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Tablas de Access 2010
John Alejandro Acevedo Álvarez
Brayan Steven Grisales Gomes
Colegio Nacional Nicolás Esguerra
Facultad: Humanidades
901
Bogota D.C 2014
Colegio Nacional Nicolas Esguerra
John Acevedo
Brayan Gomes
901
TABLA DE CONTENIDO
Unidad2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
2.1. Conceptosbásicosde Access
2.2. Crearuna base de datos
Conceptosbásicosde Access2010
El Panel de navegación
2.3. Cerrarla base de datos
2.4. Abrirunabase de datos
Unidad3. Crear tablas de datos
3.1. Crearuna tablade datos
3.2. La clave principal
Tiposde datos
El asistente parabúsquedas
3.3. Guardar una tabla
3.4. Cerraruna tabla
Unidad4. Modificartablas de datos
4.1. Modificarel diseñode unatablaenVistaDiseño
4.2. Modificarel diseñode unatablaenVistaHoja de Datos
4.3. Introducirymodificardatosenuna tabla
4.4. Desplazarse dentrode unatabla
Introducirdatosenuna tabla
4.5. Buscar y reemplazardatos
Unidad5. Propiedadesde los campos
5.1. Introducción
5.2. Tamañodel campo
5.3. Formatodel campo
5.4. Lugaresdecimales
5.5. Máscara de entrada
5.6. Título
Personalizarformatode loscampos
Personalizarmáscarasde entrada
5.7. Valorpredeterminado
5.8. Reglade validación
5.9. Textode validación
5.10. Requerido
5.11. Permitirlongitudcero
5.12. Indexado
INTRODUCCION
En este trabajo vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué
sirven. Tambiénveremoscómoobtenerayuda,porsi en algúnmomentonosabemos cómo seguir
trabajando.Cuandoconozcamostodoestoestaremosendisposiciónde empezar a crear bases de
datos
2: Crear, abrir y cerrar una base de datos
2.1 Abrimos Access 2010
2.2 Le damosnuevoenla pestañade archivoy luegobase de datos en blanco le damos nombre a
nuestra base de datos y elegimos la opción crear automáticamente se creara nuestra base de
datos le damos ver vista de diseño para poder editar los campos de nustra base de datos
guardamos el archivo para poderlo ver en modo de tabla de datos.
2.3 Se puede cerrar unabase datosde varias formasunade ellases en la pestaña de archivo en la
opción cerrar base de datos o también cerrando directamente el programa Access 2010.
2.4 Podemosabrirunabase de datosya existentede varias formas desde la pestaña archivo abrir
o desde las teclas rapidas Ctrl+A o ALT+A de ambos métodos se abre el cuadro para abrir la base
de datos en el cuadro seleccione la base de datos y dele abrir
3 Crear tablas de datos
3.1 Para crear una tabla de datos debemos hacer clic en el botón CREAR en el grupo de tablas
cuando le demos crear le damos base de datos en blanco le ponemos nombre al archivo y le
damos crear ponemos la vista de diseño para poder editar los datos de nuestra base de datos
cuando llenemos todos los datos le damos clic en vista hoja de datos
3.2 Antes de guardan nuestra tabla para poder verla como hoja de datos le quitamos la clave
principal en diseño herramientasde tablayle damosclicenel botón clave principal a la izquierda
al lado de diseño es muy importante quitar la clave principal ya que si no la quitan no se podrá
abrir el archivo desde otro computador
3.3 Para guardar la tabla de datos le damos en archivo y guardar nos aparecerá un pequeño
cuadro en el cual le pondremos un nombre y le damos guardar también le podemos dar en el
acceso rápido el cual esta ubicado arriba al lado de archivo
3.4 Podemos crear una tabla de varias formas dándole clic derecho en la tabla y crear en acceso
urgente o también dándole clic en el botón crear que se encuentra al lado de la pestaña a la
misma altura que la pestaña.
4
4.1 Una vez creada nuestra tabla y queremos modificarle algo como agregarle una columna o
borrar una ya existente hacemos clic derecho sobre el panel y le damos vista de diseño luego
modificar la definición de un campo eliminar o añadir un campo y le damos guardar.
