Gestion de proyectos basados en el Pmbok

1. PROJECT MANAGEMENT
Ing. Iver Claros Ascui
Basado en el PMBOK de PMI
Project Management Body of
Knowledge

2. ¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado
único.
Por ejemplo, los edificios de oficinas son
construidos con materiales idénticos o similares, o por
el mismo equipo, pero cada ubicación
es única: con un diseño diferente, en circunstancias
diferentes, por contratistas diferentes,
etcétera.

3. La dirección de proyectos es la aplicación
de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades
del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
Qué es la dirección de proyectos?

4. Se logra mediante la aplicación e
integración adecuadas de 5 grupos de
procesos.
• Iniciación,
• Planificación,
• Ejecución,
• Seguimiento y Control, y
• Cierre.
Dirección de proyectos

5. Dirigir un proyecto por lo general implica:
Identificar requisitos
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados según se planifica y
efectúa el proyecto
Equilibrar las restricciones contrapuestas del
proyecto que se relacionan, entre otros aspectos,
con: alcance, calidad, cronograma, presupuesto,
recursos y riesgo
Dirección de proyectos

6.  Un programa se define como un grupo de
proyectos relacionados administrados de forma
coordinada para obtener beneficios y control, que
no se obtendrían si se gestionaran en forma
individual.
 Un proyecto puede o no formar parte de un
programa, pero un programa incluye siempre
proyectos.
Programa

7.  La dirección de programas se define como la
dirección coordinada y centralizada de un conjunto
de proyectos para lograr los objetivos y beneficios
estratégicos de la organización.
 La dirección de programas se centra en las
interdependencias entre los proyectos y ayuda a
determinar el enfoque óptimo para gestionarlas.
Dirección de programas

8.  El término portafolio se refiere a un conjunto de
proyectos o programas y otros trabajos que se
agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo
para cumplir con los objetivos estratégicos del
negocio.
 Los proyectos o programas del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni están
directamente relacionados.
Portafolio

9.  La gestión del portafolio se refiere a la gestión
centralizada de uno o más portafolios, que incluye
identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y
controlar proyectos, programas y otros trabajos
relacionados para alcanzar los objetivos específicos y
estratégicos del negocio.
Gestión del Portafolio

10.  A menudo, los proyectos se utilizan como el
medio para cumplir con el plan estratégico de
una organización.
 Los proyectos se autorizan como resultado de
demanda del mercado, oportunidad estratégica,
solicitud de un cliente, adelantos tecnológicos,
requisitos legales, etc.
Proyectos y planificación
estratégica

11. Una oficina de dirección de proyectos es un
cuerpo o entidad dentro de una organización
que tiene varias responsabilidades asignadas
con relación a la dirección centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdicción.
Oficina de dirección de proyectos

12. El director del proyecto se concentra en los
objetivos específicos del proyecto, mientras que
esta oficina gestiona cambios importantes relativos
al alcance del programa que pueden considerarse
oportunidades potenciales de alcanzar mejor los
objetivos de negocio.
Directores de proyecto y Oficina
de dirección de proyectos

13. El director del proyecto controla los recursos
asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los
objetivos; por su parte, la oficina de dirección de
proyectos optimiza el uso de los recursos de la
organización que son compartidos entre todos los
proyectos.
Directores de proyecto y Oficina
de dirección de proyectos

14. El director del proyecto gestiona las restricciones
(alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras)
de los proyectos individuales, mientras que la
oficina de dirección de proyectos gestiona las
metodologías, normas, oportunidad/riesgo global
e interdependencias entre proyectos a nivel
empresarial.
Directores de proyecto y Oficina
de dirección de proyectos

15. Las operaciones son una función de la
organización que se efectúa permanentemente,
con actividades que generan un mismo producto o
proveen un servicio.
Ejemplo: operaciones de producción, operaciones
de fabricación y operaciones de contabilidad.
Dirección de proyectos y gestión
de las operaciones

16.  El director del proyecto es la persona asignada
por la organización ejecutante para alcanzar los
objetivos del proyecto.
 El rol del director del proyecto es diferente del de
un gerente funcional o del de un gerente de
operaciones.
Director de proyecto

17. Según la estructura de la organización, el director del
proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente
funcional. En otros casos, el director del proyecto puede
formar parte de un grupo de varios directores de proyecto
que rinden cuentas a un director del programa o del
portafolio, quien en última instancia es el responsable de
los proyectos de toda la empresa.
Director de proyecto

18. CICLO DE VIDAD DEL PROYECTO
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del
mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones
superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por
las necesidades de gestión y control de la organización .
Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final
definidos, los entregables específicos y las actividades
que se llevan a cabo entre éstos variarán ampliamente de
acuerdo con el proyecto.

