Actividad 1 tarea planeación de los requerimientos de distribución

COLVAN Agencia de Aduanas S.A.S
Jair Bernal Moreno
Bogotá, Colombia
2015
Página 1
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Y
FUNCIONES DEL
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
INTERNACIÓNAL

COLVAN S.A.S
INDÍCE
Presentación……………………………………………………………………………..5
Capítulo I
1.1 Planteamiento del problema……………………………………………………8
1.2 Delimitación del problema………………………………………………………9
1.3 Objetivos de la Investigación…………………………………………………..10
1.4 Justificación……………………………………………………………………...11
1.5 Alcances………………………………………………………………………….12
Capítulo II
2.1 Tipo de investigación…………………………………………………………..14
2.2 Diseño de investigación……………………………………………………….14
2.3 Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos………………………..14
2.4 Bases para Propuesta del Departamento de Transporte…………………..16
Capítulo III
3.1 Misión del Departamento de Transporte…………………………………….19
3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento
de Transporte Internacional………………………………………………………..19
Capítulo IV
4.1 Información General del Departamento de Transporte Internacional……27
Página 2

COLVAN S.A.S
4.2 Descripción de los proceso realizados por el Departamento de
Transporte de Transporte……………………………………………………………..29
4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de
Transporte …………………………………………………………………………35
Conclusiones…………………………………………………………………………..40
Referencias…………………………………………………………………………….41
Anexos
1. Anexo I “Cuestionario Guía para establecer las funciones de los
empleados”……………………………………………………………………...43
2. Anexo II Diseño del Organigrama……………………………………………46
3. Anexo III Organigrama de COLVAN S.A.S ………………………………47
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COLVAN S.A.S
Presentación
Debido a la necesidad de la existencia de un manual que permita ejercer el control
de las funciones y procesos que surjan dentro del departamento de Transporte
Internacional; se prevé la creación de un manual de procedimientos, el cual,
permita determinar las funciones que se deriven de este, y así mismo, puedan ser
distribuidas de la manera más adecuada entre los funcionarios, es decir; el manual
constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional
del Departamento de Transporte Internacional de Colvan Agencia de Aduanas,
al proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los funcionarios administrativos que la
integran.
Por otra parte, una vez que las funciones son distribuidas entre los empleados, se
da la necesidad de crear también un manual de procedimientos que permitan
controlar los insumos y salidas que se deriven en el departamento.
Donde hay que tener en cuenta, que entre los elementos más eficaces para la
toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales de
procedimientos administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal,
proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las
unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de
ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los
esfuerzos de los empleados, para lograr la realización de las tareas que se le han
encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de
referencia para la instrucción del nuevo personal.
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COLVAN S.A.S
Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u
organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una
manera clara y sencilla.
De este modo, lo que se busca establecer en este proyecto, es que los
funcionarios tengan conocimiento de lo que pueden y no llevar a cabo dentro del
departamento; de igual forma, se busca lograr obtener la manera en que los
puestos de mayor rango o jerarquía de la empresa (Departamento Gerencial de la
empresa), al cual departamento de transporte internacional tiene que brindarle
resolución o respuesta de los procesos que se estén ejerciendo dentro de este,
puedan tener un mayor control de lo que se esté llevando a cabo.
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COLVAN S.A.S
CAPÍTULO I
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
SUMARIO:
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1.1 Planteamiento del problema.
1.2 Delimitación del problema.
1.3 Objetivos de la Investigación.
1.4 Justificación
1.5 Alcances

