Mantenimiento de vehículos y equipos en Oficina de Fronteras

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
ELABORACIÓN: ACTUALIZACIÓN:
N°
Oficina de Fronteras
Área de Apoyo Administrativo 24-03-2011 27-03-2012
Unidad de Servicios y Transporte
UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE FRONTERA
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE SERVICIOS Y TRANSPORTE DEL
ASUNTO:
ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO

INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA 27/03/2012
ACTUALIZACIÓN

El presente instructivo tiene la finalidad de servir como guía sobre el
funcionamiento de la Unidad de Servicios y Transporte del Área de Apoyo
Administrativo, para facilitar la ejecución de las funciones que permitan mantener el
buen desempeño y funcionamiento de la flota automotriz, así como también de los
equipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras.

Para dar cumplimiento a los fines de este instructivo, se han planteado los
siguientes objetivos:

Objetivo General:
Establecer los procedimientos que ejecuta la Unidad de Servicios y Transporte,
para la coordinación, supervisión y asesoramiento en la adquisición y el
mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz, así como también de los
equipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras.

Objetivos Específicos:
1. Exponer los pasos para el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota
automotriz y de los equipos informáticos y de telecomunicación.
2. Señalar el procedimiento para la elaboración de los puntos de cuenta y de
información para la adquisición y/o renovación de la flota automotriz.
3. Indicar las normas para el procedimiento de la correspondencia.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO
DE LA FLOTA AUTOMOTRIZ, EQUIPOS INFORMÁTICOS Y
EQUIPOS DE TELECOMUNICACIÓN DE LA OFICINA DE
FRONTERAS.

La solicitud de mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz, así
como también de los equipos informáticos y de telecomunicación que requiera o
efectúe la Oficina de Fronteras, se tramitará ante el la Dirección de Administración,
indicando debidamente las causas y motivos y características según el caso.

1. Solicitud de Mantenimiento de la Flota Automotriz:
 Toda solicitud de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo
de vehículos, se inicia con la recepción de un memorando por
parte de la Dirección solicitante del servicio, dirigido al Área de
Apoyo Administrativo.
 El director, gira las instrucciones a la Unidad de Servicios y
Transporte.
 La Unidad de Servicios y Transporte realiza la revisión del
vehículo y toma nota del servicio a realizar llenando el formato de
inspección y marcando la casilla de recepción y revisión y hacer
firmar por las partes involucradas.
 En caso de ser un mantenimiento preventivo se pide presupuesto
al taller del servicio a realizarse.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

 En caso de ser un mantenimiento correctivo, el vehículo es
llevado al taller mecánico autorizado para que evalué los daños y
emita el presupuesto respectivo.
 Todo mantenimiento deberá estar autorizado para su ejecución
por el Director General y revisado por él Director del Área de
Apoyo Administrativo, a través del formato de Solicitud de
Servicio.
 Seguidamente la Unidad de Servicios y Transporte, elabora un
memorando dirigido a la Oficina de Servicios Administrativos,
solicitando la autorización para el mantenimiento o reparación del
vehículo, el cual debe llevar los siguientes documentos: el
presupuesto del taller en original, la solicitud de servicio o la
solicitud y entrega de materiales y el formulario de solicitud
de disponibilidad presupuestaria.
 Una vez recibida la autorización por parte de la Oficina de
Servicios Administrativos para efectuar el mantenimiento o
reparación del vehículo, la Unidad de Servicios y Transporte envía
la orden de reparación al taller para su reparación, debidamente
firmada.
 Una vez reparado el vehículo la Unidad de Servicios y Transporte
verifica que efectivamente se realizo la reparación.
 Carga en el sistema la información para el control y seguimiento
de los gastos de mantenimiento y emite la orden de servicio para
recibir la factura del trabajo realizado por el taller designado.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

 Recibe la factura, elabora acta de entrega a la unidad
responsable, archiva en el expediente del vehículo y remite a la
Oficina de Servicios Administrativos para tramitar el pago al taller.
 Hacer seguimiento ante la Oficina de Servicios Administrativos del
pago de las facturas pendientes.
 Una vez emitido el pago al taller, se procede a cerrar la Orden de
reparación y/o mantenimiento del vehículo respectivo.
 Se cargan la información en el formato de Relación de Gastos
de Vehículos del año en curso, el cual se lleva por trimestres.

2. Solicitud de Mantenimiento de los equipos Informáticos.
 Se efectuará mediante notificación escrita por la Dirección o Área
donde se requiera el servicio, exponiendo el motivo de la misma.
Transporte.
 La Unidad de Servicios y Transporte, evalúa el equipo y procede a
la revisión y reparación del problema.
 En caso de no contar con las herramientas para la solución del
problema, la Unidad de Servicios y Transporte coordina con la
Dirección de Tecnología y Sistema para su debido proceso,
indicándole el motivo del problema encontrado y sugerencias para
efectuar dicha reparación.
 Hacer seguimiento del cumplimiento efectivo de la reparación del
equipo de computación por parte de la Dirección de Tecnología y
Sistemas.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

 Una vez efectuada la reparación se cierra la solicitud de servicio
y/o reparación del equipo correspondiente.