19. Los proyectos varían en tamaño y complejidad.
Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o
grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden
configurarse dentro de la siguiente estructura del
ciclo de vida
• inicio,
• organización y preparación,
• ejecución del trabajo y
• cierre.
Ciclo de vida del proyecto

20. Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio
del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el
trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al
cierre.

21. La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la
incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores
disminuyen durante la vida del proyecto.

22. El costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar
sustancialmente según el proyecto se acerca a su fin.

23. ∗ Las fases del proyecto son divisiones dentro del
mismo proyecto, donde es necesario ejercer un
control adicional para gestionar eficazmente la
conclusión de un entregable mayor.
∗ Las fases del proyecto suelen completarse de manera
secuencial, pero en determinadas situaciones de un
proyecto pueden superponerse.
Fases del proyecto

24. ∗ La estructuración en fases permite la división del
proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su
dirección, planificación y control.
∗ El número de fases y el grado de control aplicado
dependen del tamaño, la complejidad y el impacto
potencial del proyecto.
Fases del proyecto

25. ∗ Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina
con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo
producido como el entregable de la fase.
∗ La terminación de una fase representa un punto natural para re-
evaluar el esfuerzo en curso y en caso de ser necesario, para
cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se conocen como
salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisión,
puertas de etapa o puntos de cancelación.
∗ Cada fase se inicia formalmente con la especificación de lo que
se permite y se espera de la misma.
Características de las Fases

26. Existen tres tipos básicos de relaciones entre fases:
∗ relación secuencial
∗ relación de superposición
∗ relación iterativa
Relaciones entre fases

27. ∗ Una relación secuencial, donde una fase sólo puede
iniciarse una vez que se completa la fase anterior.
∗ La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la
incertidumbre, pero puede eliminar las opciones de
acortar el cronograma.
Relacione Secuencial

28. ∗ Una fase se inicia antes de que finalice la anterior
∗ Esto puede aplicarse algunas veces como un ejemplo
de la técnica de compresión del cronograma,
conocida como ejecución rápida.
Relación de superposición

29. ∗ En un momento dado sólo se planifica una fase y la
planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan
el trabajo y los entregables de la fase actual.
∗ Este enfoque es útil en ambientes muy poco definidos,
inciertos o que cambian rápidamente, tales como el de
una investigación, pero pueden reducir la posibilidad de
proporcionar una planificación a largo plazo.
Relación iterativa

30. ∗ Las organizaciones realizan trabajos con el propósito de
alcanzar una serie de objetivos. En muchas organizaciones,
el trabajo puede clasificarse como proyecto u operaciones.
∗ Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en
que las operaciones son continuas y producen servicios,
resultados o productos repetitivos.
∗ Los proyectos son temporales y tienen un final.
∗ Por el contrario, las operaciones son continuas y sostienen
la organización a lo largo del tiempo.
Proyectos vs. Trabajo operativo

31. ∗ Los interesados son personas u organizaciones (por
ejemplo, clientes, patrocinadores, la organización
ejecutante o el público), que participan activamente en
el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados
positiva o negativamente por la ejecución o terminación
del proyecto.
∗ Los interesados también pueden ejercer influencia sobre
el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.
Interesados

32. Interesados

33. ∗ Resulta crucial identificar a los interesados y comprender su
grado relativo de influencia en un proyecto. No hacerlo puede
prolongar la duración y elevar sustancialmente los costos del
proyecto. Un ejemplo es el reconocimiento tardío de que el
departamento legal es un interesado significativo, lo cual trae
como resultado retrasos y un incremento en los gastos,
debido a los requisitos legales.
Interesados

34. ∗ Para los interesados, un proyecto puede tener resultados
tanto positivos como negativos.
∗ Algunos interesados se benefician con el éxito de un
proyecto, mientras que otros perciben resultados
negativos como consecuencia del éxito del proyecto.
∗ Los intereses de los interesados negativos se verán mejor
atendidos si impiden el avance del proyecto.
Interesados

