Presentació pública de les claus del programa Compartim, de gestió del coneixement a la Generalitat de Catalunya.

1. Gestió
del coneixement.
Què és això?
Totes les claus del
programa Compartim
3r Matí d’innovació a l’EAPC
Jordi Graells jgraells@gencat.cat
Jesús Martínez jmm@gencat.cat
Barcelona, 24 d’octubre de 2008
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per
generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica
que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.
1

2. 2
Per què canviar?
CC NC SA 3.0 – www.flickr.com/hlthenvt/401556761

3. “ Defensa el teu
dret a pensar.
Pensar
equivocant-se
és millor
que no pensar ”
Hipàtia (355-415 dC)
Wikipedia
3

4. Tres històries...
4

5. 1a història
5

6. Etienne Wenger
6

7. Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0
7

8. 8

9. Model
de les comunitats
de pràctica
(CoP)
Tothom a
l’organització pot
contribuir amb
alguna cosa a la
innovació.
9 An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0

10. 2a història
10

11. 11
En el model econòmic actual...
USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0

12. 12
... el coneixement és la variable clau
Key to the knowledge www.flickr.com/shiffaau/2199579559 © shiffaau. CC BY 2.0

13. ... i Internet i TIC abarateixen el cost
d’interaccionar
13 Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0

14. ... i podem personalitzar els serveis
14 stone faces © tanakawho CC BY 2.0

15. ... per innovar tota mena de productes
i serveis
Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007
“ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways”
15

16. 3a història
16

17. 17
una organització...
Hi havia una vegada
McHugh Bluff Architectural Reflections www.flickr.com/oceanflynn/2142800130 © ocean.flynn. CC BY-NC-SA 2.0

18. on els
processos
no eren gens
senzills...
18 Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0

19. ... hi havia una manera de treballar
consolidada
19 Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0

20. ... i una estructura vertical
20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0

21. ¿Hi havia marge per a la innovació?
Consciència
Lideratge Seguretat de si mateix
Judici Treball en equip
Intuïció
Creativitat
Presa de decisions
Responsabilitat
Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0
Implicació
RSS
21

22. El dilema
era com dur
a la pràctica
les teories
Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
del canvi:
els plans
d’acció.
22

23. Amb els èxits i encerts...
23
3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5

24. i amb els contratemps!
Amb els èxits i encerts...
24
3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5 P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.0

25. 25

26. Ara i aquí.
Què podem fer?
Impulsar les condicions
bàsiques per innovar
26

27. El document
digital no és
mai definitiu.
Existeix
per crear-ne
de nous!
27

28. 1. Crear coneixement
Estratègies i creativitat
2. Mesclar-lo
Canvis necessaris
3. Compartir-lo
Llicències difusió oberta
28

29. I tornar a usar mots
una mica oblidats
29

30. Mà i ratolí © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY
Co-creació
30

31. Mescla Llicències Creative Commons o
disclaimers que facilitin l’accés als
continguts públics
31 © Departament de Justícia. CC BY Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0

32. Compartició
2 idees!
1 idea
1 idea
32 Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

33. Escolta activa
3 Ears Bars © Adselwood. CC BY
33

34. Conversa
34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0

35. Interpretació del sentit
35

36. 36
Encaix Puzzle © batega. CC BY

37. Atreviment
Mortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY
37

38. People in Stockholm. © masochismtango. CC BY-SA
38
Persones

39. Comunitat Crowds © Mike PD. CC BY-NC
39

40. Comunicació
Bloc
Gestió del
coneixement
Col·laboració
e-Catalunya
per al treball
col·laboratiu
40

41. Participació
41 http://compartim.socializame.com

42. Participació de la gent = mina d’idees!
Utilització d’eines sín
crones per comunica
r-nos i respostes imm
ediates
tius i feliços
CoP + tauler d’anuncis = treballadors més produc
Implicació directiva e
n l’elaboració i la dif
usió dels productes
de les CoP
neixement
Organització d’un congrés anual sobre gestió del co
Crear la xarxa de pers
onal innovador de l’A
dministració
42

