1. PRINSIP AMAI
PELATIHAN AUDITOR AMAI UNDIKSHA
I WAYAN REDHANA
UNIT JAMINAN MUTU
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
Disampaikan pada Pelatihan Auditor Unidksha tanggal 12 Agustus 2013
3. Mengapa kita melakukan audit
UU No. 20 th 2003 ttg sisdiknas
• Pasal 1 ayat 21
– Evaluasi pendidikan adalah kegiatan pengendalian,
penjaminan dan penetapan mutu pendidikan…dst
sebagai bentuk pertanggungjawaban
penyelenggaraan pendidikan.
• Pasal 57 ayat 2
– Evaluasi peserta didik, satuan pendidikan, dan
program pendidikan dilakukan secara
berkala……untuk menilai pencapaian standar
nasional.
4. PP No. 19 Th 2005 tentang standar
nasional pendidikan
• Pasal 2 ayat 1
–Untuk penjaminan mutu dan
pengendalian mutu pendidikan sesuai
dengan standar nasional pendidikan
dilakukan evaluasi, akreditasi,
sertifikasi.
5. Standar mutu
• Standar isi
• Standar proses
• Standar kompetensi lulusan
• Standar pendidik dan tenaga kependidikan
• Standar sarana dan prasarana
• Standar pengelolaan
• Standar pembiayaan
• Standar penilaian pendidikan
• Standar penelitian dan publikasi
• Standar pengabdian kepada masyarakat
• Standar kerjasama
7. Audit
• Pengertian audit: proses sistematik, independen
dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk
menentukan sampai sejauh mana kriteria audit
dipenuhi.
• Bukti audit: rekaman, pernyataan mengenai
fakta atau informasi lain yang terkait dengan
kriteria audit dan dapat diverifikasi.
• Kriteria audit: seperangkat kebijakan, prosedur,
standar, atau persyaratan.
8. AMAI
• Audit Mutu:
–Suatu pemeriksaan yang sistematis dan
independen untuk menentukan apakah
kegiatan menjaga mutu serta hasilnya
telah dilaksanakan secara efektif sesuai
dengan rencana yang ditetapkan untuk
mencapai tujuan
9. Tujuan AMAI
• Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-
unsur sistem mutu dengan standar yang telah
ditentukan;
• Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang
telah ditentukan;
• Menemukan akar penyebab dari suatu
ketidaksesuaian yang ada;
• Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-
langkah peningkatan mutu;
• Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu;
• Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan
10. Kegunaan AMAI
• Menjamin sistem mutu telah berjalan
• Memperoleh materi nyata bahan-bahan
tinjauan manajemen untuk membuat
keputusan mutu
• Upaya peningkatan mutu
• Sokoguru pengembangan institusi
• Menilai kesiapan terhadap audit eksternal
• Memenuhi persyaratan pelanggan
11. Fokus AMAI
• Tridharma PT
–Pendidikan dan pengajaran
–Penelitian
–Pengabdian kepada masyarakat
12. Auditor : seorang yang memiliki
kualifikasi (kompetensi)
untuk menjalankan audit
mutu.
Teraudit : suatu organisasi yang diaudit,
disebut juga auditee.
Klien : seseorang atau organisasi
yang meminta audit.
13. Pelaksanaan audit
Penilaian Borang
• memeriksa kelengkapan borang
• memberikan penilaian sementara
terhadap isian borang
• mencatat berbagai informasi signifikan
untuk diklarifikasi kepada teraudit
Menghubungi Teraudit
• menghubungi teraudit membuat
kesepakatan waktu pelaksanaan audit
14. Kunjungan Lapangan
• Kunjungan lapangan dilakukan sesuai
dengan waktu yang telah disepakati.
• Dalam kunjungan lapangan tim auditor
harus melakukan pertemuan
pembukaan, pengecekan bukti fisik,
permohonan penjelasan, dan pertemuan
penutupan.
15. Pertemuan pembukaan
• menunjukkan surat tugas
• memperkenalkan anggota tim auditor
kepada pimpinan teraudit
• mengimformasikan tujuan audit
• menyampaikan ringkasan metode dan
prosedur yang digunakan dalam
melaksanakan audit
16. Pengecekan bukti fisik
–Mengecek kesesuaian informasi dalam
borang dengan bukti fisik/dokumen
penunjang.
–Melakukan pencatatan bila ada indikasi
yang mengarah kepada ketidaksesuaian.
–Meminta klarifikasi untuk kasus tertentu
yang mengarah kepada ketidaksesuaian.
–Melaksanakan audit sampai tuntas.
17. Analisis Data
• Tim auditor menelaah semua hasil audit
untuk menentukan adanya
ketidaksesuaian.
• Semua ketidaksesuaian dari hasil
pengamatan harus disepakati oleh ketua
tim auditor dan pimpinan teraudit.
18. Pertemuan Penutupan
• Tim auditor mengadakan pertemuan
penutupan dengan teraudit.
• Tim auditor menginkan formasidraft hasil
audit.
• Tim auditor dan teraudit
menandatangani draft hasil audit.
19. Pelaporan
Laporan hasil audit individual
• Laporan audit ini disiapkan oleh tim auditor.
• Laporan ini berisikan hasil penilaian borang
yang telah diverifikasi , hasil penyimpangan,
dan hasil analisis data.
• Laporan ditandatangani oleh tim auditor dan
pimpinan unit kerja teraudit.
• Laporan diserahkan dalam bentuk hardcopy 1
(satu) eksamplar dan softcopy ( 1 buah CD).
