Contiene información general sobre el proceso de auditoria

14. Fases o Etapas de la Auditoria Interna Planificación Ejecución Presentación de informes Seguimiento Técnicas de auditorias

17. El programa de auditoria interna Técnicas de auditorias PROCESO DOCUMENTOS EN REFENCIA AUDITADO AUDITOR FECHA DE LA AUDITORIA ELEMENTO DE LA NORMA PROCESOS DE LA DIRECCIÓN - Planificación de la Calidad - Despliegue de política y objetivos de - Revisión por la dirección - Mejora continua Medición de la satisfacción del cliente PD1 Procedimiento para la planificación PD2 Procedimiento para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad Gerente General *Gerente Ingeniería *Gerente Comercial *Gerente Recursos Humanos *Gerente Producción *Gerente Administrativo Rosa Rosales 1ª semana de julio 4.1 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 8.1 8.2.1 8.4

28. .... Lista de verificación Técnicas de auditorias HOJA DE VERIFICACIÓN AUDITOR PRINCIPAL < AÑO > CICLO DE AUDITORIAS No ___ < FECHA > AUDITADOS AUDITORES ALCANCE PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO HALLAZGOS DE AUDITORIA RESPONSABLE HOJA __ DE __

29. Ejecución Técnicas de auditorias

31. 1 . Presentación de los auditores 2. Recordar objetivo y alcance de auditoria 3. Explicar la metodología para desarrollar la auditoria 4. Confirmar asignación de recursos 5. Resolver posibles dudas de los auditados 6. Acordar la reunión de cierre 7. Aclarar el proceso de presentación del informe 8. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial 9. Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad La reunión de apertura Técnicas de auditorias

32. La auditoria se realiza usando como referencia la lista de chequeo, los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan. Los auditores registran sus observaciones y recogen EVIDENCIA OBJETIVA Técnicas de auditorias “ Información que se puede comprobar que es verdadera basada en hechos, obtenidos a través de la observación Medición, ensayo u otros medios” ISO 9000

38. Cerradas suministran información puntual : un responsable, una fecha, un lugar SI / NO Tipos de preguntas de auditoria Técnicas de auditorias

39. Abiertas Permiten obtener descripciones de procesos o actividades Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria

40. Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria TIPO DE PREGUNTA TIPO DE RESPUESTA RESULTADO Qué Porqué Donde Abierta Abren la conversación Qué Cuándo Cerrada Cierran el tema Lo que usted quiere decir es... Confirmación Concretan resultados

42. Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias

43. Tipos de Hallazgos No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado Observación Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de calidad. Técnicas de auditorias

44. Tipos de no conformidades Mayor a. Falla en documentar una cláusula de la norma/ sistema contra el cual se realiza la auditoria b. Falla en la aplicación de uno de los requerimientos de la Norma/ Sistema Técnicas de auditorias

45. HAY, SIN EMBARGO, OCASIONES CUANDO UN NÚMERO SUFICIENTE DE NO CONFORMIDADES MENORES, CONTRA UN REQUERIMIENTO PARTICULAR, PUEDE SER CONSIDERADO COMO UNA NO CONFORMIDAD MAYOR Menor a. Una simple falta contra los requerimientos Técnicas de auditorias

50. Una No Conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa a la calidad. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del Sistema PROCESO DE REDACTAR NO CONFORMIDADES Técnicas de auditorias

53. Tendencia a escribir no conformidades largas El cuarto que simula las condiciones de operación del sistema real que se tiene implementado en la práctica, es mantenido bajo condiciones controladas de temperatura con un termómetro que fue calibrado el 1 de enero de 2001 hasta una temperatura de 20°C en tanto que las condiciones ambientales superan este valor con un promedio estándar de 25°C, lo cual indica un error en el concepto de calibración de equipos contraviniendo el requisito 3.1 del procedimiento PRC12 Técnicas de auditorias PROPUESTA: Se encontró calibrado en un rango menor al promedio de trabajo, el termómetro que mide las condiciones de temperatura del cuarto que simula las condiciones reales de operación del sistema, lo cual contraviene el requisito 3.1 del documento PRC 12

54. El plan de calidad de inspección y ensayos finales requiere que el 100% de los servicios prestados por los contratistas de mano de obra sean verificados telefónicamente; los requisitos de inspección de instalaciones exigen una muestra aleatoria del 15% sin embargo se han aceptado valores de 5, 8 y 10% No conformidades con enfoque disperso o incoherente Técnicas de auditorias PROPUESTA: El plan de calidad de inspección y ensayos finales, PL 005 IE, exige una muestra aleatoria del 15% para el caso de las instalaciones; sin embargo se han aceptado valores de 5; 8 y 10%.