COLVAN S.A.S
Capítulo I
1. Planteamiento del Problema
COLVAN Agencia de Aduanas S.A es una empresa del sector privado que
brinda servicios y soluciones de Logística Internacional y Agencia de Aduanas
en el mercado nacional e internacional, brinda servicios como:
o Transporte aéreo
o Transporte marítimo
o Transporte terrestre (Centroamérica, México y
Panamá).
o Consolidación de carga
o Manejo de contenedores completos
o Seguimiento de los embarques hasta destino final.
o Seguro de Cargas
Actualmente se encuentra en proceso de expansión y para esto se ha creado el
Departamento de Transporte Internacional, el cual brinda servicios de
consolidación de carga (los primeros cuatro servicios indicados anteriormente).
Por ser de reciente creación este departamento no se encuentra debidamente
estructurado, lo cual, dificulta el desempeño de las labores de sus funcionarios
especialmente en el control de los procesos. Al no existir un manual que permita
controlar las funciones que ejercen cada uno de los empleados, del
departamento, así mismo, sobre los procesos derivados de estas funciones, no se
puede tener un control claro de todos los procesos.
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COLVAN Agencia De Aduanas S.A.S
Es por esto que surge la necesidad de crear un manual de puestos y un manual
de procedimientos que permitan a los funcionarios del departamento poder ejercer
sus funciones de la manera más adecuada.
1.2 Delimitación del Problema
El presente trabajo se refiere al Diseño de un Manual de puestos y un Manual de
Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de los procesos derivados
de las funciones del Departamento de Transporte Internacional; de la empresa
COLVAN Agencia de Aduanas, S.A, con la finalidad de llevar la secuencia lógica
de las actividades de los procedimientos.
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivos Generales:
Elaborar una propuesta de mejora del ámbito estructural del Departamento
de Transporte Internacional de COLVAN Agencia de Adunas S.A.
Aportar y/o reforzar las herramientas necesarias para la documentación,
implementación y mantenimiento de los manuales de puestos y manuales
de procedimientos administrativos.
Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas
de los procesos de transporte internacional de la empresa COLVAN
Agencias de Aduanas.
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COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S
1.3 Objetivos Específicos:
Identificar el nivel organizacional (puestos) del Departamento de Transporte
Internacional.
Diseñar un manual de puestos y funciones de los funcionarios que
conforman el Departamento de Transporte Internacional.
Establecer la relación entre estructura organizacional, cargo, puesto y
posición.
Identificar los
usos.
Diagnosticar
internacional,
componentes de una descripción de puesto y sus distintos
la situación actual del departamento de Transporte
en la empresa COLVAN Agencias de Aduanas, S.A.
Preparar el Diseño del manual de procedimientos administrativos de
entradas y salidas de los procesos del departamento de transporte
internacional, de la empresa COLVAN Agencias de Aduanas, S.A.
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COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.S
1.4 Justificación
Toda empresa posee gran variedad de cargos, y cada uno de ellos ofrece un
grado de dificultad y complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar
un manual de cargos o de puesto y un manual de procedimientos administrativos
para el correcto funcionamiento.
La importancia de un Manual de Puestos, es que, nos permite conocer al detalle
la distribución de funciones dentro de la organización, estableciendo con facilidad
QUIÉN hace QUÉ y CUÁNDO, y de esta forma determinar la cantidad de personal
realmente necesario y poder elegir y mantener a los mejores en la organización.
Tal conocimiento sólo es posible al mantener Manuales de Puestos bien
estructurados y actualizados.
La importancia de un manual de procedimientos administrativos, es que, a través
de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u
organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades
que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de
actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a
permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la
operatividad de la misma.
Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de entradas
y salidas de los procesos del departamento de transporte internacional, es que se
busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción y
despacho de los mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa.
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COLVAN Agencia De Aduanas, S.A.
Así mismo, para el departamento es indispensable, porque le permitirá contar con
una herramienta para obtener información rápida y oportuna, ya que con el mismo
se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de
los documentos de importación o exportación, permisos, etc., que se deriven del
proceso de transporte internacional.
Igualmente; para los funcionarios resulta beneficioso porque le permite mejorar
sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los
pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercancía, en el respectivo
medio de transporte.
De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantación de
este manual de procedimiento y puesto no surjan inconvenientes ni deficiencias
internas en el departamento. El cual también facilitará la información clara y
sencilla de las actividades a la hora de realizarlas.
1.6 Alcances
Este manual de funciones y de procedimientos va hacer creado con el objetivo de
ser aplicado en el Departamento de Transporte Internacional, de la empresa
COLVAN Agencia de Aduanas, de modo tal, que permita determinar y evaluar las
funciones laborales que se ejerzan en este departamento.
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CAPÍTULO II
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL
SUMARIO:
Página 12
2.1 Tipo de investigación.
2.2 Diseño de investigación.
2.3 Técnicas y/o instrumentos de
recolección de datos.
2.4 Bases para Propuesta del
Departamento Internacional de
Transporte.

