de nous concentrer sur deux approches reconnues, celle de Jean-Louis TOMAS et celle de Jean-Louis LEQUEUX. Nous verrons que le milieu pédagogique et culturel reste une « niche » à part (chapitre 5).Nous présentons un modèle spécifique à ce milieu, l’ERP-P, que nous comparons aux ERP traditionnels au niveau de leur conception, de l’implantation et de la couverture fonctionnelle. Nous tentons de répondre à la question de la réutilisation de ce modèle pour d’autres activités pédagogiques (scolarité, formation professionnelle) de petites structures ou même des entreprises. En conclusion, nous décrivons les perspectives mises à jour par l’ERP- P, soit comme solution amenée à ajouter des modules complémentaires pour devenir un ERP classique, soit à être incorporée dans des ERP d’entreprises pour ses qualités de gestion de la relation pédagogique et de la formation, non seulement artistique, mais aussi professionnelle.
  4. 4. INTRODUCTION Page 4 4 Ilja Teuss – Mastère MSIR Spécificités, conception et implantation d’un ERP PEDAGOGIQUE Table des matières INTRODUCTION...............................................................................................8 CHAPITRE PRELIMINAIRE ..........................................................................10 1. Définition, problème à résoudre, cas d’application...............................10 2. Pertinence du cas d’application.............................................................10 3. Démarche et Méthodologie de l’étude ..................................................11 CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE............................................13 1.1 Ars Data..............................................................................................14 1.1.1 Structure ......................................................................................14 1.1.2 Historique....................................................................................14 1.1.3 Structure organisationnelle..........................................................16 1.1.4 Mon rôle au sein de la société .....................................................19 1.2 Les écoles artistiques en Haute Savoie...............................................20 1.3 Rôle du Conseil Général de la Haute Savoie......................................21 1.3.1 L’intervention financière.............................................................21 1.3.2 Le rôle complémentaire du Conseil Général...............................22 CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES ..................................................23 2.1 L’enseignement et la formation : un enjeu capital de l’Etat et des entreprises......................................................................................................24 2.2 Fonctionnement des écoles de musique en France.............................26 2.3 Réseau intercommunal des écoles de musique de la Haute-Savoie ...27 2.3.1 Affirmer le rôle de la direction pédagogique et administrative des écoles .....................................................................................................28 2.3.2 Encourager l’adoption de projets d’établissement ......................28 2.3.3 Favoriser l’organisation de l’enseignement par cycles ...............29 2.3.4 Garantir une diversité de l’offre sur un bassin géographique .....30 2.3.5 Encourager les pratiques collectives ...........................................30 2.3.6 Favoriser la formation des enseignants .......................................31 2.3.7 Développer des actions en direction du milieu scolaire..............32 2.3.8 Accompagner les pratiques amateur ...........................................32
  5. 5. INTRODUCTION Page 5 5 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.3.9 Développer l’accessibilité au plus grand nombre .......................33 2.3.10 Améliorer la lisibilité de la gestion des écoles............................33 CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE ..............................................................................................34 3.1 Systèmes d’information des écoles de musique .................................35 3.1.1 Contraintes de fonctionnement et de choix outils .......................36 3.1.2 Minimisation des coûts informatiques ........................................36 3.2 Un outil spécialisé : L’ERP DUONET...............................................37 3.3 L’ERP-P DUONET, termes clés et vue d’ensemble ..........................38 3.3.1 Objectifs ......................................................................................39 3.3.2 Processus métiers ........................................................................41 3.3.3 Catégories d’acteurs ....................................................................43 3.4 DUONET – Fonctionnalités...............................................................44 3.4.1 Fonctionnalités générales ............................................................44 3.4.2 Gestion administrative.................................................................45 3.4.3 Gestion pédagogique...................................................................46 3.4.4 Gestion comptable des cotisations ..............................................47 3.4.5 Gestion des ressources et des stocks ...........................................48 3.4.6 Communications vers l’extérieur (courrier, mails, SMS, exports) . .....................................................................................................49 3.4.7 Extranets : Enseignants et Familles/Elèves/Public......................49 3.4.8 Statistiques et reporting...............................................................51 3.5 Bénéfices pour les utilisateurs de DUONET......................................52 CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP....................................................................................................................54 4.1.2 Théories relatives aux ERP et à leur implantation..........................55 4.1.3 De la définition des ERP à leur implantation..............................55 4.1.4 Objectifs ......................................................................................57 4.1.5 Les bénéfices fonctionnels attendus d’un ERP ...........................58 4.1.6 Typologie de solutions ................................................................60 4.1.5 Facteurs clé de succès .................................................................64 4.1.6 Facteurs de risque........................................................................66 4.2 Présentation des méthodes de mise en ouvre des ERP dans les entreprises......................................................................................................69
  6. 6. INTRODUCTION Page 6 6 Ilja Teuss – Mastère MSIR 4.2.1 Modèle Jean-Louis TOMAS – 12 étapes d’implantation...........69 4.2.2 Démarche selon Jean-Louis LEQUEUX.....................................70 4.3 Vers une généralisation des « ERP P »...............................................72 4.3.1 Contexte pédagogique.................................................................73 4.3.2 Contraintes informatiques et culturelles......................................74 CHAPITRE 5. UN MODELE SPECIFIQUE : L’ERP PEDAGOGIQUE, ou « ERP-P »..........................................................................................................77 5.1 Une conception orientée vers la relation pédagogique.......................78 5.1.1 Une gestion qui se distingue de celle d’une PME.......................79 5.1.2 Un ERP Pédagogique pour gérer la relation « élève » et pas seulement « client » ...................................................................................80 5.2 Un modèle adapté à un milieu pédagogique et artistique...................86 5.2.1 Une approche de « solution intégrée personnalisable»...............87 5.2.2 Un modèle SAAS........................................................................88 5.2.3 Les atouts d’un ERP P en mode SAAS : l’exemple de la Haute Savoie .....................................................................................................89 5.3 Comparaison des modèles ERP et ERP-P, choix d’une approche .....93 5.3.1 Comparaison au niveau de la conception....................................94 5.3.2 Comparaison au niveau de l’implantation...................................94 5.3.3 Comparaison au niveau de la couverture fonctionnelle : vers un module pédagogique pour ERP .................................................................96 5.4 Extension de l’approche ERP-P .........................................................98 5.4.1 Perspectives et extensions pour ARS DATA..............................98 5.4.2 Extension de l’approche globale ERP-P .....................................99 CHAPITRE 6. CONCLUSION.......................................................................100 GLOSSAIRE...................................................................................................103 BIBLIOGRAPHIE ..........................................................................................104 WEBOGRAPHIE............................................................................................104
  7. 7. INTRODUCTION Page 7 7 Ilja Teuss – Mastère MSIR Table des illustrations Figure 1: Approche méthodologique.................................................................12 Figure 2: Structure organisationnelle d'Ars Data ..............................................16 Figure 3: Architecture IT d'Ars Data.................................................................17 Figure 4: Croissance de la formation professionnelle (1995-2010)..................25 Figure 5: Procédure administrative de la mise en place d'un outil spécialisé ...36 Figure 6: Schéma général de l'application DUONET .......................................38 Figure 7 : Le concept d’ERP.............................................................................56 Figure 8: Les flux des délivrables entre les douze phases principales ..............70 Figure 9: Le degré d'informatisation des entreprises ........................................75 Tableaux Tableau 1: Objectifs de l'ERP DUONET..........................................................40 Tableau 2: Processus métiers DUONET...........................................................41 Tableau 3: Catégories d'acteurs DUONET .......................................................43 Tableau 4 : Exemple de bénéfices attendus d’un ERP......................................59 Tableau 5 : Principales différences entre trois types d’ERP classiques............62 Tableau 6: Comparaison des trois types d'ERP par couverture fonctionnelle ..63 Tableau 7: Conception ERP vs ERP-P..............................................................94 Tableau 8: Implantation ERP vs ERP-P............................................................95 Tableau 9: Comparaison des 4 types d'ERP par couverture fonctionnelle .......96
  8. 8. INTRODUCTION Page 8 8 Ilja Teuss – Mastère MSIR INTRODUCTION Le concept d’ERP et les apports de ces solutions aux structures publiques et privées sont un fait majeur pour l’histoire de l’informatique et de l’organisation des entreprises. Longtemps réservées aux seules grosses structures, avec une approche sur-mesure, la conception et la mise en place d’un ERP se sont démocratisées, ont intégré les spécificités des secteurs, des métiers. Les petites structures ont désormais accès aux ERP : les petites entreprises, les services municipaux, les associations. Souvent, par le besoin impérieux d’adaptation à ces organisations plus petites et disposant de beaucoup moins de moyens, il a fallu faire émerger des solutions « différentes », tant dans leur conception que dans leur mode d’implantation. De cette recherche de solutions sous de fortes contraintes ont émergé un ERP spécifique. Et parfois, parce que l’éclairage d’un sujet a été différent et que les solutions trouvées sont généralisables, ce type de solutions pourrait enrichir tout ERP d’entreprise, petite ou grande. C’est selon nous le cas pour l’ERP Pédagogique DUONET, initié pour une niche exemplaire : les écoles d’art (musique, danse, arts graphiques, art dramatique). Leur vocation d’enseignement et de pratique est traditionnelle, sans recours aux technologies, et l’équipement informatique des écoles y est mineur. Mais les besoins d’information y sont croissants : organisation des cours, emplois du temps, contrôle des absences, information des parents (responsabilité juridique). La gestion des stocks s’élargit à de multiples ressources physiques et supports : salles, prêts de livres, de partitions, d’instruments, de documents de recherches de type manuscrits, etc. Enfin, d’autres activités s’y connectent de plus en plus : concerts, master class, vie culturelle. Nous présenterons les méthodes et des types d’analyses qui peuvent s’appliquer à ce domaine si particulier, et en quoi elles ont orienté le produit
  9. 9. INTRODUCTION Page 9 9 Ilja Teuss – Mastère MSIR DUONET et son déploiement. Avec une application à un cas réel et une mise en perspective, nous montrerons que l’ERP Pédagogique que nous avons développé est, au-delà des écoles d’Art, destiné à tous les organismes produisant ou consommant de la formation, notamment les entreprises. A ce titre, DUONET pourra s’inscrire dans un marché bien plus large : l’enseignement et la formation ont une place primordiale dans les organisations, et pourraient donc rapidement avoir une place de choix dans la plupart des ERP.