4.2 La vista de hoja de datos se usa esencialmente para editar los datos dela tabla pero también
podemosmodificar su diseño desde el botón inicio vista y ver hoja de datos o vista de diseño se
recomiendahacerlamayoría de cambiosenla vistade diseñoya que es en la que se edita la base
de datos
4.3 Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y
modificar los datos de una tabla Para introducir registros Escribir el valor del primer campo del
registro si lo9 que queremos es borrar el registro entero simplemente le damos clic en borrar
4.4 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente
formaHacer doble clicsobre el cuadrode textodonde pone el número del registro actual escribir
el número del registro al cual queremos ir y Pulsar INTRO.
4.5 Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus
campos.Para poderrealizaresta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar
de Access 2010 Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar Si lo que queremos es
sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar
5: Propiedades de los campos
5.1 Cada campo de una tabladispone de unaserie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo Las propiedades aparecen en la parte inferior
izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.
5.2 Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de
255..Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.Entero largo para valores
enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple para la introducción de
valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -
1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324Id. De réplica se utiliza para claves auto
numéricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y
10^38-1 (si estamosenuna base de datos .ap.) y númerosentre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamosen
una base de datos .accede)
5.3 Estos son algunos formatos para llenar un formulario
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos Moneda: presenta los
valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows
como puede ser €Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro Fijo: presenta los
valores sin separador de millares Estándar: presenta los valores con separador de millares
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%) Científico: presenta el
número con notación científica.
5.4 Esta propiedadnospermite indicarel númerode decimalesque queremosasignaraun tipo de
dato Número, Auto numeración o Moneda
5.5 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un
campo Númerode teléfonoque muestreexactamente cómodebe introducirse unnúmero nuevo:
(___) ___-____.
5.6 Se utilizaestapropiedadparaindicarcómoqueremos que se visualice la cabecera del campo.
5.7 El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no
introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
5.8 Esta propiedadnospermite controlarlaentradade datossegúnel criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducidocorrectamenteSe puede utilizarestapropiedadparatodoslos tipos de datos excepto
el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Auto numeración
5.9 En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la
propiedad anterior Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de
introducirlosdatossepael porqué de su errory puedasolucionarlospuede utilizarestapropiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Auto numeración.
5.10 Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedadel valorSí, en caso contrario el valor será el de Nos puede utilizar esta propiedad para
todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Auto numeración.
5.11 Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
5.12 Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que
las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las
operacionesde ordenacióny agrupación esta propiedad dispone de tres valores No: Sin índice Sí
(con duplicados) Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos
filas con el mismo valor en el campo) Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin
admitir valores duplicados.

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  • 1. Tablas de Access 2010 John Alejandro Acevedo Álvarez Brayan Steven Grisales Gomes Colegio Nacional Nicolás Esguerra Facultad: Humanidades 901 Bogota D.C 2014 Colegio Nacional Nicolas Esguerra John Acevedo Brayan Gomes 901
  • 2. TABLA DE CONTENIDO Unidad2. Crear, abrir y cerrar una base de datos 2.1. Conceptosbásicosde Access 2.2. Crearuna base de datos Conceptosbásicosde Access2010 El Panel de navegación 2.3. Cerrarla base de datos 2.4. Abrirunabase de datos Unidad3. Crear tablas de datos 3.1. Crearuna tablade datos 3.2. La clave principal Tiposde datos El asistente parabúsquedas 3.3. Guardar una tabla 3.4. Cerraruna tabla Unidad4. Modificartablas de datos 4.1. Modificarel diseñode unatablaenVistaDiseño 4.2. Modificarel diseñode unatablaenVistaHoja de Datos 4.3. Introducirymodificardatosenuna tabla 4.4. Desplazarse dentrode unatabla Introducirdatosenuna tabla 4.5. Buscar y reemplazardatos Unidad5. Propiedadesde los campos 5.1. Introducción 5.2. Tamañodel campo 5.3. Formatodel campo 5.4. Lugaresdecimales 5.5. Máscara de entrada 5.6. Título Personalizarformatode loscampos Personalizarmáscarasde entrada 5.7. Valorpredeterminado 5.8. Reglade validación 5.9. Textode validación 5.10. Requerido 5.11. Permitirlongitudcero 5.12. Indexado
  • 3. INTRODUCCION En este trabajo vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. Tambiénveremoscómoobtenerayuda,porsi en algúnmomentonosabemos cómo seguir trabajando.Cuandoconozcamostodoestoestaremosendisposiciónde empezar a crear bases de datos