Capítulo II
Marco Metodológico
2.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se aplico fue "Descriptivo", ya que se describe la
problemática presentada en el departamento de transporte internacional por la
carencia de un manual de puestos y un manual de procedimientos administrativos
de entradas y salidas de los procesos derivados de este para llegar a la
comprensión y entendimiento del mismo.
2.2 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
El diseño de esta investigación fue de campo; en vista de que se pudo recopilar
directamente la información detallada y exacta específicamente en el
departamento de transporte internacional por la falta de un manual de
procedimientos administrativos.
2.3 TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le
permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el
desarrollo del mismo.
De acuerdo a lo antes señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo del
siguiente Trabajo se basan en una investigación cualitativa de carácter relacional.
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Se toma en cuenta este enfoque para tratar de explicar y comprender el ámbito
interno y micro estructural del departamento.
Para la elaboración de este manual de procedimientos administrativos se va a
llegar a cabo una serie de investigación documental o recolección de información
de otras investigaciones relacionadas con el tema.
Así mismo, se llevara a cabo una investigación de campo, la cual, se basara en:
La técnica de entrevistas o cuestionarios:
Para la investigación se aplicó la técnica de cuestionario, la cual, se le aplico a
cada uno de los funcionarios del departamento de transporte internacional.
La observación directa:
Para este trabajo de investigación se aplicó la técnica de la observación directa ya
que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemática que
acarrea al departamento de transporte internacional, debido al hecho de la
carencia de un manual de procedimientos administrativos.
La entrevista no estructurada:
Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada en la empresa
COLVAN Agencia de Aduanas, S.A; en donde se llevaron a cabo conversaciones
abiertas con todo el personal interno que labora en el departamento. Esto con el
fin de conocer y estudiar la información obtenida y poder canalizar y detectar todo
lo referente a las entradas y salidas de los procesos de transporte internacional de
importación y exportación.
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2.4 Bases para la Propuesta del Departamento de Transporte
Internacional
Para la realización de la propuesta del departamento de Transporte Internacional,
es necesario visualizar dos etapas importantes:
A. Orden organizacional del departamento de Transporte Internacional.
B. Identificación de las funciones y tareas.
Esto con el fin de lograr recaudar la información necesaria para una correcta
elaboración del manual de procedimientos del departamento de Transporte
Internacional, así como, para su posible implementación en la empresa.
A. Orden organizacional del Departamento de Transporte Internacional:
Para llegar a cabo esta etapa, se realizara un análisis actualizado de las
actividades emprendidas por el departamento, así como, de su estructura
interna. Para ello se analizará la información recolectada a través de las
técnicas de entrevista, entrevista no estructurada y observación directa,
recurriendo para esta a la utilización del cuestionario como instrumento de
recolección de información, cual, tiene como objetivo, brindar la información
necesaria para la construcción del manual de procedimientos y al mismo
tiempo permitirá determinar el orden organizacional del departamento.
Una vez que se encuentre analizada la información recaudada a través del
instrumento de evaluación, se procederá a la elaboración del organigrama del
Departamento de Transporte Internacional.
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B. Identificación de las funciones y tareas:
Se busca diseñar un apartado que permita identificar y definir las funciones que
se desempeñen en el departamento de Transporte Internacional esto con el
objetivo de tener una mejor compresión de las funciones que realizan cada una
de los funcionarios del departamento:
1) Identificación del perfil del trabajador:
Debido a la falta de la existencia de un perfil escrito que permita una elección
adecuada del personal, así como, determinar cada puesto; de esta manera, se
busca llegar a cabo una correcta definición de los perfiles de los funcionarios
del departamento.
2) Caracterización Funcional:
Una vez que se establezca el perfil escrito para cada puesto, es necesario
clarificar las funciones que desempeñaran cada uno de los funcionarios del
departamento; esto con el fin de evitar que más de un funcionario realice la
misma función o dado el caso, que ninguno la realice; esto con el objetivo de
llegar a cabo de una mejor forma las labores del departamento.
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CAPÍTULO III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS y FUNCIONES
DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
INTERNACIONAL
SUMARIO:
Página 17
3.1Misión del Departamento de
Transporte Internacional.
3.2 Perfiles y funciones de los puestos
del Departamento de Transporte
Internacional.

COLVAL Agencia De Aduanas S.A.S
Capítulo III
Perfiles de los funcionarios que conforman el
Departamento
3.1 Misión del Departamento de Transporte Internacional:
Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las
actividades derivadas del departamento de transporte internacional de mercancía,
así como, la consolidación de las cargas, derivados de los contratos con
clientes que estén realizando una importación o exportación, como parte de
funciones de COLVAN Agencia de Aduanas.
los
las
3.2 Perfiles y funciones de los puestos del Departamento de
Transporte Internacional
3.2.1.1 Descripción del Puesto: Gerencia de Operación.
Nombre del funcionario: Natalia Quirós Ortiz
Jefe inmediato: Carlos Corrales Quirós
Departamento: Transporte Internacional
3.2.1.2 Perfil deseado del puesto
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Estudios-Grado académico Comercio Exterior, Negocios Nacionales
Idiomas Ingles
Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos de Computación
Experiencia Previa Dos años mínimo
Otras especificaciones Conocimientos de Exportación

