Moderniser un ministère, en afrique

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Projet de modernisation d'un Ministère, en Afrique
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Modernization Project of Ministry, Africa

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Moderniser un ministère, en afrique

  1. 1. Moderniser le Ministère des Travaux Publics Quelques idées sur ce projet Jean Garutti vertika.org jean.garutti@gmail.com
  2. 2. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Ce document est un résultat du projet similaire, que j’ai dirigé en 2011, sur un « Ministère des Travaux Publics » en Afrique  Contractuellement, je n’ai pas le droit de mentionner le pays
  3. 3. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Les buts 1) augmenter ses performances 2) fluidifier la communication interne et externe 3) donner une parfaite vision des projets
  4. 4. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  5. 5. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, ce n'est pas  proposer des objectifs impossibles  délirer sur les ressources humaines et techniques  installer des bureaucraties pénibles
  6. 6. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  7. 7. 1) moderniser les procédures  Recenser les procédures existantes  Nettoyer ce qui a (mal) vieilli  Installer un PDCA, de haut en bas, sur les procédures
  8. 8. PDCA Méthode de collaboration et de pilotage de projets par un cycle en 4 phases, à répéter constamment  Plan qui fait quoi, avec quoi, et quand ?  Do faites-le, et notez ce qui se passe  Check regardons les résultats, par rapport aux objectifs  Act (le tout premier cycle commence ici) décidons de ce que nous allons faire, pour le prochain « cycle »
  9. 9. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  10. 10. 2) moderniser les hiérarchies  Recenser les hiérarchies existantes  Moderniser selon les nouvelles méthodes  Installer un PDCA, de haut en bas, sur les hiérarchies  Le Ministre en personne doit être dans ce PDCA, vu les implications humaines. Il est le seul à pouvoir mettre de l’huile dans les rouages et l’autorité de l’État
  11. 11. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  12. 12. 3) moderniser les méthodes -1  Recenser les méthodes existantes  Moderniser selon les nouvelles méthodes  Installer un PDCA, de haut en bas, sur les méthodes
  13. 13. 3) moderniser les méthodes -2  Objectif : donner les « livrables » de qualité suffisante (pas plus, pas moins) aux dates convenues
  14. 14. 3) moderniser les méthodes -3  Moyens : savoir définir un « livrable » savoir ajuster le niveau « qualité suffisante » savoir évaluer/créer/respecter le planning … et les budgets
  15. 15. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  16. 16. 4) moderniser les informatiques -1 3 domaines d’action  Front-office ce que les collaborateurs voient, sur leur écrans, site web compris, intranet et extranet  Back-office ce que les programmes / applications / réseaux / bases de donnés préparent, traitent, archivent  Sécurité globale
  17. 17. 4) moderniser les informatiques -2 Pour chaque domaine d’action :  Analyser l’existant (audit technique)  Proposer les changements nécessaires (pas plus)  Budgéter, planifier, installer, vérifier, vérifier, vérifier (projet lourd)
  18. 18. 4) moderniser les informatiques -3  Supprimer le mail (le réduire au minimum) Envoyer et recevoir des dizaines de mails en les envoyant à des dizaines de destinataires Cela encombre cela tue l’efficacité professionnelle
  19. 19. 4) moderniser les informatiques -4  Installer des outils collaboratifs modernes Fonctionnant en douceur sur des ordinateurs de bureau, sur des tablettes, sur des téléphones portables Fuir les marketings menteurs, et les produits horribles très chers, ou perfides
  20. 20. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  21. 21. 5) moderniser les collaborateurs  Enseigner l’efficacité professionnelle Respecter le travail des autres Aider les autres à réussir Communiquer efficacement Respecter ses propres responsabilités Constamment proposer des améliorations
  22. 22. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  23. 23. 6) moderniser la collaboration  Installer l’esprit « mission » et les projets verticaux et transverses Intégrer tous les chapitres précédents Être en « PDCA constant » Savoir déléguer Savoir vérifier
  24. 24. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Moderniser un Ministère, c'est 1) moderniser les procédures 2) moderniser les hiérarchies 3) moderniser les méthodes 4) moderniser les informatiques 5) moderniser les collaborateurs 6) moderniser la collaboration ... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
  25. 25. installer le CHANGEMENT PERMANENT  Tout vieilli, tout se périme, tout passe Définir et accepter le « cycle de vie » de chaque projet, de chaque livrable Intégrer toujours des charnières, des « briques en legos » facilitant le remplacement des parties périmées
  26. 26. Moderniser le Ministère des Travaux Publics Quelques propositions Jean Garutti vertika.org Jean.garutti@gmail.com
  27. 27. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique  Nous proposons de concrétiser ce projet, dont voici les parties : 1) une analyse préalable 2) une vision de l’objectif 3) une commande, un contrat 4) une réalisation 5) une collaboration
  28. 28. MODERNISER UN MINISTÈRE en Afrique Merci pour votre attention

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