1. 4º Coordinación
“Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de
manera de facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.
Es dar al organismo material y social de cada función las proporciones
convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en forma segura y
económica.”
Volvamos al tema tratado al analizar el Principio de Unidad de Dirección. Fayol
nunca planteó la más mínima duda en cuanto a que la Coordinación debe ser
analizada como uno de los componentes específicos del Proceso Administrativo.
Pero desde las primeras versiones del libro de Koontz y O`Donnell (actualmente
Koontz y Weihrich) estos autores entendieron que debía dejarse a un lado el
estudio de la Coordinación como un tema específico, pues la misma era
prácticamente un sinónimo de Administración. En su 11ª Edición los autores
aseveran:
“COORDINACIÓN, ESENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. Algunas Autoridades
consideran que la coordinación es en sí misma una función específica de la
administración. Sin embargo, es mejor concebirla como la esencia de la
administración, para el logro de la armonía de los esfuerzos individuales a favor
del cumplimiento de las metas grupales. Cada una de las funciones
administrativas es un ejercicio en pro de la coordinación.....Incluso en el caso de
una iglesia o fraternidad, los individuos suelen interpretar intereses similares de
diferente manera, de modo que sus esfuerzos en beneficio del cumplimiento de
metas mutuas no se combinan automáticamente con los esfuerzos de los demás.
Así, es tarea básica de los administradores, conciliar las diferencias de enfoques,
ritmos, esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de que
contribuyan a las organizacionales.”
¿Debemos o no estudiar específicamente la
Coordinación?
“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo material o
social....se necesita no solamente un buen programa y una buena organización,
sino también una coordinación realizada en todo momento.”
Henri Fayol
“Ilusión y realidad son los dos grandes componentes de nuestras vidas.
Pero cuando no tenemos en cuenta la realidad, la realidad se venga.”
Ortega y Gasset
Plantearemos y explicaremos nuestra discrepancia con la opinión de Koontz y
Weihrich:
- Cualquier estudiante medianamente avanzado en el campo de la
Administración, sabe que la coordinación es mucho más que armonizar los
distintos intereses o comportamientos individuales, a fines de obtener los

2. objetivos comunes
La Coordinación –que ya fue bien explicada por Fayol- debe armonizar no sólo
las actitudes individuales. Es mucho más que eso. Se deben coordinar los planes
y las actividades de todas las unidades, los objetivos sectoriales a fin del alcanzar
los objetivos generales.....los objetivos y actividades de Comercialización con los
de Producción, esos objetivos con los de Finanzas y Recursos Humanos, etc.,etc.
- Con el mismo criterio de estos autores, podríamos decir sin forzar mucho las
cosas, que la Planificación es la esencia de la administración. Y así también
suscesivamente, decir lo mismo respecto a otros elementos del proceso
administrativo......
- Asimismo, si no nos ocupamos específicamente de la coordinación y actuamos
abandonándola a “la tarea básica de los administradores”, lo único que
estaremos logrando es propiciar un voluntarismo, ya perimido hace tiempo, por
sus fracasos en el ámbito de la Administración......
- La buena administración debe ser proactiva. La Coordinación hay que
generarla, planificarla, propiciarla, controlarla.....Todos conocemos la vieja frase
“Cada cual defiende su chacrita”. Esta frase, si bien ha sido muy manida, no deja
de tener plena vigencia. No podemos ni debemos esperar que la coordinación se
dé por generación espontánea, por la mera buena voluntad de las jerarquías.
- Queda en claro, que la coordinación no sólo se debe estudiar en forma
específica, sino que además de planificarla y organizarla, hay que
instrumentarla y otorgarle normativas que obliguen a respetarla. En ello
muchas veces, puede estar en juego la existencia misma de la organización.
Fayol, el Enfoque de Sistemas y la Calidad
Total
Enfoque de Sistemas
En toda su obra, como hemos visto, el ingeniero francés nos va descubriendo un
interesante enfoque de la Administración que coincide muchas veces con los
más modernos conceptos y modelos.
Precisamente, con estos pensamientos de Fayol respecto a la coordinación,
estamos introduciéndonos en el actual concepto de la organización o empresa
visualizada como un sistema, según el cual todas las partes componentes de las
organizaciones están íntimamente interrelacionadas y que a través de una
armoniosa interacción se logra por resultado la sinergia, o sea que, de dicha
coordinación, surgirá un beneficio adicional, y multiplicador de los resultados
en beneficio de la empresa, el cual no habría existido si cada uno de los
elementos componentes del sistema funcionara en forma -más o menos- aislada
del resto del conjunto. Otro aspecto importante del concepto de sistema, es –
entre otros ya enunciados por el ingeniero francés- el que refiere a la
retroalimentación, que este autor denominaba impresiones de retorno; la cual
siempre debe existir para mantener la estabilidad del sistema e incluso su
propia supervivencia como tal.
