Jf de rico_directives règles administration preuve electronique
1. DIRECTIVES RÉGISSANT
L’ADMINISTRATION DE
LA PREUVE ÉLECTRONIQUE AU
CANADA
Jean-François De Rico
Montréal
30 novembre 2010
LKD.ca Langlois Kronström Desjardins, S.E.N.C.R.L.
3. OBJET – Administration de la preuve électronique
IDENTIFICATION – PRÉSERVATION – COLLECTE – ANALYSE- COMMUNICATION
ANALYSE-
=> des informations sur support électronique
3
4. Ontario Discovery Task Force Report
The discovery of electronic information requires a somewhat different
approach from the discovery of paper documents :
The sheer volume of electronic information (e-mails, documents, databases
etc.) that is potentially relevant for discovery purposes is beyond the
comprehension of many lawyers and clients clients.
Electronic documents and information can easily be deleted, either
intentionally or inadvertently, and data thought to be destroyed in the
ordinary course can sometimes be recovered, often at considerable cost.
Collections of electronic data will often contain a mixture of business and
private communication.
The preservation, review and production of large volumes of electronic
data
d t can be ti
b time consuming and costly, and diffi lt when th
i d tl d difficult h there are no
standard formats or protocols.
Protection of privacy and privileged information is much more difficult in
the electronic realm
realm.
4
7. ÉVOLUTION
Zubulake v. UBS Warburg (SDNY)(2003-04)
The Sedona Principles (US) 2004
Ontario Task Force Guidelines 2005
JTAC National Model Practice Direction
BC Practice Direction 2006
Alberta Practice Note 2007
Osborne Civil Justice Reform Project 2007
Principes de Sedona Canada 2008
Nova Scotia Rules Amendments 2008
Nova Scotia Practice Memorandum 2009
Ontario Rules Amendments2009
Ontario E-Discovery Implementation Committee (EIC) 2010
Alberta Rules Amendments 2010
lb l d
7
12. Pension Committee of the University of Montreal
v.
Bank f America
B k of A i
Parties sanctionnées pour manquement
à l’obligation de préservation:
Fondation Lucie et Andre Chagnon;
Bombardier Trust;
Fondation J. Armand Bombardier;
Régime de Retraite de l’École Polytechnique;
Régime d R t it d l’U i
Ré i de Retraite de l’Université d M t l
ité de Montreal
12
14. GRI Simulations Inc. v. Oceaneering International Inc., 2010 NLTD 85
[17] Although this court recognizes that The Sedona Principles do not
override the Rules of Court, they have been considered in the same way
as legal literature could be considered and because both parties referred
to th
t them in argument.
i t
14
15. Guestlogix v. Hayter, 2010 ONSC 4384 (CanLII)
CASE MANAGEMENT MEMORANDUM (SUPPLEMENTAL):
[ ]
[1] In my August 6, 2010 case management memorandum I g
y g , g gave the following directions
g
for the preparation of the plaintiff’s motion to compel the production of electronic versions
of documents produced by the defendants:
[2] If the plaintiff intends to maintain its motion following receipt and inspection of the disc,
which the defendants anticipate delivering on August 20, 2010, then the parties must ensure that
they d li
th deliver supplementary materials, b th evidence and statements of l
l t t i l both id d t t t f law, th t d l with th
that deal ith the
issues for determination, including: (…) The parties must appreciate that my consideration of the
request will be informed by the general principle of proportionality (Rule 1.04(1.1)), as well
as the more specific principles of proportionality applied to electronic discovery through
the Sedona Canada principles (Rule 29.1.03(4)). Their materials should address
p p ( ( ))
those principles.
[2] To those requirements, I add the requirement that the plaintiff serve and file
a Proportionality Chart – Document Production, in the format set out by the Ontario E-
Discovery Implementation Committee, and the defendants serve and file a responding
chart. Th charts can be found on the Ontario Bar Association website at:
h t The h t b f d th O t i B A i ti b it t
http://www.oba.org/en/pdf/MD10-ProportionalityChart-v1-1.pdf.
15
16. Lignes directrices
g
Normes et Directives
Règles de procédures
LKD.ca Langlois Kronström Desjardins, S.E.N.C.R.L.
