Este documento describe un caso hipotético de aplicación de tableros Kanban y herramientas visuales en un departamento de desarrollo de software. Se presenta el contexto inicial del proyecto y los retos detectados, y luego se divide en 5 semanas donde se plantean situaciones y preguntas para analizar cómo el tablero Kanban podría usarse para mejorar la gestión del proyecto de forma gradual.

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APLICACIÓN PRÁCTICA DE TABLEROS KANBAN Y HERRAMIENTAS VISUALES
Toni Dorta, PMP®
29 de noviembre 2013

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ÍNDICE
1Introducción
2Descripción inicial del caso
3Desarrollo del caso
4Reflexiones finales

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www.incubegc.esRetos de esta sesión
•¿QuéesKanban?
•¿QuénoesKanban?
•KanbanvsScrum
•KanbanvsGestiónVisual
•¿Ytodoestoparaquésirve?

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www.incubegc.esIntroducción
Lapresentesesiónserealizarábajoun‘casodeestudio’(casemethod)
•SetratadeuncasohipotéticobasadoenvariosproyectosITrealesenlosqueelautorhaparticipadoenprimeralínea
•Elobjetivodeesteejercicioesfavorecerlareflexiónylatomadedecisiones,analizandoenquémedidaherramientascomolostablerosKanbanpuedensernosútiles
•Aligualqueuncasoreal,existemásdeunasoluciónposible
•Elejerciciosedescomponeenunaseriedeplanteamientosbreves:elobjetivoestratarlosduranteunospocosminutos
•¡Seamosmuyprácticosenlasrespuestas!Pensemossiempreenmantenerelproyectoenmovimiento.

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DESCRIPCIÓNINICIALDELCASO

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www.incubegc.esDescripción inicial del caso
•Acabasdeincorporarteaunproyectodedesarrollotecnológicoextremadamenteambicioso
•Elobjetivodelproyectoesconvertirseenlanuevaplataformalíderdecrowdfundingparaelmercadohispanohablante
•Setratarádeunaplataformaenlaque:
–Losemprendedorespodránproponersusideasalpúblicoengeneral
–Losinversorespuedenrealizaraportacionesacambioderecompensasoparticipaciónencapitalsocial
•Principales competidores: lánzanos, crowdcube, kickstarter,…

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•Elementosdiferenciadores:
–Existeunserviciodevalidacióndeideasdenegocio(calidadsobrecantidad)
–Enfocadoclaramentealmercadohispanohablante
–Atraccióndedeterminadosinversoresclaveatravésdenetworkingdeunodelosfundadores
•Principalesretos:
–Pasareladepagodeámbitointernacional(aspectosclave:seguridadymultidivisa)
–Marketingdecontenidosyatracción(técnicasdegrowthhacking)
–Solventarbarreraslegislativasydenormativaexistentes
–Mejoracontinuadelaaplicaciónwebytime-to-marketdeinnovaciones.

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•Enelproyectoyaseencuentranlassiguientespersonastrabajando:
–JaimeyVero:desarrolladores
–Alex:responsabledetestycalidad
–Tere:analistafuncional
•Elproyecto,además,tienedependenciascon:
–unaempresasubcontratadaqueseestáencargandodeundesarrollodeintegración
–eláreadesistemasdenuestraempresa.

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•Elproyectofuedimensionadoinicialmentepararequerir9mesesdetrabajo,aunquepormotivosdecalendariosevendióparaserrealizadoen6meses
•Enlaactualidad,elproyectolleva2mesesynohaalcanzadoel20%decompletituddelastareas
•Notasqueenelequipodeproyectonoexisteunambientemuyorientadoaresultadosnimuypositivoconrespectoalobjetivodelproyecto.