“Como el ser humano, la empresa necesita un mecanismo de comunicación
interna, un <sistema nervioso> que coordine sus acciones. Toda empresa se
centra en un reducido número de factores básicos: los clientes, los productos y
servicios, los ingresos, los costes, la competencia, la logística, el personal. Una
compañía tiene que llevar a cabo procesos empresariales de diversos sectores, y

3. coordinarlos, especialmente en el punto donde traspasan los límites entre
departamentos. Antes de aceptar un pedido de gran volumen, Comercial
necesita saber enseguida si la compañía tiene existencia de producto acabado
...Producción necesita saber qué productos se venden como rosquillas...”(33)
BILL GATES
1999
“Es tener en cuenta en una operación cualquiera –técnica, comercial, financiera
u otra- las obligaciones y las consecuencias que esa operación acarrea para todas
las funciones de la empresa....”
“Es fijar la proporción de los gastos con relación a los recursos financieros,...las
provisiones con el consumo, las ventas con la producción...Es en suma dar a las
cosas y a los actos las proporciones convenientes, adaptar los medios al fin.”
HENRI FAYOL
1916
Seguidamente el autor da ejemplos de que “En una empresa bien coordinada se
verifican los hechos siguientes:
a) Cada servicio marcha de acuerdo con los otros; el servicio de abastecimiento
sabe lo que debe proveer y en qué momento; el servicio de producción sabe lo
que se espera de él;... el servicio financiero procura los capitales necesarios...
b) En cada servicio las divisiones y subdivisiones son exactamente informadas
sobre la parte que les corresponde en la obra común y sobre la ayuda mutua que
deben prestarse.
c) El programa de acción de los diversos servicios...es puesto constantemente en
armonía con las circunstancias...Tal resultado exige una dirección inteligente,
experimentada y activa.
Hay que admitir que estas tres condiciones no se cumplen siempre, pues pueden
observarse en algunas empresas los signos siguientes que revelan una evidente
incoordinación:
d) Cada servicio ignora o quiere ignorar la existencia de los otros. Marcha como
si tuviera en sí mismo su fin y su razón de ser, sin preocuparse de los servicios
adyacentes ni del conjunto de la empresa.
e) El tabique aislador existe entre las divisiones y las oficinas de un mismo
servicio como entre los diferentes servicios. La gran preocupación de cada uno
es poner su responsabilidad personal a cubierto detrás de un papel, de una
orden o de una circular.
f) Nadie piensa en el interés general. La iniciativa y la abnegación se hallan
ausentes...Esta disposición del personal (es) de consecuencias desastrosas para
la empresa...Es el resultado de una coordinación nula o insuficiente...Un buen
personal no tarda en debilitarse.
Uno de los mejores medios de mantener el entusiasmo del personal y facilitarle
el cumplimiento de su deber es la conferencia de jefes de servicio.”
La Calidad Total
“La Calidad Total es una forma de Administración o gestión de las
organizaciones basada en detectar y satisfacer plenamente las necesidades de

4. los clientes o usuarios actuales y potenciales, a través de una mejora contínua y
permanente de los productos o servicios, para cuyo logro se recurre a la
participación y el aporte de todo el personal.
Extraído del texto Principios de Administración-Tomo I- Ramiro Bello y Héctor
Avalle- Codicen-1998.
No sólo el enfoque de sistemas mencionado anteriormente pone énfasis en la
coordinación de las partes. La Calidad Total, una concepción de avanzada
respecto a la administración de las organizaciones, impulsada -entre otras- por
buena parte de las empresas japonesas de primera línea, también se ocupa de
potenciar la armonía dentro de los procesos al igual que dentro de los grupos de
trabajo. Así es que se llega –entre muchos otros- al moderno concepto de
“sección cliente”, donde cada unidad interviniente en los procesos de la
organización es un cliente cuyas necesidades de calidad deben ser provistas a
satisfacción por el resto de las unidades (proveedoras) que la preceden en el
proceso productivo de bienes o servicios.
A fuer de honestos, no podemos forzar los hechos históricos hasta lograr una
concepción de Calidad Total por parte de Fayol. Pero varios de los pilares
fundamentales, como ya lo hemos visto, estuvieron presentes en sus obras. Tal
es el caso, del ya mencionado fomento de la participación de todo el personal en
la formulación de iniciativas y del involucramiento y espíritu de equipo por
parte del mismo. También filosóficamente, el Ingeniero francés partió de la
convicción – sine qua non de la Calidad Total- de que el trabajador,
correctamente dirigido, es laborioso y aún abnegado.