17. Ontario Task Force Guidelines 2005
JTAC National Model Practice Direction
BC Practice Direction 2006
Alberta Practice Note 2007
Principes de Sedona Canada 2008
Nova Scotia Rules Amendments 2008
Nova Scotia Practice Memorandum 2009
Ontario Rules Amendments2009
Alberta Rules Amendments 2010
Amendement au C.p.c. 201?
p
17
19. SEDONA CANADA (GT7)
L administration
L’administration de la preuve électronique n'est pas
n est
limitée au dossier de litige commercial complexe
L'administration de la preuve électronique est maintenant
un f t
facteur dans tous les litiges au C
d t l liti Canada
d
Besoin de directives nationales tenant compte des règles
et pratiques des provinces
Influencé par l'expérience positive américaine
La plus récente version canadienne en Janvier 2008
19
20. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
1. Les informations sur support électronique sont
soumises aux règles d’administration de la
preuve.
20
21. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
2. Dans toute instance, les parties devraient
s assurer
s’assurer que les étapes suivies dans le cadre de
l’administration de la preuve sont proportionnelles,
eu égard à (i) la nature et l’importance du litige,
incluant l’importance et la complexité des questions
i l t l’i t tl l ité d ti
en litige, des intérêts et des montants en jeu; (ii) la
p
pertinence des informations sur supportpp
électronique disponibles; (iii) l’incidence des
informations sur support électronique sur le
processus décisionnel du tribunal dans chaque
instance; et aux (iv) coûts, fardeau et délais que les
parties devront assumer afin de gérer les
informations sur support électronique.
i f ti t él t i
21
22. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
3.
3 Les avocats et les parties devraient se
rencontrer dès que possible et régulièrement
afin de discuter de l’identification, la
l identification,
préservation, la collecte, l’analyse et la
communication des informations sur support
électronique.
22
23. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
4. Dès qu’il est raisonnable d’anticiper une poursuite,
les parties devraient immédiatement envisager leur
obligation de prendre de bonne foi des mesures
raisonnables afin de préserver les ISE potentiellement
pertinentes.
23
24. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
5. Les parties devraient être prêtes à
divulguer toutes les ISE pertinentes
raisonnablement accessibles eu égard aux
coûts et au fardeau.
24
25. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
6. Une
6 U partie ne d
ti devrait pas être contrainte de
it êt t i t d
chercher et de recueillir les ISE supprimées
ou résiduelles à moins d’une entente entre
résiduelles, d une
les parties ou d’une ordonnance du tribunal
démontrant le besoin et la pertinence de ces
p
informations.
25
26. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
7. Une partie peut remplir son obligation de
communiquer des ISE en agissant de bonne foi en
utilisant des outils et des processus électroniques,
tels que l’échantillonnage de données et l’utilisation
de critères de recherche afin de recueillir des ISE
potentiellement pertinentes.
26
27. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
8. Les parties devraient s’entendre dès que possible
dans le cadre d’un litige sur le format de
communication des ISE, ainsi que sur le format, le
contenu et l’organisation des informations qui seront
échangées dans toute liste de documents requise
g q
dans le cadre du processus de communication de la
preuve.
27
28. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
9. Dans le cadre de l’administration de la preuve
électronique, les parties devraient s’entendre ou, s’il
est nécessaire, obtenir une ordonnance de la Cour,
afin que des mesures soient prises pour protéger les
informations privilégiées, les renseignements
personnels,
personnels les secrets commerciaux et autres
informations confidentielles.
28
29. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
10. Dans le cadre du processus de l’administration
de la preuve, les parties devraient respecter les
règles du forum dans lequel se déroule le litige, en
litige
tenant compte de l’incidence que toute décision
pourrait avoir sur des dossiers connexes se
déroulant dans d’autres forums.
29
30. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
11. Des sanctions devraient être imposées par les
p p
tribunaux lorsqu’une partie ne respecte pas ses
obligations de préserver, de conserver, de recueillir,
d analyser
d’analyser ou de communiquer des ISE et cause un
préjudice sérieux à l’autre partie. La partie défaillante
pourrait éviter lesdites sanctions en démontrant que
son manquement n’était ni i t ti
t ’ét it i intentionnel ni té é i
l i téméraire.
