Dokumentationspraktik vid Krishantering
•
1 j'aime•833 vues
Bilder från presentation av resultat från projektet "Dokumentationspraktik vid krishantering" i samband med MSB forskardagar 2010.
Recommandé
Contenu connexe
En vedette
En vedette (11)
Dokumentationspraktik vid Krishantering
- 1. Dokumentationspraktik vid Krishantering Jonas Landgren Göteborgs Universitet Institutionen förTillämpad IT
- 2. Crisis Response Lab Institutionen förTillämpad IT Göteborgs Universitet http://crisisresponselab.blogspot.com http://jonaslandgren.blogspot.com
- 3. • Dokumentation? • Problematik • Diskussion mot bakgrund av händelser • Uppsummering och slutsatser
- 5. Studera hur krishanteringsaktörer dokumenterar vid större insatser och kriser. Fältstudier och intervjuer vid: Magsjukeutbrott, Lilla Edet Bränder i stormarknader, Södertälje EU-veckorna, Göteborg Brand g:aTV-huset, Göteborg Stoppa Matchen, Malmö Snöoväder, Västra Götaland Skogsbrand Oxsjön, Göteborg Bomhot centrala Göteborg
- 6. Spontana reflektioner om dokumentation • ”Ledsen, vi fick nästan inget dokumenterat”. I detta fallet avses inskrivet i LUPP. Pappersåtervinningen var fylld med anteckningspapper. - Stabschef Räddningstjänst • ”Vi hann inte med att dokumentera under natten, vi hade alla whiteboards täckta”. – Stabschef Räddningstjänst i samband med omfattande bränder. • ”Vid svininfluensan dokumenterade vi grymt mycket i WIS. Men den som skall utvärdera oss vill göra intervjuer istället.” – Länsstyrelse • ”Vi har sparat all e-post och protokoll i vårt diariesystem.Våra egna dagböcker hanterar vi själva. ” – Kommun
- 7. Vad är dokumentation? • Berättelser • Pappersanteckningar • Automatiska loggar • Whiteboardskisser • Digitala anteckningar • Personliga loggböcker • Noteringar i WIS • Bilder • Rapporter • Utvärderingar
- 8. Vad består dokumentation av? • Kontaktuppgifter • Situationsbeskrivningar • Överenskommelser • Organisation och resurser
- 9. Varför dokumentera? För att följa en händelseutveckling – Passivt, distanserad – Söka information, beskriva skeendet För att leda en händelseutveckling – Aktivt, närhet – Agera, skapa mening i skeendet
- 10. För vem skapas dokumentation? • För individen, personliga dagbok/logg • För rollen att underlätta överlämning • För organisationen att säkra kvalité • För att uppfylla lagkrav • För att uppfylla överenskommelser • För att underlätta samverkan med annan organisation.
- 11. Varför skapas dokumentation? Dokumentera för att skapa spårbarhet - WIS, LUPP, Diarie, Insatsrapportering Dokumentera för att förstå situationen
- 12. Beroende på händelse kommer olika verktyg i fokus. Vid: • masskommunikation med externa parter eller med allmänhet tenderar effektiv epost-hantering och diarie vara av vikt. • samverkan med högre nivåer i krishanteringssystemet tenderar effektiv användning av WIS vara av vikt. • koordinering med lokala aktörer tenderar effektiv användning av mobiltelefoni vara av vikt. • internbelastning för den egna organisationen tenderar effektiv whiteboardhantering vara av vikt.
- 13. UTMANINGAR
- 14. Förmåga och systemstöd Det råder ingen brist på information vid hantering av olyckor och kriser. Bristerna återfinns i förmågan att dra nytta av informationen. Mängden stödsystem för lägesinformation ökar i snabbare takt än kompetensen att använda sådana system.
- 15. Ostrukturerad information I verksamheten produceras en stor mängd meningsfull information som ur ett IS- perspektiv är ostrukturerad och svårhanterlig. I systemstöden hanteras en stor mängd information som ur ett verksamhets- perspektiv saknar struktur och är svårhanterlig.
