Parametros para la Selección de un Sistema de Gestión de Archivos

sociedad colombiana de @rchivistas
Parámetros para la Selección de Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos
John F. Cuervo A. - Bogotá D.C., 14 de octubre de 2004

Parámetros para la Selección de un SGED
John F. Cuervo A.
Bogotá D.C. Octubre14 de 2004

Nombre la Entidad
República de Colombia

Parámetros para la Selección
de un Sistema de Gestión
Electrónica de Documentos

John F. Cuervo A.
Esp. En Redes de Información Documental
Bogotá D.C. Octubre 14 de 2004


PROPÓSITOS

• Aclarar un concepto básico ¿qué es la
gestión documental?

• ¿Que justifica un sistema electrónico de
gestión de documentos?


CONTENIDO

• En la primera parte se analizan todos los
aspectos, antecedentes y planteamientos
sobre el proceso y, los sistemas de
gestión electrónica de documentos,
utilizados para las organizaciones y
sugerir un modelo de selección para este
tipo de tecnologías.


CONTENIDO

• En la segunda parte plantea la
fundamentación teórica que enmarca este
tipo de desarrollos, mostrando aspectos
tecnológicos, archivísticos y
administrativos de los sistemas mas
conocidos de gestión electrónica de
documentos.

Nombre la Entidad

Contenido:
•Introducción
•Antecedentes
•¿Qué justifica un Sist.?
•¿Qué es la Gestión Doc.?
•Ciclo de Vida de los doc.
•Soporte Electrónico
•Sistema de Gestion Doc.

Nombre la Entidad

Contenido:
•Sitema DMS
•Ambiente Tecnológico
•Normas y Estándres
•Analisis de aplicaciones
•Modelo de la Selección
•Conclusiones


INTRODUCCIÓN
• Las información se constituye en un recurso
fundamental para la gestión y la toma de
decisiones dentro de las organizaciones.
• La aparición de técnicas modernas de
reproducción, tratamiento y transmisión de
datos multiplican constantemente el volumen de
información.
• La falta de sistemas adecuados de gestión
ocasiona gastos de administración y
conservación muy altos y dificultan la toma de
decisiones


INTRODUCCIÓN

• La rápida evolución de las TIC´S ha permitido la
aparición de productos y herramientas para la
gestión electrónica de documentos.
• El reto no está en la implementación de éstas
nuevas tecnologías, sino en su capacidad para
seleccionar las que más se adapten y puedan
ser administrarlas adecuadamente para
beneficio de una organización.


INTRODUCCIÓN
• Se dice que algo más del 80% de la información
de una organización reside en sus documentos,
entonces es claro suponer que el aumento de la
eficiencia en su gestión, redundará en el
mejoramiento de su competitividad.
• La oferta comercial provee más de 10
herramientas corporativas para de sistemas
gestión de información documental, el problema
es como seleccionar la más adecuada.


ANTECEDENTES
• El concepto de “gestión de documentos",
derivado de la administración moderna,
comenzó a utilizarse en la década de los años
cuarenta en algunos países anglosajones
principalmente en los Estados Unidos de
Norteamérica.
• Con estas palabras se designó al conjunto de
criterios y técnicas nuevas relacionadas con el
manejo de los archivos administrativos.


ANTECEDENTES
• Tales criterios buscaban aumentar la
eficiencia y reducir los costos de los servicios
archivísticos, lo que se explica por la
denominada explosión documental.
• En la década de los años setenta
aparecieron las primeras herramientas de
tratamiento de información
• El crecimiento de documentos en los
procesos llevó a la implementación de
sistemas que gestionaran el almacenamiento
organizado de la información


ANTECEDENTES
• La evolución natural de este proceso ha sido
pasar del tratamiento pasivo de la
documentación a intervenir en el propio proceso
de trabajo en las organizaciones.
• Lo anterior, ha implicado un cambio en el
concepto del documento, fuente primaria de
información, el cual tradicionalmente se
soportaba en papel y su uso era el más común
dentro de las organizaciones.


