Welche mobilen Geräte, Anwendungen und Verfahren verdienen das Vertrauen von Unternehmen? Worauf sollte man achten wenn man einen vertrauenswürdigen Workflow mit Tablets und Smartphones umsetzen möchte und beweiskräftige Dokumente erzeugen will? Welche Best Practice Beispiele gibt es und wo kann man sie auf der DMS EXPO sehen? Und was kommt demnächst an neuer Hardware und Software? Antworten im Fachvortrag im ECM-Forum von BITKOM am Donnerstag, 26. September 2013 ab 13 Uhr.

1. Basis vertrauenswürdigerund beweiskräftigerGeschäftsprozesse
Jörg-M.Lenz,SOFTPRO GmbH
Rechtswirksam Unterschreiben auf Tablets und Smartphones
Stuttgart, 26.09.2013

2.  Einsatzzwecke & Rechtliche Rahmenbedingungen
 „Alles iPad oder was?“ Was es kann und was andere Tablets besser können
 Technik-Trends: Windows 8.1 & Immer mehr Geräte mit Stiftbedienung
 Vermeidbare Fehler bei der Auswahl von Geräten
Wir beleuchten u.a. die Aspekte: BYOD – Sicherheit – Akzeptanz – ROI
2
Informieren Sie sich in den nächsten 25 Minuten über …

3. Absatz iPads 2010 bis Mitte 2013
 Weltweit: > 155 Mio., [DE] ~ 5 Mio.1)
Absatz Tablets gesamt
 Weltweit in Q4/2013: Absatz von Tablets
> Absatz von PCs2)
 Durchschnittliche Kosten in DE 475
Euro3); 7/8-Zoll-Kategorie immer stärker
nachgefragt
Tablet-Fakten
3
Quellen:
1) Quartalsberichte Apple & Hochrechnung des Referenten
2) Markforschung von IDC 11.09.13, http://goo.gl/v0QOAE
3) BITKOM-Presseinformation 22.02.13, http://goo.gl/CZTFT
2010 2011 2012 2013
0,8
2,1
4,4
> 5,0
Viele neue
Tablets sind
mehr als reine
Media-Tablets.
Sie zielen auf
„Professionals“,
weniger auf
Consumer.
Prognose im
Feb. 2012
war „nur“
2,7 Mio.
+163%
+122%

4.  Schnellere Prozessoren, größere und
höher aufgelöste Displays, immer
bessere Fotosensoren …
 In manchen Funktionen heute
stationären Geräten oft ebenbürtig oder
sogar überlegen.
 Diverse Geräte auch für beweiskräftiges
elektronisches Signieren geeignet
Smartphone-Fakten
4
Quellen:
1) BITKOM-Presseinformation 09.09.13, http://goo.gl/K7apYP
2010 2011 2012 2013
10,4
15,9
21,6
26,4

5. Korrespondierend u.a. mit diesen Top-
Themen in Hightech 2013
 Cloud Computing
 Mobile Anwendungen
 BYOD* - Bring Your Own Device
 Collaboration / Enterprise 2.0
* Rechts- & IT-Abteilung interpretiert BYOD auch zum Teil als „Bring
Your Own Desaster“ …
Tablets & Technologie-Trends 2013
5
Übersicht zu Hightech-Trends vgl. BITKOM-Branchenumfrage,
veröffentlicht 17.01.13, http://goo.gl/pBOvc

6. Zwei Drittel aller befragten ECM-
Unternehmen sehen „ECM auf Tablets und
Smartphones“ als Top-Thema der ECM-
Branche 2013
Tablets & ECM-Trends 2013
6
Quelle: BITKOM 2. ECM-Barometer,
veröffentlicht 05.12.12, http://goo.gl/7s4I4

7. Tablets und Smartphones übernehmen
zusehends Aufgaben die bislang mit PCs
ausgeführt wurden.
Tablet-Segment: iPad-Effekt sorgte 2010/11
für Initialzündung einer ganzen
Gerätekategorie.
Top 5 nach Marktanteil der Hersteller sog.
„Smart Connected Devices“ in 2012:
Samsung, Apple, Lenovo, HP und Sony
Tablets & Smartphones: Verbreitung nimmt rasch zu
7
Quelle:
IDC-Presseinformation 21.02.13, http://goo.gl/m1gXA
2010 2011 2012
Smartphone
Tablet
Portable PC
Desktop PC
100%
Marktanteil „Smart Connected Devices“ weltweit
16,8
12,3
10,6
60,1
0%
0%
50%