  • 4. 2: Crear, abrir y cerrar una base de datos 2.1 Abrimos Access 2010 2.2 Le damosnuevoenla pestañade archivoy luegobase de datos en blanco le damos nombre a nuestra base de datos y elegimos la opción crear automáticamente se creara nuestra base de datos le damos ver vista de diseño para poder editar los campos de nustra base de datos guardamos el archivo para poderlo ver en modo de tabla de datos. 2.3 Se puede cerrar unabase datosde varias formasunade ellases en la pestaña de archivo en la opción cerrar base de datos o también cerrando directamente el programa Access 2010. 2.4 Podemosabrirunabase de datosya existentede varias formas desde la pestaña archivo abrir o desde las teclas rapidas Ctrl+A o ALT+A de ambos métodos se abre el cuadro para abrir la base de datos en el cuadro seleccione la base de datos y dele abrir 3 Crear tablas de datos 3.1 Para crear una tabla de datos debemos hacer clic en el botón CREAR en el grupo de tablas cuando le demos crear le damos base de datos en blanco le ponemos nombre al archivo y le damos crear ponemos la vista de diseño para poder editar los datos de nuestra base de datos cuando llenemos todos los datos le damos clic en vista hoja de datos 3.2 Antes de guardan nuestra tabla para poder verla como hoja de datos le quitamos la clave principal en diseño herramientasde tablayle damosclicenel botón clave principal a la izquierda al lado de diseño es muy importante quitar la clave principal ya que si no la quitan no se podrá abrir el archivo desde otro computador 3.3 Para guardar la tabla de datos le damos en archivo y guardar nos aparecerá un pequeño cuadro en el cual le pondremos un nombre y le damos guardar también le podemos dar en el acceso rápido el cual esta ubicado arriba al lado de archivo 3.4 Podemos crear una tabla de varias formas dándole clic derecho en la tabla y crear en acceso urgente o también dándole clic en el botón crear que se encuentra al lado de la pestaña a la misma altura que la pestaña. 4 4.1 Una vez creada nuestra tabla y queremos modificarle algo como agregarle una columna o borrar una ya existente hacemos clic derecho sobre el panel y le damos vista de diseño luego modificar la definición de un campo eliminar o añadir un campo y le damos guardar. 4.2 La vista de hoja de datos se usa esencialmente para editar los datos dela tabla pero también podemosmodificar su diseño desde el botón inicio vista y ver hoja de datos o vista de diseño se recomiendahacerlamayoría de cambiosenla vistade diseñoya que es en la que se edita la base de datos
  • 5. 4.3 Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los datos de una tabla Para introducir registros Escribir el valor del primer campo del registro si lo9 que queremos es borrar el registro entero simplemente le damos clic en borrar 4.4 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente formaHacer doble clicsobre el cuadrode textodonde pone el número del registro actual escribir el número del registro al cual queremos ir y Pulsar INTRO. 4.5 Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos.Para poderrealizaresta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2010 Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar 5: Propiedades de los campos 5.1 Cada campo de una tabladispone de unaserie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado. 5.2 Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255..Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre - 1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324Id. De réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamosenuna base de datos .ap.) y númerosentre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamosen una base de datos .accede) 5.3 Estos son algunos formatos para llenar un formulario Número general: presenta los números tal como fueron introducidos Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro Fijo: presenta los valores sin separador de millares Estándar: presenta los valores con separador de millares Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%) Científico: presenta el número con notación científica. 5.4 Esta propiedadnospermite indicarel númerode decimalesque queremosasignaraun tipo de dato Número, Auto numeración o Moneda
  • 6. 5.5 Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Númerode teléfonoque muestreexactamente cómodebe introducirse unnúmero nuevo: (___) ___-____. 5.6 Se utilizaestapropiedadparaindicarcómoqueremos que se visualice la cabecera del campo. 5.7 El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. 5.8 Esta propiedadnospermite controlarlaentradade datossegúnel criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducidocorrectamenteSe puede utilizarestapropiedadparatodoslos tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Auto numeración 5.9 En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducirlosdatossepael porqué de su errory puedasolucionarlospuede utilizarestapropiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Auto numeración. 5.10 Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedadel valorSí, en caso contrario el valor será el de Nos puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Auto numeración. 5.11 Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. 5.12 Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operacionesde ordenacióny agrupación esta propiedad dispone de tres valores No: Sin índice Sí (con duplicados) Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo) Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.