Conservación de los Documentos en un deposito de archivo teniendo en cuenta el marco normativo sobre conservación

1. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DE
ARCHIVO Y LAS NORMAS SE APLICAN
IVÁN DARIO CALDERA VERGARA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y
LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA CIDBA
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN
DEPOSITO DE ARCHIVO

2. APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL COMO
ARCHIVISTA
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DE
ARCHIVO
IVÁN DARÍO CALDERA VERGARA
MARÍA ALExANDRA LEÓN MARTÍNEz
LICENCIADA EN EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

3. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
OBjETIVOS 5
MARCO NORMATIVO 6 – 10
CONCEPTO SOBRE CONSERVACIÓN 11 – 12
FACTORES DE DETERIORO 13 – 21
ASPECTOS ESTRUCTURALES 22 – 24
MEDIDORES DE TEMPERATURA 25 – 38
ExTINTORES Y SUS CARACTERÍSTICAS 39 - 42
TIPOS DE CAjAS Y SUS ESPECIFICACIONES 43 – 46
CONCLUSIÓN 47
BIBLIOGRAFÍA 48

4. INTRODUCCIÓN
Con el presente trabajo se busca que los estudiantes vean los
aportes que como Profesional en Ciencias de la Información y
la Documentación puedo hacer a mi profesión archivística y
en especial al referenciar los métodos de conservación que
existen para conservar los documentos dentro de un deposito
de archivo y todas las normas que nos hacen énfasis a la
conservación, además entrelazar el trabajo de la Profesión
Archivística con todos los temas vistos en la materia de
expresión oral y como esta nos puede hacer aportes valiosos a
nuestra profesión desde una perspectiva teórico practica.

5. OBjETIVOS
 Conocer como se conservan los documentos dentro de un
deposito de archivo
 Mostrar la importancia de conservar los documentos de
archivo en buen estado
 Hacer referencia a las normas sobre conservación de los
documentos de archivo

6. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico
o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
LEY 594 DE 2000
(jULIO 14)
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE
ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS: La administración
pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de
edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán
tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de
archivos.

7. LEY 734 DE 2002.
CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO
ARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón
de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la
cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebida.

8. ARTÍCULO 292: Destrucción, supresión u ocultamiento
de documento público.
ARTÍCULO 293: Destrucción, supresión y ocultamiento
de documento privado.
CÓDIGO PENAL
DELITOS CON DOCUMENTO

9. ACUERDO NO.037
(SEPTIEMBRE 20 DE 2002)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ACUERDO NO. 048
(5 DE MAYO DE 2000)
“Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación
de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental”.

10. ACUERDO NO. 049
(5 DE MAYO DE 2000)
“Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones
de edificios y locales destinados a archivos”.
ACUERDO NO. 050
(5 DE MAYO DE 2000)
“Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de
Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención
de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”

11. CONSERVACIÓN
PRESERVACIÓN
Acciones que buscan mantener en buenas condiciones los
objetos durante su manejo
Se encarga de los procedimientos y medidas que se toman
antes de que se presente deterioro y para evitarlo

12. Uso de materiales adecuados, adopción de medidas
específicas en los edificios, locales, sistemas de
almacenamiento, depósito, unidades de conservación,
manipulación y mantenimiento periódico, entre otros
factores
CONSERVACIÓN
PREVENTIVA

13. FACTORES DE DETERIORO
 FACTORES INTERNOS:
Papel: Elaborado con fibras de madera (con contenido de
lignina, encolantes y cargas); expuesto a la luz, se vuelve
amarillento y débil.
Procesos de industrialización de la pulpa: producción de papeles
ácidos y blanqueo con cloro, lo que los hace oxidantes.
AlguNAS CAuSAN DETERIORO SON lOS
múlTIplES CONTAmINANTES quE pOSEE Su
CONTENIDO. lOS RESIDuOS mETálICOS CAuSAN
OxIDACIóN

14. AmBIENTAlES:
 TEMPERATURA: De 15° a 20°C, con fluctuación diaria de 4°C
 HUMEDAD RELATIVA: El papel es un material higroscópico (absorbe y
devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructura
El exceso de humedad favorece el crecimiento de microorganismos y causa
fragilidad al soporte por debilitamiento de las fibras. Puede también
cristalizar los adhesivos utilizados en la encuadernación. Se re3comienda una
humedad que oscile entre el 45% y 60%

15.  FACTORES ExTERNOS
AmBIENTAlES
IlumINACIóN: El deterioro por insolación altera los materiales, los reseca y
deshidrata. El papel acelera su envejecimiento por oxidación de la celulosa y
de la lignina.
Luz UV causa decoloración del soporte y tintas, el papel se vuelve
quebradizo y pierde resistencia.