30
31. PRINCIPES DE SEDONA CANADA
12. Les coûts raisonnables liés à la préservation , la collecte et
l’analyse des ISE devraient être assumés par la partie ayant
l’obligation de les communiquer. Dans de rares cas, les parties
devraient s’entendre sur une répartition différente des coûts à
titre provisoire, ou obtenir une ordonnance de la Cour à cet
effet.
ff
31
33. AMENDEMENTS AUX RÈGLES DE L’ONTARIO
Entrée en vigueur en janvier 2010
(30; 31) Le critère d'« apparence de pertinence » a été remplacé
par un critère plus strict d « pertinence ».
itè l t i t de ti
L'expression « qui se rapporte à une question en litige » a été
remplacée par « pertinent à une question en litige »..
(1.1) En appliquant ces règles, la Cour doit rendre des
ordonnances et donner des directives qui sont proportionnelles à
l’importance et la complexité des questions en litige et au
litige,
montant en jeu.
33
34. DEVOIR DE DIVULGATION
Règles 30.02 (1) : Chaque partie à un litige doit
produire à l’autre partie:
«tous les documents relatifs à toutes les questions en
litige qui sont en possession d’une partie »
sont… possession… d une partie…
34
35. QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT ?
Un d
U «document » selon l Rè l 30 01 d
t l la Règle 30.01 de
l’Ontario:
«inclut un fichier son une cassette vidéo un film une photo charte
son, vidéo, film, photo, charte,
graphique, carte, plan, sondage, livres comptables, données et
information sous format électronique.»
«Électronique » selon la Règle 1 03 de
1.03
l’Ontario:
«inclut les documents créés, enregistrés, transmis et conservés en
format numérique ou en d’autres formats intelligibles d f
f t éi d’ t f t i t lli ibl de façon
électronique, magnétique, optique ou de toute façon similaire… »
35
36. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1
Administration de la preuve –
Exigences d’un plan d’enquête préalable
29.1.03 (1) Lorsqu’une partie à un litige désire obtenir de la
preuve sous l’
l’une d règles suivantes, l parties d i
des è l i t les ti doivent t
s’entendre sur un plan d’administration de la preuve
g
conformément à cette règle:
1. Règle 30 (Administration de la preuve documentaire).
2. Règle 31 (Interrogatoire).
3. Règle 32 (Inspection de propriété).
4. Règle 33 (Interrogatoire médical).
5.
5 Règle
Rè l 35 (I t
(Interrogatoire é it) O R
t i écrit). O. Reg. 438/08 s. 25.
438/08, 25
36
37. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1
Échéance
(2) Le plan d’administration de la preuve doit être
convenu avant ou au plus t d
t l tard:
60 jours après la clôture des procédures écrites ou une
période plus longue suite à une entente entre les parties;
et
37
38. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1
Contenus
(3) L plan d’ d i i t ti d l preuve d it êt é it et d it i l
Le l d’administration de la doit être écrit t doit inclure:
(a) l’étendue de la preuve documentaire sous la règle 30.02, tenant
compte de la pertinence, des coûts et de l’importance et la
complexité d questions en liti
l ité des ti litige;
(b) Dates de signification des Affidavits de chaque partie (Formulaire
30A ou 30B) sous la règle 30.03;
(c) L’information respectant l’échéance, la façon de communiquer les
documents par chaque partie;
(d) Le nom des personnes qui seront interrogées sous la Règle 31 et
l’information relative à l’échéance et la durée des interrogatoires; et
(e) Toute autre information pouvant mener à l’accomplissement du
processus d’administration de la preuve proportionnelle à
l’importance et la complexité du litige…
38
39. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1
Principes
Administration de la preuve électronique
29.1.03 (4) Lors de la préparation du Plan d’administration de la preuve,
les parties doivent consulter le document intitulé «Les
Principes de Sedona concernant l’administration de la
p
preuve électronique » rédigé par la Conférence de Sedona.
39
40. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1
Devoir mettre à jour le Plan
29.1.04 Les parties doivent s’assurer de mettre à jour le Plan
d administration
d’administration de la preuve pour que celui-ci reflète tout
celui ci
changement d’information à la règle 29.1.03(3).