3. Solicitud de Mantenimiento de los equipos Telecomunicación:
 Toda solicitud de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo
del sistema de telecomunicación, se inicia con la recepción de un
memorando por parte de la Dirección solicitante del servicio,
dirigido al Área de Apoyo Administrativo.
Transporte.
 La Unidad de Servicios y Transporte realiza el levantamiento de
información, y solicita el registro fotográfico a través de la
Dirección de Asuntos Fronterizos, quien se encarga de hacer las
coordinaciones con los establecimientos fronterizos.
 Una vez recibida la información requerida se elabora un punto de
cuenta con el apoyo de la Unidad de Administración de la Oficina
de Fronteras.
 Se remite el Punto de Cuenta al ente respectivo para su revisión y
aprobación.
 En caso de ser aprobado, se procede a coordinar el envió del
equipo técnico de la Oficina de Fronteras al establecimiento
fronterizo para solventar la situación.
 Se procede a elaborar el registro fotográfico in situ, para anexarlo
al informe, final a presentar.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

 Se remite copia del Informe a la Oficina de Servicios
Administrativo, con el registro fotográfico y el soporte de los
gastos que se ocasionaron.

REGISTRO Y CONTROL DE LOS VEHÍCULOS ASIGNADOS A LA
OFICINA DE FRONTERAS.

Es deber de la Unidad de Servicios y Transporte, mantener actualizado el
registro de todos los vehículos asignados a la Oficina de Fronteras, así como
también el control de los servicios, reparaciones, adquisiciones o desincorporaciones
de estos. A través de la elaboración de formatos que reposan en los respectivos
expedientes individuales de cada vehículo, los cuales se muestran a continuación:

 El registro de los vehículos asignado a la Oficina de Fronteras, y
su ubicación, se lleva mediante el formato denominado: relación
de los vehículos adscritos a la oficina de fronteras
 El control de gastos pendientes, procesados y pagados se llevará
mediante el formato denominado: control de gastos
 El control de servicios y reparaciones se llevará por medio de
cuatro (4): Tarjeta de control de lubricación, control de baterías,
control de neumáticos y control de reparaciones en general.
 El control de los Conductores se llevará mediante un archivo que
constara de los documentos reglamentarios vigentes de los
conductores, los cuales son: (Cédula de Identidad, Licencia de
Conducir y Certificado Médico).

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

REGISTRO Y CONTROL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LOS
VEHÍCULOS ASIGNADOS A LA OFICINA DE FRONTERAS

 La Unidad de Servicios y Transportes llevará el registro y control
de las pólizas de seguros de los vehículos asignados a la Oficina
de Fronteras.
 Coordinará con la Dirección de Asuntos del Protocolo /
Coordinación de Inmunidades y Privilegios, lo relacionado a la
emisión de las pólizas de seguros correspondientes a los
vehículos asignados a la Oficina de Fronteras.
 Llevara a cabo ante la Compañía de Seguros todo lo relacionado
a reportes de siniestros de los vehículos.
 Llevar seguimiento de las reparaciones de los vehículos que se
encuentran en los talleres autorizados por la compañía de seguros
para su reparación.
 Solicitar a las Direcciones y Coordinaciones de la Oficina de
Fronteras, la documentación requerida para la declaración de los
siniestros.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR SINIESTROS DE VEHÍCULOS

 Reportar al Área de Apoyo Administrativo de manera inmediata
cualquier accidente o incidente ocurrido a los vehículos asignados
a la Oficina de Fronteras.
 Esperar la actuación de las autoridades competentes en materia
de Transito terrestre, para el levantamiento del accidente.
 Todo siniestro debe ser notificado a la Compañía de Seguros
dentro de los primeros tres (03) días de ocurrido el siniestro sin
excepción.
 Elaborar una carta dirigida a la Compañía de Seguros, indicando
las causas del siniestro, lugar, fecha y los daños ocasionados al
vehículo.
 Anexar toda la documentación reglamentaria de conducir del
chofer del vehículo anexo a la carta de reporte de siniestro.
 Una vez notificado el siniestro ante la compañía de seguros, se
procede a escoger el taller.
 Hacer seguimiento del siniestro
 Una vez reparado el vehículo, se procede a inspeccionar el
efectivo arreglo del mismo.
 Se prueba el vehículo en carretera para verificar su buen
funcionamiento.
 Se procede a la entrega del vehiculo reparado, a través del
llenado del formato de entrega de vehículo firmado por las partes.

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

PROCEDIMIENTO PARA LA CORRESPONDENCIA

La Unidad de Servicios y Transporte tiene entre de sus obligaciones, recibir
toda aquella correspondencia que esté relacionada con el parque automotor,
equipos informáticos y de telecomunicación asignados a la Oficina de Fronteras,
para proceder al cumplimiento de las instrucciones que el Director General y el
Director del Área de Apoyo Administrativo determinen al respecto.

El procedimiento para el tratamiento de la correspondencia, que le sea
asignada a la Unidad, se rige por:
INSTRUCTIVO INTERNO “PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN
Y REMISIÓN DE DOCUMENTOS” DE LA OFICINA DE FRONTERAS.
Caracas, 11/02/2009. (ANEXO).

DR. ÁNGEL MARCIAL PARRA YARZA
GENERAL DE BRIGADA
DIRECTOR GENERAL

AMPY/AEM/JRB

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

ANEXOS

CÓDIGO:
MPPRE/OF/01

INSTRUCTIVO FECHA
N°
ASUNTO:

INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA 27/03/2012
ACTUALIZACIÓN

INSTRUCTIVO N° OF/001 DE FECHA
27/03/2012
ACTUALIZACIÓN

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