El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad. Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación. Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.

1. Sistemas de Gestión Documental y Sistemas
de Acceso Archivístico: ¿fricción o relación?
Julián Moyano Collado
Gestión Documental / Conocimiento / Contenidos
http://www.documentalqueridowatson.es

2. Presentación
El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su
identificación, localización, recuperación o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva
de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus
formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los
documentos en redes de comunicación.
Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por
Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y
desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que
acompaña al documento durante toda su existencia.

3. Presentación
Analizar las circunstancias en las que se desarrolla el proceso descriptivo de
unidades documentales en los Archivos y en los Sistemas de Gestión
Documental para relacionar y establecer sinergias entre ambos procesos.
Descripción Archivos Descripción
Sistema Gestión
Documental

4. Objetivos
Conocer la descripción desde dos puntos de vista:
- La descripción en los Archivos: Entendida como el proceso y el
resultado necesario para usar la documentación que se encuentra
disponible en estos centros y servicios.
- La descripción en los Sistemas de Gestión Documental: Como
tarea fundamental para que los documentos de uso administrativos,
“vivos”, estén accesibles en infraestructuras electrónicas y tengan un
correcto tratamiento.
Y así poder relacionar las dos formas de ofrecer las descripciones
de las unidades documentales y mostrar un ciclo natural entre la fase
administrativa de la documentación (SGD) y la fase archivística.

5. Contenido y estructura
1 La descripción de unidades documentales
2 La descripción Archivística: los instrumentos de descripción Archivísticos y
los Sistemas de Acceso
2.1 Los instrumentos de descripción Archivísticos
2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos
2.3 Ejemplo de descripción archivística: Archive Hub
3 Las descripciones en los Sistemas de Gestión Documental
3.1 La descripción del documento de gestión administrativa en un entorno
electrónico, los metadatos
3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental: OpenKM
4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de
Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico

6. 1 La descripción de unidades documentales
¿Qué es describir?
“Acción consistente en representar estructuradamente
los materiales archivísticos”
Manual de descripción multinivel
Describir implica recopilar, analizar, organizar y registrar la
información relacionada con los documentos y su contexto, para
identificarlos, gestionarlos y localizarlos.

7. 2 La descripción Archivística: los instrumentos de
descripción Archivísticos y los Sistemas de Acceso.
La descripción archivística y otros
recursos, según ISAD (G) y otras
normas internacionales, se obtienen
al realizar un trabajo previo que
permita representar intelectualmente y
con precisión una agrupación, entidad
o función del Archivo.
Instrumentos de descripción
Inst. de Control (Trabajo) /
Inst. de Información (Publicitar)
Sistemas de Acceso Archivístico o
Sistemas de Información Archivística.
WEB

8. 2.1 Los instrumentos de descripción Archivísticos
Los instrumentos de descripción reflejan las unidades documentales y
ofrecen dos utilidades o servicios:
- Servir como instrumento de trabajo y control para el personal del
Archivo. Ejemplo: Registro, Relaciones de Entrega…
- Publicitar el contenido de las agrupaciones documentales y
satisfacer las necesidades de información sobre el Archivo de cualquier
usuario. Ejemplo: Guías, Censos….
Esta información se va a ofrecer y presentar para su consulta por parte
del personal de los Archivos, usuarios y público en general mediante
Sistemas de Acceso o Información Archivísticos, respaldados por
tecnología web.

9. 2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos.
Las descripciones de las unidades documentales se van a poder consultar
mediante el Sistema de Acceso Archivístico, siendo el elemento más
importante de un servicio de Archivo en la web. Algunas características:
Proporcionan a los usuarios información sobre las entidades descritas
Permiten navegar, buscar y recuperar la información deseada.
Aglutinan todas las posibilidades de uso y consulta de las descripciones.
Son el nexo de unión entre la web, las entidades archivísticas descritas y
los usuarios.
Presentan los elementos de la norma ISAD (G), normalmente, pero
también otros estándares.

10. 2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos

11. 3 Las descripciones en los Sistemas de Gestión
Documental
Un Sistema de Gestión Documental es un programa o conjunto de
programas informáticos utilizados para integrar, capturar, ofrecer,
disponer, publicar, tratar, asegurar y almacenar documentos e
información relacionada con los mismos.