8.  Ursprünglich als Media-Tablet konzipiert
 Zuerst wahrgenommen als Gadget
 Jetzt immer öfter Arbeitsinstrument
 Tablet als PC-Ersatz
„3. Gerät“ neben Notebook & Smartphone,
meist intensiv benutzt, häufig „Lieblingsgerät“,
oft Incentive für Mitarbeiter (Statussymbol)
Verstärkt Mega-Trends Cloud Computing,
BYOD und Prosumerization
(„Professional“ trifft „Consumer“ = Zusammenwachsen
von Arbeits- und Privatwelt)
Der iPad-Effekt
8

9.  Geschäftliche Nutzung: bislang primär
Lesen & Präsentieren, zunehmend
gefragt: Dokumente bearbeiten
 Statussymbol „Manager-Tablet“:
besonders viele Nutzer unter
Führungskräften, oft privat gekauft
 Integration in Unternehmens-
Anwendungen: Top-Management oft
Projekt-Auslöser („will ich haben“)
Tablet-Nutzung in Unternehmen in Deutschland
9

10. Beispielsweise….
 Workflow beschleunigen (z.B. von Antrag bis Vertragsdokument)
 Kosten senken (durch minimierten Papiereinsatz)
 Dokumente absichern (z.B. für Archivierung)
10
Was ist Ihr wichtigstes Ziel für das Signieren auf Tablets?

11.  Vorschriften: Anforderungen an Sicherheit und Beweiswert aufgrund gesetzlicher
Vorgaben, Regelungen innerhalb der Branche und eigenem Anspruch?
 Sicherheit: Risiken bei heutigem Verfahren auf Papier? Realistische / wahrscheinliche
Angriffsrisiken für elektronisches Verfahren? Mögliches „Schadenspotential“?
 Akzeptanz: Wie erklärungsbedürftig darf ein Verfahren sein um noch akzeptiert zu
werden?
 Kosten: Was darf es kosten, um rentabel zu sein? Wer profitiert, wenn ich
elektronische Signaturen anwende in welcher Form? Wer soll dafür warum und wie
bezahlen? (Oft profitiert der Empfänger digitaler Dokumente mehr als der Absender)
Kriterien zur Auswahl passender Signatur-Verfahren
11

12. Unterschriften auf Tablets sind rechtswirksam, aber…
12
… Ausnahmen bestätigen die Regel:
Eine solche Ausnahme:
Verbraucherkreditverträge
Elektronisch nur mit qualifizierten
elektronischen Signaturen abschließbar, da
Schriftform vorgeschrieben
Vgl. Urteil vom OLG München
AZ: 19 U 771/12 vom 4. Juni 2012
vgl. http://goo.gl/Dsvbi
Ausnahme: 0%-Finanzierung erfordert keine
Schriftform
!

13.  Siegelzu elektronischen Daten,das den Absender(Authentizität)und die Unverfälschtheit
derDaten (Integrität) erkennen lässt.Zweck:Elektronisch übermittelte Daten sollen auf dem
Weg vom Absenderzum Empfängernichtunbemerktverändertwerdenkönnen.(vgl. § 2
SigG)
Elemente des rechtlichenRahmensin Deutschland
 EU-Rahmenbedingungen:Richtlinie 1999/93/EG
 Gesetz(SigG),Verordnung (SigV)& Ausführungsvorschriften
 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Vorschriften zur Schriftform (insbes. § 126)
 Zivilprozessordnung (ZPO): Beweiskraft elektronische Dokumente (u.a. § 371a / 445)
Definition elektronischer Signaturen & Rechtsrahmen
13

14. Formzwecke der Schriftform
Funktionen der Schriftform , die ein elektronisches Verfahren bieten sollte:
Identität
Integrität
Beweis
Abschluss
Warnung
Schutz vor
Übereilung
Resistenz gegen
Manipulation
Vgl. auch §126, 127 BGB
Nichtabstreitbarkeit
14

15.  Qualifizierte elektronische
SignaturmitAnbieter
Akkreditierung
(§ 15 Abs. 1 Satz 4 SigG)
 Qualifizierte elektronische
Signatur
(§ 2 Nr. 3 SigG)
 Fortgeschrittene
elektronische Signatur
(§ 2 Nr. 2 SigG)
 Elektronische Signatur
(§ 2 Nr. 1 SigG)
Formen elektronischer Signaturen in Deutschland
15
wenn
Schriftform
vorgeschrieben
Ersatzfür
„gewillkürte
Schriftform“
(Formfreie
Vereinbarung)
!