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•Aunquellevaspocotiempoenlaempresa(ytalvezporesomismo),tusresponsableshanpensadoqueereslapersonaidóneaparareconducirlasituación
•Especialmente,loquemáshafavorecidoatudirectorqueteeligieraesqueacudisteauncursode“OrganizacióndeServiciosTICenDepartamentosdeDesarrollodeSoftware”
•¡Debidoatuampliaexperiencia…tetocadirigir!.

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•Unadetusprimerasaccioneshasidoconocerlomejorposibleelestadoactualdelproyectoyconoceratunuevoequipodetrabajo.
•Dentrodelasprincipalesdeficiencias,detectaslosiguiente:
–Unrendimientomuypobreenlaejecución(llevamosmuuuchoretraso,ycadacosarequieremuuuchotiempo)
–Unapobrevisiónporpartedelosmiembrosdelequipo:
•cadaunosecentraensuparcelaynotieneunavisióndeconjunto
•muchos ni siquiera saben bien cuál es el producto finala entregar

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•Comoeltiempoapremia,noesposibleaplicarunplandechoque,sinoqueteplanteasirrealizandocambiosgradualesdemejora.
•Dentrodelasdiferentesherramientas,piensasenaplicarconceptosdegestiónvisual(yespecialmenteKanban)

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DESARROLLODELCASO

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•Decideshacerunacomposicióndelugar,averiguandocómoestántodaslastareas
•Empleasunahojadecálculo,peroprontotedascuentadequeresultarádifícilmantenerlaeneltiempo,asíquedecidesconstruirunKanban
•Debidoaquetuequiponoestáhabituado,comienzasporalgosencillo:untableroquemuestrependiente,enejecuciónyrealizado
•Ejercicio:construyetutablerokanban

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Primer principio de Visual Management:
“Todo lo importante, debe estar visible”
¿Qué poner en el tablero Kanban?
“Cada tarjeta debe reflejar una tarea, algo que está pendiente por hacer por alguien del equipo”
[céntrate en lo que hay que hacer,
céntrate en lo que se puede hacer]

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Situaciónactual:
•ElusodelKanbanhaconseguidounamejorvisiónporpartedelequipodeloqueestápendiente,aunquetudirectornocomprendemuchoquehayasestadojugandoconcartulinas(peroconfíaenquesabrásloquehaces)
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
Retosdeestasemana:
1)Surgedudasdecómollevaracabolatarea06.¿Cómodeberíamosreflejarestoeneltablero?
2)Ha surgido una complicación en tarea 34. El desarrollador te dice que deberíamos dejarlo pendiente durante un par de semanas. ¿Cómo deberíamos reflejar esto en el tablero?

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Situaciónactual:
•Vaya,elrendimientodelproyectonohamejoradomuchoperoalmenostodostienenmásclaroloquetienenquehacer.Comienzasanotarquehablardelproyectodejadetenerunaconnotaciónnegativaparaalgunosmiembrosdelequipo.
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
Retosdeestasemana:
1)Hahabidounproblemaconlatarea08,quedeberávolverarealizarse.¿Cómodeberíamosreflejarestoeneltablero?.

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Lo más importante de un proyecto esMANTENER EL FLUJO
•UntableroKanbanayudaavisualizarloquevabienyloqueno
•ElretodeuntableroKanbanessaberdeunvistazocómoestátodo,yprestarespecialatenciónaloscuellosdebotella

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Situaciónactual:
•¡Bien!¡Llevamosunmesdirigiendoelproyectoyparecequecamina!
Duranteestasemana:
•Elclientesehaquejadodequellevamuchotiempoesperandoportarea34
•Hablamosconlosrecursosynoquedamuyclaroquiénlaestabacogiendo
Retosdeestasemana:
1)¿Cómosolventareneltableroquenohayatareasquequedenenterrenodenadie?
2)Deberíamosconocerlostiemposquehemosempleadopararesolvercadaítem. ¿Cómopodríamoshacerlo?.