  10. 10. CHAPITRE PRELIMINAIRE Page 10 10 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE PRELIMINAIRE 1. Définition, problème à résoudre, cas d’application La majorité des établissements pédagogiques et des conservatoires de Musique et d’Art de France cherchent à améliorer et à optimiser leur fonctionnement à l’aide d’outils informatiques performants. Il s’avère par ailleurs que de nos jours les règles de gestion IT1 de ces établissements sont très hétérogènes et peuvent varier de façon considérable d’un établissement à l’autre. Certaines écoles sont gérées à l’aide de tableurs et de traitements de textes, d’autres par des logiciels de gestion spécialisés. Progressivement, la plupart des établissements qui ont intégré un PGI spécialisé au sein de leur structure ont vu leur processus s’améliorer, mais ils ont toutefois constaté une période de retour sur investissement longue et un travail d’adaptation important pour profiter au maximum du progiciel et de ses riches fonctionnalités. Ainsi, le Conseil Général de la Haute Savoie et la société Ars Data ont démarré en 2009 le projet d’équiper les écoles de musique du département d’un outil spécialisé et homogène. L’objectif était d’améliorer les processus de fonctionnement d’un réseau intercommunal d’écoles, en se basant sur le fonctionnement du Conservatoire d’Annecy (équipé de DUO, version précédente de DUONET, depuis plus de 10 ans). Ce projet important, compte tenu de sa taille, et des capacités d’Ars Data, a été lancé au mois de novembre 2009 afin d’intégrer les solutions pour la rentrée scolaire 2010/2011. 2. Pertinence du cas d’application Ce projet est intéressant à plusieurs titres. Il sera fondamental pour la société Ars Data d’établir un modèle d’intégration de son progiciel, et de 1 Information Technologies
  11. 11. CHAPITRE PRELIMINAIRE Page 11 11 Ilja Teuss – Mastère MSIR l’appliquer à un cas réel, soit 20 à 40 petits et moyens établissements. D’autre part, ce projet permettra au Conseil Général de la Haute Savoie et aux principaux établissements du département de définir des règles de fonctionnement au sein d’un réseau pédagogique commun en se basant sur le progiciel DUONET. Le travail théorique réalisé en cours de cette étude permettra également de voir les particularités de la conception et d’un modèle d’implantation d’une solution ERP pédagogique, par rapport à des modèles classiques d’implantation des ERP dans le contexte industriel. 3. Démarche et Méthodologie de l’étude Dans un premier temps, nous allons étudier les principales étapes de conception et d’implantation des ERP pour les entreprises. De nombreux auteurs proposent des modèles différents d’intégration des ERP dans le contexte des entreprises, avec des différences théoriques et pratiques parfois importantes. Dans le cadre de notre étude, nous avons retenu plus particulièrement les modèles proposés par deux auteurs reconnus et spécialisés, Jean-Louis TOMAS et Jean-Louis LEQUEUX. Leurs approches constitueront un point de référence et de comparaison avec l’approche par Ars Data d’un ERP spécialisé. L’objectif de cette démarche comparative est d’analyser les similitudes et différences dans le processus d’intégration d’un ERP dit «classique » avec un ERP « pédagogique » pour le monde culturel et artistique. Nous nous baserons notamment sur les facteurs clés de succès identifiés dans les ouvrages et les articles traitant des ERP, ainsi que sur nos retours d’expérience au cours de notre mission sur le terrain. L’objectif final sera de proposer un modèle général de conception et d’intégration d’une solution d’ERP pédagogique, issue d’une niche particulière
  12. 12. CHAPITRE PRELIMINAIRE Page 12 12 Ilja Teuss – Mastère MSIR (les écoles d’Art) mais qui pourrait être extensible à tout type d’organisation productrice et/ou consommatrice de formation. Figure 1: Approche méthodologique
  13. 13. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 13 13 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE I LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE
  14. 14. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 14 14 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE L’entreprise, sa stratégie et sa structure opérationnelle seront décrites dans ce chapitre. Par la suite, on présentera l’ensemble des établissements artistiques, de leur implantation dans le Département de la Haute Savoie, et du projet de la mise en réseau de ces établissements. 1.1 Ars Data La société Ars Data s’est spécialisée depuis vingt ans dans les solutions informatiques pour les écoles de Musique et d’Art. Elle présente des caractéristiques spécifiques que nous décrirons. Ensuite, une présentation du contexte socio-économique du projet sera proposée. 1.1.1 Structure Ars Data est une SSII spécialisée dont les contours peuvent être résumés par les chiffres suivants :  salariés : 1 à 5 suivant les périodes (de TPE à PME)  chiffre d’affaires : de 100 000 à 200 000 €  nombre de clients : environ 170, clients fidèles depuis parfois 20 ans. 1.1.2 Historique La société Ars Data a été créée en Avril 1987 sous la forme d’une SARL, à Paris, avec sept actionnaires, dont deux associés directement impliqués :  Monsieur Andis DRAZNIEKS, informaticien, à l’origine du projet, et qui prend en charge la gérance,  Monsieur Daniel LAURENT, professeur de mathématiques.
  15. 15. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 15 15 Ilja Teuss – Mastère MSIR Les statuts précisent l’objet de la société en ces termes : « Création et gestion de services télématiques, à l'intention des entreprises et des particuliers, dans tous les domaines d'application, et plus particulièrement dans les domaines artistiques et culturels ; conseil, assistance, conception et réalisation de systèmes et services télématiques ; toutes opérations industrielles, commerciales ou financières, mobilières ou immobilières, pouvant se rattacher directement ou indirectement à l'objet social ou susceptibles d'en faciliter l'extension ou le développement. » A l’époque, les services télématiques (Minitel) étaient les précurseurs, du moins en France, des réseaux informatiques grand public, et plus tard, de l’Internet. Ars Data développa ainsi sur des serveurs accessibles (PC) des services télématiques permettant notamment de manipuler un grand nombre de données. Les principaux projets et étapes de développement de l’entreprise furent les suivants : 1987 – 1989 Mise en place et édition d’une base de données accessible par Minitel, dédiée au domaine de la musique classique. Mise en place d’un service Minitel pour la société Dow Chemical. 1987 – 1991 Activité de conseil auprès de plusieurs sociétés, notamment la SGI (Société immobilière de la Caisse des Dépôts & Consignations) 1991 – 1994 Etude et développement d’une application de gestion documentaire, orientée Agence photographique, dont le premier et principal client est l’agence Altitudes, à Paris (agence du photographe Yann-Artus Bertrand). Cette application, qui a évolué depuis cette époque, est toujours opérationnelle, et gère le fonds photographique de l’agence (fonds, mouvements entrées/sorties, facturation, droits d’auteurs, et comptabilité associée). 1992 – 1993 Etude et développement de l’application DUO, application dédiée à la gestion intégrée des structures pédagogiques (Ecoles de musique, de danse,
  16. 16. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 16 16 Ilja Teuss – Mastère MSIR d’arts plastiques, etc..). Ce produit est aujourd’hui implanté dans plus de 170 sites, en France, au Luxembourg, et en Outre-mer. 1.1.3 Structure organisationnelle Ars Data étant une toute petite structure, des services nécessaires à son fonctionnement sont sous-traités auprès de structures spécialisées (comptabilité, hébergement) ou à des sociétés partenaires (développement des applications pour téléphone mobiles - Forecomm, développement des solutions de sécurité et d’authentification). Figure 2: Structure organisationnelle d'Ars Data Le siège d’Ars Data est aujourd’hui situé à Toulouse. La société est gérée par Monsieur Andis Draznieks, son fondateur. Parmi les sept associés, deux participent de façon active dans la vie quotidienne d’Ars Data. Tous les stagiaires accueillis par la société travaillent à Toulouse (environ 2 à 3 par an). Comme la société dispose d’un portefeuille de clients repartis dans toute la France (Annecy, Grenoble, Strasbourg, Dunkerque, Bordeaux, Paris, Saint-Raphaël, Lyon, Lille,…), la localisation sur Paris même n’était pas une
  17. 17. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 17 17 Ilja Teuss – Mastère MSIR nécessité. Aussi la décision de relocaliser une partie de l’équipe à Toulouse a été prise en début de l’année 2000. Une activité importante de développement, notamment la gestion du reporting, est sous-traitée. Les autres partenaires de la société sont répartis entre la région Parisienne et la région Toulousaine. L’infrastructure informatique d’Ars Data est essentiellement concentrée autour d’un Data Center, hébergé par la société Occterra-Cadrus à Toulouse. La connexion VPN vers tous les services est disponible à tout moment. De nombreux services sont également hébergés par des éditeurs spécialisés (Mail, Calendrier, certains documents par Google Apps, CRM par Zoho, etc). L’organisation structurelle de la société a beaucoup évolué pendant les trois dernières années et ne cesse de se développer et de s’agrandir. Figure 3: Architecture IT d'Ars Data
  18. 18. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 18 18 Ilja Teuss – Mastère MSIR L’architecture comporte quatre parties qui correspondent chacune à une zone géographique différente. Chaque zone peut soit être statique (Ars Data Office), soit dynamique (DevTeam). Cette architecture ne représente pas le nombre de machines, mais uniquement les machines ayant une signification différente que l’on peut rencontrer dans telle ou telle zone.  Cadrus. Le nom de cette zone correspond au nom de l’hébergeur du serveur de production d’Ars Data. En effet, ce serveur contient les informations les plus importantes pour le bon fonctionnement de la société. Il y a trois instances de bases de données SQL Server : ArsDataPublic (pour la base du site http://www.arsdata.fr et les données clients), TFS pour tous les sources de code et les documents relatifs aux projets, DUO (une instance propre au projet principal de la société). L’accès à ces données se fait à travers un site Web virtuel de Microsoft (IIS). Parmi les applications, qui ne sont pas citées sur le schéma, on peut remarquer un site FTP public (pour les clients) et un site privé (pour les équipes d’Ars Data et ses collaborateurs)  Ars Data Office. Cette zone représente le bureau principal de la société. Les principales machines qu’on peut voir ici sont des machines de bureau avec SE Windows plus quelques serveurs de tests et des sites web d’essai.  DevTeam. Comme les membres de l’équipe de développement d’Ars Data se déplacent beaucoup, cette zone correspond uniquement à un ordinateur portable ayant accès au serveur Cadrus, et éventuellement le bureau de la société.  Google. Sur les serveurs de Google, Ars Data stocke tous ses emails, les données des plannings, les calendriers, ainsi que certains documents et tableurs partagés via Google Docs.  Client. Cette zone correspond à chaque client d’Ars Data. L’architecture des clients peut varier selon leurs besoins spécifiques non liés au fonctionnement d’Ars Data, mais pour leur interaction avec Ars Data il s’agit surtout d’un ordinateur connecté à Internet pour pouvoir accéder au serveur Cadrus, et éventuellement à sa propre base de données (liée à l’application DUONET).