Debieron pasar muchas décadas para que estos conceptos se concretaran en un
modelo, de cuyos buenos resultados, ya pocas personas dudan.......
Conferencia hebdomadaria de jefes de servicio.
El término “hebdomadario(a)” del título, actualmente en desuso, tiene la
acepción de “semanal”. Es decir que el autor le da importancia crítica a la
coordinación, debiendo esta ser asidua, permanente. Tal vez Fayol conociera la
vieja frase irónica “Si deseas enterrar un tema forma una Comisión...”
“Y el síntoma definitivo de un buen sistema nervioso digital es la concreción de
reuniones cara a cara, y su productividad en términos de acciones efectivas.
Pues bien, las buenas reuniones son el resultado de una buena preparación. El
fin primordial de las reuniones nunca debe ser el de presentar unas
informaciones. Para eso resulta más eficiente el empleo del correo
electrónico...(el objetivo es) que los futuros asistentes puedan analizar los datos
de antemano y presentarse a la reunión preparados para formular
recomendaciones o entrar en un debate con fundamento.”(34)
Bill Gates
1999
“La conferencia de jefes de servicio tiene la finalidad de informar a la dirección
sobre la marcha de la empresa, de determinar el concurso que deben prestarse
mutuamente los servicios y aprovechar la presencia de los jefes para resolver
diversos problemas de interés común...En cada establecimiento... todos los jefes
de servicio se reúnen una vez por semana, en fecha fija, con la presidencia del

5. director.
Cada jefe de servicio expone a su turno la marcha de su servicio, las dificultades
que halla, la ayuda que requiere y las soluciones que propone. El director
solicita la opinión de todos sobre las cuestiones que se presentan o él mismo
plantea...Después de la discusión se toma una decisión. Queda entendido que
ninguna cuestión desaparecerá de la orden del día por simple olvido...”
Henri Fayol
1916
Se aprecia – de lo expuesto por el autor- la existencia en estas reuniones de una
tónica de participación en la toma de decisiones. Si bien el grado de
participación no se puede apreciar en su totalidad, igualmente nos muestra –
por lo menos- el interés del director en consultar e intercambiar ideas con sus
subordinados en forma previa a tomar las decisiones. Peter Drucker(35) efectúa
un interesante estudio respecto a las formas de toma de decisiones colectivas,
analizando el estilo japonés donde las mismas son frecuentes. Drucker establece
algunas limitaciones de este sistema (entre otras, el tiempo que insumen) y los
beneficios que aportan a las empresas (ejecución más rápida y eficiente de los
planes, mayor motivación, etc.). Según este autor el tiempo que insumen las
tomas de decisiones participativas, se compensa con creces en el momento de
ejecutar los planes por parte de un personal informado, comprometido y
motivado.
Continúa Fayol: “La conferencia enfrenta a los jefes de fabricación o de
explotación, de abastecimiento, de ventas, de conservación, de nuevas
construcciones, etc....Gracias a la reunión de todos estos elementos competentes
el director puede dar al examen de cada cuestión una amplitud, una precisión y
una rapidez que no podría ser obtenida de otro modo. En un tiempo
relativamente corto –en una hora quizás- el director queda informado sobre la
marcha general de los negocios, puede tomar decisiones que interesen a la vez a
varios servicios y fijar el concurso que deben prestarse mutuamente los diversos
servicios. Cada jefe de servicio se retira de la conferencia sabiendo qué tiene que
hacer y con el pensamiento de que dentro de ocho días deberá volver para
rendir cuenta de lo que ha hecho.
Esta cohesión no podría ser obtenida sin conferencia, aunque se empleara diez
veces más de tiempo y de esfuerzos.
El director se preocupa mucho de este precioso instrumento. Prepara la
conferencia...Realiza los esfuerzos necesarios para que la discusión sea en todo
momento cortés e interesante para todos... se necesita cierto talento... el
director que sabe sacar buen partido de las conferencias es muy superior al que
no sabe obtenerlo.
...Creo que la conferencia...es indispensable...Yo haría de ella...una obligación
ineludible.” Agentes de Enlace: “Para que la conferencia se realice es necesario
que ninguna imposibilidad ocasionada por la distancia o por cualquier otro
factor se oponga a la reunión... si existe alguna imposibilidad debe reemplazarse
la conferencia por agentes de enlace