20. • Formulir laporan
–Judul kegiatan AMAI
–Latar belakang
–Tujuan dan lingkup AMAI
–Prosedur pelaksanaan AMAI
–Hasil (termasuk ketidaksesuaian)
–Hambatan pelaksanaan AMAI dan cara
mengatasinya
–Penutup (simpulan dan saran)
21. Laporan Hasil Audit Keseluruhan
• Laporan audit ini berisi hasil pelaksanaan
audit secara lengkap.
• Laporan audit berisi:
–Judul kegiatan AMAI
–Latar belakang
–Tujuan dan lingkup AMAI,
–Prosedur pelaksanaan AMAI
–Hasil
–Hambatan pelasanaan AMAI dan cara
mengatasinya.
–Penutup (Simpulan dan Saran)
22. Pendistribusian Laporan Audit
• Laporan audit didistribusikan kepada seluruh unit
kerja dan gugus kendali mutu ditingkat
fakultas/Pascasarjana/lembaga/unit/biro.
• Ketua UJM juga melaporkan hasil AMAI kepada
rektor bersamaan dengan capaian program dan
kegiatan UJM lainnya.
Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi
• Rektor/Dekan/Direktur/Ka Lembaga/Ka Unit/Ka
Biro memerintahkan teraudit untuk melakukan
perbaikan mutu sesuai dengan hasil AMAI.
23. Prinsip Melakukan Audit
• Kompetensi
• Sesuai kode etik
• Independen/mandiri
• Berdasarkan bukti
• Laporan audit jujur dan akurat
• Tuntutan ketelitian yang bersifat
profesional
• Auditor harus bijaksana dan tenang
24. Kode etik: Standar prilaku Auditor
• Integritas
–Bersikap jujur, objektif, cermat, bersungguh-
sungguh serta bertangung jawab dalam
melaksanakan tugas
–Memiliki integritas dan loyalitas tinggi
terhadap profesi, unit internal audit dan
organisasi
–Memperhatikan peraturan dan perundang-
undangan, menghindari kegiatan atau
perbuatan melawan hukum
25. • Objektif
–Tidak terlibat dalam kegiatan atau
suatu hubungan yang dapat
menimbulkan pertentangan
kepentingan dengan unit kerja
–Melaporkan semua haasil audit dengan
mengungkapkan kebenaran fakta
26. • Kerahasiaan
–Wajib berhati-hari dalam
menggunakan dan menjaga informasi
–Tidak menafaatkan informasi yang
diperoleh untuk kkepentingan atau
keuntungan pribadi
–Tidak mengungkapkan informasi tanpa
otoritas yang seharusnya
28. 1. Menunjukkan kinerja dan menggambarkan profil
auditor yang profesional.
2. Meningkatkan pengetahuan tentang sistem
penjaminan mutu.
4. Berupaya menjadi living example dan pelaksana
good practices.
5. Memahami tugas dan tanggung jawab sebagai
auditor.
6. Memahami manual prosedur mengaudit dengan
baik.
7. Melakukan koordinasi antaruditor sebelum
melakukan audit.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan Auditor
29. Etika Kunjungan Lapangan (Visitasi)
1. Datang tepat waktu dan menepati komitmen.
2. Menghindari konflik kepentingan.
3. Menghindari kesalahpahaman.
4. Menjaga kerahasiaan.
5. Mengenal standar budaya setempat dan berhati-
hati dalam berbicara.
6. Bertanya secara jelas.
7. Membuat catatan setiap pertemuan dan segera
memberikan evaluasi.
8. Mengelola informasi yang diterima secara
proporsional.
9. Menggunakan guideline sebagai acuan audit.
10.Konsisten dalam melakukan penilaian.
30. Kiat visitasi audit yang baik
• Jelaskan Maksud Diadakannya Visitasi
• Ajukan Pertanyaan yang Khusus Menyangkut Pokok
Persoalan
• Pembicaraan Harus Tetap Terarah Pada Fakta yang
Berhubungan dengan Maksud Visitasi
• Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Selama Visitasi
Berlangsung:
Upayakan Semua Informasi yang Diperlukan
Diperoleh Saat Visitasi
Buat Ikthisar Informasi yang Telah Diperoleh
Jangan Sampai Melebihi Batas Waktu
31. Auditor Tidak Diperbolehkan
1. Meminta layanan di luar proses audit.
2. Menerima hadiah.
3. Mengenakan pakaian yang kurang pantas (T-Shirt).
4. Memberi komentar di luar konteks/substansi yang
diaudit.
5. Memberikan janji-janji yang di luar kewenangan
auditor.
6. Menggunakan sebutan yang kurang pantas,
seperti ”kamu” kepada auditee.
7. Berdebat dalam diskusi dengan sikap ”bossy” dan
mendominasi sesi audit, atau terlalu pasif.
32. 8. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan
arogan.
9. Saling menyalahkan di antara auditor di depan
auditee.
10. Menyalahkan auditor yang melakukan audit
sebelumnya.
11. Menciptakan suasana underpressure dan tidak
kondusif bagi atmosfir diskusi.
12. Menunjukkan emosi negatif yang tampak dari
perilaku dan bahasa tubuh.
13. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan
lapangan tanpa alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
33. Dalam Visitasi,
Auditor sebaiknya tidak
Membuat opini, asumsi -asumsi awal
Membiarkan auditee mendikte audit
Berada ‘diluar jalur’.
Mengarahkan, ‘misleading’.
‘Terpaku’, bingung
Mengubah jadwal pertemuan secara sepihak.
Mempersingkat waktu pelaksanaan audit tanpa
alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Menjalankan tugas audit melebihi waktu yang
dialokasikan.
