3. ABD. AZIZ BIN YUSOF 1 NOVEMBER 2011 PENUBUHAN KUMPULAN MOHD SAZALI B. ESHAH NORMADIAH SHAFIE SAKRI B. MAT NOOR NORMI BT. AZIZ NORAINI BT. MAHMUD FAZILAH BT. CHE DIN AHMADULHADI B. ZAHARI WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN KHAIRUL ZAMRY MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS

4. 11 H - HOLISTIC E - ETHICS R - RESPECT

5. 12 READY, LOYALTY, UNITY BERSEDIA, SETIA, BERSATU

6. 13

8. BIL MESYUARAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 AHLI MOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10 8 10 9 9 9 10 8 9 10 10 10 10

9. PETUNJUK CS – Cuti Sakit CR – Cuti Rehat BL - Bertugas Luar BIL MESYUARAT 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 AHLI MOHD SAZALI B. ESHAH 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 SAKRI B. MAT NOOR 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 NORMADIAH SHAFIE 1 1 1 1 1 1 1 CR BR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 WAN MOHD HAFIZ B. WAN HUSSIN CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 MOHAMAD AMINUR HAKIM B. MOHD RAIS 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 KHAIRUL ZAMRY 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 FAZILAH BT. CHE DIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 NORAINI BT. MAHMUD 1 1 1 1 1 1 CS 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 NORMI BT. AZIZ 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 AHMADULHADI B. ZAHARI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 JUMLAH 9 10 8 10 10 8 9 8 8 10 10 9 10 9 8 9 10 10 PERATUS KEHADIRAN 277 x 100 = 92% 300 Jumlah 30 Kekerapan Waktu Tempoh Tempat % Kehadiran Seminggu Sekali ISNIN 3.00-4.00 ptg 1 jam Bilik Mesyuarat Dewan Serbaguna 92%

12. Petunjuk : Perancangan Pelaksanaan

16. Kos : Penggunaan setiap bulan Tempat : Semua Bahagian Di Jabatan Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang Kaedah : Pemantauan pegawai bertugas Semasa PEMBAZIRAN ELEKTRIK DI PEJABAT

17. Kos : Penggunaan telefon setiap bulan Tempat : Semua bahagian di Jabatan Pemerhatian : Penggunaan tidak terancang Kaedah : Buku catatan penggunaan telefon Semasa PENGGUNAAN TELEFON TANPA REKOD DI PEJABAT

18. Bilangan : Purata 30 rim sebulan Tempat : Semua bahagian di Jabatan Pemerhatian : 1. Lebihan kertas yang terpakai 2. Pembaziran kertas A4 3.Peningkatan kos kertas A4 Kaedah : Pegawai merekod penggunaan kertas Semasa A4 PEMBAZIRAN KERTAS A 4 DI PEJABAT

19. Bilangan : 10 orang untuk 5 kaunter Tempat : Semua kaunter di Jabatan Pemerhatian : 1. Urusan lewat diproses 2. Aduan daripada pelanggan Kaedah : Papan notis pergerakan pegawai Semasa PERKHIDMATAN KAUNTER TIDAK MENEPATI PIAWAIAN YANG DITETAPKAN

20. Kriteria penetapan MASALAH PENILAIAN DAN ANALISIS A B C D JUMLAH KEDUDUKAN Pembaziran elektrik di pejabat Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 4 1 1 1 7 4 Penggunaan telefon tanpa rekod di pejabat Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu pihak pegawai telah memantau pembaziran kos elektrik dari semasa ke semasa 5 1 1 2 9 3 Pembaziran kertas A4 di pejabat Sepanjang satu Tahun Yang Lalu terdapat peningkatan penggunaan kertas A4 di semua bahagian menyebabkan pembaziran dan lebiha kertas terpakai 5 5 1 5 16 1 Perkhidmatan kaunter tidak menepati piawaian yang ditetapkan Berdasarkan kepada aduan pelanggan secara puratanya setiap urusan terpaksa mengambil masa yang lama. 1 2 5 4 12 2 1 2 3 4 5 Melibatkan pembaziran sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Ekspetasi pelanggan menurun sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Kebersihan pejabat sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi Mengganggu tugas harian pegawai sangat rendah rendah sederhana tinggi sangat tinggi

21. RUJUKAN : JABATAN (U)/BL/600/06/15(22) BERTARIKH: 1 DISEMBER 2011

29. APAKAH MASALAH YANG BERLAKU? PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MENYEBABKAN PENINGKATAN KOS, PENINGKATAN SUHU DUNIA, DAN MEMERLUKAN RUANG YANG BESAR UNTUK PENYIMPANAN DOKUMEN DIMANA IANYA BERLAKU? DI SEKSYEN PENTADBIRAN BILAKAH IANYA BERLAKU? BERLAKU SEMASA PERCETAKAN DOKUMEN DARIPADA SISTEM DAN PENGGUNAAN BORANG DALAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN SIAPAKAH YANG TERLIBAT? KAKITANGAN PENTADBIRAN MENGAPA IANYA BERLAKU? TIDAK MENGIKUT PROSEDUR PERCETAKAN, CETAKAN BERULANG-KALI PADA PERKARA YANG SAMA DAN AMALAN ‘SAKA’ BAGAIMANA IANYA BERLAKU? APABILA KAKITANGAN TIDAK MAHIR MENGGUNAKAN SISTEM YANG BARU KURANG DIBERI LATIHAN BERKAITAN KAEDAH YANG LEBIH EFISIEN

30. CUAI PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN TIADA SELIAAN MANUSIA PERALATAN/ MESIN PERSEKITARAN KAEDAH SIKAP KURANG PENGETAHUAN KURANG KEMAHIRAN LAMA TIDAK DISELENGGARA BORANG TEBAL BUDAYA LAMA TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA REKOD STOK KERTAS BAJET TIDAK EFISIEN – PERUNTUKAN KERTAS BERLEBIHAN BORANG RUMIT TIADA PANDUAN ISI BORANG

32. 5M SEBAB KEPUTUSAN ALASAN AHLI YANG BERTANGGUNGJAWAB PERSEKITARAN BORANG TEBAL MASIH GUNA CARA LAMA BORANG RUMIT TIADA PANDUAN ISI BORANG BANYAK BUTIRAN DAN PERLUKAN BANYAK HELAIAN. TULIS DRAF DAN ISI BORANG SECARA MANUAL. BANYAK PENJELASAN/ PANDUAN DISEDIAKAN BAGI BORANG YANG RUMIT. TIADA PANDUAN BAGI PENGIISIAN BAGI ORANG AWAM. KEPERLUAN PERKHIDMATAN BAGI SESETENGAH OPERASI. PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI. PENJAWAT TIDAK MENGGUNAKAN KAEDAH TERKINI. INFO YANG MUDAH PADA BORANG TETAPI MASIH MELAKUKAN KESIALAPAN SEMASA MENGISI. X X X X

35. PEMBAZIRAN KERTAS DI SEKSYEN PENTADBIRAN MANUSIA PERALATAN/ MESIN KAEDAH SIKAP KURANG PENGETAHUAN TIDAK SELIAAN TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA REKOD STOK KERTAS

37. l ll ll l lll lll ll ll ll l l l llll ll lll llll PUNCA PALING MUNGKIN MINGGU JUMLAH 1 2 3 4 TIADA REKOD STOK KERTAS 32 TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS 41 TIADA SELIAAN 6 KURANG PENGETAHUAN 17 SIKAP 8 llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll llll

38. TIADA REKOD STOK KERTAS TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS TIADA SELIAAN KURANG PENGETAHUAN SIKAP PUNCA

39. PUNCA PALING MUNGKIN JUMLAH KEKERAPAN JUMLAH KEKERAPAN TERKUMPUL PERATUS KEKERAPAN PERATUS KEKERAPAN TERKUMPUL TIADA REKOD STOK KERTAS 41 41 39.4 39.4 TIADA KAWALAN PENGGUNAAN KERTAS 32 73 30.8 70.2 TIADA SELIAAN 17 90 16.3 86.5 KURANG PENGETAHUAN 8 98 7.7 94.2 SIKAP 6 104 5.8 100.0

40. Tiada rekod stok kertas Tiada seliaan Kurang pengetahuan Sikap PUNCA 0% 50% 104 Tiada kawalan penggunaan kertas

41. Tiada rekod stok kertas Tiada seliaan Kurang pengetahuan Sikap PUNCA 0% 50% 104 Tiada kawalan penggunaan kertas 80%