3.2.1.4 Funciones Básicas del Puesto
a) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de
transporte y tipo de servicio (Exclusivo/ Consolidado).
b) Coordinación de cargas completas y consolidadas.
c) Cotización de Exportación / Importación y seguimiento de la misma.
d) Seguimiento a clientes, desde cotización hasta manejo de carga.
e) Proyección de consolidado para el fin de semana, tanto de Importación
como Exportación.
f) Coordinación en conjunto con el cliente y el departamento de
para futuros pedidos.
logística,
g) Supervisión de operaciones y logística.
h) Facturación y Liquidaciones.
i) Revisión de facturación y Liquidación.
j) Colaborar en la coordinación de consolidados el fines de semana.
k) Elaboración de documentos.
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3.2.2.1 Descripción del Puesto: Encargada de las operaciones
terrestre
del transporte
Nombre del funcionario: Novedy Valenciano Valverde
Jefe inmediato: Natalia Quirós Ortiz
Departamento de Transporte Internacional
a) Coordinación de recolección de
como consolidadas.
documentos y cargas, tanto exclusivas
b) Subcontratación de transportes terrestres, aéreos o marítimos para viajes
exclusivos o consolidados.
c) Realización y coordinación de despachos terrestres.
d) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de
transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).
e) Recepción y revisión de documentos por parte del cliente (Factura
comercial, Lista de empaque, Permisos de Importación, etc.).
Dinámica Agencia de Aduanas Página 20
Estudios-Grado académico Técnico en Transporte, Comercio Exterior
Idiomas Ingles
Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos Computación
Experiencia Previa Un año mínimo

f) Verificar si la mercancía requiere inspección de la DIAN
g) Elaboración de documentos de
recibido:
Exportación, tres juegos por documento
 Carta de Porte
 Manifiesto
 Bls
 Instrucciones de Embarque, etc.
 Digitación de documentos
 Declaraciones
 Declaración de Exportación
 Manifiestos de carga
i)
j)
Solicitud de Inspección, depósitos y autorizaciones
Pasar prealerta de embarque al cliente,
Solicitud de adelanto y saldo para choferes, despachos e instrucciones.
Recepción de documentos recibidos por el cliente en destino, para
facturación de servicios o transporte terrestre.
Facturación de servicios o transporte y liquidación de embarque.
Preparar las facturas para envío, adjuntar documentos de recibido por el
cliente y cualquier otro documento de soporte que el cliente solicite.
k)
l)
m)
o)
Página 21

3.2.3.1 Descripción del Puesto: Logística Marítima y Aérea, y apoya a la logística
Terrestre
Nombre del funcionario: Dariana Campos Castro
Jefe inmediato: Natalia Quirós Ortiz
Departamento de Transporte Internacional
Logística Terrestre:
a) Abrir recibo de expediente.
b) Elaboración de carta porte, manifiestos, DTI y preparación de despacho.
c) Solicitud de seguros de carga tanto de importación como exportación.
d) Seguimiento de los choferes desde cada frontera hasta las bodegas de los
clientes o almacén donde este.
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Estudios-Grado académico Comercio Exterior, Negocios Internacionales
Idiomas Ingles
Conocimientos Computacionales Conocimientos Básicos de computación
Experiencia Previa Dos años

e) Pasar status al cliente según el reporte del chofer.
f) Facturación
Marítimo y aéreo:
a) Recepción de solicitud por parte del cliente o vendedor, de unidad de
transporte y tipo de servicio (exclusivo/ consolidado).
b) Coordinar con los agentes en origen, para recepción de documentos y
seguimientos de la carga.
c) Coordinación con las navieras para colocaciones y arribo de contenedores
y carga suelta.
d) Elaborar y solicitar cotizaciones.
e) Coordinación con Agencia para cargas en tránsito.
f) Coordinación de pagos a la naviera y líneas aéreas.
g) Elaboración de documentos de Conocimientos de embarque (BL´s) y
Guías aéreas.
h) Digitación de documentos
Conocimientos de embarque y guías aéreas
Notas técnicas
Declaraciones de Exportación o Importación
i) Enviar avisos de salida y arribo al cliente (Pasar STATUS según reporte de
la naviera).
j) Recepción de documentos recibidos por el cliente en destino, para
facturación de servicios o transporte terrestre.
k) Facturación de servicios o transporte y liquidación de embarque.
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Estructura Organizacional Departamento Internacional
Junta Directiva
Asesoría
General
Vice -
Presidencia
Gerente General
Departamento
Internacional
Gerencia de Operaciones
(Natalia Quirós Ortiz)
Departamento de
Ventas
Logística y
Pricing
Operaciones
Transporte
Internacional
Dariana Campos Novedy
Valenciano
Francisco Ureña
Roy Morales
Jose Luis Canales
Natalia Quirós
Página 24
Ventas

CAPÍTULO IV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
INTERNACIONAL
SUMARIO:
Página 25
4.1 Información General del Departamento de
4.2 Descripción de los proceso realizados por el
4.3 Propuesta de mejoramiento para el

CAPITULO IV
Manual de Procedimientos para el Departamento de Transporte
Internacional
4.1 Información General del Departamento de Transporte Internacional:
Este departamento nació a raíz de la necesidad de los clientes por contar con un
servicio puerta a puerta, ya que el departamento solamente ofrecía el servicio de
importación a los clientes de la Agencia de Aduanas, a través del transporte
marítimo.
Pocos meses después nace la exportación Terrestre hacia Centroamérica y
Panamá, la cual genero una mayor demanda del servicio y por ende un
crecimiento importante del departamento.
Actualmente se cuenta con una amplia cartera de cliente y países hacia los cuales
se están exportando o importando en relación con el inicio de sus actividades:
Página 26
Cant de Clientes Países
Importación
Se posee una cartera de
aproximadamente 15
clientes.
Estados Unidos
Brasil
México
Guatemala
El Salvador
Italia
Exportación
Se posee una cartera de
Aproximadamente 33
clientes
Nicaragua
Honduras
El salvador
Guatemala

En cuanto a las actividades de Importación y Exportación, según la información
analizada existe una mayor actividad en las operaciones de exportación por parte
del departamento, sin embargo, como lo demuestran los siguientes datos
absolutos y porcentuales del desempeño del departamento en el primer semestre
del presente año, habido una mayor actividad en las operaciones de importación
a partir del tercer mes del año:
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Porcentaje de importación y Exportación mensuales
Cantidades absolutos
Meses ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 may-15 jun-15
1er Semestre
2015
Importación
Exportación
Tramites
6,00
33,00
21,00
5,00
34,00
6,00
34,00
11,00
29,00
44,00
4,00
11,00
43,00
3,00
30,00
40,00
3,00
33,00
228,00
32,00
130,00
Cant. Total 60,00 45,00 74,00 59,00 76,00 76,00 390,00
Porcentajes
Importación
Exportación
Tramites
10%
55%
35%
76%
11%
13%
46%
15%
39%
75%
7%
19%
56.58%
4%
39%
53%
4%
43%
58%
8%
33%
Total 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
México
Belice
Estados unidos
Brasil
Hong Kong
Inglaterra
Rep. Panamá
Rep. Dominicana

4.2 Descripción de los proceso realizados por el Departamento de
El Departamento de Transporte Internacional, es un departamento creado con el
objetivo de encargarse de los trámites derivados de las importaciones y
exportaciones, que se realizaban a través de esta agencia, como, el seguimiento
de los embarques tramitados por este hasta su punto de destino.
Actualmente, el departamento ofrece tres servicios: Marítimo, aéreo y terrestre. De
estos tres servicios las labores operacionales se centran principalmente en los
servicios terrestres; los servicios marítimos y aéreos son realizados para aquellos
clientes que lo soliciten.
Entre las labores que desempeña el departamento tenemos dos áreas:
4.1.1 Importación
4.1.2 Exportación.
4.1.1 Procedimientos de Importación de Mercancías (Marítimo):
Entre los principales procesos operativos llevados a cabo de esta área tenemos:
1. Recepción de las instrucciones del cliente sobre contactos de proveedores,
datos de factura, lista de empaque, instrucciones especiales.
2. Apertura del expediente.
3. Contacto con el proveedor para determinar fecha en que las mercancías
estarán listas para ser embarcadas.
4. Coordinación con la naviera o agente en origen para la recolección de la
carga (o en su defecto la entrega de la misma por parte del cliente en las
bodegas). Confirmación del booking (lo que es igual en caso de que sea el
agente en origen el que coordina directamente con la naviera, serán ellos
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quienes confirmen el booking y nos lo pasan, en caso de que se coordine
desde acá y se debe remitir el dato al origen para que esté al tanto y
coordinar con la naviera).
5. La carga es cargada o recolectada.
6. Se envía un aviso de salida al cliente confirmando la salida de la misma
una vez que el agente o naviera confirman la salida efectiva del vapor.
7. A partir de acá se ha abierto un recibo de servicios al cliente, se coordina
en caso de que deba asegurar la carga o si se necesita permisos
especiales para el ingreso de las mercancías. El departamento
internacional se encarga de asegurar la carga, la agencia tramita permisos
o revisiones de las cargas.
8. Se elabora el B/L hijo de la carga que se encuentra en tránsito, una copia
se remite a la agencia para que ellos cuenten con los datos necesarios para
la importación de la mercancías (calculo de impuestos de la misma, etc.).
9. Una vez ingresada la carga al país se envía un aviso de llegada al cliente
para comunicarlo.
10. A partir de acá es la agencia la que se encarga del internamiento de las
mercancías. El departamento internacional solo corrobora con el cliente que
el proceso haya finalizado correctamente.
Página 29

Dinámica Agencia De Aduanas, S.A.
transp
Página 30
Flujograma
Código de
Tarea
Descripción de las tareas
Responsables
Riesgo
(+-0)
Dep. de
internacional
Naviera Agencia Cliente
0 Inicio del proceso
Inicio
1 Recepción de las instrucciones del cliente sobre
proveedores, datos de factura, lista de embarque,
instrucciones especiales.
2 Coordinación con el proveedor para fecha en que las
mercancías están listas para ser embarcadas.
3 Coordinación con la naviera o agente en origen para
la recolección de la carga.
4 Carga de la mercancía en el vapor o buque
5 Envío de aviso de salida del vapor al cliente
6 Apertura de expediente de servicio al cliente
7 Coordinación de asegurar la carga y solicitud de
permisos especiales de importación en caso de ser
necesario
8
Revisión de la carga
9
Elaboración de B/L hijo de la carga en tránsito, envió
de copia a la agencia
10 Envío de ingreso de la carga al país al cliente.
11 Tramitación de internamiento de las mercancías.
12 Coordinación con cliente de que el proceso haya
finalizado
14 Terminar el proceso

4.1.2 Procedimientos llevados a cabo en el área de Exportación de
Mercancías:
Entre los principales procesos operativos llevados a cabo en esta área tenemos:
Proceso de Exportación Terrestre:
1.
2.
3.
4.
5.
Cotización por parte del vendedor
Aceptación de tarifa por parte del cliente
Coordinación de fecha y lugar (es) de carga
Apertura de expediente
Apertura de recibo y asignación de viaje en el consecutivo que lleva el
departamento.
Asignación de chofer (camión / furgón)
Toma de datos al transportista
Recepción y revisión de documentos (cantidades, origen, bultos, pesos,
etc., copia de permisos de importación en caso de que se requiera)
6.
7.
8.
9. Determinar si los productos requieren de notas técnicas o requerimientos
especiales para exportación
10. En caso de necesitar permisos electrónicos o no, se coordina y se hace la
solicitud de los mismos.
11. Una vez revisada la documentación se procede con la elaboración del
despacho
12. Se elabora carta de porte, manifiesto de carga, DTI (declaración de tránsito
internacional – no aplica para Panamá a menos que sea una
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reexportación), Declaración de exportación e instrucciones para
el chofer
básicamente.
15. Se hace la solicitud de subcontrato al chofer (se elabora una factura y un
vale donde se establece lo que se le va a pagar al chofer y lo que se le va a
adelantar).
16. Se alista el despacho con los documentos en tres juegos (documentos para
trabajar en frontera, documentos originales del cliente y documentos para
recibir sellados y firmados).
17. Se adjunta instrucciones de descarga así como instrucciones de custodio
si requiriera.
18. En caso de que el cliente lo requiera se hace la solicitud de custodio
correspondiente al contacto ya establecido.
19. Se despacha al chofer
20. Después de la salida del chofer, se debe dar una seguimiento de la ruta del
mismo y al mismo tiempo estar enviando actualizaciones de status a los
clientes, normalmente se pasan de una a tres actualizaciones por día a
cada embarque.
21. También en algunos casos se debe coordinar con el cliente en destino o
con nuestros agentes en el caso de que la carga tenga como destino
almacén fiscal o se aun viaje consolidado.
22. Recibir los documentos recibidos por el cliente cuando los envíe el chofer, y
hacer la solicitud de cheque respectiva para hacer efectivo el saldo del
transportista.
23. Cuando en el trayecto se presente problemas, se debe dar el seguimiento
hablando con las autoridades del país correspondiente y con el chofer,
elaboración de cartas de corrección etc., en caso de ser necesarias.
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de transporte
Página 33
PROCEDIMIENTO: Logística de Exportación
Terrestre
CODIGO: REV.FECHA: 29/08/2010
FLUJOGRAMA
Código de
Tarea
Descripción de las tareas
Responsables
Riesgo (+-0)Departamento
internacional
Cliente
0 Inicio del proceso
Inicio
1 Cotización por parte del vendedor y envió al cliente.
2 Aceptación por parte del cliente
no
3 Apertura de expediente y recibo.
4 Coordinación de fecha y lugar (es) de carga.
5 Asignación del chofer (camión y furgón).
6 Recepción y revisión de los documentos.
Coordinación de solicitud de permisos especiales si
fuesen necesarios
7 Elaboración carta de porte, manifiesto de carga, DTI,
DE, instrucciones del chofer.
8 Se alista despacho con los documentos en tres
juegos (documentos para trabajar en frontera,
documentos originales a cliente y documentos para
recibir sellados y firmados
9 Se adjunta marchamos e instrucciones de descarga,
así como las instrucciones de custodio (Si se
requiere) para el chofer.
10
Despacho del chofer
11 Seguimiento del chofer desde cada frontera hasta su
destino y enviar actualizaciones de status al cliente
12 Recibir documentos recibidos por el cliente cuando
los envíe el chofer y hacer solicitud de cheque para
cancelación del saldo del chofer.
13 Facturación al cliente.
14 Terminar el proceso
fin
si