  19. 19. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 19 19 Ilja Teuss – Mastère MSIR 1.1.4 Mon rôle au sein de la société Mon rôle dans la société fut d’être le chef de projet de développement et d’intégration de la solution DUONET. Avec pour point de départ l’INSA de Toulouse, ma carrière professionnelle pendant mes études à l’école d’ingénieurs et le mastère MSIR a été centrée sur Ars Data. Dès 2004, j’y effectuais un stage de première année, dans le développement Windows au sein de l’équipe MOE. En appui direct au Chef de Projet, mon activité principale fut d’implémenter les petits modules du logiciel de gestion DUO (le produit central de la société). J’ai pu aussi apprendre à travailler en équipe opérationnelle sur les projets techniques de développement. Par la suite, je suis resté dans la société à temps partiel sur les projets de la société : conception, développement et mise en place de leur site internet, ainsi que l’intégration d’un projet de paiement en ligne SP SPUS (Caisse d’Epargne). Mon projet de fin d’études d’ingénieur fut également réalisé au sein d’Ars Data. Pendant les six mois de stage a débuté le travail de conception et de développement partiel d’une nouvelle version de DUO pour en faire l’ERP « full web » DUONET. C’est ce projet, et son intégration au sein du réseau pédagogique du Département de la Haute Savoie, qui est le cœur de ce mémoire de thèse professionnelle. Pendant ma formation à l’ESSEC/Télécom ParisTech, je me suis essentiellement occupé de la mise en production de ce nouveau produit. A quelques mois de cette mise en production, le logiciel présentait de nombreuses erreurs fonctionnelles et techniques. J’étais en charge des procédures de tests avec plusieurs clients pilotes. Chaque jour les anomalies étaient signalées pour les processus d’inscription/réinscription, facturation, gestion d’inventaire, etc. Chaque modification dans la partie fonctionnelle pouvait induire des erreurs importantes dans l’interface utilisateur qui devaient être corrigées très rapidement.
  20. 20. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 20 20 Ilja Teuss – Mastère MSIR Mon rôle était d’apporter des solutions à des anomalies signalées, d’expliquer aux clients les nouveaux processus et les nouvelles fonctionnalités disponibles. Pendant toute cette période, les clients eurent une réponse rapide et personnalisée à leurs requêtes, ce qui a permis de passer en production en évitant les erreurs d’exécution critiques. Ma participation, très active, dans ce projet, m’a permis d’acquérir des compétences techniques et fonctionnelles solides dans le domaine de la gestion des établissements pédagogiques et culturels. L’approche directe avec les directeurs des établissements, ainsi qu’avec les utilisateurs finals de la solution (secrétariat, corps enseignants) m’a permis de mesurer les résultats attendus du projet. Ainsi j’ai pu mesurer et prendre en compte en direct les réactions à l’évolution technique majeure que représente DUONET. 1.2 Les écoles artistiques en Haute Savoie Le Département de la Haute Savoie comporte 52 établissements subventionnés, représentant 9.873 élèves en 2008/2009 (9 110 pour la musique, 689 pour la danse, et 74 pour le théâtre). Les moins de 18 ans représentent 89 % des élèves dans ces domaines, et comptent pour 6,42 % de l’ensemble des jeunes scolarisés du département. Sur les 52 établissements répertoriés, deux statuts se complètent :  16 %, soit 8 écoles, sont de statut Public. Elles rassemblent 30,5 % de l’effectif et disposent de 161 postes d’enseignants pour 3.009 élèves.  84,6 %, soit 44 écoles sont Associatives. Elles rassemblent 69,5 % de l’effectif avec 584 postes d’enseignants pour 6.864 élèves. A noter que 21 % des écoles effectuent des interventions en milieu scolaire, régulières ou ponctuelles, grâce à des musiciens - intervenants (mais certaines communes assurent directement cette mission).
  21. 21. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 21 21 Ilja Teuss – Mastère MSIR 1.3 Rôle du Conseil Général de la Haute Savoie Au moyen de ses aides financières, le Conseil Général, par le biais de la Commission Départementale de la Culture, affirme sa volonté de structurer sur le territoire l’offre d’enseignement artistique et de garantir son accès au plus grand nombre. Il ne s’agit pas de vouloir développer exclusivement la pratique en amateur, ou une pratique musicale particulière sur un territoire donné, mais de pouvoir disposer d’un véritable réseau d’établissements mis en cohérence. A ce titre, le département exerce son rôle pédagogique et culturel, en assurant une mission de « service public » avec une cohérence territoriale. Le Conseil Général souhaite rester vigilant quant à l’aide à apporter aux structures d’enseignement artistique, cette aide constituant une reconnaissance officielle et un cautionnement des enseignements artistiques mis en œuvre. Ces aides doivent contribuer à l’harmonisation de cet enseignement sur un territoire donné, et à un meilleur fonctionnement des établissements existants. Le schéma départemental doit avoir pour conséquence d’éviter l’émergence de « trop petits » établissements et donc l’émiettement des ressources. C’est pourquoi il incitera au regroupement des structures dans une même commune ou dans un bassin géographique donné, favorisera les collaborations étroites entre structures différentes (musique/danse, musique/théâtre) ou entre structures proches. 1.3.1 L’intervention financière Aux structures satisfaisant les critères de base (seuil minimum d’élèves et de professeurs formés, diversité de l’offre, soutien de la commune ou de la communauté de communes), le Conseil Général demande de signer des conventions d’objectifs d’une durée de trois ans, qui s’accompagnent d’un soutien financier orienté sur des perspectives, définies conjointement, en
  22. 22. CHAPITRE 1. LES ACTEURS, L’ENVIRONNEMENT ET LE CONTEXTE SOCIO-ECONOMQUE DU PROJET D’ETUDE Page 22 22 Ilja Teuss – Mastère MSIR fonction des priorités du schéma. Ces conventions peuvent être cosignées avec la Commune ou la communauté de communes (y compris dans le cas d’écoles associatives). 1.3.2 Le rôle complémentaire du Conseil Général L’aide du Département revêt aussi d’autres formes que l’aide financière proprement dite :  l’accompagnement des établissements dans leurs démarches de progression et d’ouverture,  l’organisation de formations (Rencontres Pédagogiques, stages, etc.),  la participation financière à des formations diplômantes (Diplôme d’Etat),  l’organisation de l’examen départemental de formation musicale en fin de cycle II,  la prise en charge des frais de jury pour les examens d’instruments de fin de cycle II au C.R.R. pour les élèves du département,  la réponse ponctuelle à des sollicitations émanant d’une structure ou d’un groupement de structures,  la constitution d’une bourse de l’emploi, dans le double but : - d’assurer une meilleure connaissance des offres de postes et des candidatures, - de favoriser la mutualisation des postes à temps partiel.
  23. 23. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 23 23 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES
  24. 24. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 24 24 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Les enjeux de la gestion optimale des organismes pédagogiques sont tout d’abord d’un poids économique majeur, souvent mal connu. Les activités liées à la Formation, scolaire ou professionnelle, initiale ou continue, liée à une pratique linguistique, artistique ou sportive, sont omniprésentes dans la vie de chacun. Tout individu passe et repassera par une sorte d’école, pour son travail ou par loisir. En 2008 par exemple, 43 % des effectifs des entreprises de plus de 10 salariés avaient suivi un stage de formation, soit 2 millions de personnes2 . Toute formation est aujourd’hui « continue », voire permanente. Toute organisation aura de plus en plus une fonction pédagogique, y compris les entreprises privées. Pourtant, cette fonction complexe est peu appréhendée par les PGI. Au niveau d’un enseignement et d’une pratique culturelle, le besoin est encore plus évident. C’est tout l’enjeu d’Ars Data depuis vingt ans, et aujourd’hui de son ERP pédagogique « full web »3 . Ce projet, par ses dimensions locales puis nationales, nous demande de mieux connaître encore le fonctionnement des écoles de musique et des établissements pédagogiques en France, notamment dans le Département de la Haute-Savoie. Une attention particulière sera apportée à la notion de réseau pédagogique. 2.1 L’enseignement et la formation : un enjeu capital de l’Etat et des entreprises Au niveau du secteur public, le financement du « système éducatif » représente 7 % du produit intérieur brut, soit 116,3 milliards d’euros. Les 2 Données de la FFP, Fédération de la Formation Professionnelle, reprises dans « le marché de la formation en 2009 », Denis CRISTOL, chercheur au CREF (EA 1589), mars 2009. 3 Solution fonctionnant entièrement à l’aide d’un navigateur Internet
  25. 25. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 25 25 Ilja Teuss – Mastère MSIR effectifs rassemblent près de 18 millions d’élèves sur 67.000 établissements, et 880.000 enseignants4 . Dans les entreprises, la « formation professionnelle » a connu sur les quinze dernières années une croissance soutenue, puisque le chiffre d’affaires de la formation professionnelle a presque doublé. Figure 4: Croissance de la formation professionnelle (1995-2010) Source : Fédération de la formation professionnelle, 2009. En 2008, selon la Fédération de la Formation Professionnelle, 42,9% des personnels des entreprises de plus de 10 salariés ont suivi un stage de formation, et le droit individuel à la formation a connu une croissance de 3 points en un an. La formation est une priorité stratégique de l’Etat comme des entreprises, et un poste essentiel de dépenses et d’investissement qui en fait un marché incontournable pour les sociétés de services informatiques. Le secteur de l’enseignement et de la formation sont incontournables, et les segments de l’enseignement culturel, dont le premier est l’enseignement musical, en sont une partie très modeste, mais aux exigences fortes et exemplaires. 4 Fédération de la formation professionnelle, 2009
  26. 26. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 26 26 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.2 Fonctionnement des écoles de musique en France Il y a plus de 3.000 écoles de musique officiellement enregistrées en France, depuis les plus petites écoles communales ou municipales avec une cinquantaine d’élèves jusqu’aux Conservatoires à Rayonnement Régional (CRR) ou Ecoles Nationales Supérieures de Musique avec plusieurs milliers d’élèves par an. La plupart des écoles dépendent de municipalités, de Communautés de Communes ou de Communautés d’Agglomération, ou bien sont de forme associative. Les écoles de musiques (essentiellement les Conservatoires) ont un lien fort avec le Ministère de la Culture, qui définit les règles de gestion pédagogique des établissements à vocation culturelle. Le Ministère définit les cursus diplômants, répartit des enseignements par cycles (Cycle 1, Cycle 2, Cycle 3, CEPI : Cycle d’Enseignement Professionnel Initial). Le Ministère définit également les titres des personnes ayant le droit de travailler dans les établissements artistiques (directeur d’école, directeur d’établissement, professeurs, titulaires, etc.). La sélection se fait après différents concours nationaux. Chaque structure pédagogique applique les règles imposées par le Ministère de la Culture, mais de différentes façons. Toutefois, certains principes sont respectés par tous les établissements :  Organisation de l’année scolaire entre le mois de septembre et le mois de juillet de l’année suivante en deux semestres ou trois trimestres,  Facturation obligatoire en fonction des tarifs appliqués,  Contrôles continus et évaluations périodiques (semestrielles ou trimestrielles),  Examens (annuels, au niveau de l’établissement, du département, de la région, etc.). Les contrôles de ces règles sont relativement rares et ne sont effectués que dans le cadre des inspections demandées par les établissements.