ANTECEDENTES

• Los nuevos soportes documentales, han
evolucionado y se han multiplicado a una
gran velocidad, sumándose a los problemas
ya existentes y ocasionados por los
documentos en soporte tradicional.
• La obsolescencia tecnológica representa otro
de los grandes problemas que se dan por las
distintas generaciones de tecnología que se
utilizan las organizaciones.


ANTECEDENTES
• Lo anterior ha obligando a una migración
continua cuyo proceso resulta altamente
costoso y tiene el riesgo de que pueda alterar la
integridad y valor probatorio o legal de los
documentos, si no se lleva a cabo con criterios
técnicos y archivísticos claros.
• Visto desde este ángulo surgen varias
preguntas:


ANTECEDENTES
• ¿Cuáles son y como funcionan los nuevos
soportes documentales en la organización?.
¿Cómo se relacionan estos con el soporte
tradicional?. ¿Cómo integrar estos soportes de
tal forma que hagan parte de un sistema de
gestión de documentos en una organización?.
¿Cómo se denomina un programa de gestión
soportado en nuevas tecnologías de
información?.


¿QUE ES UN SGED?
• Se entiende por Sistema de Gestión Electrónica
de Documentos (SGED) como un sistema de
información pensado para la gestión (archivo y
recuperación) de documentos, entendidos estos
como los diferentes soportes que contienen la
fuente primaria de información de una
organización, así como para la correcta
distribución de los mismos dentro de la
organización (flujo de trabajo o Workflow).


¿QUE ES UN SGED?
• Los SGED hoy día se utilizan tanto en las
organizaciones públicas como en las privadas,
con el objeto de controlar e incrementar la
eficiencia del flujo de documentos.
• Están orientados a la búsqueda de la eficiencia
y la calidad del acceso y recuperación de
información.
• “Oficina sin papeles“.


¿QUE JUSTIFICA UN SGED?
• La existencia de dos mundos totalmente
diferentes
• De un lado el ambiente de la tecnología en el
que se manejan los conceptos de documento
electrónico, correo electrónico, formato EDI,
Intranets, etc.
• De otro lado se tiene el mundo de la formulación
teórica y práctica de la gestión de documentos.


¿QUE JUSTIFICA UN SGED?
• Estos deberían ser dos mundos complementarios
pero existe una incomprensión mutua. Ante esta
realidad los profesionales de la información
deben actuar en dos planos diferentes.
• Por un lado, reformular las bases teóricas de la
gestión documental, de forma que sé amplíen y
adapten a los conceptos de la realidad actual.
• Y de otro, elaborar estrategias que resuelvan los
problemas que suponen el trámite de
documentos y la implantación de sistemas de
gestión.


BENEFICIOS DE UN SGED
• Mayor acceso a la información. Es
recuperada desde cualquier lugar y de una
forma común para cualquier usuario del
sistema.
• Aprovechamiento del capital intelectual de la
organización. El conocimiento se crea una
sola vez y es reutilizado muchas veces.
• 0HMRUD Oa gestión del trabajo a través de un
proceso electrónico.



• Favorece el trabajo en equipo, acelera las
actividades críticas y mejora
significativamente el servicio al cliente.
• Incrementa el aseguramiento de calidad y el
control de costos. La toma de decisiones se
basa en información actualizada y en línea.
• Mejora la productividad pues la información
comienza a ser disponible sobre demanda.


• Se minimizan los requerimientos de
almacenamiento para documentos en papel.
• Control de la información. (Seguridad y control
de las versiones).
• Mayor capacidad para el cumplimiento de
normas y leyes sobre los documentos.
• Reducción de las tareas operativas.
• Transferencia de conocimiento. (Knowledge
Management)
• Reducción de costos para la organización.


¿QUE ES LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
• Actividad administrativa con fines de eficacia en la
tramitación de documentos que obliga a una eliminación
de la información innecesaria, dando lugar a lo que en
Norteamérica se denomina “records management” que
se ha traducido al castellano como “gestión de
documentos”.
• La UNESCO definió la gestión de documentos
como:“...una parte del proceso administrativo
relacionada con la aplicación de principios de economía
y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los
documentos, como en su eliminación”.