16. Signieren aufTablets*mit „Zutaten “:Zertifikat& Signaturkarte & Kartenleser
Qualifizierte elektronischeSignaturensind u.a.erforderlich für:
 Justiz:ElektronischesGerichts-und Verwaltungspostfach[EGVP]
 Verwaltung:Austausch unterBehörden und zum Teil mit Bürger
 Sozialversicherung:Belege einscannenfürErsatzeines Papierarchivs
 Gesundheit:ElektronischePatientenakte
 Energie:Emissionshandel(CO²-Zertifikate)
 Abfall:Belege Sondermülltransporte [eANV]
 Verträge:Verbraucherkredit& Teilzeit-Wohnrechte (Timeshare)
Was tun bei Zwang zur Schriftform?
16
Schriftform
!
* zur Zeit nur in Verbindung mit
Windows-Tablets möglich

17. Was tun bei Zwang zur Schriftform?
17
!Schriftform
Hybride Lösung:
Kombination von Papier
& Spezialstift mit Tablet
Unterschrift wird mit speziellem „Tablet Inking
Pen“ gleichzeitig auf Papier und digital auf
dem Tablet erfasst.
Beispiel im Video  http://sp-l.de/9vmi
Besonders geeignet, wenn Schriftform nur bei
einzelnen Vorgängen erforderlich und
überwiegender Teil der Vorgänge formfrei

18. weil im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Schriftform auf Papier vorgeschrieben:
 Kündigung von Arbeitsverträgen (§ 623 BGB)
 Dienstzeugnisse (§ 630 BGB)
 Leibrentenversprechen (§ 761 BGB)
 Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
 Schuldversprechen (§ 780 BGB)
 Anerkennungserklärung (§ 781 BGB)
(Noch) nicht elektronisch signierbar
18

19.  Versicherungen:Anträge,Beratungsprotokolle,Schadensdokumentation,Gutachten,…
 Banken: Kontoeröffnung,Daueraufträge,Freistellungsaufträge,Beratungsprotokolle,...
 Telko:Verträge (Mobilfunk,DSL,Kabel,etc.), Serviceberichte,…
 Energie:Verträge (Strom,Gas etc.), Mitgliedsanträge fürKundenbindungsprogramme,..
 Industrie: Protokolle aus Produktion und Service,Prüfberichte und Empfangsbestätigungen,…
 Handel: Bezahlvorgänge (Lastschriften),Empfangsbestätigungen am Point of Sale oderPoint of
Delivery,Abonnements,…
Elektronisch Unterschreiben auf Tablets: Hier wird’s gemacht
19
Ersatz für gewillkürte Schriftform auf Papierbei formfreien Vereinbarungen

20. Je nach Platzbedarf für Anzeige zu
signierender Dokumente eignen sich mobile
Geräte folgender Display-Kategorien:
 11-12“: diverse Windows 8 Hybrid Tablet
PCs; 10“: iPad 9.7“, Galaxy Note 10.1“,
Microsoft Surface Pro 10.6“ -> z.B. für
Verträge
 8“: iPad Mini 7.9“, Galaxy Note 8.0, …
 5,5-6“: „Phablets“(Galaxy Note 3) ; 4“:
iPhone und viele andere Smartphones ->
z.B. für Belege
Display-Größe & Dokumenten-Inhalt
20

21. b
Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil
21
b b
b bb b b
Tablets &
Smartphones
Windows
Tablet PCs
Tablets in Verbindung mit
PC / Notebook

22.  iOS – Ein Hersteller (Apple), 3 Gerätetypen: iPad, iPod touch, iPhone
 Android – Viele Hersteller (dominierend: Samsung), viele Gerätetypen (vom
Billiggerät bis Profi-Tablet),
 Windows 8 – Viele Hersteller, viele Gerätetypen (inkl. „Mustertablets“ von
Microsoft); Potential durch bisherige Windows-Nutzer
 Ubuntu – Linux auf Tablets, Entwicklerversion verfügbar seit Februar 2013
22
Tablets & Smartphones – Blick auf die Betriebssysteme

23. Unterschrift: Charakterisierende, quantifizierbare Merkmale
23
In einer Unterschrift steckt mehr, als das
menschliche Auge erkennen kann: Neben
den statischen Merkmalen auch unsichtbare
dynamische (biometrische) Signale der
Schreibbewegung, z.B. die Geschwindigkeit.
Sehr aufschlussreich sind u.a. die An- &
Absetzpunkte.
Zahlreiche Windows Tablet PCs und wenige
Android Tablets ermöglichen differenzierte
Erfassung von Schreibdruckstufen.