35. ∗ Los activos de procesos también abarcan las bases de
conocimiento de la organización, como las lecciones
aprendidas y la información histórica. Los activos de
los procesos de la organización pueden incluir
cronogramas completados, datos sobre riesgos y
datos sobre el valor ganado.
Activos de los procesos de la
organización

36. Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en
cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos
de la Dirección de Proyectos
• Grupo del Proceso de Iniciación.
• Grupo del Proceso de Planificación.
• Grupo del Proceso de Ejecución.
• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.
• Grupo del Proceso de Cierre.
Procesos de la Dirección
de Proyectos

37. El Grupo del Proceso de Iniciación está compuesto por aquellos
procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva
fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Los procesos de iniciación pueden ser realizados por procesos de
la organización, del programa o del portafolio .
Se identifican los interesados internos y externos que van a
interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global
del proyecto. Si aún no fue nombrado, se seleccionará el director
del proyecto.
Grupo del Proceso de Iniciación

38.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso que
consiste en desarrollar un documento que autoriza
formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los
requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados.
 Identificar a los Interesados
Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que
reciben el impacto del proyecto, y en documentar información
relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el
éxito del proyecto.
Grupo del Proceso de Iniciación

39.  Los procesos de planificación desarrollan el plan para la
dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se
utilizarán para llevarlo a cabo.
 El plan para la dirección del proyecto y los documentos del
proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos
de planificación, explorarán todos los aspectos del alcance,
tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y
adquisiciones.
Grupo del Proceso de
Planificación

40. 1. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
2. Recopilar Requisitos
3. Definir el Alcance
4. Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
5. Definir las Actividades
6. Secuenciar las Actividades
7. Estimar los Recursos de las Actividades
8. Estimar la Duración de las Actividades
9. Desarrollar el Cronograma
10. Estimar Costos
Grupo del Proceso de
Planificación

41. 11. Determinar el Presupuesto
12. Planificar la Calidad
13. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
14. Planificar las Comunicaciones
15. Planificar la Gestión de Riesgos
16. Identificar Riesgos
17. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
18. Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
19. Planificar la Respuesta a los Riesgos
20. Planificar las Adquisiciones
Grupo del Proceso de
Planificación

42.  El Grupo del Proceso de Ejecución está compuesto
por aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del
mismo.
 Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará
en la realización de los procesos del grupo de
procesos de ejecución.
Grupo del Proceso de Ejecución

43. 1. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
2. Realizar Aseguramiento de Calidad
3. Adquirir el Equipo del Proyecto
4. Desarrollar el Equipo del Proyecto
5. Dirigir el Equipo del Proyecto
6. Distribuir la Información
7. Gestionar las Expectativas de los Interesados
8. Efectuar Adquisiciones

44.  El grupo del Proceso de Seguimiento y Control está
compuesto por aquellos procesos requeridos para
supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño
del proyecto, para identificar áreas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes.
 Este seguimiento continuo proporciona al equipo del
proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y
permite identificar las áreas que requieren más atención.
Grupo del Proceso de
Seguimiento y Control

45. ∗ Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto
∗ Realizar Control Integrado de Cambios
∗ Verificar el Alcance
∗ Controlar el Alcance
∗ Controlar el Cronograma
∗ Controlar Costos
∗ Realizar Control de Calidad
∗ Informar el Desempeño
∗ Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos
∗ Administrar las Adquisiciones
Grupo del Proceso de
Seguimiento y Control

46. El Grupo del Proceso del Cierre está compuesto por aquellos
procesos realizados para finalizar todas las actividades a través
de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a
fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u
otras obligaciones contractuales.
Verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro
de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una
fase del mismo.
Grupo del Proceso de Cierre

47.  Obtener la aceptación del cliente o del patrocinador,
 Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la
 finalización de una fase.
 Registrar los impactos de la adaptación a un proceso
 Documentar las lecciones aprendidas
 Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en
el sistema de información para la dirección de proyectos
para ser utilizados como datos históricos
 cerrar las adquisiciones.
Grupo del Proceso de Cierre

48. 1. Cerrar el Proyecto o Fase
2. Cerrar las Adquisiciones
Grupo del Proceso de Cierre

49. Gestión de la Integración del Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto
Gestión del Tiempo del Proyecto
Gestión de los Costos del Proyecto
Gestión de la Calidad del Proyecto
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Gestión de los Riesgos del Proyecto
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Las Áreas de Conocimiento de la
Dirección de Proyectos