¿QUE ES LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
• El concepto más acertado lo define como: “...una
parte del sistema de información de la empresa
desarrollado con el propósito de almacenar y
recuperar documentos, que debe estar diseñado
para coordinar y controlar todas aquellas
funciones y actividades específicas que afectan a
la creación, recepción, almacenamiento, acceso y
preservación de los documentos, salvaguardando
sus características estructurales, y contextuales y
garantizando su autenticidad y veracidad”.
• Guide for managing electronic records from an archival perspective" ICA
– International Council of Archives, ICA 97


CICLO DE VIDA DE LOS
DOCUMENTOS
• Son las etapas por las cuales pasa un
documento desde su creación, revisión,
aprobación, y almacenamiento, hasta su
eliminación o transferencia al archivo
permanente para su conservación.
• Desde el punto de vista de un proceso,
electrónico o físico, el ciclo de vida de un
documento se puede presentar de la siguiente
forma:


P ublica ció n
D istrib ución

A ctiv id ad
del
D ocum ento

C rea ción : U so:
A ctiv o U so: D estrucción
A uthorin g
Ina ctiv o
A rchiv o

Fuente[1]

[1] ABDALA, Adalgisa. Edición electrónica: Documento No. 4. Santa Fe de Bogotá: Notas de clase, 1999.


CICLO DE VIDA
• En la primera fase el documento es creado.
• Herramientas para creación (authoring) o captura
que incluyan escáneres (incluidos los fax), correo
@, acceso a Internet etc.
• Criterios de indexación para recuperar los
documentos y revisiones en el sistema tales
como fecha, autor, número de revisión etc.
• Finalmente, herramientas para encadenar
documentos en grandes estructuras como
volúmenes o tipos de documentos.


Gestación Publicación
Estándares
OCR
Doc. Electrónicos Creación de documentos
Creados
Create/
Formas
Capture
Publicación
Doc. Impresos
Librería Electrónica
Indexación
Inf. Base de Datos Control de revisiones Integración con las
Ciclo de o versiones herramientas
Revisión Check In Check Out de usuario final
Anotaciones Seguridad
Edición Estructura
Control (encadenamientos)
Comunicación Ad-Hoc
Workflow

Fuente[1]



CICLO DE VIDA
• La segunda fase, temporal, mientras el
documento es publicado y preparado para su
distribución.
• Se debe tener en cuenta el medio de
publicación y a que tipo de audiencia va dirigido
el documento.
• Definir si se manejaran anexos, hipervínculos,
búsqueda full-text, o tesauros, así como
identificar como será su visualización.


Uso Activo e Inactivo Archivo

Doc. Electrónicos
Creados
Obtener Estructurar la Destruir
Formas
fácilmente información de o
la información acuerdo con las Librerias Archivar
Doc. Impresos para la empresa necesidades del
usuario
Almacenamiento
Inf. Base de Datos Herramientas para Full Text Near-Line
Bases de datos
importar Servicios de red Indexación Off-line
Estándares de Hipervinculos Workflow Agendas de
intercambio Integración con Retención Electrónica
otras aplicaciones
Seguridad

Fuente[1]



CICLO DE VIDA
• En la tercera fase, en la cual se utiliza realmente
el documento, es donde el sistema de
administración de documentos actúa y presenta
sus mayores fortalezas.
• Requiere de herramientas de captura
(escáneres) que permitan almacenar y localizar
los documentos (librerías), que solamente el
perfil autorizado pueda visualizarlos (seguridad)
en un tiempo razonable para finalmente imprimir
y/o distribuir el documento (WF).


CICLO DE VIDA
• La cuarta fase, fase inactiva, es una transición
antes de su “archivo permanente”. Son
indispensables servicios de indexación y
almacenamiento. Herramientas que permitan
una rápida recuperación, no son tan relevantes
(como sí lo son en la etapa del documento
activo).
• En la fase de Archivo y, eventualmente, la
destrucción del documento, finaliza su ciclo de
vida.