  27. 27. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 27 27 Ilja Teuss – Mastère MSIR Les établissements ont un certain degré de liberté dans leur fonctionnement, cependant de nombreux problèmes de gestion et des difficultés d’organisation se posent. A l’échelle d’un département comme celui de la Haute-Savoie, il est relativement difficile d’organiser des événements communs (de type examens, master class, concours) puisque chaque établissement a tendance à appliquer son propre modèle de gestion. Une décision de se baser sur le modèle de gestion du CRR d’Annecy et de son logiciel DUONET a été retenue par le Conseil Général du Département. Le projet de création d’un réseau des écoles de musique a été ainsi lancé. 2.3 Réseau intercommunal des écoles de musique de la Haute-Savoie L’état des lieux effectué par le Conseil Général au début de l’année 2008 a fait ressortir le besoin de s’accorder sur les objectifs, le rayonnement, les missions et l’organisation des établissements d’enseignement artistique, qu’ils soient sous gestion territoriale ou associative. Les écoles ne mettent pas toutes en œuvre des projets de même nature. Le Département reconnaît cependant la place et la vocation de chacune dans le dispositif départemental. Les orientations suivantes permettront de rassembler les établissements d’enseignement artistique autour d’une plate-forme commune de principes à mettre en œuvre dans ces structures d’ici un avenir proche :  Affirmer le rôle de la direction pédagogique des écoles,  Encourager les projets d’établissements,  Favoriser l’enseignement par cycles,  Garantir la diversité de l’offre  Encourager les pratiques collectives,  Favoriser la formation des enseignants,  Développer les actions en milieu scolaire,  Accompagner les pratiques amateurs,  Développer l’accessibilité,  Améliorer la lisibilité de la gestion des écoles.
  28. 28. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 28 28 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.3.1 Affirmer le rôle de la direction pédagogique et administrative des écoles Il s’avère primordial que chaque structure d’enseignement artistique soit dotée d’un directeur ou d’un professeur coordinateur (professeur ayant un nombre d’heures de décharge estimé à ½ poste au minimum pour cette mission). C’est lui qui rédige, avec l’équipe pédagogique et le conseil d’administration, un projet d’établissement, le défend auprès des collectivités publiques et le met en œuvre, l’évalue et le fait évoluer. Il anime l’équipe pédagogique, est à l’écoute des élèves et des familles, dialogue avec les élus et entre en relation avec les directeurs des autres établissements d’enseignement artistique ainsi qu’avec les partenaires culturels de son territoire (tels que bibliothèques, M.J.C., associations de pratique amateur), et plus largement du département. Ce poste de direction ou de coordination se doit d’être complété par un poste de secrétariat installé dans les locaux (½ poste au minimum). 2.3.2 Encourager l’adoption de projets d’établissement Ce document d’orientation générale, pluriannuel, détermine les missions de l’établissement en lien avec son environnement et en cohérence avec le schéma départemental. Il intègre le projet pédagogique, qui prend en compte la notion de parcours individualisé de l’élève au sein de l’établissement, mais aussi d’un établissement à l’autre. Ce projet doit s’appuyer dans toute la mesure du possible sur des actions interdisciplinaires (musique / danse, musique / théâtre, danse / théâtre, musique / danse / théâtre), en organisant des collaborations avec d’autres établissements sur un territoire donné, voire avec d’autres partenaires (établissements scolaires, hôpitaux, MJC, établissements recevant des personnes handicapées ou des personnes âgées, etc.).
  29. 29. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 29 29 Ilja Teuss – Mastère MSIR Enfin, le projet doit permettre de développer dans l’établissement une identité collective, au-delà de la primauté de la « discipline instrumentale ». Le projet permet de consolider d’abord la structure d’enseignement, avant d’envisager les collaborations extramuros nécessaires. 2.3.3 Favoriser l’organisation de l’enseignement par cycles L’organisation de l’enseignement selon un cursus comprenant des cycles est garant de la bonne progression de celui-ci. Le cursus est un contrat de progression entre le formateur et l’élève, il permet, au travers des cycles, une évolution du niveau et organise le parcours de l’élève. Afin de favoriser une harmonisation sur l’ensemble du territoire départemental puis régional et enfin national, il est souhaité que les établissements adoptent les cycles préconisés par le schéma d’orientation pédagogique du Ministère de la culture. Les élèves passant normalement d’un établissement à l’autre, les références doivent être les mêmes. Ces dispositions doivent améliorer la circulation des élèves et des enseignants. La progression de l’élève est évaluée au sein de chaque cycle et en fin de cycle. Les fins de cycle doivent progressivement être harmonisées (morceaux d’examen, modalités de jugement) entre les cycles du schéma du Ministère et les cycles de la Confédération Musicale de France (C.M.F.). Pour autant, certaines disciplines, comme les musiques actuelles ou traditionnelles, peuvent aussi être enseignées dans un autre cadre pédagogique (ateliers, sessions, stages, etc.). Par ailleurs, des aménagements de cursus sont aussi possibles à certaines périodes du parcours de l’élève (études, éloignement géographique, …). Le projet pédagogique inclut ces aspects et les moyens de leur mise en œuvre.
  30. 30. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 30 30 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.3.4 Garantir une diversité de l’offre sur un bassin géographique Afin de pouvoir proposer une offre instrumentale plus complète, des collaborations peuvent se mettre en place entre établissements proches au sein d’un bassin géographique peu étendu. La diversité peut exister au travers des familles d’instruments et des esthétiques sous forme de « départements », notamment pour les écoles importantes :  cordes : pincées, frottées,  vents : cuivres, bois,  percussions,  instruments polyphoniques : piano, orgue à tuyaux, clavecin, harpe, clavier électronique, accordéon,  voix : lyrique, jazz, chanson… (avec un cursus pour les enfants),  musiques actuelles,  musique électroacoustique. En l’absence de département danse et théâtre, des collaborations avec d’autres structures professionnelles sont souhaitables (par le biais de conventions), dans la mesure où celles-ci respectent la législation en vigueur (loi du 10 juillet 1989 pour la danse) et, pour ces deux disciplines, les préconisations des schémas d’orientation pédagogique du Ministère. 2.3.5 Encourager les pratiques collectives Dans le cadre du cursus d’enseignement, l’établissement d’enseignement artistique doit développer des activités collectives :  soit dirigées (orchestre symphonique, big-band, orchestre d’harmonie, chorales, etc),  soit non dirigées (musique de chambre, petits ensembles de Jazz, vocaux, à vents ou à cordes, etc.).
  31. 31. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 31 31 Ilja Teuss – Mastère MSIR Il est clair que l’enseignement d’une technique instrumentale est une étape clé dans l’acquisition d’une autonomie suffisante pour la pratique collective. Cette pratique fait partie intégrante de l’action pédagogique. La formation musicale (FM) procède de ce même principe (découverte des formes, des esthétiques, pratique vocale, etc). Des partenariats avec d’autres structures susceptibles d’accueillir les élèves pour les pratiques collectives peuvent être envisagés, mais il est préférable que ces pratiques soient en priorité développées au sein de l’école de musique, de danse et de théâtre. 2.3.6 Favoriser la formation des enseignants Le corps professoral doit être composé de professeurs diplômés (diplômes pédagogiques) recrutés après appel d’offres. Il convient d’inciter les établissements d’enseignement artistique à adopter une stratégie, dans le cadre de leur projet d’établissement, en vue de qualifier leurs équipes enseignantes. Cela passe notamment par un plan de formation adapté :  formation diplômante pour les professeurs n’ayant pas de diplôme pédagogique (Certificat d’Aptitude, Diplôme Universitaire de Musicien Intervenant, Diplôme d’Etat),  formation non diplômante pour l’ensemble des professeurs, sous forme de stages (éventuellement en collaboration avec d’autres écoles.) intra ou extra-muros, en liaison avec des organismes de formations (stages, rencontres). Le Centre de Formation des Enseignants de la Musique, le Centre de Formation des Musiciens Intervenants, le Centre National de la Fonction Publique Territoriale enregistrent les demandes de formations. Les organismes tels que UNIFORMATION ou AGEFOS sont les interlocuteurs des associations pour le financement de telles opérations. Des formations continues sont également prévues pour les directeurs ou les coordinateurs déjà en place, ainsi que pour les professeurs qui souhaiteraient jouer ce rôle.