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•Es importante asignar claramente personas a tareas
•Algunas ideas:
–Distribuir tareas de personas en columnas
–Distribuir tareas de personas en calles
–Emplear diferentes colores de tarjetas
–Incorporar iconos, foto,… identificativos

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Situaciónactual:
•Vaya,ahoraqueparecíaqueíbamosensintonía,ladudadequiénhacequéempiezaahacermellaenelequipo.
Duranteestasemana:
•Hahabidoqueresolverconflictosentrelosdesarrolladores.
•Tambiénsenotaquehayconfusiónentrecuándounatareaestáendesarrolloycuándoestáenlafasedepruebas.
Retosdeestasemana:
1)¿Cómodiferenciareneltablerocuándounatareadedesarrollopasaatesting?
2)¿Cómocontrolareneltablerolacantidaddetrabajoasignadaacadadesarrollador?

30. Promueve:
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•Pautas para delimitar y limitar el trabajo asignado: umbral de WIP
•Establecer “pautas para trabajar con el tablero Kanban” significa realmente establecer pautas de cómo trabajamos
•Es una manera generalmente poco intrusiva de ir estableciendo métodos de organización y criterios explícitos

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Situaciónactual:
•Trashaberresueltoalgunospuntosclavedelequipo,elrendimientohamejoradomucho.¡Empiezasatenerciertaautoridadenelproyecto!
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
•Elclienteveevoluciónyseanima:¡nosproponemuchascosasnuevas!
Retosdeestasemana:
1)¿CómoresolverconeltableroKanbanelaluvióndepeticionesdelcliente?

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•Aunque Kanbanes una herramienta útil para muchos aspectos de una gestión de proyecto, no está diseñada para controlar el alcance ni para resolver problemas de capacidad
•¡Kanbanno es la solución mágica (silverbullet) para todo!

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Situaciónactual:
•Parecequelavisióndeltableropermitevalorarmejoratodoselprogresodelproyecto,yentenderlacomplejidaddelmismo.¡Aunquemejornoconfiarse!
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
Retosdeestasemana:
1)Prepararunpitchde1minutosobreelestadodelproyecto

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Recordatorio:elobjetivodeuntableroKanbansepuederesumiren…
–Saberquéestápasando
–Manteneraunequipoalineadoytrabajandoenflujo
Paraello,haytresaspectosfundamentaleseneltrabajoconKanban
–PracticarKaizen
–Mantenereltablerovivo
–MantenerelsentidodePull

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Situaciónactual:
•Nuestrodirectornoscomentaqueestáalgosatisfechodelaevoluciónrecientedelproyecto,yqueadmiteque“utilizarlapizarrita”estábien,peroquenoperdamosdevistaelconjunto.
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
•Elclienteempiezaapreguntarporotrosaspectosdelproyecto,yelequipocomienzaatenerproblemasensaberquéesloinmediatamentesiguiente
Retosdeestasemana:
1)¿Cómoreflejareneltablerotodolopendientedelproyecto,desdeunavisiónmásglobal?
2)¿Cómoreflejareneltablerolatareaqueesinmediatamentesiguiente?

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•Idea: establecer una nueva columna a la izquierda, para el EDT del proyecto o para el ProductBacklog, de forma previa a la columna “Pendiente”
•Idea: ordenar las tareas por prioridad (generalmente, de arriba hacia abajo)
•En cualquier caso, nunca olvidar el verdadero sentido del tablero (pull) ni el verdadero objetivo del mismo (mantener el flujo)

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Situaciónactual:
•Ahoraqueel‘núcleodelproyecto’comienzaacogervelocidad,quedamásvisiblelosproblemasconotrosmiembrosdelequipo:Sistemasylaempresasubcontratada
Duranteestasemana:
•Elproyectoavanza:surgennuevastareasyseactualizanotras
•Detectasproblemasdecomunicación,faltadevisióndeláreadeSistemas,tareasbloqueadasqueestánasignadasalaempresasubcontratada
Retosdeestasemana:
1)¿CómosolventarestadificultadutilizandotablerosKanban?¿Serviríaparaalgo?