SOPORTE ELECTRÓNICO
• Documento electrónico: contenido integrado
en un archivo electrónico (documento legible
por máquina), mediante un programa de
computador, cuyo contenido es generado,
transferido, comunicado o archivado en
medios electrónicos, magnéticos u ópticos.
Se conoce como digitalización y para llevarlo
a cabo se utilizan cámaras digitales o
escáneres
• El material digitalizado podrá tomar dos
formas diferentes: imagen o texto.


SISTEMA DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

• Teniendo en cuenta lo anterior se puede
determinar que el término “gestión electrónica
de documentos” hace referencia al control
automatizado de documentos a través de su
ciclo de vida en una organización, desde su
inicio o creación hasta su disposición final, ya
sea que éstos se conserven permanentemente
o se descarten definitivamente.


SISTEMA DE GESTIÓN
• Está compuesto por elementos físicos
(hardware) que constituyen la infraestructura del
sistema y lógicos (software) que proveen los
servicios para gestionar un documento desde su
"nacimiento" hasta su "muerte".
• La tendencia actual de las herramientas de SGD
es la integración en un solo producto, se conoce
también como “punto único de acceso.


SISTEMA DE GESTIÓN
• Según esta idea, los SGD deberían ser capaces
de crear una especie de 'capa' por encima de
todas las soluciones departamentales de forma
que el usuario obtenga una imagen única para
toda la gama de datos que afectan a su negocio
con una interfaz de usuario común y única.
• Este nuevo paradigma, esta muy impulsado por
las tecnologías de flujo de trabajo y de difusión
de la información por Internet.


SISTEMA DE GESTIÓN
• Este planteamiento de "punto único de acceso"
tiene mucho que ver con la superación de los
tradicionales paradigmas centrados en el
proceso y/o la base de datos hacia un nuevo
planteamiento de sistema de información en el
que lo importante es la 'accesibilidad' y
'transmisión' del documento dentro de la
organización.


SISTEMA DE GESTIÓN
• Existe el mito que la eliminación de papel
significa la eliminación de todos los problemas
derivados de la documentación.
• Estudios publicados a finales de la década 80 y
principios de los 90 intentaban probar este
hecho al mostrar los importantes porcentajes de
documentación que se mantenían en forma de
papel en la mayor parte de las organizaciones.


SISTEMA DE GESTIÓN
• Actualmente, un gran porcentaje de documentos
provienen de sistemas informáticos, lo que
demuestra que el problema no deriva tanto en
que la información, este o no electrónicamente,
como en su adecuada gestión y administración.
• Los costos decrecientes del hardware y
software, junto con la falta de un software único
que resuelva los problemas de la
documentación en una organización, han
ayudado aun más a esta tendencia.


SISTEMA DE GESTIÓN
• En la actualidad el papel no ha logrado ser
reemplazado por el documento electrónico.
• No parece, tampoco, que el objetivo deba ser la
eliminación del papel en una organización como
si el establecimiento de una tecnología que
integre, bajo un esquema "de acceso único", un
entorno coherente y unificado de trabajo al
usuario y que permita ayudar a la gestión de la
información dentro de la organización.


SISTEMA DE GESTIÓN
• En la práctica, esta evolución tecnológica está
empujando a los proveedores de software a
reemplazar las soluciones monolíticas del
pasado por soluciones integradoras bajo
diversos entornos.
• Para ampliar estos conceptos de integración, en
los puntos siguientes, se abordarán los
principales conceptos y estándares que
incorporan los SGD en la actualidad.


SISTEMA ADMINISTRADOR DE
DOCUMENTOS DMS
• Un Document Manager System o DMS es un
paquete de software similar a los sistemas
manejadores de Bases de Datos (SMBD).
Mientras los SMBD almacenan datos
“estructurados” – pequeños registros tales
como, nombre, dirección, teléfono, cédula, etc.
• Los DMS almacenan, recuperan y manejan
datos no estructurados tales como archivos,
texto, hojas de cálculo imágenes, sonido,
multimedia y documentos compuestos.


DOCUMENTOS DMS
• Los beneficios de usar DMS incluyen el
mejoramiento de la productividad, tiempos de
proceso corto y mejor acceso a la información.
Su desarrollo crece rápidamente y están cada
vez mas utilizados en las aplicaciones críticas
dentro de las organizaciones.
• Este tipo de sistema (DMS) permite tener un
control total de todo tipo de documentación
empresarial, sin importar su fuente u origen.