- 16. Mängden dokumentation som hanteras utanför de formella stödsystemen för insats och krisdokumentation är större än vad som hanteras i sådana system.
- 17. En stor mängd information som hanteras vid insatser och kriser har en kort eller mycket kort livslängd. En stor mängd information hanteras i icke-digitala format. Detta är en utgångspunkt och inte en negativ faktor vid design av IT-baserade stödsystem.
- 18. En utmaning är att transformera icke-digital informationsobjekt till digitala sociala objekt. En sådan transformering behöver ske utan att aktörerna belastas av administrativa uppgifter. Dokumentera i LUPP!
- 19. Prioritet kontra Intresse Prioriteten att under en pågående händelse hantera information för att i efterhand ha tillgång till dokumentation måste ställas i relationen till intresset att i efterhand dra nytta av sådan dokumentation. Saknas intresse för insatsanalys eller förbättringsarbete avseende individernas eller organisationens insats så riskerar hantering av dokumentation endast bli en symbolhandling.
- 20. För att öka möjligheten till professionell användning av dokumentation krävs förbättrade mekanismer för: A.Transformering av icke-digital information B. Strukturering ochVisualisering för sociala sammanhang C. Säkerställa reflektion kring insatsarbete
- 21. Diskussion mot bakgrund av händelser
- 23. Förvarning med långsam utveckling Fotbollsmatcher Demonstra0oner Väderhändelser
- 24. Oförberedd händelse med hastig utveckling ? ? ? Storskaliga olyckor Bombhot Specifika aspekter vid Väderhändelser
- 25. Kapacitetsuppbyggnad och uthållighet över tid Smirelaterade händelser Skogsbränder Översvämningar
- 26. 1. Skapa ett material i syfte att förstå vad organisationen står inför. 2. Skapa ett material i syfte att underlätta överlämning och spårbarhet
- 28. Telefonkonferenser Protokoll Kommunalaktör Telefonmöte med uppföljning av beslutade aktiviteter Protokollet från mötet blir tillgängligt Telefonmöte med utredningsgruppen Planering Genomförande Uppföljning
- 29. Telefonkonferenser och Protokoll Alla aktörer skriver egna protokoll. Protokollet skrivs under mötet. Protokollet är 0llgängligt mycket kort 0d eEer mötet. Protokollet är synligt för deltagarna under mötet. En aktör skriver protokoll. Protokollet skrivs eEer mötet baserat på minnesanteckningar. Protokollet är 0llgängligt långt senare eEer mötet. Protokollet är inte synligt för deltagarna under mötet. Protokollet samproduceras av alla deltagare under mötet.
- 30. Stabsarbete • Verbal rapportering • Visualiseringar • Samtal Begränsad förekomst av tangentbords- baserad dokumentation.
- 32. Dokumentation - En frågan om perspektiv Perspektiv: - Arkivera/lagra Spårbarhet - Visualisera/designa Agerbarhet De två perspektiven har olika konsekvenser avseende systemstöd, informationens livslängd, format, användbarhet och målgrupp.
- 33. Centrala aspekter • Formell eller informell • Beständig eller flyktig • Retrospektiv eller prospektiv • Spårbarhet och meningsskapande • Räckvidd och detaljrikedom • Situerad och rollbaserad
- 34. Dokumentera i stunden Dokumentera i efterhand Dokumentera vad som hänt Dokumentera vad som kommer hända
- 35. Sammanfattning • Krishanteringsaktörerna behöver fundera igenom varför och hur de dokumenterar. • Systemutvecklare behöver ha större insikter kring dokumentationspraktik. • Utbildningar i systemstöden Lupp och WIS behöver ta hänsyn till en heterogen dokumentationspraktik.
- 36. Vetenskapliga publikationer Stöd till MSB-aktiviteter - RIB-utv - Utbildning - IM Nato/Pfp Lärande och utveckling i lokala organisationer. DHS-intresse Produkt Nyttiggörande av forskningsresultat