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Die Bedeutung von
Governance und Controlling für das Intranet
ICOM Die Kommunikationsberater
Bierstadter Straße 23
65189 Wiesbaden
Tel.: +49 (0) 611/58 016 - 80
Fax: +49 (0) 611/58 016 - 88
www.icom-media.de
Zürich, 02.12.2008
Jürgen Mirbach, Partner
j.mirbach@icom-media.de
2. ICOM GmbH – Wer sind wir und für wen arbeiten wir?
Das Unternehmen im Überblick
Unternehmensdaten Auszug aus der Kundenliste
Die ICOM GmbH ist
eine 100%-ige Tochter
der Atkon AG. Die
gesamte Gruppe
machte in 2007
11,1 Mio. Euro Umsatz.
Standort der ICOM
GmbH ist Wiesbaden.
Die ICOM beschäftigt
ca. 10 Mitarbeiter.
© ICOM GmbH 2008
24.09.2008 / 2
5. Intranet Status Quo
Intranets werden von Unternehmen weltweit eingesetzt
Intranets stecken weltweit noch in den Kinderschuhen
… vom Intranet zum Employee Portal.
Das Intranet ist das elektronische Rückrat der Unternehmen.
70% der Mitarbeiter würden die News auf der Startseite des
Intranets vermissen, wenn es sie nicht mehr gäbe
© ICOM GmbH 2008
Das Intranet gehört zur Infrastruktur der Unternehmen.
24.09.2008 / 5
6. Intranet Status Quo
Redaktion
…
…
Controlling und Governance
Die Arbeit am Inhalt ist und bleibt die wichtigste Aufgabe.
© ICOM GmbH 2008
Controlling und Governance sind Hilfsdisziplinen zur Unterstützung der
Kernaufgabe.
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7. Entwicklung von Governance und Controlling
Intranet-Entwicklungsstufen
4
Business Value
3
2
Enterprise Integrierter
1 Kollaboration Information Arbeitsplatz
Information und Wissen Portal
und ESS
Informations-Gebrauch
§ News zusätzlich zusätzlich zusätzlich
§ Teamorganisation § Operative § Zugriff auf viele/
§ Corporate
via Portal Prozesse, z.B. alle Anwendungen
Information
§ Internes Networking
§ Vorstellung von Einkauf online und Informationen
§…
§ Funktionsbezogene für die tägliche
Abteilungen
§ Handbücher etc. Arbeit via Intranet
Inhalte über
§…
§ Kommunikation Vorteile in der
Verfahren und
§ Employee Self Nutzung durch
Abläufe
… möglicherweise
§ ... Personalisierung
Services
§ ... (Rolle, Hierarchie schon über Unter-
© ICOM GmbH 2008
etc.) nehmensgrenzen
hinweg.
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8. Entwicklung von Governance und Controlling
Intranet-Entwicklungsstufen
4
Business Value
3
2
Enterprise Integrierter
1 Kollaboration Information Arbeitsplatz
Information und Wissen Portal
und ESS
Informations-Gebrauch
§ Aufgabe einer
Governance
einzelnen
Abteilung
§ IA, Design, Inhalte
§ Qualtitäts-
management
§ Usability
§ Nutzung
Controlling
§ Zufriedenheit
§ Techn. Leistung
© ICOM GmbH 2008
§ ROI schwer zu
berechnen
24.09.2008 / 8
9. Intranet Controlling
„Da haben Sie ja schön gerechnet. Sie
bekommen das Budget aber tun Sie mir
den Gefallen, diese Rechnung nie
wieder aufzumachen.quot;
© ICOM GmbH 2008
In vielen Fällen ist die Aufrechnung von ersparter Zeit als Argumentation für
Intranet-Investitionen nicht überzeugend.
24.09.2008 / 9
11. Entwicklung von Governance und Controlling
Intranet-Entwicklungsstufen
4
Business Value
3
2
Enterprise Integrierter
1 Kollaboration Information Arbeitsplatz
Information und Wissen Portal
und ESS
Informations-Gebrauch
§ Aufgabe einer zusätzlich
Governance
§ Nutzerverhalten
einzelnen
§ Schnittstellen
Abteilung
§ IA, Design, Inhalte § Einheitliche Tools
§ Qualtitäts- § Nutzerrechte
§ Lenkungskreis
management
§ Usability
§ Nutzung zusätzlich
Controlling
§ Prozessanalyse:
§ Zufriedenheit
§ Techn. Leistung
© ICOM GmbH 2008
Zeit, Qualität,
§ ROI schwer zu Kosten
§ ROI schwer zu
berechnen
berechnen
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13. Entwicklung von Governance und Controlling
Tendenzen
Intranet-Inhalte werden auf vielfältige Weise in die
tägliche Arbeit eingebunden. Eine geschärfte
Sichtweise für das Controlling ist gefragt.
Immer mehr Personen werden aktiv die Inhalte
des Intranets mitgestalten. Sie werden nicht mehr
formell als Autoren o.ä. an die Redaktionsarbeit
herangeführt.
© ICOM GmbH 2008
24.09.2008 / 13
15. Intranet Controlling
Was kann Controlling für
ein Intranet leisten? Zielerreichung nachweisen
►
Fragen beantworten:
►
Beispiel: Wie viele Mitarbeiter nutzen
welchen Inhalt/welche Funktion wie oft?