DOCUMENTOS DMS


CARACTERÍSTICAS DE LAS DMS´S

• Manejan un gran volumen de documentos, que
podueden ser accedidos desde un computador
• Protegen y administran los documentos
• Ofrecen un acceso fácil a la información
almacenada en los mismos o referencias de
estos.
• Proveen un amplio rango de servicios:
almacenamiento, seguimiento, manejo de
versiones, indexación y búsqueda de
documentos, entre otros.


CARACTERÍSTICAS DE LAS DMS´S

• Provee Log´s de auditoria y/o seguridad
confiables sobre el uso y/o control de
modificaciones de los documentos.
• Pueden asociar los documentos con el
almacenamiento, seguridad, búsqueda,
recuperación y administración de éstos.
• El crecimiento de Internet ha contribuido de
manera significante al desarrollo de diferentes
DMS´s ya que permite publican documentos
internos y externos sobre esta tecnología.


AMBIENTE TECNOLÓGICO
• Este es uno de los aspectos más importantes
para llevar a cabo el diseño y la implantación de
un sistema de gestión documental toda vez que
en él residirá la solución y es donde se
concentrará toda su operación.
• Este ambiente, junto con las políticas y
procedimientos establecidos por la organización
permiten visualizar la estructura que se
requerirá para dicha implementación.


RELACIÓN DE LOS ESTÁNDARES Y
ESPECIFICACIONES APLICABLES A UN SGD:

• Servicios de Red

• IEEE P1003.x: Servicios de Administración de
Archivos (Network File System – NFS)
• ISO 9594 (ITU X.500): Servicios de Directorio
• ITU X.400: Sistema de manejo de mensajes
(Message Handling System – MHS)



• Servicios de Administración de Información

• UN/EDIFACT (ANSI X12): Intercambio
Electrónico de Datos (Electronic Data Interchage
– EDI)
• ISO 9579: Acceso Remoto de Base de Datos
(Remote Database Access - RDA)
• ISO 9575: Lenguaje Estructurado de
Búsqueda (Structure Query L Language - SQL)



• Servicios de Administración de Información

• ISO 10027 (ANSI X3.138): Sistema de
Diccionarios para Recursos de Información
(Information Resource Dictionary System -
IRDS)
• ISO 8824/8825 (ANSI X.208): Abstract Sintás
Notation (ASN)



• Servicios de Aplicación

• ISO 8571: Transferencia de Archivos,
Mantenimiento y Acceso (File Transfer, Access
and Management – FTAM)
• ISO 9040/9041: Servicios de Terminal
Virtual (Virtual Terminal Service – VTS)



• Servicios de Documento

• ISO 10166: Document Filing and Retrieval
(DRF)


RELACIÓN DE LOS ESTÁNDARES
SECUNDARIOS Y OTRAS ESPECIFICACIONES
DE UN SGD:
• Estándares de Presentación y Arquitectura
del Documento

• ISO 8313: Office Document Architecture (ODA)/
Open Document Interchage Format (ODIF)
• ISO 8879: Standard Generalizad Markup Langauge
(SML) y su subformato, HyperText Markup Language
(HTML)
• ISO 9069: Standard Generalized Markup Language
(SML) Document Interchange Format (SDIF)


DE UN SGD:

• Estándares de Presentación y Arquitectura
del Documento

• ISO 10744: Hypermedia/Time Based Structural
Language (HyTime)
• ISO 10179: Document Style Semantics and
Specification Language (DSSSL)
• ISO 10180: Standard Páge Description Language
(SPDL)


DE UN SGD:

• Estándares Gráficos

• ISO 7942: Grafical Kernel System (GKS)
• ISO 8651: Computer Graphics Metafile (CGM)
• Joint Photographics Experts Group (JPEG)
• Moving Pictures Experts Group (MPEG)


DE UN SGD:
• Codificación y Grupo de Caracteres

• ISO 10646: Juego de Caracteres (Character Sets)
• ISO 9541: Intercambio de Fuentes Información (Font
Information Interchange)
• ISO 646: ISO 7-Bit Coded Character Set for
Information Interchange
• ISO 2022: ISO 7-Bit and 8-Bit Coded
• ISO 8888: Date/Time Standard
• ISO 8601: Date/Time Format


DE UN SGD:
• Especificaciones de Servicios de Librerías para
Vendedores

• DMA: Se explica en Normas y Estándares de la
tecnología
• ODMA: Se explica en Normas y Estándares de la
tecnología
• PDF: Portable Documetn Format (propiedad de
Adobe)
• OpenDoc: Compound Document Standard (de
Component Integration Laboratories)


DE UN SGD:

• Estándares de Recuperación de Información

• ANSI Z39.19: Guiás para la construcción de
tesauros, mantenimiento y uso.
• ANSI Z39.50: Lenguaje normalizado de
búsqueda.
• ANSI Z39.58: Lenguaje estándar de comandos
(Common Command Language – CCL).


DE UN SGD:

• Estándares de Recuperación de Información

• SFQL: Estándar de lenguaje estructurado de
búsqueda “Full Tex” (Struture Full Text Query
Language Standard of the Air Transport
Association – ATA / Aerospace Industries
Association – AIA)


NORMAS Y ESTÁNDARES DE LA
TECNOLOGÍA
• Un sistema administrador de documentos debe
permitir integrar y manejar cualquier tipo de
soporte de información, aquella que esta en
papel y que es no estructurada y aquella
altamente estructurada tal como una Base de
Datos.
• Para lograr esto, han surgido varias
organizaciones internacionales que definen los
estándares de facto entre las cuales se
destacan:


TECNOLOGÍA
• AIIM: (Association for Information and Image
Management). Es una organización que
contribuye al desarrollo de estándares ANSI
(American National Standards Institute) y está
comprometida con la creación y difusión de los
mismos.
• IIMC (International Information Management
Congress). Es la primera asociación para la
administración de documentos electrónicos,
imágenes y la industria de Workflow.


TECNOLOGÍA

• AIIM/IMC: Se consolidó por la unión de las dos
organizaciones anteriores.
• TWAIN: Es una organización sin ánimo de lucro
la cual representa la industria de las imágenes.
• WFMC: (Workflow Management Coalition). Es
una organización con el objetivo de explotar la
tecnología Workflow.


TECNOLOGÍA
• ACM-SIGIR: (Association for Computing
Machinery - The Special Interest Group on
Information Retrieval) Esta organización
trabaja en el uso del PC como herramienta para
la adquisición, organización, almacenamiento,
recuperación y distribución de información.
• Document Management Discussion Group:Este
grupo sé autodefine como "el único grupo
independiente de discusión sobre gestión
documental".


TECNOLOGÍA

• The National Center for Intelligent Information
Retrieval - University of Massachusetts: La
actividad de este centro de investigación se
centra tanto en investigación como en desarrollo
de soluciones para el acceso a bases de datos
compuestas por cualquier tipo de dato que
pueda ser digitalizado. Son los creadores de
INQUERY.


TECNOLOGÍA
• The Information Retrieval Group -
University of Glasgow: Este grupo, uno de
los más prestigiosos en Europa, tratan
uno de los problemas más recientes en el
campo de la lingüística: la
desambiguación del significado de las
palabras por medios automáticos (en
inglés, Word Sense Disambiguation)


PRINCIPALES ESTÁNDARES DEL
MERCADO EN EL MANEJO
ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS
• Un problema que enfrentan quienes desarrollan
los sistemas de gestión documental es la gama
de estándares, algunos complementarios entre
sí y otros en clara competencia. Los estándares
son muy importantes para el crecimiento,
calidad y credibilidad de la tecnología de los
documentos electrónicos.
• Entre los más importantes se encuentran los
siguientes:


• ODMA: (Open Document Management API).
Provee la interfaz de recuperación y comunicación
entre los diferentes administradores de documentos
(DMS´s) y las aplicaciones que están en el cliente
(Word, Excel, etc.). Permite interactuar con un DMS
para almacenar y recuperar archivos. El DMS
reemplaza las ventanas del sistema de archivos con
su estándar para incluir su estructura de
documentos propietaria, indexación y facilidades de
búsqueda.


• SHAMROCK (SHAMROCK Document
Management Coalition). Ofrece un canal entre
aplicaciones y múltiples y diferentes servidores
de documentos. Frente a ODMA, que permite a
múltiples aplicaciones acceder al mismo DMS,
SHAMROCK permite a las aplicaciones acceder
a múltiples DMS´s. Esto es lo que se conoce
como “middleware” (software existente entre las
aplicaciones y los servidores de documentos).



• DEN (Document Enabled Network): Es la
competencia del anterior, que busca el mismo
objetivo y cuyos únicos pero importantes
patrocinadores son Novell y Xerox. Su
particularidad es que se basa en redes de
transferencia de documentos.



• DMA (Document Management Alliance) Se
trata de un intento de fundir DEN y
SHAMROCK, en el que están implicadas mas
de 80 compañías. Ésta alianza esta dedicada a
definir los estándares de interoperabilidad para
los productos Administradores de Documentos
(Document Manager).



• OLE (Object Linking and Embedding):
Estándar propiedad de Microsoft que
proporciona interfaces para permitir ensamblar
en un documento diferentes componentes
escritos de forma independiente y con
herramientas diferentes.


• OPENDOC Es la competencia de OLE por
parte de otros fabricantes de software, pero de
uso público y gratuito. Esta patrocinado por
compañías como CI Labs, Apple, IBM, Novell,
Adobe, Lotus, Oracle, Taligent.
• CORBA (Common Object Request Broker
Architecture) Se trata de un estándar semejante
a los dos anteriores. Está patrocinado por OMG
(Object Management Group).



• ODA (Office Document Architecture)
Proporciona un modelo de documento orientado
a objetos. Definido en 1989 por ISO como
norma (ISO8613), ha servido de base, sobre
todo, a otros estándares relacionados con el
intercambio de documentos comerciales, (ODIF
y EDIF) entre otros.



• SGML (Standard Generalized Markup
Language) Proporciona un orden jerárquico,
definido a partir de un lenguaje de marcado de
cada parte y de conexión con otras partes.
Definido en 1986 por ISO como norma
(ISO8879), es el estándar en el que basa el
lenguaje HTML (HyperText Markup Language),
tan utilizado en Internet..


• WebDAV (Web Distributed Authoring and
Versioning). Es un estándar para creación
(Authoring) y manejo de versiones. Este
estándar es complementario con DMA, ya que
este último crea la interoperabilidad de
servidores Web con una variedad de
repositorios de documentos y WebDAV crea
interoperabilidad de las herramientas utilizadas
para generar o visualizar páginas Web.


Fuente[1]



• WAPI (Workflow API´s and Interchange
Formats). Estándar publicado por WFMC que
incorpora especificaciones para permitir
interoperabilidad entre diferentes componentes
de sistemas administradores de Workflow y
aplicaciones. Formatos para el intercambio de
información tales como definición de procesos y
datos de auditoria entre un motor de Workflow y
otros repositorios externos.


ANÁLISIS DE SOLUCIONES

• En esta parte del documento se presenta una
caracterización de cuatro aplicaciones líderes
en el mundo en manejo documental, cuyo
objetivo es identificar los componentes más
sobresalientes de cada uno para definir los
elementos mínimos requeridos para la selección
de un sistema de gestión documental.


ANÁLISIS DE APLICACIONES

• Para el presente documento se definieron
las siguientes aplicaciones a analizar:
• Panagon
• DocsOpen
• OnBase
• Key File


MODELO DE LA SELECCIÓN

• El modelo de selección utilizado esta compuesto
por varios aspectos los cuales al consolidarse
definen la aplicación que mayores condiciones
reúna y de esta forma seleccionar la más
conveniente para la organización.
• El aspecto técnico es el principal elemento a
evaluar pero no el único.



