О том, как организовывать большие и по-настоящему хорошие мероприятия. Истории, лайфхаки и советы, которые помогут вам сделать крутой ивент.

1. или как делать по-настоящему крутые ивенты
Страшный сон организатора
или
Как сделать крутой ивент

2. Кто я и что я?
2009 – PR-manager TUT.BY
2009 – Первый «ДИ»
2010 – Окончание БГУ, второй «ДИ», открытие Галереи TUT.BY
2011 – Третий «ДИ»
2011 – Пресс-секретарь TUT.BY
2012 – Казахстан, первый «Интернет-прорыв»
2013 – KUPI.TUT.BY
2013 – Первый eTrade
2014 – Второй eTrade

4. План встречи
Какие бывают мероприятия и для чего они нужны
На чем зарабатывают event-makers
Кто они - организаторы
Виды мероприятий и спикеров
Как собрать людей
Подготовка докладчиков и тайминг
План B
5 чувств человека
Как не провалить регистрацию
Фишки и entertainment
Что стоит сделать после мероприятия
Персональный чек-лист

5. Зачем бывают мероприятия
Для корпоративного досуга
Для работы / для хобби / для помощи бедным [пёсикам]
Для денег / для PR компании
Для удовлетворения своих амбиций / потому что поручили /
Потому что по-другому не можешь

6. На сцене или за сценой?
Виды мотивации организатора:
деньги, амбиции, успех общего дела, хорошие
рекомендации, чувство Ж.
Задайте себе вопрос «что у меня получается лучше?»
Задайте себе вопрос «зачем я это делаю»?
Задайте себе вопрос «зачем он/она это делает?»

7. Кто вы?
Event-агентства / маркетолог и пиарщик в компаниях /
человек с Идеей?

8. На чём заработать?
1. на спонсорах/партнерах
2. на билетах
3. на PR
4. ни на чём

9. Как собрать людей?
1. Email-рассылки
2. Базы партнеров
3. Базы других конференций
4. Реклама в соцсетях
5. Баннеры и статьи на сайтах-партнерах
6. Сарафанное радио
7. Реклама в бизнес-центрах
8. SMS, звонки, личные продажи
9. Презентация хелдайнеров по ТВ и радио
10. ТВ, радио, телек, реклама в городе

11. Виды мероприятий и участников
Массовые мероприятия:
конференции и семинары, круглые столы и дискуссии,
мастер-классы, фестивали, open-air, шествия, митинги,
концерты и т.д
Пресс-мероприятия:
брифинги, пресс-конференции, пресс-туры, пресс-ланчи и
т.д.
Участники: программный комитет, организаторы, хелп-тим,
модераторы, ведущие, хедлайнеры, докладчики,
специальные гости и т.д.

12. Мероприятие в мероприятии
1. Позволяет набрать дополнительную аудиторию
2. Не расфокусироваться
3. Сэкономить свои ресурсы
Примеры:
i. DevCapm
ii. Mashpit
iii. Круглый стол
iv. Пресс-конференция

13. Подготовка докладчиков и тайминг
- выслать правила выступления
(сделать регламент)
- личное письмо со всеми контактами
(не только своими)
- выслать пригласительный
(если вход платный)
- сказать, когда будут кормить
(или что не будут)
- если зарубежный – кто и как встретит
(+ выслать карту)

14. За сколько начинать готовиться?
Чем больше вы предусмотрите заранее и накануне, тем
меньше риска в Час Х.

15. Что такое план B?

17. ЧАСТЬ II

18. 5 главных чувств
Обоняние.
В залах и коридорах должно хорошо пахнуть: туалеты, близость к кухне
Слух.
Музыка во время и до начала мероприятия
Зрение.
Освещение и его интенсивность в зависимости от типа мероприятия,
растяжки, баннеры
Вкус.
Кофе-паузы, обеды, милые угощения
Осязание.

19. Деньги vs бартер
1. Еда всегда ЗА ДЕНЬГИ
2. Ключевые вещи – за деньги
3. Все остальное, что получится – на бартер
* если вы заподозрили неладное в самом начале…

20. Регистрация: как не облажаться
1. 1 стол - 50 бейджей
2. стол решения проблем
3. отдельный стол для прессы, докладчиков и участников
4. заметные буковки
5. адекватные и расторопные люди
6. разложить за день ДО
7. пустые бейджи + маркер

21. Вспомнить, нельзя забыть
Сделать указатели «на местности»
Внятные таблички спикерам
Справки у пожарных, исполкомов
Разрешения на парковку
Подготовить конфеты-цветочки «тётенькам»
Взять с собой полезные мелочи
Переписать заранее все презентации
Наличные деньги. Много.

22. Фишки и entertainment
• стенды партнеров с активациями,
• одежда организаторов (нейл-брендинг),
• животные в залах,
• смешные театральные персонажи,
• 3D- и видеоролики с приветствиями
• суши-редбул-спиртное,
• аэрография,
• конкурсы,
• конфеты,
• многое-много другое

24. После мероприятия
• прощальная речь, шампанское
• «спасибо!»
• рассылка с материалами
• фотографии в соцсетях, на сайте
• видео с итогами
• опрос: что понравилось? что бы изменили?
• скидка на следующее мероприятие
• предложение подписаться
• …акты-договоры-характеристики

25. Мой чек-лист:
Сайт
Программа
мероприятия
Бейджи
Растяжки-роллапы
Кофе-паузы и обеды
Хелп-тим
Мобильное
приложение
Партнеры
Фотограф
Wi-fi
Виодеотрансляция
Видеозапись
SMM
Журналисты
Билеты

26. «На закуску»: страшная красная папка

27. Литература
1. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event
management – Александр Шумович
2. Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации
мероприятий – Александр Шумович, Алексей Берлов
3. Event-менеджмент: профессиональная организация
успешных мероприятий – Хальцбаур, Йеттингер, Кнаусе

28. Евгения Чернявская
Руководитель KUPI.TUT.BY
E-mail: jenny@tutby.com
FB: jenny.cherniavskaya