43. I programar activitats
que facin més
competitius els
empleats emprant
recursos de la gestió
del coneixement
43

44. Les persones són
Les organitzacions
la principal variable necessiten fomentar
de les organitzacions en la
societat xarxa el coneixement com a
principal font de valor
competitiu
competitius els empleats
Fer més
programant formació
i mesurant els seus efectes en els
resultats de l’activitat
Desenvolupar els hàbits
d’innovar, emprendre i col·laborar
invertint en eines col·laboratives
que propiciïn l’aprenentatge i el coneixement
44

45. A què es dediquen? Programa Compartim
Learning by working al Departament de Justícia!
45

46. I aquests altres?
46
Professionals de Salut que aprenen treballant

47. 1 idea
2 idees!
Beneficis
1 idea
Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0
I love clutter © sindesign CC–BY–SA–2.0
47 help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0

48. ¿Com introduir
la gestió
del coneixement
a l’Administració?
48

49. On situar la gestió ?
del coneixement?
Pla estratègic
Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
Qui té el coneixement, quins valors ens
distingeixen de la competència,
gestionar el coneixement de processos
Pla gestió del
coneixement clau per a l’organització, capturar i
processar el coneixement explícit i el
tàcit. Comunitats de pràctica
Identificació de les competències clau
Pla estratègic per a l’organització
de formació i les específiques de cada grup
professional. Amb el mapa de
competències per objectius.
49

50. “ Aquells que
afirmen que és
impossible no
haurien de molestar
els que ho estem
intentant ”
Thomas Alva Edison ?
Wikipedia
50

51. Programa Compartim
de treball col·laboratiu
1. Inici 2005
2. Desenvolupament
2006 i 2007
3. Principals resultats 2008
51

52. Principals
resultats 2008
52

53. Mapa de comunitats de pràctica
Comunitat de pràctica 15 comunitats
+ 250
e-moderador Grup de treball integrants
actius
+ 1.300
Reunions presencials Treball en línia
participants
Discussió
Difusió
Productes
Avaluació
53

54. Les comunitats de pràctica
CoP Nombre de Participants
professionals directes
Psicòlegs 106 25
Juristes criminòlegs 80 18
Docents 125 12
Monitors artístics 40 11
Educadors socials de centres penitenciaris 140 25
Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil 45 12
Mediadors de Justícia Juvenil 35 8
Educadors socials de Justícia Juvenil 150 12
Assessors judicials de Justícia Juvenil 35 6
Bibliotecaris judicials 25 12
Arxivers judicials 45 12
Dinamitzadors lingüístics 35 8
Mediadors familiars 175 15
Assessors judicials d’adults 30 30
Treballadors socials 95 25
54

55. CoP Productes 2007 Productes 2008
Psicòlegs Entrevista clínica Banc de tècniques de treball
Protocol Indicadors de canvi
Juristes criminòlegs Bones pràctiques Anàlisi jurisprudencial
Flux i procés de treball del jurista criminòleg
Rol del jurista com a criminòleg
Monitors artístics Recursos formatius Art teràpia
Didàctica de l’art Drets d’autor (llicències d’autor)
Educadors socials de centres penitenciaris Bones pràctiques Criteris d’atenció individualitzada
Seguretat viària
Educació afectiva i emocional
Atenció a la diversitat
Professionals de Medi Obert de Justícia Juvenil Treball amb menors / Decàlegs d’actuació per a professionals de
Intervenció Medi Obert
Viol. Neonazi / Viol.domèstica
Mediadors de Justícia Juvenil Mediació Criteris de restitució econòmica per a les
víctimes
Educadors socials de Justícia Juvenil Bones pràctiques Manual de l’educador social als centres
educatius
Assessors judicials de Justícia Juvenil Bones pràctiques Consideracions ètiques en la intervenció en
l’assessorament judicial
Bibliotecaris judicials Màrqueting Carta de serveis
Criteris sobre obsolets i duplicats
Arxivers judicials Protocols Definició i automatització de la matriu de
correspondències entre les diferents
classificacions arxivístiques actuals
Mediadors familiars Mediació Decàleg de la mediació comunitària
Mediació i gent gran
55