55. EXPRESIÓN DE OPINIONES No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo cual muchos de los problemas del área de servicio al cliente pudieron originarse por esta causa. Lo anterior incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento. CONSECUENCIAS: Se expresan opiniones personales Se están suponiendo situaciones No hay evidencia objetiva en las suposiciones Técnicas de auditorias

56. PROPUESTA No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo cual se incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento EXPRESIÓN DE OPINIONES Técnicas de auditorias

57. No conformidades dudosas vagas o triviales La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoria QF 1916-1, no está de acuerdo con los requisitos de ISO 9001/2000 CONSECUENCIAS: No es precisa No se puede tomar acción frente a esta Descripción Técnicas de auditorias

58. La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoria QF 1916-1, fue realizada por el director de esta área, incumpliendo el requisito de imparcialidad exigido por la cláusula 8.2.2 de la Norma ISO 9001/2000. PROPUESTA Técnicas de auditorias No conformidades dudosas vagas o triviales

59. Repetición de las mismas o similares no conformidades Se encontró que el procedimiento PMV-001 del área comercial tenía versión 2 en el listado maestro y el que se está usando es la versión 1 Las instrucciones I 005 e I 006 utilizadas en control de calidad tienen versión 3 y 4 respectivamente, en el listado maestro se presenta la versión 6 El plan de calidad para el proyecto de la zona del sur PS001 tiene fecha de aprobación el 5 febrero de 2.004 y version 1y en el listado maestro se le indica a ese documento la fecha de aprobación del 25 de abril de 2.004y version 3 Técnicas de auditorias

60. CONSECUENCIAS: No agrega valor el hecho de repetir Nc alarga los informes Se encontraron en uso documentos del área comercial (PMV001), control de calidad (I005, I006) y de gerencia (PS001) cuyas actualizaciones no corresponden a las versiones vigentes presentadas en el Listado Maestro contraviniendo el requisito 4.2.3 de la Norma ISO 9001/2000 PROPUESTA Técnicas de auditorias Repetición de las mismas o similares no conformidades

63. Presentación de informes Técnicas de auditorias

64. ... El reporte de no conformidades responsabilidad del auditor responsabilidad del auditado Técnicas de auditorias REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS AUDITOR PRINCIPAL < AÑO > CICLO DE AUDITORIAS No ___ < FECHA > AUDITADOS HOJA 1 DE 2 SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE AUDITORES OBS NC CRITICIDAD REFERENCIAL DESCRIPCIÓN A D POSIBLES CAUSAS 1 1 2 3 4 5 2 3 4 5

65. ... El reporte de no conformidades responsabilidad del auditado responsabilidad del auditor Técnicas de auditorias REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA HOJA 2 DE 2 SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE RESPONSABLE FECHA LIMITE 1 2 3 4 5 FIRMA(S) AUDITADO(S) FIRMA(S) AUDITOR(ES) SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS 1 2 3 4 5 FECHA A C A : ABIERTA / C : CERRADA FIRMA(S) AUDITOR(ES)

67. Posible contenido Un máximo de tres páginas resumiendo Fortalezas Oportunidades de mejora Detalle de las no conformidades y observaciones Técnicas de auditorias

68. Se puede anexar o reemplazar con El plan de auditoria (opcional) Los reportes de no conformidades y acciones correctivas Posible Contenido Técnicas de auditorias

70. Seguimiento Técnicas de auditorias

73. Documentación Elaboración / modificación física Difusión del documento Distribución / ubicación de copias Actualización lista de control Identificación de obsoletos Grado de aplicación práctica Eficacia de acción correctiva Técnicas de auditorias

74. Aplicación de disposiciones Cumplimiento de acciones Consistencia de acciones frente al documento Verificar registros asociados Verificar áreas relacionadas Aplicación frente a fecha de auditoria Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva

75. Entrenamiento Programación del entrenamiento Suministro del entrenamiento Cumplimiento del programa propuesto Aspectos / temas cubiertos Intensidad (horas / personas) Verificación aleatoria en campo Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva

76. Dispositivos de seguimiento y medición Mecanismo de solicitud, compra e ingreso Inclusión en el inventario Asignación de responsabilidades para calibración Preparación / adecuación de rutinas de calibración Definición de frecuencia de calibración Preparación de instrucciones para uso del equipo o entrenamiento del personal asignado a calibración Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva

77. Adecuación de áreas físicas Actualización de la distribución en planta Mecanismo empleado para definir ubicación Asignación de responsabilidades para el control de productos almacenados Definición de métodos para el manejo de producto Definición de métodos para el almacenamiento de producto Establecimiento de procedimientos para recepción desde y despacho hacia Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva

78. La evaluación de desempeño del auditor Puede realizarse mediante talleres o casos que presenten situaciones reales de la organización seguimiento por especialistas externos encuestas diligenciadas por el auditado y/o el auditor principal auditorias monitoreadas por auditores internos mas competentes una combinación de las anteriores Técnicas de auditorias

79. Resumen de Auditoria Interna 1 Sitio / Área Preparación Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Auditoria RNC ? Levante el RNC. Acción correctiva 1 Reunión de Cierre Reporte Seguimiento Levante NC. Fin Informe al Gerente Sepa que hace el área. Establezca fecha y tiempo. Auditoria de Suficiencia Manual Procedimientos Registros Auditoria de Cumplimiento SI NO Presente los hechos Plan de auditoria Acuerde los hechos

80. Los Informes para la Revisión Gerencial Técnicas de auditorias

82. . . . tablas resumen Técnicas de auditorias COMPAÑIA ABC REPORTE DE ESTADO DE AUDITORIAS MES AREA 1 / SECCIÓN 1 AREA 2 / SECCIÓN 2 AREA 3 / SECCIÓN 3 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO NO AUDITADA ABIERTA NO SATISFACTORIO JUNIO CERRADA SECCION DE AUDITORIA DIA / MES / AÑO

83. ....Gráficos Técnicas de auditorias

85. Análisis de la norma ISO 9001/2000 TALLERES 5 AL 8 TIEMPO ESTIMADO: 60 Minutos