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•En ocasiones puede resultar conveniente implicar a determinadas personas en el seguimiento del proyecto
•Hacer partícipe a alguien en el tablero Kanbanes una forma de dejar patente que juega un papel importante en el proyecto
•Idea: identificar otros partícipes del proyecto con colores o lanes

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Situaciónactual:
•Vaya,parecequeestomarcha…Parecequelotienestodobajocontrol
Duranteestasemana:
•¡Haaparecidounatareamuyurgente,quetienequeestarlistaparalapróximasemana!¡Tantotudirectorcomoelclientetecomentanquenopuedequedarsesinhacer!
•Depaso,elclientetambiénaprovechaparapreguntarteporlafuncionalidadX.Legustaríasabercuándolapodríatener,oalmenoscomenzaraprobar.Yademás, eldirectorquisierasabersiyatenemosunafechaprevistadefinalización.
Retosdeestasemana:
1)¿CómopodríamosresponderestoatravésdeltableroKanban?

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50. Promueve:
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•Recuerda: no trates de utilizar la misma herramienta para todas las necesidades.
•Kanbanes una herramienta pensada para facilitar el seguimiento y para mantener el flujo de trabajo.
•No está diseñada para la planificación temporal ni para realizar estimaciones. ¡Kanban, Gantt y Pertpueden convivir!

51. Promueve:
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Situaciónactual:
•Puf,menudasemanahasconseguidosuperar.Latareaurgenteestuvoporfinresuelta,yademáspudisteesquivarlasmolestaspreguntasdelcalendario.Parecequeestasemanapodrásregresaralatranquilidad
Duranteestasemana:
•¡Unmiembrodelequipohaenfermadosúbitamente!Tienetantomalestarqueestáencama,casiincapazdehablar
Retosdeestasemana:
1)¿Cómosaberloquetienependiente?¿Cómoredistribuireltrabajo?

53. Promueve:
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www.incubegc.esAlgunas reflexiones
Buena parte de una gestión de proyectos consiste en saberse ADAPTAR a las necesidades, a los imprevistos y al día a día
Unabuenaherramientadegestióndeproyectostienequecumplirunadetresfunciones:
•Facilitarelcontrolyseguimiento
•Facilitarlacomunicación
•Facilitarlaadaptaciónalosimprevistos
Enestecaso,untableroKanbancumplelostrespropósitos

54. Promueve:
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Situaciónactual:
•Elproyectocontinúaavanzando,ytras12semanas,senotaclaramentetupapelenél.
•Continúasiendounproyectocomplejoycondificultades,peroalmenosyatieneciertoritmodeavance.
Duranteestasemana:
•Hallegadoelmomentodeseguirampliandoymejorandotutablerodetrabajo. HadejadodeseruntableroKanbanycomienzaasertuPaneldeGestión.
Retosdeestasemana:
1)¿Cómoampliareltableropararecogerotrosaspectosimportantesdelproyecto?

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www.incubegc.esAlgunas propuestas
•Lema del proyecto
•Big rocksdel proyecto
•Calendario (incluyendo hitos programados, ausencias previstas, etc.)
•Lista de riesgos del proyecto
•“X daysto be done”
•Imágenes, fotografías, elementos que construyan el teambuilding
•Folleto del restaurante de comida a domicilio

57. Promueve:
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www.incubegc.esComentarios Finales

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www.incubegc.esReflexiones finales
•¿ParaquésirveKanban?¿Paraquéno?
•¿EsposibleutilizarKanbanparaentornosno-Scrum?¿EsKanbanlomismoqueScrumban?
•¿SeríaposibleempleartablerosKanbanparaunusopersonal?
•¿YKanbanparaentornosmultiproyecto?

60. Promueve:
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¿DUDAS? ¿PREGUNTAS?

61. Promueve:
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¡Gracias!
tonidorta.com