56. Flux de producció de coneixement
Productes
Biblioteca
Comunitat de pràctica
Píndoles
de coneixement Articles
rellevants
Base de coneixement
Píndoles
de coneixement Expert extern
Empleat
Portal de coneixement
Píndoles
de coneixement
56

57. Productes de coneixement
Nom del producte: La restitució econòmica a les víctimes
Breu descripció: document que recull les diferents reflexions al voltant de la
reparació econòmica a la víctima, l’alternativa belga de fons restauratiu i la
responsabilitat civil en el procés penal de menors.
Millores que aporta a l’organització i/o problemes que resol: haver fet aflorar un
tema (la reparació econòmica a la víctima) que no s’havia treballat prou des de la
promulgació de la Llei 5/2000, de responsabilitat penal del menor. Provocar
l’interès en la continuació del treball a un nivell més ampli: “el nivell de satisfacció
de les víctimes amb el programa de mediació i reparació”.
Indicadors per avaluar-ne l’aplicació: es podrà avaluar l’aplicació del treball fet a
partir d’analitzar els programes de reparació econòmica realitzats l’any 2008.
També es podrà saber a partir de veure la implicació i participació del col·lectiu en
l’enquesta a víctimes durant l’any 2008.
Nivell d’utilització per al col·lectiu: El tema econòmic és una alternativa a tenir
sempre en compte dins del programa de mediació i reparació a la víctima.
58

58. 14 solucions
a problemes
el 2007
57

59. 27 noves respostes
i solucions per a
2008
59

60. 60

61. ... per ser usades
i aplicades
al lloc de treball
61

62. 62

63. Projecció exterior
del programa Compartim
8th European Conference on Knowledge.
Barcelona, 6-7 de setembre de 2007
5th International Conference on Intellectual Capital,
Knowledge Management & Organisational Learning.
New York Institute of Technology:
Nova York, 9-10 d’octubre de 2008
XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de
la Administración Pública.
Buenos Aires, 4-7 de novembre de 2008
Knowledge Management Conference (National Probation
Service England & Wales).
Londres, 2 de desembre de 2008
63

64. Preguntes que fan pensar
64

65. Com va sorgir
i com es manté
tot això
65

66. Una creença ferma:
entre tots podem
ser millors
66

67. El que jo sé
en el meu context
67

68. El que tu saps
en el teu
context
68

69. El que tu saps
en el teu context
El que sabem El que jo sé
tots dos en el meu context
69

70. El que tu saps
en el teu context
Creem junts
El que sabem El que jo sé
tots dos en el meu context
El treball col·laboratiu en la base de tot el procés
70

71. El treball
col·laboratiu
71 Joc-Tantrix_fons-transparen © jordigraells. CC BY 2.0

72. Una pregunta
clau
72

73. Una pregunta clau
Als empleats
¿Estaríeu disposats
a posar part
del vostre temps
i del vostre
coneixement per
trobar solucions
a problemes de la
vostra feina que ara
no tenen una solució
satisfactòria?
73 Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0

74. Una pregunta clau
Als caps
¿Estaríeu disposats
a deixar que la
vostra gent disposi
de temps per proveir
noves solucions a
problemes que
poden fer més
eficient i productiva
–i feliç–
l’organització?
74 at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0

75. 75 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0

76. La resposta
La llei de la participació humana en projectes
d’innovació:
- 15% entusiastes
- 15% mai no participaran
- 60% a l’expectativa
76

77. 77 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0

78. El procediment
Metodologia d’E. Wenger
- Escoltar l’organització: identificar hot topics
- Recolzar-se en un grup d’entusiastes
- Comptar amb un lideratge fort del grup
(e-moderador)
Listen © shareski CC–BY–SA–2.0
- Proveir d’eines (presencials i en línia) a demanda
- Orientació mixta a la producció de productes de coneixement i de
vertebració de la CoP
- Jornada de bones pràctiques final
78

