Introducción al curso de Asistentes de Gerencia.

1. Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs

2. ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DE
LAS INSTITUCIONES

3. Origen de la palabra “Secretario”
Secretum
Información secreta
Secretarii maneada por estos
Consejeros del gobierno
en la Europa del
medioevo

4. Transformación de la Economía de
Servicios
Cambios Tendencias Avances en
Sociales
de negocios TI
Poíticas
Gubernamentales Globalización
 Nuevos mercados y categorías de productos
 Incremento de la demanda por servicios
 Competencia mas intensa
Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una
mejor tecnología.
Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer
El éxito depende de:
 Comprensión clientes y competidores
 Modelos de negocio viables
 Creación de valor para los clientes y la empresa

5. IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN

6. "Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@
de un centro de gestión, con un conocimiento cabal
de las actividades de su jefe y del sector en que
trabaja, además está capacitad@ para la
delegación de ciertas áreas o trabajos que
desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

11. Organizar, y en
ciertos casos,
asistir a
Establecer
Organizar los reuniones
buenos
viajes de
contactos
negocios,
telefónicos
etcétera.
Redactar y
Preparar Es una presentar
presentaciones profesional correctamente
de productos o que trabaja informes,
servicios comunicados, etc
en equipo:
Planificar su
Concertar, tiempo y el de su
acoger y atender jefe
a las visitas
Preparar y tratar
la información
adecuadamente

13. FUNCIONES GERENCIALES

14. Clasificación de los administradores
Administradores
superiores
Administradores intermedios
Administradores de primera línea
Operativos

16. Funciones de la Administración
FUNCIONES
DE LA
ADMINISTRACIÓN
Dirección

17. Roles Administrativos
Interpersonales
ROLES
ADMINISTRATIVOS
Decisionales De información

18. ESTILOS DE DIRECCIÓN

19. Orientaciones fundamentales
Preocupación
Preocupación
por alcanzar
por el personal
los objetivos

20. Estilos de dirección eficaces
Orientación Tarea:
Compromiso-Integración
Alto POSITIVISTA MAXIMALISTA
(Más fuerte que
los otros)
Medio REALISTA
(Igual que los
otros)
Bajo MINIMALISTA
(Menos fuerte COOPERATIVISTA
que los otros)
Orientación Relación:
Cooperación
Bajo Medio Alto
(Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que
que los otros) otros) los otros)

21. Estilos de dirección ineficaces
Orientación Tarea:
Compromiso-Integración
Alto MATERIALISTA IDEALISTA
(Más fuerte que
los otros)
Medio OPORTUNISTA
(Igual que los
otros)
Bajo ESCAPISTA
(Menos fuerte POPULISTA
que los otros)
Orientación Relación:
Cooperación
Bajo Medio Alto
(Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que
que los otros) otros) los otros)

22. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

23. Tomar tiempo para planificar amplía
la visión, produce
satisfacción personal, evita el estrés
y ayuda a lograr los objetivos.

24. Criterios para priorizar actividades
Tipo A: Tareas
importantes y
urgentes
Tareas
Tipo C: Tareas Tipo B: Tareas
que no son importantes o
importantes urgentes, pero
ni urgentes no ambas
sino rutinarias cosas

25. Equilibrar tareas diarias

26. Clasificación de tareas
(adaptación a partir de Covey)
Más urgentes Menos urgentes
I.Importantes y urgentes(A) II.Importantes no urgentes(B)
Importantes
•Crisis •Prevención de actividades
•Problemas apremiantes •Construir relaciones
Más
•Proyectos cuyas fechas •Reconocer nuevas actividades
Vencen •Planificación, recreación
Menos importantes
III.Urgentes no importantes
IV.No importantes y no urgentes
(B)
(C)
•Interrupciones, algunas
•Rivalidades, ajetreo inútil
llamadas
•Algunas cartas
•Correo,algunos informes
•Algunas llamadas telefónicas
•Algunas reuniones
•Pérdidas de tiempo
•Cuestiones inmediatas
•Actividades agradables
•Actividades populares

27. Maximización de la eficacia
Punto máximo de media Punto máximo de media
mañana: ideal para las tarde: ideal para las
tareas A tareas B
Nivel de Rendimiento
El nivel de energía
empieza a descender al
final de la jornada
laboral
Punto mínimo
después de almuerzo:
ideal para las tareas C
8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm
Hora

28. Generaciones de administradores de
tiempo (Stephen Covey)
Cuarta generación:
Autoorganizados (en
lugar de administrar el
tiempo se organizan
ellos mismos).
Tercera generación:
Priorizadores (Fijan
objetivos y actúan de
acuerdo a prioridades).
Segunda generación:
Programadores
(planean y usan la
agenda)
Primera Generación:
Hacedores de listas
(conciencia de lo que
deben hacer)

29. Cinco palabras en japonés
SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDO
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)

30. Cómo lo Hacemos?
Se usa con frecuencia Colocar cerca
¿Es un objeto o Se usa ocasionalmente
información necesaria Colocar menos
para el objetivo del cerca
puesto de trabajo?
Usados muy de Colocar lejos
vez en cuando
Clasificar
No es útil para nadie Vender, donar o
tirar
¿Es un objeto o
información
innecesaria para el
objetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferir
trabajo?

31. LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DEL
ASISTENTE DE GERENCIA

32. La comunicación
“Es más revelador lo que hacemos que
lo que decimos”
• Comunicación no verbal
– La mirada
– La expresión facial
– El atuendo
– Las posturas
– La proximidad y la orientación
– Las manos
– Los movimientos
– Los aspectos no verbales del lenguaje

33. “Las personas muchas veces decimos
cosas distintas a las que pretendemos
expresar”
• Comunicación verbal
– No utilizar tecnicismos
– Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio-
cultural del receptor
– Informar sólo sobre lo que se nos pregunta
– Hacer empleo de un lenguaje positivo
– “El no hay no existe”
– El “tuteo”
– Utilizar frases sencillas

34. Tipos de asistentes
PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICA
CENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA
GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA
AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA

35. EL PERFIL DEL ASISTENTE
EMPRENDEDOR@
Privilegiar las relaciones Estudiosa y lectora de todo
Capacidad para adaptarse a interpersonales y el
los cambios, sin morir en el tipo de libros y material sobre
conocimiento justo a tiempo el cambio y mejoramiento
intento de técnicas y principios de organizacional.
gestión.
Tolerante a la incertidumbre
Con visión global del negocio
con que se mueven los Con capacidad de crear,
negocios. innovar e implementar de la empresa
Manejar la tecnología
informática moderna para Carácter, personalidad,
Hablar por lo menos inglés obtener información y hábitos y estilos proactivos y
conocimiento de valor de alto estándar profesional.
agregado.
De secretaria de un ejecutivo
a un área o gerencia, a una
administradora de procesos
en estructuras desmontables,
descartables, desechables,
transportables o virtuales.

36. Habilidades Generales y Conocimientos
Esenciales Siguientes:
• Tareas prioritarias
• Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.
• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina:
• Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras
• Problemas Transnacionales de la empresa:
• Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa.
• Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo
en la organización de sus viajes.
• Conversaciones y Comentarios
• Importancia de la dignidad profesional.
• No debe confundir cordialidad con intimidad.

37. Contacto e Información
Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
jontxupardo@autonoma.edu.pe
Twitter: @jontxu01
Blog: www.blogspot.com/komaconsulting