Défaut de ’ t d
Déf t d s’entendre sur un Plan
Pl
29.1.05
29 1 05 Suivant une requête sous les Règles 30 à 35 relatives à
l’administration de la preuve, la Cour peut refuser ou accorder des
frais si une partie est en défaut de s’entendre ou de mettre à jour le
Plan d’administration de la preuve conformément à cette Règle.
d administration
40
41. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.2
Règle 29.2 Proportionnalité de l’administration de la preuve
Application
29.2.02 Cette règle s’applique à toute considération de la Cour sous les
Règles i
Rè l suivantes, si une partie ou t t autre personne doit répondre ou
t i ti toute t d it é d
produire un document:
1. Règle 30 (Administration de la preuve documentaire).
2. Règle 31 (Interrogatoire).
3. Règle 34 (Procédure d’interrogatoire verbal).
4. Règle 35 (
g (Interrogatoire écrit).
g )
41
42. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.2
CONSIDÉRATIONS - Général
29.2.03
29 2 03 (1) En déterminant qu’une partie ou toute autre personne doit
qu une
répondre ou produire un document, la Cour doit considérer si,
(a) Le temps requis pour répondre ou communiquer le document est
raisonnable;
(b) Les dépenses liées à la réponse ou la communication du document
sont justifiées;
(c) La demande peut causer un préjudice à la partie qui doit répondre
ou communiquer le document;
(d) La demande interfère indûment dans l’avancement de l’action; et
(e) L’information ou l d
( ) L’i f ti le document est di
t t disponible par l requérante d’
ibl la é t d’une
autre manière.
42
43. NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.2
VOLUME DE LA DOCUMENTATION
(2) En sus des considérations énumérées au paragraphe
(1), en ordonnant à une partie ou autre personne de
communiquer un ou plusieurs documents, la Cour doit
tenir compte du fait que cette ordonnance peut résulter
en la communication excessive de documents
documents.
43
44. E-Discovery Implementation Committee
The Ontario E-Discovery Implementation Committee
(
(EIC) released four new model e-discovery p
) y precedents
developed in response to the recent amendments to
the Rules of Civil Procedure
http://www.oba.org/En/publicaffairs_en/E-
Discovery/model_p
y precedents.aspxp
http://www.ontariorulesofcivilprocedure.com/
44
46. RÈGLES NOUVELLE-ÉCOSSE
14.01 (1) Meaning of “relevant” in Part 5
Test is relevance throughout a proceeding - One of the primary
changes to the law of discovery in Nova Scotia is that the court
rejected the old “semblance of relevance” test in favour of simple
j p
relevance, as that term is understood at trial.
“electronic information” includes e-mail, word processing files,
electronic information e mail,
sound files, database files, and all associated metadata.
“exactly copy” means to make an electronic copy of electronic
exactly copy
information in such a way that the copy is a mirror image of the
original in a computer, storage medium, or other source;
46
47. 14.11 - Demand for production at trial or hearing
(1) A party may (…) demand that the party produce any
( )
of the following at the trial or hearing:
(a) the original of a relevant document, or an exact
copy of relevant electronic information;
47
48. RÈGLES NOUVELLE-ÉCOSSE
Rule 16 - Disclosure of Electronic Information
Comprehensive process for preserving, sorting, and
disclosing electronic information in litigation.
It is the first such Rule in Canada (British Columbia,
Ontario and Alberta all have practice directions or notes
governing electronic disclosure and the United States
disclosure,
amended their Federal Rules of Civil Procedure to
address electronic discovery in 2006).
48
49. 16.02 - Duty to preserve electronic information
The party must exactly copy the relevant electronic
information required to be preserved, unless the parties
agree or a judge orders otherwise
16.03 - Duty to disclose electronic information
16.04
16 04 - Agreement about preservation
16.05 - Agreement for disclosure
49
50. 16.03 - disclosure obligations of parties :
make diligent efforts to inform themselves about relevant electronic
information currently or previously in their control;
search for relevant information, sort it, and either disclose it or claim
, ,
privilege. “Sort” is defined in R.14.02(1);
acquire and disclose relevant information accessible only through a
custodian; ;
disclose details about any computer or storage medium no longer in
their possession if it could contain relevant information;
disclose information about any deletion or destruction of relevant
information;
disclose all claims of privilege.
50
52. Alberta Rules of Court
Part 5 Disclosure of Information
5.2 When something is relevant and material
g
5.2(1) For the purposes of this Part, a question, record or information is relevant and
material only if the answer to the question, or the record or information, could
reasonably be expected
(a) to significantly help determine one or more of the issues raised in the pleadings
pleadings,
or
(b) to ascertain evidence that could reasonably be expected to significantly help
determine one or more of the issues raised in the pleadings.
5.3 Modification or waiver of this Part
5.4 Appointment of corporate representatives
52