16. El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su
incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación. La
iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad
colocando filtros ultravioleta.
Las principales unidades de medidas de luz son el lumen y lux
Lumen Mide la salida de luz de una lámpara.
Lux Mide la intensidad de luz que cae en una superficie. Un Lux equivale
a un lumen por metro cuadrado.
IlumINACIóN

17. CONTAmINACIóN ATmOSFÉRICA: Sustancias
contaminantes: gases causan corrosión y oxidación. El polvo causa
abrasión y en contacto con la humedad, causa manchas; favorece la
acidificación y crea un ambiente propicio para los hongos.
VENTIlACIóN: Renovación continua y permanente de aire. La
ubicación de estantes y unidades de conservación deben permitir una
adecuada ventilación.
 FACTORES ExTERNOS

18.  FACTORES ExTERNOS
ANTROpOgÉNICO
 mANIpulACIÒN: Desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento
del soporte, desgarros por tensiones excesivas, empleo de materiales de baja
calidad, prácticas incorrectas en el manejo de los documentos.
 mATERIAlES mETálICOS DE AgRupACIóN: Grapas, clips,
anillados, ganchos causan manchas por oxidación, roturas y transmisión de micro
partículas metálicas.

19. VANDAlISmO: Deterioro físico causados por manejos
malintencionados:
•RASgADuRAS.
• FRAgmENTACIONES.
•ROTuRAS.
•INSCRIpCIONES.
• mANChAS.
 FACTORES ExTERNOS
ANTROpOgÉNICO

20. BIODETERIORACIóN
Todo tipo de deterioración causada por organismos vivos, que en
determinadas densidades, pueden producen daños económicos
o ecológicos convirtiéndose en PLAGAS
 BACTERIAS
 hONgOS
 RATAS
 pAlOmAS
 INSECTOS

21. REquISITOS míNImOS y CONDICIONES
TÉCNICO AmBIENTAlES.
Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo
posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible
peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para
albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad,
regulación de las condiciones ambientales y ventilación.

22. ASpECTOS ESTRuCTuRAlES.
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas
para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con
material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a
la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades
ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación

23. Debe estar por lo menos
a 10 cm del piso.
Espacio mínimo de
20 cm. entre los
muros y la estantería
2.20 mt de altoLa balda superior debe
estar a un máximo de 180
cm
Cada bandeja soportar un
peso de 100kg/mt lineal.
La estantería total no
deberá tener más de 100 mt
de longitud.
CARACTERíSTICAS DE lAS ESTANTERíAS

24. El espacio de circulación entre cada
módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor
central mínimo de 120 cm.
120 cm
70 cm
Deben utilizar los parales y tapas
laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso
CARACTERíSTICAS DE lAS ESTANTERíAS

25. TIPOS DE HUMIFICADORES
LOS HUMIDIFICADORES ULTRASÓNICOS
(FRíOS)
Son aquellos que logran crear una atmósfera nebulosa a
partir de la emisión constante de vibraciones ultrasónicas,
liberando pequeñísimas partículas de agua que logran llegar a
las vías respiratorias inferiores con mayor rapidez, sin ningún
peligro de sufrir quemaduras.