79. Les etapes
79 © Jesús Martínez CC BY 2.0

80. Etapes en l’evolució de les CoP
a 5
nu
c ontí
Millora
4
Optimitzat
3
Consolidat
2
1 Avançat
Nivell de
En progrés maduresa /
Inexistent Inicial temps
0 1 2 3 4 5
Consciència Aplicacions Conscienciació Integració Pràctica habitual
inicials plena organitzativa
Processos de GC integrats
Bones pràctiques Eines Compartició totalment
puntuals tecnològiques millors pràctiques
Processos de generació i
consolidades
Procediments gestió del capital intel·lectual
Mètriques consolidats immersos en els processos
estratègics
Canvi cultural
80

81. 1. Identificació
1. Buscar indicis que facin pensar que hi ha una cultura
d’intercanvi i de col·laboració a l’organització.
2. Identificar problemes reals de les persones que hi treballen.
3. Identificació de pràctiques crítiques (criteris de selecció per
interès o impacte).
4. Identificació de grups dinàmics com a primer col·lectiu (amb
cultura de compartir).
5. Determinació consensuada dels objectius a complir i els
resultats concrets esperats.
6. Assegurar l'alineament dels objectius de les CoP amb els
objectius institucionals.
7. Suport institucional per exigir el compliment dels objectius.
81

82. 2. Disseny
8. Plantejar un model simple de tasques clau, rols i taxonomia
(modulable i escalable).
9. Continuar valorant més les necessitats reals que la tecnologia.
10. Delimitar les responsabilitats de cada participant de la CoP.
11. Introduir perfils de representació/coordinació/difusió.
12. Vincular estructures que puguin injectar informació a la CoP.
82

83. 3. Construcció
13. Traslladar especificacions funcionals a l’àrea tecnològica
buscant aplicacions.
14. Alinear-les amb la maduresa de la CoP, evitant una exclusiva
sobredotació del sistema.
83

84. 4. Implantació
15. Determinació d’accions pilot per contrastar la seva utilitat.
16. Consolidar la implantació abans de seguir fent nous requisits
puntuals.
17. Comptar amb suport tecnològic de tipus call center.
84

85. 5. Millora permanent
18. Anàlisi dels resultats dels indicadors plantejats.
19. Feedback i presa de decisions.
20. Consideració de nous reptes per a les CoP.
21. Determinació del grau d’evolució en la maduresa de la CoP.
85

86. Balanç 2008
86

87. Barreres: mites i realitats
No és la desconfiança
(la gent vol col·laborar)
87

88. Barreres
No és la tecnologia
- Cada vegada més transparent.
- Cada vegada més entesa com a vehicle i facilitadora
d’una actitud/valors previs.
88

89. Barreres
No és la formació
- Usuaris sense experiències prèvies estan treballant de
manera molt eficaç amb les TIC.
89

90. Barreres reals
- Estructures organitzatives
rígides
- Molt jerarquitzades
- Parcel·les de poder
Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0
- Espais acotats
- Escassa transversalitat
- Clima/ambient laboral alterat
- Agendes sobrecarregades
90 Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0

91. Factors clau
- E-moderador
- Ambient laboral proinnovació
- Caps sensibilitzats
- Orientació a la realització de productes de ràpida
aplicació (i avaluació de retorn)
91

92. Factors que ajuden
- Foment de la cultura del compartir
- Accions de formació i sensibilització:
- Formació dels e-moderadors
- Formació i sensibilització del col·lectiu laboral
- Sensibilització de l’estructura jeràrquica
- Política d’incentius
92