24. Unterschriften-Sachverständige
24
Für den Vergleich von Unterschriften zählen
quantitative Merkmale. Auf deren Analyse
sind Schriftsachverständige (Forensiker)
spezialisiert. Die Hersteller von Signatur-
Software bieten dazu auch eine
Visualisierung erfasster Signale mit Hilfe
spezieller Software.
(Graphologen versuchen anhand qualitativer
Merkmale Rückschlüsse auf die
Persönlichkeit eines Unterzeichners zu
ziehen.)

25. Tablets: Besser signieren mit Stift
25
[2007] Steve Jobs: Stifte sind überflüssig
für iPhones (2010: … und für iPads)
[2013] Stifte zählen zum meistverkauften
Zubehör für iPads

26.  „Wurstfinger-Effekt“: 22 % aller Klicks auf Werbeflächen sind
Fehlbedienungen 1) - Genauigkeit bei Eingabe mit Finger (und auch mit
„Fingerersatz-Stiften“) hat auf Touchscreens natürliche Grenzen
 Alternative für präzises Arbeiten und Unterschreiben auf dem Bildschirm:
Spezialstifte für elektromagentische Resonanz wie in Unterschriftenpads
1) Quelle InternetWorld 19/12: Der Wurstfinger Effekt - http://goo.gl/0KjD8
26
Eingabe: Finger, „Fingerersatz-Stift“ oder Spezialstift

27. Spezialstifte zur Aufnahme zusätzlicher Daten auf Touchscreens
27
bis zu 2.000 Stufen
des Schreibdrucks
2.048 Stufen
des Schreibdrucks
Gewöhnungsbedürftig:
Stiftspitze mit Plastikkappe
Dem natürlichen Schreibgefühl am nächsten
mit Spitze vergleichbar dickem Filzstift

28. Gefühl beim Unterschreiben auf Bildschirm von Smartphone und Tablet
idealerweise so vergleichbar wie möglich zum Unterschreiben auf Papier:
 Stift: am besten wie üblicher Kugelschreiber (Größe, Gewicht, … )
 Oberfläche: natürliches Schreibgefühl, nicht „rutschig“
 Digitale Tinte: sofortige und exakte Darstellung
28
Erster Eindruck zählt – auch beim Unterschreiben

29. Geräte mit Android-Betriebssystem
29
Galaxy Note 3 Galaxy Note 10.1 Tablet
Tablets: offeneres Betriebssystem,
mehr Schnittstellen als iPads (z.B. USB),
zunehmendes Angebot für
professionelle Nutzer von 5,7“
(„Phablet“) bis 10“; Spezialstift für
Erfassung mittels elektromagnetischer
Resonanz bei erfolgreich etablierter
Samsung Galaxy Note Serie Standard.
Anwendungen: umfangreiches Angebot
von Business-Apps für „Produktivität“ in
den Marktplätzen Google Play,
Samsung Apps etc., TÜV-geprüfte
Signatur-Apps verfügbar
Tablets mit Wacom-Spezialstift - Samsung-Bezeichnung „S-Pen“
(1,024 Druckstufen - 133 Signale / Sekunde)

30. Windows 8 – Zwei Versionen für zwei Zielgruppen
30
Jetzt (endlich) optimiert für Bedienung auf
Bildschirm mit Finger und Stift – leider
erklärungsbedürftige Differenzierung der
Versionen
 „Professional“: Echtes mobiles Büro, u.a.
Microsoft Office und bestehende Windows-
Anwendungen voll einsetzbar, nutzt
leistungsstarke Intel-Prozessoren
 „RT“: konzipiert für Consumer-Nutzung, z B
als Media-Tablet, nutzt ARM-Prozessoren),
z. Zt. nur mit Touchscreen-Technologie
Lenovo ThinkPad Tablet 2
Beispiel eines Windows 8 Tablets
in iPad-Gewichtsklasse um 600g
– mit Stiftbedienung & ansteckbarer Tastatur

31. Viele Tablets für professionelle
Anwender. Schwachstellen früherer
Windows Tablet PCs weitgehend
behoben: leicht, leistungsfähig
(Prozessor & Akku-Laufzeit)
Spezialstift für Erfassung mit
elektromagnetischer Resonanz für viele
Geräte
Markteinführung vieler Tablets mit Win8 Pro
stark verzögert  Viele Firmen können jetzt
erst erste Geräte testen
Geräte mit Windows 8 Professional Betriebssystem
31
Microsoft Surface Pro Samsung Ativ Smart PC
Tablets mit Spezialstift
(1,024 Druckstufen - 133 Signale / Sekunde)
auch von weiteren Herstellern: Asus, Dell, Kupa & Lenovo