  32. 32. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 32 32 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.3.7 Développer des actions en direction du milieu scolaire Un autre axe, très important, est le fait qu’un établissement d’enseignement artistique doit s’ouvrir sur la cité et au plus grand nombre, notamment par le biais de séances régulières dans les écoles de la commune. Celles-ci doivent alors être assurées par des intervenants professionnels titulaires du DUMI, Diplôme Universitaire de Musicien Intervenant. Ils conçoivent et initient ces actions en étroite concertation avec les enseignants et en interaction parfois avec d’autres partenaires locaux (par exemple des crèches, des haltes garderies). Des animations instrumentales et/ou des concerts éducatifs peuvent venir en complément des séances régulières des « Dumistes ». Dans le cas où la commune est maître d’œuvre d’interventions en milieu scolaire, il est souhaitable que celles-ci se fassent en étroite collaboration avec l’établissement d’enseignement artistique. 2.3.8 Accompagner les pratiques amateur L’établissement d’enseignement artistique doit être un lieu-ressource pour toutes les pratiques amateur. Il doit aussi pouvoir accueillir ces mêmes adultes pour des cours ou des stages de remise à niveau et d’entretien, avec un cursus adapté, pour pérenniser une pratique collective de qualité et variée. Il doit ainsi encourager les pratiques amateur. Dans certaines conditions, des structures extérieures à l’établissement peuvent accueillir les pratiques collectives des élèves. Les enseignants devront se former à la direction d’ensembles, qu’ils soient instrumentaux ou vocaux. Le Centre de Formation des Enseignants de la Musique, le Centre de Formation des Musiciens Intervenants intègrent la formation de l’encadrement des pratiques amateur dans leurs programmes. Ainsi, une réflexion porte actuellement sur les cursus menant au Diplôme National d’Orientation Professionnelle de chef.
  33. 33. CHAPITRE 2. ENJEUX & CONTRAINTES Page 33 33 Ilja Teuss – Mastère MSIR 2.3.9 Développer l’accessibilité au plus grand nombre L’accessibilité des établissements d’enseignement artistique aux personnes en situation de handicap et aux publics en difficulté est un objectif, avec une mise en place progressive. Concrètement, les moyens d’atteindre cet objectif sont en particulier de trois ordres :  des aménagements réglementaires des locaux (cf. la loi « pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » du 11 février 2005),  des formations spécifiques pour les enseignants (plan de formation continue),  des collaborations avec des structures extérieures spécialisées. 2.3.10 Améliorer la lisibilité de la gestion des écoles L’établissement d’enseignement artistique exerçant une mission de service public, subventionné à ce titre par la commune et le Département, dispose d’une autonomie de gestion s’il ne s’agit pas d’une école municipale en régie directe. Dès lors, la gestion passe par :  une comptabilité analytique permettant d’isoler ce qui relève des enseignements artistiques,  dans la mesure du possible, une structure de gestion propre aux enseignements artistiques (conseil d’administration indépendant).
  34. 34. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 34 34 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE
  35. 35. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 35 35 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Ce chapitre traite la dimension SI5 du projet. La description du progiciel DUONET, autour duquel le Département de la Haute Savoie construit son réseau pédagogique, artistique et culturel, sera faite dans la suite de ce chapitre. 3.1 Systèmes d’information des écoles de musique Suivant la taille de l’établissement, ainsi que les moyens financiers de l’organisme gérant (Mairie, Commune, Communauté de Communes, Communauté d’Agglomération), chaque structure possède son propre système d’information. Pour les établissements dépendants des Mairies, le SI est automatiquement appliqué et géré par le Service Informatique dédié. Cela implique une grande diversité de processus et de méthodes employés chez les clients et les clients potentiels d’Ars Data :  Gestion parfois entièrement manuelle (fiches, dossiers, etc.),  Gestion au moyen d’outils informatiques limités ou d’outils peu adaptés (Works, Ciel, Magnus),  Gestion au moyen des outils bureautique « modernes » (Suite bureautique Microsoft ou Open Office),  Moyen spécialisé (DUO, DUONET, IMuse, Rhapsodie). Le problème du choix de l’outil le plus adapté est souvent pour les écoles d’Art difficile à traiter. Comme dans tous les organismes publics, il existe des procédures de choix par des appels d’offres, ce qui nécessite une organisation importante, réalisée au préalable. Cette procédure est relativement longue à mettre en place, par conséquent une école de musique qui souhaite 5 Systèmes d’information
  36. 36. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 36 36 Ilja Teuss – Mastère MSIR intégrer un outil de gestion spécialisé peut attendre plusieurs mois avant que l’outil ne soit opérationnel. Figure 5: Procédure administrative de la mise en place d'un outil spécialisé 3.1.1 Contraintes de fonctionnement et de choix outils Bien souvent, d’autres paramètres rentrent en jeu et compliquent encore la sélection du produit. Par exemple, certaines collectivités travaillent avec des outils open source6 , d’autres avec des solutions propriétaires. De même, les compétences des équipes municipales sont très hétérogènes : une mise à niveau minimale est même parfois nécessaire. 3.1.2 Minimisation des coûts informatiques La notion de la crise budgétaire et donc de la réduction des coûts de fonctionnement prend de plus en plus d’importance au sein des collectivités locales. La réduction des budgets de pratiquement tous les organismes publics, y compris du service informatique, fait que la politique logicielle (acquisition des licences, maintenance, formation) est revue entièrement afin de réduire drastiquement les coûts. Le choix d’un progiciel spécialisé est un investissement lourd à la fois du point de vue humain, financier, opérationnel et technique. Par conséquent, les DSI tendent vers les solutions hébergées (SAAS) – solutions idéales pour la 6 Logiciels libres
  37. 37. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 37 37 Ilja Teuss – Mastère MSIR plupart des collectivités : pas d’investissement dans la maintenance, pas d’investissement initial important. 3.2 Un outil spécialisé : L’ERP DUONET La société Ars Data a conçu DUO, un de ses principaux produits, logiciel de gestion pour les structures pédagogiques et les centres de formation, il y a environ 15 ans. La première version a été développée sous DOS et travaillait en mode texte, et a par la suite été remplacée par une version Windows en 1998. Révolution technique par rapport à la première version, cette deuxième version proposait une interface graphique commune et beaucoup plus de fonctionnalités avancées. En 2008, cette version du logiciel avait donc 10 ans. Avec la sortie de Web 2.0, Ajax et de tous les outils Microsoft Framework 3.5, une nouvelle vague de logiciels a pris une partie importante sur le marché. Il s’agit des systèmes web, accessibles à partir de toutes les machines d’un réseau local, ou de tout le réseau internet dans le cas général, proposant une interface graphique riche et asynchrone, ce qui était difficile à implémenter il y a encore peu de temps. Un des avantages principaux de ce type de logiciels est un accès à partir d’un navigateur (IE, Firefox, Chrome). Aucune installation client n’est exigée, car tout s’exécute sur les serveurs dédiés externes. La conception de ce nouveau système, qui doit progressivement remplacer DUO, avait commencé un peu avant la sortie de Microsoft Framework 3.5 (décembre 2007), et a nécessité un an de développement et de tests. Il est proposé aux écoles d’Art depuis l’été 2009. Si DUO se présentait sous l’aspect d’un logiciel de gestion spécialisé, le vocable de l’ERP est maintenant employé, avec une spécialisation d’ERP Pédagogique (ou ERP-P). C’est le terme que nous emploierons par la suite.
  38. 38. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 38 38 Ilja Teuss – Mastère MSIR 3.3 L’ERP-P DUONET, termes clés et vue d’ensemble Le fonctionnement des écoles d’Art demande une analyse approfondie, car il est très particulier. Il est nécessaire de bien comprendre ce type d’organisations et notamment son lien avec des services municipaux (auxquels les personnels sont attachés fonctionnellement) Il s’agit bien d’une gestion à dominante «pédagogique», tant la part du contrôle et du bon emploi des ressources est liée à la notion de service public. Celui-ci est proposé à des « usagers » qui sont avant tout des citoyens, des habitants de la commune ou du département. La notion de « client » n’est pas utilisée à ce jour dans les écoles de musique. Pour donner une vue globale de l’application et expliciter son rôle pour la Direction des écoles et les instances qui y sont associées (par exemple les Mairies), on dira que quatre objectifs et six processus métiers émergent. Figure 6: Schéma général de l'application DUONET Ces processus métiers impliquent les quatre catégories d’acteurs tout au long de l’année, et pas seulement aux étapes clefs de la rentrée scolaire et des examens de fin d’année : les paiements sont souvent mensuels, les évaluations
  39. 39. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 39 39 Ilja Teuss – Mastère MSIR sont continues, et le reporting des présences est quotidien. C’est un flux complexe et permanent de données. 3.3.1 Objectifs Historiquement, les objectifs des écoles d’art de statut public et des associations de type loi 1901 pouvaient être très différents de ceux des écoles privées. Pourtant, avec la nécessaire rationalisation des dépenses et la recherche de nouvelles recettes, les fonctionnements des écoles convergent. Par exemple, mieux gérer les salles, les auditoriums, afin de permettre des locations payantes à des tiers. Les différences sont de moins en moins grandes, et intègrent notamment la nécessité d’être en relation plus directe et plus riche avec les usagers (élèves) et avec les clients (le plus souvent : les parents d’élèves). Les quatre objectifs principaux en 2010 sont ainsi les suivants : 1. Optimisation de l’ensemble des processus Relève d’un besoin permanent d’optimisation et de rationalisation des ressources (particulièrement en période de restrictions budgétaires). 2. Uniformisation des données et de leur présentation Clarification et simplification des données, de plus en plus volumineuses. 3. Pilotage, consolidation et partage des données, pour tous acteurs Consolidation permanente des données, aux fins d’un pilotage plus rigoureux. 4. Relations avec les usagers Utilisation des extranets et messageries (mail, SMS) aux fins d’une diffusion plus importante et plus rapide des informations (pédagogiques, administratives et comptables).