93. Resum dels principals
trets del programa
93

94. Metodologia
Programa Compatim de gestió del coneixement al Dept. de Justícia
1. Objectiu: Millorar la nostra pràctica professional quotidiana, podent
disposar de la informació i del coneixement que necessitem els
professionals al nostre lloc de treball, aprofitant l’experiència dels
companys. Aprenent pel xoc del coneixement nou (après fent) i el
saber i experiència que ja teníem.
2. Fases del programa
3. Disseny organitzatiu
4. Eines:
- Metodològiques
> Sessions de bones pràctiques
(benchmarking intern i extern)
> Comunitats de pràctica
- Tecnològiques
> Repositori de coneixement: intranet
> Llistes de distribució: llista de correu electrònic
> Eines de treball col·laboratiu: e-Catalunya
94

95. Indicadors per avaluar el programa
Indicadors d’activitat
- Percentatge de participació dels e-moderadors al grup e-moderadors (nre. d’intervencions de cada
e-moderador i nre. d’intervencions totals al grup e-moderadors; per eina, per exemple)
- Percentatge de participació dels e-moderadors a la seva comunitat (nre. d’intervencions de cada
e-moderador i nre. d’intervencions totals del seu grup; per eina, per exemple)
- Ràtio nre. de posts publicats a e-moderadors / nre. d’activitats totals (nre. de posts, documents,
missatges al fòrum... publicats i nre. d'activitats totals)
- Ràtio nre. De posts publicats a la seva comunitat / nre. d’activitats totals (nre de posts, documents,
missatges al fòrum... publicats i nombre d'activitats totals)
Indicadors de producció
- Nombre de sessions presencials
- Nombre de productes elaborats/documents produïts en les sessions presencials
Indicadors d’impacte
Quantitatius
- Nombre de casos anàlegs en què s'ha aplicat un protocol, un procediment,
elaborat en el si de la comunitat de pràctiques
- Nombre de professionals que s'han beneficiat del manual de bones measurement of the color © arquera CC-BY-2.0
pràctiques redactat per la comunitat
- Indicador d'eficiència econòmica
Qualitatius
- Recull d'històries de les persones a qui els ha millorat la seva praxi professional gràcies als productes
elaborats per la comunitat de pràctiques
- Opinions de l'estructura directiva
95

96. Aportacions del Programa Compartim
Aspectes més importants:
1. Llista de control (checklist) per discriminar unitats que
ofereixen garanties per ser comunitats de pràctica (CoP).
2. Model de cicle de vida de les CoP. Tipus de CoP.
3. Indicadors per a cada estadi del model de cicle de vida de
les CoP. Classificació de les CoP.
4. Factors crítics d’èxit per al funcionament i supervivència
de les CoP a l’Administració pública
96

97. Conclusions
Lliçons útils per a projectes de CoP a l’Administració i altres
organitzacions:
1. És molt difícil que les comunitats esdevinguin madures ja que han
de ser conseqüència de canvis culturals i de valors molt
importants, que a l’Administració són particularment lents.
2. Els grups de professionals que treballin en CoP han de ser
exempts de conflictes laborals (salarials, processos selectius).
3. Participació d’expert extern i formació sobre TIC i comunicació.
4. Fixar reunions presencials, que generin cohesió per poder
treballar en línia després, i política d’incentius pública.
5. Doble benefici per a l’Administració. D’una banda, feina més
productiva i de més qualitat. De l’altra, el personal que hi
participa té més compromís institucional.
97

98. Conclusions
6. Aflorament del talent ocult.
7. Impuls dels aprenentatges informals dins de l’organització.
8. Alfabetització informacional als col·lectius professionals.
98

99. Les persones
interessades en
programes de gestió
del coneixement
a l’Administració
ens trobem en reunions
presencials trimestrals
per posar en comú
el nostre coneixement
i aprendre de les
experiències dels altres.
1 Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

100. Gràcies!
Gràcies a tothom!!!
Per seguir l’activitat del programa Compartim:
http://gestioconeixement.blogspot.com
Per a documentació del programa (presentacions, articles...):
www.slideshare.net/justicia
Jordi Graells jgraells@gencat.cat
Jesús Martínez jmm@gencat.cat
Barcelona, 24 d’octubre de 2008
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per
generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) i no es contradigui amb la llicència específica
que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.
100