32. Signieren auf Tablets & Smartphones in Workflow
32
Apps für
Signatur-Plattform

33. Signatur-Apps: Nur wenige sind wirklich Business-tauglich
33

34. Schreibgefühlmöglichstwie aufPapier& Erfassung möglichstaussagekräftigerDaten
 Unmittelbare,ortsgenaue,„natürliche“Anzeige digitalerTinte auf dem Display während des
Schreibvorganges
 Erfassung möglichstvielerSignale pro Sekunde u.a.zur korrekten Darstellung von Bögen und
Schleifen,idealerweise auchErfassungunterschiedlicherSchreibdruckstufen
Je präziserund differenzierterdie Erfassungvon Signalen währenddes Schreibvorgangs, umso
aussagekräftigerderDatensatzderUnterschrift.
Entscheidend fürdie Verlässlichkeitsowohlfüreinen automatischen Vergleich mit
Referenzunterschriftdurch Software wie auch füreinen Vergleich durch Schriftsachverständige–
egalob sofortnach Unterzeichnung oderim späteren Bedarfsfall.
Signatur-Apps: Professionelle Unterschriftenerfassung
34

35. … sehen Juristen in Signatur-Apps, die u.a. folgende Kriterien erfüllen:
 Exakte Erfassung aussagekräftiger biometrischer Daten der Unterschrift ->
Möglichkeit zur Prüfung der Authentizität
 Verschlüsselung mit Algorithmen, die offiziell von der Bundesnetzagentur als
sicher empfohlen werden -> Manipulationsresistenz
 Bildung einer Prüfsumme (Integritätswert , Hash) und Speicherung im PDF (nach
ISO 32000) -> Möglichkeit zur Prüfung der Integrität bei Manipulationsverdacht
mit üblicher Software zur Darstellung von PDF-Dateien (z.B. Adobe Reader)
Die Erfüllung dieser Kriterien bei Signatur-Apps prüft beispielsweise der TÜV Saarland
für die Vergabe des Siegels „Geprüfte App“
Funktionsäquivalentes Surrogat zur Unterschrift auf Papier
35

36. Beweiswert erhöhen beim Signieren: Fotos von Personen
36
Dank eingebauter hochauflösender Kameras
vieler Tablets hochwertig erfassbar:
Fotos von Kunden und/oder Mitarbeitern nach
dem Unterzeichnen
Optional: Aufnahme gemäß Raster für
biometrische Passfotos
Als elektronische Signatur ins Dokument
eingebettet wie eine zusätzliche Unterschrift

37. Beweiswert erhöhen beim Signieren: Fotos von Dokumenten
37
Tablet-Kameras mit üblicher 5 Megapixel
Auflösung können Scanner ersetzen:
Aufnahmen von Identitätsdokumenten, z.B.
Personalausweis, Reisepass, Führerschein
und/oder ergänzende Dokumente zum
jeweiligen Vorgang
Als elektronische Signatur ins Dokument
eingebettet wie eine zusätzliche Unterschrift

38. Einige Versicherungen in Europa und Asien nutzen Lösungen für die Bearbeitung
von Dokumenten auf iPads. In die Apps der Versicherungen wurde jeweils eine
Signatur-Komponente integriert:
 AIA Gruppe, Hong Kong (Anwenderbericht: http://sp-l.de/kwPB )
 INTER Versicherungsgruppe, Mannheim (Anwenderbericht: http://sp-l.de/u2Rf )
38
Signatur-Apps: Anwenderbeispiele

39.  Persönlichste Form der elektronischen Signatur
 Erfassung biometrischer Merkmale kombiniert mit digitaler Signatur
 Vorgang vertraut, selbsterklärend und findet bewusst statt („aktive
Willenserklärung“, „Unterschriften-Zeremonie“)
 Darstellung Dokument ab ca. 10“ Display vergleichbar DIN A4 auf Papier
39
Elektronische Unterschrift auf Tablets

40.  Jörg-M. Lenz - joerg.lenz@softpro.de
 Mitglied im Arbeitskreis Signaturen der ECM-Initiative von BITKOM
 Manager Öffentlichkeitsarbeit der SOFTPRO GmbH
 Ausführliche Informationen zur El. Unterschrift: www.softpro.de
40
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit