Manual sistema final

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS Y
GASTOS PARA PROYECTOS DE UNA JUNTA COMUNAL
MANUAL DEL PROYECTO
“Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de
una Junta Comunal”
Autores:
Jessika Moreno
Ulimar Rivero
Tutor:
Adriana Barreto
SAIA A
Diseño de Software

Titulo
Sistema de Control de Recursos y Gastos para Proyectos de una Junta Comunal
Objetivos del sistema
Objetivo General
Proponer un sistema de control de recursos y gastos para Proyectos de una
Junta Comunal, de fácil manejo y capaz de agilizar el proceso de almacenamiento,
recuperación, búsqueda de información, y visualización del control de recursos y
gastos que se maneja.
Objetivo Especifico
 Mejor desempeño a las Juntas Comunales
 Ejecutar y crear base de datos con buen funcionamiento
 Facilitar y mejorar las necesidades de la comunidad
Justificación del sistema
Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de
procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados

serían menos confiables. En este orden de ideas, el sistema propuesto
es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de
información.
El sistema propuesto en esta investigación está orientado a mejorar la
realización de las actividades planteadas por las Juntas Comunales a
través de una planificación efectiva además de permitir al usuario que
maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así
pérdida de tiempo, información y materiales.
La iniciativa de incluir este nuevo sistema en una Junta Comunal
responde a la carencia de control de datos, antes mencionados, sin
embargo, el propósito del sistema automatizado es mejor y mayor
control en el manejo de los procesos administrativos, creando un
ambiente cómodo para el usuario
Descripción del sistema
Parte de las dificultades tienen que ver con recoger y almacenar una
gran cantidad de información relacionada con la comunidad. Esta
información debería ser almacenada y recuperada de manera
adecuada, no solo a través de búsquedas en un montón de papel
sino en medios electrónicos apropiados.
La creación de un Sistema administrativo automatizado que
contribuya a la planificación y que permita el control de recursos y
gastos efectuados dentro de una Junta Comunal, es significativo
indicar el propósito de introducir sistemas administrativos para el

mejor desempeño de las Juntas comunales, ya que, son
organizaciones pequeñas que van en pleno crecimiento y no tienen
organigramas definidos ni apoyo de procedimientos administrativos.
Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar
una valoración previa referente al actual proceso de datos que se
lleva de forma manual, así como de los requerimientos necesarios
para la ejecución de la propuesta aquí presentada y la factibilidad de
la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un
sistema de información que lleve en forma efectiva la planificación
de todas las actividades de recursos y gastos que se planteen en la
Comunidad, pasando de un proceso manual a uno automatizado, a
través de una aplicación bajo el entorno del sistema operativo Linux,
desarrollado en el lenguaje PHP y utilizando como gestor de base
de datos MySQL.
Propuesta del sistema nuevo
El sistema automatizado de datos para las Juntas Comunales antes
mencionado. Permitirá realizar el plan de acción y cronograma de
todas las actividades que se deseen realizar en un tiempo
determinado, mediante los procesos requeridos por el usuario,
también contará con una clave de seguridad para el acceso, lo cual
permitirá solo a los usuarios encargados tener entrada al sistema,
con el fin de evitar pérdidas de información, y por lo tanto, a la
propia comunidad.

El sistema contará con una persona encargada como soporte
técnico en sistemas, el cual permitirá llevar el control del
funcionamiento del mismo.
Este sistema permite crear ficheros de bases de datos relacionados
con la administración y la planificación de eventos donde pueden
verificar fácilmente los datos que estén dentro del sistema por una
interfaz simple. Además, Este programa permite manipular los datos
en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones
entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes
para presentar la información.
Alcance y limitaciones
 Tendrá un administrador en el sistema, el cual será el único que
podrá modificar la base de datos del sistema.
 La comunicación con el entorno será solo para el personal
autorizado.
 Las áreas funcionales que se verán involucradas en los sistemas es
el área administrativa de la junta comunal.
 Tendrá seguridad, control o manipulación de los datos, y al mismo
tiempo reducción de tiempo.

Diagrama de flujo de datos contextual y expandido
DIAGRAMA DE FLUJO CONTEXTUAL
NIVEL 0
VOCEROS
INGRESAR AL
SISTEMA
INCLUIR
PROYECTO
REPORTE DE
PROYECTO
REPORTE DE
GASTOS

DIAGRAMA DE FLUJO EXPANDIDO
NO
SI
SI
NO
Ingreso Clave
Usuario
Clave
Correcta?
Cuenta
con
Recursos
Ingresa
Sistema
Incluir
Proyecto
Se almacena
Se Ejecuta
Generar
Reporte
Recursos
Generar
Reporte de
Gastos
Generar
Reporte de
Proyecto

NIVEL 1
6. Estudio de factibilidad Económica, técnica y operativa y
alternativas propuestas para el sistema.
Presenta beneficios tangibles, son los beneficios fáciles de cuantificar:
 Disminución de errores
 Incremento de rentabilidad
 Reducción de costos (fijos o variables)
 Seguridad

Diagrama de Entidad Relación Expandido
MM
Junta Comunal
Gastos
Suplentes
Voceros
Recursos
Proyectos
Cod-Rec
Cod-Jun
Cantidad
Descripción
Ingresa
Genera
Genera
Contiene Contiene
Descripción
Cod-Pro CantidadCod-Gas
Ubicación
Status
Cod-Pro
Cod-Jun Descripción
Nombre
Cod-Voc
Cedula
Apellido
Email
Cod-Jun
Nombre
Dirección
Cedula
Apellido
Nombre
Email
Cod-Jun
Cod-Sup
Dirección
Cargo
Teléfono
Cargo
Teléfono
Cod-Voc
Cod-Rec
Cod-Pro
Cod-Sup
Cod-Jun

Carta Estructurada de Sistema de Información
SISTEMA DE CONTROL DE
GASTOS Y RECURSOS DE
UN CONSEJO COMUNAL
CONSEJO
COMUNAL
VOCEROS
SUPLENTES
PROYECTO
PROYECTOS
INGRESO
EGRESO
MANTENIMIENT
O
USUARIO
REPORTES
VOCEROS
PROYECTOS
BALANCE

Descripción de la base de datos y sus componentes
Nombre Descripción Tipos de
Datos
Clave
1. Voceros
Cod-Voc Código de
vocero
Char(5) Principal
Cod-Jun Código de junta
comunal
Char (5) Foránea
Nombre Nombre de
cada vocero
Char(15)
Cedula Cedula de cada
vocero
Char(15)
Cargo Puesto o cargo
de cada vocero
Char (30)
Apellido Apellido de
cada vocero
Char(20)
Teléfono Teléfono de
cada vocero
nChar(20)
Dirección Dirección de
vivienda del
vocero
Char(80)
Email Correo
electrónico de
cada vocero
Char(50)
2. Proyectos
Cod-Pro Código proyecto Char(5) Principal
Cod-Jun Código junta
comunal
Char(5) Foránea
Nombre Nombre del
proyecto
Char(15)
Ubicación Donde se
realiza el
proyecto
Char(80)

Descripción Descripción del
proyecto
Char(80)
Status Si el proyecto
está activo o no
Activo /
Desactivo
3. Recursos
Cod-Rec Código Recurso Char(5) Principal
comunal
Char(5) Foránea
Cantidad Cantidad de
dinero que
ingresa
nChar(30)
Descripción Descripción del
recurso que
ingresa a la
junta comunal
Char(80)
4. Gastos
Cod-Gas Código Gastos Char(5) Principal
Cod-Pro Código proyecto Char(5) Foránea
Cantidad Monto de
Gastos
nChar(30)
Descripción Descripción de
los gastos
Char(80)
5. Suplentes
Cod-Sup
Código
suplentes
Char(5) Principal
comunal
Char(5) Foránea
Nombre Nombre del
suplente
Char(15)
Apellido Apellido del
suplente
Char(20)
Cedula Cedula del
suplente
Char(15)
Teléfono Teléfono del
suplente
nChar (20)
Email Correo
electrónico del
Char(50)

suplente
Dirección Dirección de
vivienda del
suplente
Char(80)
Cargo Cargo del
suplente
Char(30)
6. Junta
Comunal
Cod-Jun Código de la
junta comunal
Char(5) Principal

Diseño de Interfaces de Entrada y Salida
Interfaz de Inicio de Sesión: Nos permitirá iniciar sesión para la carga de
datos

Se introducen los datos como el correo y la clave para ingresar al sistema
Interfaz Bienvenida al sistema

Interfaz de Consejo Comunal: Nos permite agregar los datos personales
de los Voceros así como los de suplentes
En la interfaz de Voceros se encuentra los campos a llenar

Se llenan los campos respectivamente
Al ingresar los datos del vocero se guardara la clave o contraseña para
ingresar al sistema.

Se registró con éxito el vocero y su clave.
Esta interfaz es para el registro de suplentes, donde se llenaran los capos

Se llenan los campos de suplente
Esta interfaz se Registro de Proyecto se llenan los campos

luego de ingresar los datos del proyecto, se describe lo gastos de ese proyecto,
donde se coloca la descripcion y el monto, el cual puede agregarse las veces que
sea necesario para cada proyecto.

En esta interfaz de mantenimiento se encuentra eliminar vocero y recuperar
contraseña
En la interfaz eliminar vocero se llena el campo con la cedula de la persona que se
desee eliminar

Se escribe el dato y luego continuar
Se encuentra los datos de la persona que se desee eliminar y se toma la decisión
de si eliminar o no.

En esta interfaz se recupera la contraseña del usuario colocando su email y
colocando nuevas claves
Esta interfaz es de Reportes donde están los reportes de Proyecto, Vocero y
Balance

Esta interfaz de Reporte contiene los datos por donde se quieran buscar la
información y si desea mostrar toda la información o no.
Se muestra el reporte de proyecto donde se muestra toda la información

Esta interfaz es de reporte de Voceros, donde se puede filtrar datos por cedula,
nombre, apellido o cargo.
Se muestra toda la información de vocero con todos sus datos

Esta interfaz es de reporte de Balance
Muestra toda la información de ingreso y egreso de los proyectos del consejo
comunal

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