• Deben tenerse en cuenta otros aspectos como:
funcionalidad para el usuario, seguridad de la
aplicación (se trata independientemente del
análisis técnico), la representación del producto
en la país, entre otros. El análisis económico se
realiza totalmente independiente al técnico, de
tal forma que no afecte o influya en ninguno de
los análisis requeridos.
• A continuación se definen los pasos que se
recomiendan para la selección del sistema:


• Realizar una búsqueda de los principales
proveedores y aplicaciones existentes en el
mercado que pudieran ser susceptibles de una
evaluación.
• Analizar y descartar aquellos productos que solo
se concentren en actividades específicas,
aquellos que incluyen un desarrollo y aquellos
que no permiten un ambiente abierto y/o deban
atarse a uno o varios sistemas específicos
(cerrados) para hacer parte de un sistema de
gestión documental.


• Seleccionar sistemas que, en lo posible, tengan
representación en el país y aseguren su
mantenimiento.
• Elaborar un documento denominado "términos
de referencia" con el cual una organización
presenta la base de requerimientos del sistema
de gestión documental. Este documento resume
los elementos funcionales principales para el
sistema y por lo tanto debe reflejar las
necesidades principales vistas por una
organización.



• Una vez recibida la información de cada uno de
los productos se realiza el análisis técnico para
el cual sugiere la siguiente tabla:

• Se puede presentar o NO ??


ASPECTO EVALUADO KEY FILE PANAGON ONBASE DOCS OPEN

ARCHIVISTICA
PARAMETRIZACIÓN

CARACTERISTICAS

SOFTWARE APLICATIVO
Base de datos
Software base
Caracteristicas del software base
Sistema operacional
Compatibilidad con el Software utilizado
Diseño de modularidad del Sistema
Estandares
Interfaces de Scaners caracteristicas técnicas
Medios de almacenamiento
Seguridad del aplicativo
Modo de operación
CAMBIOS REQUERIDOS

ESTANDARES

DOCUMENTACIÓN

RELACIÓN DOCUMENTAL



TECNOLOGÍA
PLATAFORMA HARDWARE
HARDWARE
Hardware Servidor
Procesador
Velocidad
Unidad de disquette
Memoria principal
Cache
Disco Duro
CD
Red
Unidad de Backup
Controlador SCSI
Teclado
Monitor
Impresora
Hardware Cliente
Estaciones COLD
Escaners
Estaciones SCANEO
Procesador
Memoria principal
Cache
Disco Duro
Monitor


Estaciones de CONSULTA
Procesador
Memoria principal
Cache
Disco Duro
Monitor
Medios de almacenamiento
SISTEMA OPERACIONAL

BASE DE DATOS

CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DEL SOFTWARE BASE

Hardware Servidor
Procesador
Velocidad
Unidad de disquette
Memoria principal
Cache
Disco Duro
DVD/CD
Red
Controlador SCSI
Licenciamiento
Teclado
Monitor
Impresora



Hardware Cliente
Estaciones COLD
Estaciones SCANEO
Procesador
Memoria principal
Cache
Disco Duro
Monitor
Estaciones de CONSULTA
Procesador
Memoria principal
Cache
Disco Duro
Monitor
compatibilidad con el ambiente instalado
Intalación e implantación




ASPECTOS LEGALES
SEGURIDAD DEL APLICATIVO

Documentación
Conservacion del envio y recepcion de mensajes de datos
Firma electrónica
Corta fuegos
Planes, políticas y procedimientos
Retención documental
Otros cuestionamientos


CONCLUSIONES
• Las aplicaciones analizadas están totalmente
orientadas a la administración de
documentos y de datos en lo cual radica su
diferencia con los sistemas administradores
de bases de datos, que pasan a ser un
elemento mas dentro de los sistemas de
gestión electrónica de documentos.
• Debe haber una clasificación y estructuración
de la documentación para migrarla a una
aplicación SGED.


CONCLUSIONES
• A pesar de que todas las aplicaciones están
orientadas al manejo de documentos, todas
poseen claras diferencias, esto genera
muchos análisis para la selección
dependiendo de la plataforma tecnológica
que maneje una organización determinada.
• Todas las soluciones de manejo y
administración documental son la plataforma
perfecta para iniciar proyectos de gestión del
conocimiento (KM) al interior de una
organización.

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