  40. 40. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 40 40 Ilja Teuss – Mastère MSIR Tableau 1: Objectifs de l'ERP DUONET Nom Commentaire 1. Optimiser l'ensemble des processus Le projet consiste en une refonte de l'ensemble des fonctionnalités existantes en un outil de gestion unique à destination des Conservatoires, des écoles de musique, des écoles d’art dramatique et de centres culturels. La solution doit aussi assurer la fonction de suivi pédagogique, et la fonction de production de statistiques. La solution doit aussi assurer la fonction d'encaissement des factures, ainsi que toute la comptabilité de base. Le projet permet des gains de productivité importants, notamment en évitant les saisies en double, en automatisant certaines tâches fastidieuses. De plus, l'outil implique une mise en cohérence des pratiques et des procédures au sein de tous les établissements afin de disposer de données harmonisées et fiabilisées. 2. Uniformiser, moderniser la solution informatique L'outil doit être facilement déployable et à maintenance facilitée. La mise en place d'une solution unique doit faciliter l'administration de la base et permettre des économies d'échelle en matière de formation, d’assistance à l’utilisation, de maintenance, etc. 3. Piloter, consolider et partager les données L'outil doit permettre de disposer d'une base de données centralisée et partagée avec une gestion multi-établissements et la possibilité d'accéder aux données de manière uniforme
  41. 41. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 41 41 Ilja Teuss – Mastère MSIR 4. Faciliter les relations avec les usagers DUONET doit proposer des fonctionnalités dématérialisées et utiliser les possibilités offertes par la Ville (Communauté d’Agglomération, Communauté de Communes…) en termes d'administration électronique pour l'usager : télé services de préinscription en ligne, de réinscription en ligne, de visualisation du planning des élèves, de visualisation des notes des élèves, etc. D’autre part, l’intégration du projet au programmes déjà existants (exemple : paiement par carte bancaire, lien avec des cours de sensibilisation à la musique en école primaire) doit être envisageable. 3.3.2 Processus métiers Les six groupes de processus métiers reprennent les points clés de conduite d’une école d’Art, avec une dimension de comptabilité publique. Ils sont décrits dans le tableau ci-après. Tableau 2: Processus métiers DUONET Nom Commentaire Les inscriptions L’inscription pédagogique et administrative d’un nouvel élève ou d’un ancien élève (réinscription) dans le cadre d’un cursus précis (exemple : Horaires aménagés Danse) Suivi de l’enseignement artistique Organisation et planification des cours, modules, stages Gestion des présences (information des parents en cas d’absences) Evaluations/Diplômes Organisation des contrôles pédagogiques (concours d’entrée, contrôles continus,
  42. 42. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 42 42 Ilja Teuss – Mastère MSIR évaluations périodiques, examens,…) Enregistrement des résultats Diffusion des résultats Reporting Le pilotage du système avec production de statistiques, reporting. Le Conseil Général et les mairies ont besoin de produire un certain nombre de données statistiques et de rapports (indicateurs) sur l'activité des écoles de musique : il faut donc accéder à ces données de manière uniforme afin d’établir des requêtes et d’obtenir des statistiques par établissement ou par groupe d’établissements Facturation/Recettes Facturation des cotisations et frais de locations (instruments), en fonction des données pédagogiques et des données sociales des familles. Enregistrement des règlements (chèques, espèces, prélèvements automatiques, carte bancaire, carte bancaire via internet,…) Suivi comptable des comptes non soldés, relances, etc. Gestion des ressources Attribution des salles et des moyens pédagogiques matériels aux différents cours : - salles et autres lieux d’enseignement - parc d’instruments et autres matériels (prêts, locations) - bibliothèque, partothèque, enregistrements audio/vidéo (prêts, locations)
  43. 43. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 43 43 Ilja Teuss – Mastère MSIR 3.3.3 Catégories d’acteurs On doit distinguer quatre catégories d’acteurs, qui comprennent des sous-catégories parfois nombreuses. Au total, le nombre d’acteurs pourra être élevé, notamment parce que les possibilités offertes par une solution « full web » élargissent naturellement les publics de l’information sur la vie des écoles d’Art, tant du point de vue des pouvoirs publics que des usagers. Tableau 3: Catégories d'acteurs DUONET Nom Commentaire Services centraux Les services centraux désignent les services chargés de l'harmonisation des pratiques, de la consolidation des données, de la gestion des données gérées de manière centralisée ainsi que de la production d'états statistiques et de restitution permettant de faciliter le pilotage de l'activité (DSI mairie). Etablissements d'enseignement artistique Tous les établissements d'enseignement artistique, dont les Conservatoires à Rayonnement Régional (CRR), Conservatoires à Rayonnement Départemental (CRD), Conservatoires à Rayonnement Municipal (CRM), Ecoles Nationales de Musique, Ecoles de Danse, Ecoles d’Arts Dramatiques, Ecoles des Beaux Arts. Usager L'usager désigne le plus souvent les utilisateurs des services, c’est-à-dire les « administrateurs » du logiciel. Dans le contexte du présent projet « full web », l'usager désigne à la fois les « élèves » et les « familles », qui ont désormais accès à des informations en ligne. Mairie, Communauté La plupart des écoles d’Art dépendent juridiquement soit de la Mairie, soit de la Communauté de Communes ou de la Communauté d’Agglomération.
  44. 44. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 44 44 Ilja Teuss – Mastère MSIR 3.4 DUONET – Fonctionnalités Les fonctionnalités de DUONET sont nombreuses. Nous en retiendront ici les principales qui couvrent la majeure partie des possibilités de cette solution « full web ». 3.4.1 Fonctionnalités générales Les règles fondamentales de conception et de réalisation de DUONET sont une ergonomie particulièrement soignée, des procédures intuitives, des raccourcis « clavier » et souris, soit au total l’élaboration et la mise en place de tous procédés permettant :  Un accès rapide et intuitif aux informations,  Une assistance contextuelle permanente,  Une rapidité des opérations répétitives (inscriptions, réinscriptions, facturations, etc.),  L’impression des fiches et d’états simples, rapides, personnalisables (restituées sous format PDF, Word, Excel),  Les publipostages (fusions) intégrés. L’accès aux informations (requêtes, sélections, tris, affichage, …) est très intuitif, rapide et clair. Différents niveaux d’accès permettent d’appréhender et progresser de l’information globale et synthétique à l’information la plus détaillée. De nombreux accès « transverses » permettent la consultation en parallèle (par exemple Cours-Enseignants et Cours-Elèves, etc.). Les requêtes, sélections et tris sont très complets : requêtes multicritères, multi-valeurs pour chaque critère, accès aux opérateurs booléens particuliers (exclusions, exclusivité, rubriques renseignées et non renseignées, etc.). Les résultats des requêtes sont affichés dans des tableaux aux nombreuses possibilités de tris, et ouverts vers d’autres opérations, suivant les besoins (impressions, envois de courrier, mails ou SMS, consultations ponctuelles, etc.).
  45. 45. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 45 45 Ilja Teuss – Mastère MSIR Les saisies d’informations sont assistées et sécurisées : aide auto- suggestive en fonction des rubriques traitées, contrôles de cohérence des informations saisies, sécurisation en fonction des rôles et profils attribués à chaque utilisateur, etc. 3.4.2 Gestion administrative La gestion administrative concerne ici les divers intervenants de l’activité pédagogique (élèves, adhérents, leurs familles, professeurs, personnel administratif, intervenants extérieurs, etc…) :  inscriptions, réinscriptions  relevé permanent des absences  suivi administratif (adresses, coordonnées, données sociales, etc.…) Cette gestion administrative s’apparente à une gestion de la relation « client », dans le cadre d’un ERP traditionnel. Toutefois, nous devons mentionner une première spécificité importante. Le client, dans notre cas est la famille (compte de tiers, comptablement parlant), mais ce ‘client’ est étroitement lié à l’élève qui lui est associé (ou les élèves qui lui sont associés), par la responsabilité financière (le payeur) et la responsabilité juridique (parents-enfants). Cette spécificité implique une contrainte de gestion très importante, à savoir le suivi quotidien des absences, avec information immédiate des familles responsables. De l’architecture de la base de données jusqu’aux diverses procédures de saisie, tout est fait pour rendre cette gestion rigoureusement complète et néanmoins aisée. Les multiples informations gérées sont très complètes (une ou plusieurs adresses de famille ou individuelles, historique des adresses, adresses professionnelles, toutes les références de communications : téléphones, mobiles, adresses mail, sites internet, etc.). L’organisation de ces informations permet également de répondre aux situations familiales les plus complexes (par exemple : le rattachement d’un élève à 1, 2 ou plusieurs familles recomposées).
  46. 46. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 46 46 Ilja Teuss – Mastère MSIR Cette gestion est également complète dans la durée : chaque famille, chaque individu est accompagné d’un « journal », historique de tous les échanges importants (courriers, factures, mails). 3.4.3 Gestion pédagogique La gestion pédagogique concerne le suivi exhaustif de l’activité principale de l’établissement. Cette activité est matérialisée par les éléments suivants :  Cours-enseignants, et de manière plus générale, toute activité pédagogique encadrée par des enseignants. Ces cours et activités se traduisent par le planning (textuel et graphique) de chaque enseignant et de chacune des salles associées, par l’élaboration des temps d’enseignements hebdomadaires, mensuels, trimestriels, semestriels et annuels,  Cours-élèves, enregistrés en relation des cours-enseignants. Ces cours- élèves permettent d’établir les effectifs par classe, par discipline, par enseignant, ainsi qu’un suivi personnalisé de chaque élève, etc.,  Concours d’entrée, préalables à l’ouverture d’une année scolaire,  Evaluations et contrôles continus, tout au long de l’année scolaire,  Examens (internes à l’établissement, inter-établissements, départementaux, régionaux, nationaux, etc.). Cette gestion ne serait pas complète sans la prise en compte de tous les « accidents » de parcours que sont les absences (enseignants, élèves), les annulations de cours, les remplacements, les déplacements de cours, etc. Toutes ces « particularités » sont totalement intégrées dans les procédures de DUONET. Cette gestion pédagogique est tout à fait spécifique et ne trouve pas d’équivalent dans le cadre d’un ERP traditionnel. En effet, l’aspect pédagogique est matérialisé par :  une forte relation Enseignant-Elève
  47. 47. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 47 47 Ilja Teuss – Mastère MSIR quel que soit le type d’enseignement, mais surtout pour les cours individuels. Cet enseignement, dispensé de manière individuelle, est quasi général lors des formations pour la pratique d’un instrument.  la constitution progressive d’une carrière pédagogique pour chaque élève (historique des enseignements suivis, tous types de résultats, œuvres travaillées, etc.…) 3.4.4 Gestion comptable des cotisations La gestion comptable permet le suivi de toutes les opérations financières associées aux activités de l’établissement (cotisations, locations d’instruments, location de salles, etc.). Cette gestion comptable est élaborée selon les règles strictes de tout système comptable (plan comptable, écritures en partie double, validations des « brouillons », procédures de ré imputation, etc.). Cette gestion s’appuie sur deux procédures fondamentales :  La facturation, c'est-à-dire la détermination des montants dus par les familles au titre des activités suivies par chacun des élèves ou la location d’instruments par la famille, ainsi que la location de salles pour les organismes extérieurs.  L’encaissement, c'est-à-dire l’enregistrement des montants payés par les familles, ou les organismes extérieurs. La gestion comptable est matérialisée par tous les documents comptables classiques : factures, remises à l’encaissement, Grand Livre des comptes de tiers (familles, foyers), Balance des comptes de tiers, Grand Livre des comptes généraux, Balance des comptes généraux, Journaux, etc.. La facturation, souvent associée au Trésor Public via les collectivités territoriales, peut être annuelle, semestrielle, trimestrielle, ou avec tout autre périodicité. Cette facturation peut être manuelle ou automatisée.
  48. 48. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 48 48 Ilja Teuss – Mastère MSIR Les encaissements peuvent être effectués sous diverses formes : chèques, espèces, prélèvements automatiques, carte bancaire, carte bancaire via Internet, etc. 3.4.5 Gestion des ressources et des stocks En fonction des établissements, la gestion des ressources concerne :  La gestion du parc des instruments,  La gestion des autres matériels et des équipements,  La gestion de la médiathèque (partitions, revues, livres, enregistrements audio et vidéo, etc.).  La gestion des salles Chaque fonds est enregistré selon ses caractéristiques : marque, modèle, état, date d’achat, valeur d’achat, valeurs successives estimées, historique des réparations, restaurations, accessoires, etc. Les fonds « médiathèque » sont particulièrement riches : caractéristiques de chaque document (document de type partition, ouvrage, support type CD ou autre, etc.), éditeur, distributeur(s), auteur(s), liste des œuvres de chaque document, avec pour chaque œuvre : instrumentation, auteur(s), interprètes, etc. Bien entendu, toutes ces informations sont indexées et peuvent faire l’objet de requêtes multicritères, etc. Intervient ensuite la gestion des prêts / locations, dont les bénéficiaires peuvent être des élèves, professeurs, enseignants, et des personnes ou organismes externes. Chaque sortie d’objet est matérialisée par un bon de sortie, accompagné d’une éventuelle facturation (pour les locations). Les bons de sortie font l’objet de suivis ponctuels et de statistiques multiples suivant les besoins des établissements. Des échanges d’informations sont intégrés (export, import) vers des bibliothèques externes via le protocole Unimarc. Enfin, La notion de gestion du TEMPS intervient en permanence dans cette gestion, notamment dans la gestion des salles et autres lieux d’enseignement. En effet, cette gestion du temps fait intervenir des contraintes
  49. 49. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 49 49 Ilja Teuss – Mastère MSIR multiples (disponibilité des salles, planning des enseignants, disponibilité des élèves, etc.) et devient très vite complexe. Cet aspect est également spécifique à l’ERP-Pédagogique. 3.4.6 Communications vers l’extérieur (courrier, mails, SMS, exports) Les technologies « Internet » permettent une extension très souple et très riche des divers moyens de communication et de diffusion de l’information. Cette communication peut prendre les formes suivantes :  Courriers paramétrables, par publipostage,  Echanges par voie électronique (documents à télécharger),  Envois de mails ponctuels ou groupés,  Envois de SMS ponctuels ou groupés. Les destinataires peuvent être sélectionnés dans les populations suivantes :  Familles / foyers associés aux élèves,  Elèves, adhérents,  Personnes ou organismes extérieurs (carnet d’adresses). Enfin, toutes les informations du système DUONET peuvent faire l’objet d’un export vers des systèmes externes (dont les suites bureautiques) via les formats Excel, Word, Acrobat Reader (PDF). 3.4.7 Extranets : Enseignants et Familles/Elèves/Public Outre les outils de gestion exposés ci-dessus, DUONET propose un ensemble de procédures à l’usage des professeurs / enseignants, regroupés dans le module « DUO-Extranet Enseignants ». L’accès à ces outils s’effectue via une procédure de connexion sécurisée (mot de passe, vérification de rôle, éventuellement existence d’un certificat numérique). Ces outils permettent les procédures suivantes :
  50. 50. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 50 50 Ilja Teuss – Mastère MSIR  Consultation et éditions des élèves associés à l’enseignant,  Consultation de son propre planning, et, sous réserve d’autorisations, le planning des autres enseignants et des salles,  Saisie des absences constatées dans ses propres classes et dans ses cours,  Envoi mails ou SMS à ses élèves et à l’administration pour tout report ou modification horaire ou lieu de cours,  Saisie des évaluations et contrôles continus,  Consultation, réservation instruments ou matériels (gestion Inventaire),  Consultation, réservation documents, partitions, enregistrements audio- vidéo (gestion Bibliothèque, Partothèque). Bien entendu, les procédures réellement ouvertes aux enseignants, qui dépendent de chaque établissement, sont définies dans le cadre de la mise en place des rôles attribués aux différents utilisateurs. DUONET propose également une deuxième extension à destination des élèves, des parents d’élèves, ainsi que d’un public plus large. C’est une évolution très importante par rapport à la version précédente. Cette extension, appelée « DUO-Extranet Elèves » permet d’effectuer de nombreuses tâches, en fonction des différents publics : a) A l’usage des élèves et des parents d’élèves Après une procédure de connexion simplifiée (nom, prénom, code d’identification DUO, date de naissance), il est proposé les procédures suivantes :  Consultation de son propre dossier (informations administratives, planning des cours, cours éventuellement supprimés, déplacés, modifiés, absences, compte des cotisations, etc),
  51. 51. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 51 51 Ilja Teuss – Mastère MSIR  Demande de correction de dossier (adresses, téléphones, mails,…). La demande est déposée en attente de traitement par un membre du personnel administratif autorisé à modifier les dossiers,  Paiement des cotisations en ligne par carte bancaire. Cette procédure utilise un système de la Caisse d’Epargne (SPPlus) ou PayBox, pour un processus sécurisé d’authentification, d’autorisation de débit de compte, et d’enregistrement de la transaction,  Réponses aux dossiers de réinscription, diffusés au préalable par voie électronique,  Demandes d’inscription,  Recherches et consultations des fonds « médiathèque » (partitions, ouvrages, enregistrements audio / vidéo, etc.),  Consultation, réservation des instruments ou matériels (gestion Inventaire),  Consultation, réservation documents, partitions, enregistrements audio- vidéo (gestion Bibliothèque, Partothèque).  b) A l’usage du public externe Certaines informations de la base DUONET peuvent intéresser un public plus large. A cet effet, les procédures suivantes sont disponibles :  Consultation des cours et pratiques collectives (proposés par l’établissement),  Consultation du planning des événements (concerts, auditions, etc.),  Recherches et consultations des fonds « médiathèque » (partitions, ouvrages, enregistrements audio / vidéo, etc.). Bien entendu, les procédures (ouvertes soit aux élèves, soit parents d’élèves, soit à tous les publics) dépendent de chaque établissement, et sont définies dans le cadre de la mise en place des rôles attribués aux utilisateurs. 3.4.8 Statistiques et reporting Sur l’ensemble des activités et des fonctions décrites plus haut l’ERP P doit permettre de produire des statistiques et des rapports d’activités.
  52. 52. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 52 52 Ilja Teuss – Mastère MSIR Ils portent notamment sur :  temps d’enseignement (par professeur, par discipline, par niveau, par période)  répartition des enseignements (nombre, temps, niveaux,..)  analyses comptables 3.5 Bénéfices pour les utilisateurs de DUONET Les apports utilisateurs d’un ERP PEDAGOGIQUE « full web » sont multiples. On a vu précédemment à quel point la gestion des écoles était facilitée, et l’on pourrait dire que tout le back office7 est par définition optimisé (administrateurs, assistantes et secrétaires de l’école, comptable, etc.). Dans cette partie, on se concentrera sur les bénéfices utilisateurs de ceux qui n’étaient pas associés à la gestion de l’établissement alors qu’ils en sont les premiers acteurs : les professeurs, les élèves. En premier lieu, cet outil permet d’intégrer les professeurs à la gestion quotidienne des élèves, notamment par les relevés des absences et les appréciations. Le fait que les enseignants puissent, de chez eux ou de la salle de classe, se connecter pour consulter et saisir des données est un bénéfice très important. En outre, cela permet un travail à distance des professeurs sur les aspects administratifs et pédagogiques (notes, saisie des évaluations détaillés, etc.). Auparavant, les professeurs transmettaient des données manuscrites, ce qui impliquait un coût de traitement important et des possibilités d’erreurs. Le passage à une saisie en direct, sur clavier, est une évolution importante dans l’univers de l’enseignement musical, presque une mutation culturelle, mais au bénéfice de l’usager final : l’élève. L’élève est par ailleurs au cœur du changement d’approche et des conséquences à moyen terme de l’ERP-P DUONET. C’est le moyen de donner à l’usager central de la prestation de service, et même de service personnalisé, une position plus active. Il pourra ainsi consulter les horaires, les disponibilités 7 Service gérant la dimension administrative des achats ou des abonnements sans être en contact avec le public
  53. 53. CHAPITRE 3. LES COMPOSANTES D’UN SYSTEME D’INFORMATION PEDAGOGIQUE Page 53 53 Ilja Teuss – Mastère MSIR de remplacement, les programmes, ses appréciations. Mais il s’agira aussi d’informations municipales que les Mairies auront avec le temps tout intérêt à enrichir, par exemple de calendriers des événements culturels. C’est l’occasion de renforcer le lien entre la vie de l’école et ses acteurs centraux, voire de mieux les lier, à terme, à une « citoyenneté d’école » qui a besoin d’un outil comme support. Autour des données essentielles de disponibilités, de présences, de changements de dernières minutes, c’est la vie quotidienne de l’école qui peut rentrer dans les foyers, touchant les clients que sont les parents d’élèves. En termes d’usages et d’interfaces, on peut même imaginer pour certains établissements des applications dédiées, par exemple via des applications pour iPhone et iPad, interfacées avec les données de DUONET concernant un élève ou un professeur en particulier. Avec l’optimisation explicite du back office, le développement d’un front office8 plus ouvert, plus participatif, est à la portée des écoles d’Art, de la vie associative et culturelle. 8 La gestion des services ou des abonnements en prise directe avec le client
  54. 54. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 54 54 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP
  55. 55. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 55 55 Ilja Teuss – Mastère MSIR CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Les ERP et leurs méthodologies d’implantation seront présentées pour pouvoir ensuite passer à l’identification des facteurs clés de succès, afin d’étudier une éventuelle application des modèles classiques au contexte pédagogique et culturel. Cette partie sera conclue par une étude comparative et par le commentaire des résultats obtenus. 4.1.2 Théories relatives aux ERP et à leur implantation Dans cette partie nous donnerons les définitions existantes des ERP, les bénéfices attendus et les facteurs clés de succès dans le contexte des entreprises. Nos sources, au sein d’une littérature de recherche très étendue, sont concentrées autour trois auteurs : Jean-Louis LEQUEUX (notamment l’ouvrage « Manager avec les ERP – Architecture Orientée Services (SOA) », paru au Editions d’Organisation en avril 2008), Jean-Louis TOMAS (dont « ERP et PGI sélection, méthodologie de déploiement et gestion du changement : Les clés du succès, les facteurs de risques », co-signé avec Guy Bourdellès paru chez Dunod en août 2007), et Laure LEMAIRE (notamment pour l’ouvrage « Systèmes de gestion intégrés : des technologies à risques ? L’impact des PGI sur l’emploi et le travail », paru chez Liaisons, 2003). 4.1.3 De la définition des ERP à leur implantation Le nom «ERP » signifie «Enterprise Ressources Planning », traduit en français par «Progiciel de Gestion Intégrée ». L’ERP désigne une application informatique qui permet à une entreprise (établissement scolaire dans le cadre du projet d’application) de gérer l’ensemble de ses ressources. Jean-Louis LEQUEUX définit les ERP comme un sous-ensemble du système d’information chargé de la gestion intégrale de l’entreprise, incluant la
  56. 56. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 56 56 Ilja Teuss – Mastère MSIR gestion comptable et financière, la gestion de la production et la logistique, la gestion des ressources humaines, la gestion administrative ainsi que la gestion des ventes et des achats. Figure 7 : Le concept d’ERP Jean-Louis TOMAS décrit un ERP comme étant le produit vendu par un éditeur qui représente le type le plus sophistiqué parmi les progiciels intégrés du marché. Il permet de fédérer l’ensemble des processus de l’entreprise dans chacun des domaines qui la constituent, et ce, dans une approche transversale qui optimise sa productivité. Il fournit à l’ensemble des acteurs de l’entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l’ensemble de l’information dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle. On peut citer l’exemple des modules contenus dans un ERP : gestion comptable et financière, contrôle de gestion, gestion de production, gestion des achats et des stocks, administration des ventes, logistique, etc.
  57. 57. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 57 57 Ilja Teuss – Mastère MSIR Figure 8 : Différentes fonctionnalités d’un ERP Pour être intégré, un progiciel de gestion doit principalement :  Emaner d’un concepteur unique,  Garantir à l’utilisateur l’unicité de l’information, assurée par la disponibilité de l’intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement,  Reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés,  Fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations de gestion,  Couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système d’information de l’entreprise. 4.1.4 Objectifs La mise en place d’un ERP répond à trois types d’objectifs :  des objectifs économiques : réduction des coûts, optimisation des processus internes (par un travail sur les meilleures pratiques),  des objectifs organisationnels : réduction des délais de traitement et d’acheminement des flux d’information dans l’entreprise. Ainsi, les ERP s’appuient sur les meilleures pratiques pour offrir des processus déjà optimisés,
  58. 58. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 58 58 Ilja Teuss – Mastère MSIR  des objectifs humains : évolution des activités et performances du personnel. 4.1.5 Les bénéfices fonctionnels attendus d’un ERP Les bénéfices que les ERP apportent aux entreprises sont d’une part difficiles à quantifier et d’autre part, si bénéfices il y a, encore faut-il être en mesure de les attribuer à tel ou tel facteur : l’ERP, la réorganisation du travail qui l’accompagne, etc. Les technologies de l’information (TIC) ne garantissent pas une meilleure productivité si elles ne s’accompagnent pas de changements organisationnels réfléchis et concertés : «Les TIC mettent des individus parfois physiquement distants en relation, elles fournissent des informations qui vont nourrir le processus de décision, elles transforment les tâches réalisées par l’homme et par les machines. […] D’où la pertinence d’orienter la réflexion et les dispositifs de mesure sur les liens entre le couple information-organisation et les performances de l’entreprise ». 9 Selon Laure LEMAIRE les gains retirés d’un PGI dépendent de la réorganisation du travail et de la formation qui ont accompagné son implantation, ainsi que de l’organisation qui existait avant le PGI. La rentabilité d’un PGI doit être évaluée par rapport aux objectifs initialement fixés, et il ne s’agit pas toujours de la seule productivité. Jean-Louis TOMAS considère que les nombreux apports d’un ERP, montrent bien les dimensions de l’intégration, de réduction de temps de cycle et de réduction des erreurs ; bref, un meilleur service pour le client final de l’entreprise. Quelques exemples des bénéfices apportés par un ERP sont résumés dans le tableau ci-après. 9 N.Greenan, V.Mangematin, « Autour du paradoxe de la productivité », dans Innovations et Performances – Approches interdisciplinaires, sous la direction de Dominique Foray et Jacques Mairesse, Editions de l’Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales, Paris 1999.
  59. 59. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 59 59 Ilja Teuss – Mastère MSIR Tableau 4 : Exemple de bénéfices attendus d’un ERP Fonctionnalité Bénéfice Prix en temps réel sur les commandes clients Réduction des erreurs de prix et des efforts manuels Identification physique automatique des produits à livrer Réduction des erreurs, élimination de l’identification manuelle des produits Possibilité d’annuler un d’inverser une expédition avant facturation Gain de temps et d’effort pour procéder aux multiples opérations nécessaires Disponibilité d’un suivi de commande client, de la cotisation à la facturation Possibilités multiples de recherche et de suivi à n’importe quel moment Visibilité sur inventaire et fabrication pour planifier les commandes clients Réduction de temps et d’effort pour s’engager avec un client Définition de critères client spécifiques pour expédier une révision de produit Assurance du traitement intégral de la demande spécifique d’un client Selon le rapport « Retours d’expérience ERP » publié par le Cigref, la démarche de choix d’un ERP est adaptée à un contexte, principalement l’harmonisation et la modernisation des systèmes d’information pour répondre aux besoins d’évolution de l’organisation. En revanche, les principales circonstances qui motivent les entreprises à intégrer un ERP dans leur système d’information sont extrêmement diverses.
  60. 60. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 60 60 Ilja Teuss – Mastère MSIR Globalement, il y a trois ambitions principales : 1. Faire face à un contexte concurrentiel de plus en plus dur (mondialisation du marché, concentration des acteurs et des clients, exigences environnementales de plus en plus contraignantes…). 2. Créer de la valeur (amélioration de la productivité, des prestations de service, accroître l’efficacité fonctionnelle, etc.). 3. Transférer à des tiers compétents la charge de la maintenance corrective et de l’évolution des applications, de façon à se focaliser sur les aspects « métiers » de l’entreprise. Cette étude considère que l’approche d’une solution ERP, avec des applications complémentaires, peut répondre à des enjeux importants tels qu’une plus grande souplesse vis-à-vis des évolutions, une relative facilité de mise en œuvre, et une garantie de pérennité des choix applicatifs. Néanmoins, le principal frein à l’adoption d’un ERP est qu’il ne peut pas répondre intégralement aux spécifications fonctionnelles des utilisateurs et qu’il ne permet pas forcément le respect de la prise en compte de l’organisation de l’entreprise. Aucun éditeur ne présente de solution immédiatement opérationnelle dans tous les types d’environnements. Il n’y a pas de solution générique. 4.1.6 Typologie de solutions Il existe trois grands types d’ERP, caractérisés essentiellement par la taille des entreprises auxquelles ils s’adressent :
  61. 61. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 61 61 Ilja Teuss – Mastère MSIR Les ERP grands comptes, destinés aux grandes entreprises de plus de 2000 salariés. Le plus connu est bien sûr SAP avec sa solution pour les grandes entreprises, se déclinant en ERP Financials pour la gestion financière, ERP Human Capital Management pour la gestion des ressources humaines, ERP Operations pour la gestion opérationnelle et ERP Corporate Services pour les services d’entreprise. Les ERP spécifiquement conçus pour les PME/PMI (100 à 2000 salariés) pour lesquels on retrouve des éditeurs tels que Sage, Microsoft, Cegid, etc. Ces entreprises emploieraient au total plus de 5 millions de salariés en France en 2009. Enfin, les ERP TPE s’adressent aux entreprises de moins de 100 salariés, qui sont près de 1,1 million en France et emploient 5,6 millions de salariés, soit plus encore que les PME/PMI. Mais l’offre s’adresse encore peu à ces entreprises qui ont une approche moins systématique et structurée des besoins d’informatisation. En effet leur raisonnement se fonde généralement une logique de résolution de problématique au coup par coup : « Il nous faut un logiciel pour gérer la paie de nos 10 collaborateurs… » Le tableau ci-après couvre les principales différences entre les trois catégories d’ERP définis auparavant.
  62. 62. CHAPITRE 4. THEORIE ET PRATIQUE DE L’IMPLANTATION D’UN ERP Page 62 62 Ilja Teuss – Mastère MSIR Tableau 5 : Principales différences entre trois types d’ERP classiques ERP Grand groupe ERP PME/PMI ERP TPI · Présence de modules périphériques autour du noyau commun : CRM, SRM, PDM, PLM, APS, e-business, Transport, Projets · Noyau commun : PDP, MRP, Gestion d’atelier, Vente, Approvisionnement, Stocks, Comptabilités générale-tiers- analytique, EDI €

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