26. Ficha técnica
Características:
- Humidificador con Tecnología Ultrasónica para una
buena calidad de aire ambiental
- Alta dispersión de las micropartículas emitidas
- 2 niveles de intensidad de vaporización
-6 Luces láser azules para ambientación
- Ahorro de energía consumo reducido
-Apagado automático de seguridad con el depósito vacío
- Deposito de agua de 680 ml
- Horas de utilización con depósito lleno: velocidad 1: 9
horas aprox., velocidad 2: 6 horas aprox.
- Admite esencias solubles en agua: eucalipto, jazmín,
limón, lavanda y rosa.
- Se recomienda utilizar agua poco calcárea: Mineral, de
osmosis o destilada.
- No añadir aceites esenciales ya que pueden dañar el
aparato.
LOS HUMIFICADORES ULTRASÓNICOS

27. HUMIDIFICADOR
Humidificador
Meditec HealthCare®
4201102020
• Presentación: Envase Individual y
estéril
• Material: PVC Grado medico
Características:
• Modelo HP-3001
• Líneas de nivel máximo y mínimo.
• Capacidad máxima 600cc aprox.

28. El lápiz de preservación permite rociar vapor directamente en el área determinada y a
la temperatura deseada. Es una gran herramienta para remover adhesivos de origen
animal, cinta adhesiva, etiquetas, separadores y manchas de papeles y textiles. Esta
diseñado con una ingeniería para utilizarse con humidificadores ultrasónicos, el vapor
frío producido por el humidificador es calentado al conectar el lápiz a una manguera
ensamblada.
LáPIz DE vAPOR PEL®

29. TERMÓMETRO
Un termómetro es un instrumento que sirve para medir la
temperatura, basado en el efecto que un cambio de
temperatura produce en algunas propiedades físicas
observables y en el hecho de que dos sistemas a diferentes
temperaturas puestos en contacto térmico tienden a igualar
sus temperaturas.

30. TERMÓMETRO DE vIDRIO
TIPOS DE TERMÓMETROS
Estructura principal: líquido de sensibilidad de temperatura,
válvula de temperatura sensible, tubo de vidrio, tubo capilar y
marcas de medidas

31. TERMÓMETRO DURANTEMP

32. RADIOLOggER
Sensor de temperatura
Sensor: Termostato de precisión
Rango: 0º a 65º C
Precisión: +/-0.1º C
Resolución: 0.1º C
Sensor de humedad
Sensor: Polimero de capacidad
Rango: 0-100% RH sin
condensaciones
Precisión: +/-2%
Resolución: 0.1% RH
El ML4106 forma parte de la gama avanzada de radio transmisores de
humedad y temperatura. Permiten una monitorización sin cables, con
señal de alarmas en tiempo real, y análisis histórico de datos.

33. DATALOggERS
Temperatura:
Rango: 0°C a 50°C
Resolución: 0.5 °C
Exactitud: + 1°C
Humedad:
Rango: 0% a 100% HR
Resolución: 0.5%HR
Exactitud: + 3%HR
Pantalla: Cristal líquido
Conexión: interfase USB
Software de control compatible con Windows
CD Software de control.
Almacenamiento de datos: 15000 lecturas de Temperatura y
15000 lecturas de Humedad
Certificado de calibración trazable a patrón primario.
TEMPERATURA y HUMEDAD

34. HIgRÓMETRO
El higrómetro multifunción medioambiental 4 en 1 reúne un
medidor de nivel sonoro, un medidor de luz, un medidor de
humedad y un medidor de temperatura.

35. Especificaciones técnicas
Medidor de nivel sonoro
Rango A/C Lo (low) 35...100 dB
A/C Hi (high) 65...130 dB
Resolución 0,1 dB
Rango de frecuencia 30 Hz...10 kHz
Valoración de frecuencia valoración A + C
Valoración temporal rápida
Precisión ± 3,5 dB
para 94 dB nivel sonoro,
1kHz señal sinoidal
Micrófono micrófono condensador
eléctrico
Precisión ± 3 % según JISdB(A)
estándar

36. MEDIDOR DE LUZ
Rangos de medición 20 / 200 / 2.000 /
20.000 lux
(20.000 rango lux =
indicador x 10)
Superación de rango "1" en la posición de
más valor
(el rango de medición
se selecciona una
posición más alto)
Precisión ± 5 % del valor de
medición + 2 dígitos
Sucesión de medición ± 2 %
Característica de
temperatura
±0,1 % / °C
Sensor fotodiodo de silicio
con filtro

37. Medidor de humedad
Rango de
medición
25...95 % H.r.
Resolución 0,1 %
Precisión ± 5 %
Medidor de temperatura
Rango de medición -20...+200 °C /
-20...+750 °C
Resolución 0,1°C / 1°C
Precisión ±3 % del valor de
medición ±2 °C
(-20...+200 ºC)
± 3,5 % del valor de
medición ± 2 °C
(-20...+750 °C)

38. - Punto láser extra claro
- Fácil manejo
- Alta precisión
- Sólida carcasa
- Alta resolución óptica
- Relación 50:1
- Alto rango de medición hasta + 1000 °C
- Pantalla con iluminación de fondo
- Data Hold para memoria rápida de los
valores de medición
- Fija el valor mínimo, máximo, medio y
diferencial de una serie de medición
- Mantiene el valor límite de alarma ("superior"
e "inferior" / "high" y "low")
- Posibilidad de calibración ISO opcional
PIRÓMETRO:
Los pirómetros se utilizan para medir temperaturas
elevadas.

39. ExTInTOREs
Es un artefacto que sirve para apagar fuegos. Consiste en un recipiente
metálico (bombona o cilindro de acero) que contiene un agente
extintor a presión, de modo que al abrir una válvula el agente sale por
una tobera que se debe dirigir a la base del fuego. Generalmente
tienen un dispositivo para prevención de activado accidental, el cual
debe ser deshabilitado antes de emplear el artefacto.

40. PaRTEs dEl ExTInTOREs

41. TIPOs dE fuEgOs y ExTInTOREs

42. CaRaCTERÍsTICas dE lOs
ExTInTOREs
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Características:
1. Extintor de polvo químico seco ABC de
10 lb. de presurización directa.
2. Modelo 10-A,
3. Potencial de Efectividad 4 A, 40 B: C
- UL. Con un rango efectivo de 3.5 – 5 metros

43. Diseñadas para conservación de archivos elaboradas en cartón
doble corrugado, tipo Kraft.
EsPECIfICaCIOnEs TéCnICas
- Calibre S 7. Tapa superior.
- Logo impreso a una tinta.
- Sistema de ensamble a base de pliegues sin
adhesivo o pegante: troqueladas.
- Perforaciones (2) para agarre.
- Alta resistencia.
Dimensiones Base 40x30x 26 cm.
Caja x 300

44. Caja x 200
Diseñadas para conservar archivos elaboradas en cartón doble
corrugado
EsPECIfICaCIOnEs TéCnICas
- Calibre S 7. Alta resistencia.
- Sistema de ensamble a base de pliegues sin
adhesivo o pegante: troqueladas.
- Abertura de tapa frontal estilo nevera.
- Logo impreso a una tinta.
Dimensiones 40x20x 26 cm.

45. •Especificaciones Técnicas
-Calibre de cartón 300, 600, ó 900
grs/m2 según sus necesidades.
-Material estable desacidificado. PH
Neutro.
-Plastificado exterior opcional (según
requerimientos).
Dimensiones 34,5 x 24,5 cm.
CaRPETa

46. El cartón debe contar con un recubrimiento interno constituido por una
película transparente de material inerte con base en ceras neutras,
películas polimétricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película
debe ser químicamente estable, con PH neutro (PH=7) debe ser insoluble
al agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencias
sobre los documentos.
RECOMEndaCIOnEs dE Caja y
CaRPETas

47. COnClusIÓn
Luego de haber realizado este trabajo de conservación de los
documentos en un deposito de archivo y analizar las normas que
se pueden aplicar para la conservación de los mismos, puedo
llegar a la conclusión que hay que tener mucho cuidado con la
protección de los documentos, protegerlos de los organismos
vivos entre los que encontramos plagas e insectos que pueden
dañar la integridad del documento y contra el vandalismo ya
que los documentos son la memoria de una institución y sirven
de testimonio para el desarrollo de alguna actividad o proceso.

48.  Archivo General de la Nación
 http://wwwconservatusdocumentos.blogspot.com/
 http://es.slideshare.net/davidgadir/preservacin-y-
conservacin-de-documentos
BIBlIOgRafÍa