Steuerung ermöglichen
►
Beitrag des Intranets zur Wettbewerbs-
►
fähigkeit gewährleisten
© ICOM GmbH 2008
Wie kann Intranet Controlling durchgeführt werden, dass der Nutzen des
Intranets optimal dargestellt wird?
24.09.2008 / 15
16. Intranet Controlling
INDEX INTERNE
Web Excellence Forum:
KOMMUNIKATION®
IntraQM
Balanced Scorecard
Genereller Ansatz:
Zusammenarbeit AK
Kommunikations-
controlling des DPRG und
Intranet Cockpit des Controllervereins
© ICOM GmbH 2008
Viele Ansätze – ein Ziel:
Professionalisierung des Controlling
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17. Intranet Controlling
Anforderungen an das Intranet Controlling
► Anerkannte Systematik & Methoden
► Definitionen & Begriffe
► Konsistente Methoden
► Vergleichbarkeit der Ergebnisse
► Interjahresvergleiche
► Benchmarking mit anderen Unternehmen
► Aussagekraft im Sinne der Zielvorgabe
► Orientierung
geben:
Wo stehen wir und in welche Richtung geht es?
► Fortschritt/Veränderungen sichtbar machen:
► Ausgangspunkt für Optimierungen/Maßnahmen
© ICOM GmbH 2008
Unterm Strich: You simply can‘t manage what you don‘t measure
Nebeneffekt: Controller im Unternehmen sind ebenfalls glücklich
24.09.2008 / 17
18. Intranet Controlling
Ziele setzen und
Zielvereinbarungen
treffen
Optimieren Planen
Evaluieren Umsetzen
© ICOM GmbH 2008
24.09.2008 / 18
20. Ist der Spielplatz sauber?
Sind die Geräte sicher zu
benutzen?
Haben die Geräte alle ein
einheitliches
Erscheinungsbild?
© ICOM GmbH 2008
24.09.2008 / 20
22. Wie viele Kinder haben
Balancieren gelernt?
© ICOM GmbH 2008
24.09.2008 / 22
23. „Wer den Nutzen immaterieller Werte messen
kann, hat den heiligen Gral des
Rechnungswesens gefunden“
© ICOM GmbH 2008
Kaplan/Norton, Harvard Business Manager, Mai 2004, S.18ff
24.09.2008 / 23
24. Intranet Controlling
Ziele setzen und
Zielvereinbarungen
treffen
Abweichungs-
analyse und
Optimieren Planen
Maßnahmen
Evaluieren Umsetzen
Vereinbarte
Kennzahlen
erheben
© ICOM GmbH 2008
Der Controlling-Kreislauf ist uns gut bekannt.
Wer folgt konsequent den Schritten des Kreislaufs?
24.09.2008 / 24
25. Intranet Controlling
Intranet Controlling
Kommunikations-
Methoden
plattformen
© ICOM GmbH 2008
Intranet Controlling ohne Kommunikation? Funktioniert nicht.
24.09.2008 / 25
27. Intranet Governance
Was kann Governance für Verankerung in der
►
ein Intranet leisten? Unternehmensorganisation
Weiterentwicklung des Intranets vom
►
reinen Kommunikationsmedium zum
Werkzeug für die tägliche Arbeit
unterstützen
Bildung von Strukturen, damit Prozesse
►
verbindlich ablaufen können
Festschreiben von Qualitätskriterien
►
Governance strukturiert das Zusammenspiel
© ICOM GmbH 2008
vieler Akteure mit unterschiedlichen Interessen und Entscheidungslogiken
in Verantwortlichkeiten, mit Regeln/ Vorgaben und durch Prozesse.
24.09.2008 / 27
28. Intranet Governance
Schlüsselelemente
► Aufbauorganisation
► Ownerships (Intranet, Inhalte)
► Prozesse
Neu, Aktualisierung, Verschlagwortung (Tagging?), …
► Inhalte:
► Spielregeln
► Inhalte
► Konzeptionelle Weichenstellungen
► Design
► Inhalte
► Technik
© ICOM GmbH 2008
Intranet Governance ist zum größten Teil Content Management.
24.09.2008 / 28
29. Intranet Governance
Kooperation Weisung
Weiche Steuerung Harte Steuerung
Informelle Anordnung,
Information,
Verhandlung Weisung,
Androhen von Fachliche
Überzeugung,
Befehl –
mit dem Ziel Regelungen Regelung
Zusammen-
eines Konsens Nutzung der
führen von
und Hierarchie/
Akteuren
Kooperation Eskalations-
pfade
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Intranet Governance schafft im Prinzip immer Grundlage für eine harte Steuerung.
Das Ziel ist ein anderes.
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34. Leadership
Warum braucht ein Intranet
Leadership? Alle Intranet-Stakeholder einbeziehen,
►
vom Intranet begeistern
Alle Intranet-Autoren zu stolzen Online-
►
Redakteuren („im Nebenberuf“) machen
Mittel- bis langfristige Weiterentwicklung
►
des Intranets vordenken - in einer
Mission mitteilen
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Begeisterung, Anerkennung und Belohnung sind die stärksten Motivatoren.
24.09.2008 / 34
36. Mami und Papi greifen
ein, wenn es notwendig
ist. Hoffentlich lassen sie
mich in Ruhe spielen.
Einfache Regeln.
Gesunder
Menschenverstand
reicht.
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24.09.2008 / 36
37. Leadership
Controlling Governance
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24.09.2008 / 37
38. Mehr Informationen: www.icom-media.de
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Jürgen Mirbach, Partner
j.mirbach@icom-media.de
24.09.2008 / 38