Proceso de Exportación Marítima
1. Se coordina con el cliente la colocación del contenedor para la recolección
de la carga.
Se elabora el B/L y se remite a la agencia
A partir de acá el departamento internacional solo se encarga de dar
seguimiento a la carga y se confirma la salida y llegada de la misma a su
destino.
2.
3.
4.3 Propuesta de mejoramiento para el Departamento de
Debido a que el Departamento de Transporte Internacional, es un departamento
que no tiene mucho de haber iniciado sus actividades y el reciente crecimiento que
este ha tenido, en los últimos tres años, principalmente en los servicios de
transporte terrestre, dejando rezagados los servicios marítimos y aéreos, solo a
solicitud de los clientes; es de vital importancia para un mayor crecimiento de este
departamento, expandir las actividades del servicio marítimo y aéreos:
1. Servicios Marítimos: Se recomienda realizar la búsqueda de una nueva
cartera de clientes cuyas necesidades de transporte de sus cargas
impliquen un servicio marítimo, ya sea para la exportación o importación de
una determinada mercancía, logrando la expansión y diversificación de sus
actividades operacionales en un mercado más amplio al que actualmente
se está trabajando, así como, un mayor ingreso económico, sin dejar, a un
lados las operaciones terrestres, sino, por el contrario, seguir impulsando
esta labor al mismo tiempo que los servicios marítimos.
Página 34

El cumplimiento de estos objetivos se podría lograr a través de la
realización de un estudio de mercado de los posibles clientes en nuestro
país como fuera de este, dedicados a la comercialización de productos en
un mercado internacional, así como para el consumo nacional o personal
de la empresa o sujeto físico. La realización de este estudio es de suma
importancia, ya que nos permitiría obtener buenos contactos a los cuales se
les venderían los servicios del departamento y de la Agencia de Aduanas
como órgano principal de la estructura empresarial.
2. Servicios Aéreos: Es de importancia a la vez generar al mismo tiempo que
los servicios marítimos el crecimiento de los servicios aéreos del
departamento para un mayor desarrollo total de este. Lo que genera, la
necesidad de capacitar al personal del departamento como agentes IATA
para poder expandir también los servicios de esta área, debido a la
necesidad de cumplir con este requisito para poder desempeñarse en esa
área de operación, sin la necesidad de depender de otra agencia. También
se recomienda la realización de un estudio de mercado para la obtención
de nuevos clientes inclinados hacia el transporte aéreo, según sus
necesidades y características de las mercancías (si fuese perecederas, o la
necesidad de la rapidez de la entrega). A la vez se puede trabajar en
coordinación con otras agencias que posean el titulo de agentes IATA para
la tramitación de los documentos de exportación o importación (Corte de
las guías), si la agencia no decide capacitar a los empleados del
departamento para la adquisición de la licencia de agente IATA, según el
caso.
3. Ventas: Se recomienda la creación de un puesto dedicado únicamente a la
venta de los servicios del departamento de transporte internacional, que se
dedique a la búsqueda de los nuevos clientes potenciales, a través de este
puesto se llevaría a cabo el estudio de mercado de los posibles clientes a
Página 35

COLVAN Agencia De Aduanas S.A.s
obtener. Lo que sería adecuado la colocación de una persona dedicada
únicamente a este servicio y ajena a cualquier otra labor del departamento
para no general errores en las funciones de cada uno de los trabajadores
del departamento.
4. Jefe del departamento: Es importante establecer a una persona
encargado del departamento, quien se dedique de velar por el adecuada
administración y desarrollo del departamento, y de cada una de las
funciones llevadas a cabo por el personal de modo que se realicen de la
manera correcta, permitiendo una mayor agilización de los tramites de
exportación o importación.
El jefe del departamento controlara las labores de este, evitando la mayor
cantidad de errores posibles. Este será la figura de autoridad del
departamento, después de los jerarcas y el responsable de responder ante
el jefe jerarca de COLVAN Agencia de Aduana (gerente de la agencia).
Entre las funciones principales del jefe del departamento tenemos:
• Velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos dentro del
departamento.
• Vigilar el rendimiento del personal.
• Velar por el adecuado servicio al cliente.
• Mantener los controles y registros adecuados de los
clientes y servicios brindados.
• Responder ante el jefe jerarca de la agencia.
Página 36

Reestructuración del Departamento
Propuesta de la nueva estructura del Departamento de Transporte
Internacional:
Organigrama del Departamento de Transporte Internacional
Junta Directiva
Asesoría
General
Vice-
Presidencia
Ventas
Gerente
General
Jefe del
Departamento
Servicio
Terrestre
Servicio
Marítimo
Servicio
Aéreo
Ventas
Servicio al
clienteEncargado de
Importaciones
Encargado de
Exportaciones
Encargado de
Importaciones
Encargado de
Exportaciones
Encargado de
Importaciones
Encargado de
Exportaciones
Página 37