12. 3.1 La descripción del documento de gestión administrativa
en un entorno electrónico, los metadatos.
El proceso descriptivo de un documento
administrativo es similar al realizado con el
documento archivístico, teniendo en cuenta que
su función y el nivel de abstracción exigido puede
ser mucho más conciso.
El conjunto de datos e información producida en el
proceso descriptivo se va a transformar en lo que
se conoce genéricamente como metadatos.
La asignación de metadatos permitirá la gestión y
descripción del documento electrónico. Esa
descripción va a ofrecer el contenido y el contexto
del documento, convirtiéndose en su
representación.
<metadatos>

13. 3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental:
OpenKM

14. 3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental:
OpenKM

15. 4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas
de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.
Existen dos descripciones distintas atendiendo a la fase del documento
o al Sistema que va a albergar la documentación: Sistema de Acceso
Archivístico y Sistema de Gestión Documental.
Las dos plataformas ofrecen servicios y utilidades diferentes atendiendo a
las normas y elementos descriptivos empleados.
Su finalidad es similar: ofrecer y gestionar la documentación de
manera correcta.

16. 4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas
de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.
Las relaciones entre los elementos descriptivos de los dos sistemas,
siguiendo el ciclo de vida lógico de la documentación tienen en cuenta
que:
-Los Sistema de Gestión Documental, utilizarán los
elementos descriptivos planteados en la norma ISO
15489 y sus metadatos relacionados (u otros según
ISO 23081).
- En la fase archivística las descripciones se
recogen en un Sistema de Acceso Archivístico que
utilizará metadatos basados en la norma ISAD (G).

17. 4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas
de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.
Sistemas de Gestión Documental SGD
Elementos descriptivos de la fase de
registro citados por norma ISO 154891.
Sistemas de Acceso Archivístico SAA
Elementos descriptivos utilizados por
ISAD (G)2.
M1. Un identificador único. 3.1.1 Código de referencia Corresponde al código que acompaña al
documento durante toda su existencia.
Cuando llega a una fase de Archivo se
deberá completar con el código de la
unidad responsable y del país, para así
evitar cualquier problema con otros
elementos incluidos en este u otros
Sistemas de Acceso, y disponer así de un
código identificativo único. Las
características del código estarán
determinadas por las condiciones fijadas
en la fase del Sistema de Gestión
Documental.
M3. Un título o una descripción breve.
M5. Nombre o título que denomine el
documento.
3.1.2 Título Denomina a la unidad descrita y debe ser
lo más concisa posible. Al disponer de dos
elementos del SGD que se transforman en
uno único, se puede determinar o elegir
cuál de ellos va a ser el más apropiado.
M2. La fecha y hora en que el documento
se incluye en el sistema.
M7. La fecha de creación del documento.
M8. La fecha y hora de comunicación y la
recepción.
3.1.3 Fechas En este caso debe de ser el elemento M7
Fecha de creación del documento el que
represente al elemento Fechas de ISAD
(G), puesto que es el más importante de
todos ellos.
1Códigos utilizados para identificar los elementos (M1, M2...) en el trabajo académico.
2Códigos utilizados para identificar los elementos (3.1.1, 3.1.2...) según los elementos de la versión española de la norma ISAD (G).

18. 4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas
de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.
El modelo propuesto (sólo se ofrece un ejemplo) intenta vincular la información descriptiva de la
documentación según se encuentre en una fase administrativa, incluida en un Sistema de
Gestión Documental, o en su fase de Archivo (Sistema de Acceso Archivístico).
La tabla aporta los vínculos y relaciones necesarias entre los elementos para intentar favorecer
el uso y tratamiento de la documentación, así como la reutilización de la información descriptiva
existente.
La parte técnica que corresponde a migrar la información entre Sistemas puede ser la más
sencilla si se tomar como base XML (incluso rdf, en línea con web semántica) o cualquier otro
lenguaje que permita mapear los distintos elementos descriptivos existentes en los metadatos, y
así se conseguirá una correcta y limpia migración de la información descriptiva.

19. Sistemas de Gestión Documental y Sistemas
de Acceso Archivístico: ¿fricción o relación?
Julián Moyano Collado
Gestión Documental / Conocimiento / Contenidos
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