Es de vital importancia establecer un plan estratégico que permita una expansión
eficiente y eficaz de las operaciones del departamento a través de la nueva
estructuración, así como el de toda la empresa C O L V A N Agencia de
Aduanas, S.A.
Al generar el crecimiento en estos tres servicios, se debe lograr un equilibrio entre
ellos y el manejo de las operaciones de cada área (Marítima, Terrestre, Aéreo y
Ventas) del departamento y de la agencia. Permitiendo una armonía en la
expansión, para el bienestar del departamento y la agencia, al lograr expandir las
actividades del mismo.
Página 38

Conclusiones
El manual de puesto va a permitir determinar cuáles son las tareas que le
corresponde a cada funcionario, para el orden organizacional del departamento.
Lo que contribuye a mantener un ambiente adecuado para el desarrollo de los
trabajos, al tener cada funcionario bien definidas sus atribuciones, al proporcionar
un panorama general de su cargo.
Se espera que ambos manuales sean de utilidad para el departamento, así como
su puesta en práctica, ya que le permitirá a la empresa tener una claridad de
cómo fluyen los procesos dentro de este y cuáles son las áreas que deben de ser
tomadas en cuenta para sus mejoras.
Se resalta la necesidad de mantener un orden de prioridad de las tareas a realizar
de cada empleado, así como, mantener actualizado los perfiles deseados para
cada uno de los trabajadores según su puesto y los procedimientos a realizar
dentro del departamento.
A su vez, se ofrece una propuesta para el mejoramiento y expansión del
departamento de las áreas que necesitan un reforzamiento de su estructura, esta
propuesta le proporciona a la agencia una idea de los puntos débiles que posee el
departamento y que deben ser tomados en cuenta, para el mejoramiento de este.
Se espera que esta propuesta sea tomada en cuenta por la empresa en un futura
para alcanzar el desarrollo esperado del departamento y de cada uno de sus
procedimientos.
Página 39

Referencias
- http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-
administrativo/procedimiento-administrativo.shtml
Hernández Orozco, Carlos. Análisis Administrativo: Técnicas y Métodos.
Editorial Universidad Estatal a Distancia, San José, Costa Rica 1995
Saroka, Raúl H. Organigramas, diseño e interpretación. Ediciones Macchi
S.A. Buenos Aires, 1999.
Smith, W. A. Algoritmos, Flujogramas o secuencias lógicas. Para reglas y
reglamentos, 2002
Wether Jr.& Davis. Administración de Personal y Recursos Humanos.
Editorial Mc Graw-Hill, Bogotá 2000.
Página 40

ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
INTERNACIONAL
Página 41

ANEXO 1
Dinámica Agencia de Aduanas
Cuestionario Guía Para Establecer las Funciones
Introducción: El presente cuestionario permite recopilar información sustancial
acerca de las distintas funciones de cada puesto, así como, la naturaleza de las
relaciones existentes entre cada uno de los funcionarios. Por otra parte pretende
brindar información válida de los procedimientos llevados a cabo, para
desempeñar en su totalidad las funciones asignadas a los distintos puestos.
Objetivo: El objetivo del cuestionario es proporcionar información pertinente,
válida y confiable, acerca de las distintas funciones, relaciones y procedimientos
llevados a cabo por la organización.
Fecha: _
1. Nombre completo del funcionario:
2. Género: F ( ) M ( ) 3. Edad:
4. Grado académico: _
5. Teléfono: 6. Correo electrónico: _
7. Nombre del puesto: _
Página 42

COLVAN Agencia De Aduanas S.A.
8. ¿Quién es su Jefe inmediato? (Directamente a quién debe brindarle cuentas del
trabajo que realiza).
9. ¿Cuáles son las funciones que desempeña en su puesto?
10. Detalle una a una las actividades que realiza (Procedimientos llevados a
cabo).
11. ¿Realiza otra función que no corresponda a su cargo? (Funciones auxiliares o
de apoyo a otro puesto).
12. ¿De quién (unidad administrativa o persona) recibe usted información para
realizar sus funciones?
13. ¿Qué tipo de información le brindan y que medios utiliza para comunicarse
tanto externo como internamente?
14. ¿De qué manera procesan la información entre los mismos funcionarios del
departamento y el resto de la empresa?
Página 43

15. ¿Considera usted que tiene sobre cargo de las labores que realizan en el
departamento?
16. ¿Logra usted llegar acabo todos sus labores en los tiempos establecidos para
cada función?
17. ¿Consideran usted que es necesario crear puesto para una mejor distribución
de las labores a desempeñar?
Página 44

COLVAN Agencia De Aduanas S.A.
Anexo II
Diseño del Diagrama:
Página 45
SIMBOLO SIGNIFICADO
Operación/ Proceso
Decisión
Conector interno
Terminal: Inicio/Final
Documento
Multidocumento:
Documento original y
copias
Inspección
Conector externo
Envió

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