Lezing gehouden tijdens de WMS informatiedag die op 24 mei 2013 werd gehouden aan Tilburg University (TiU). Onderwerp was het project WMS Implementation TiU. Onderwerpen zijn: de projectorganisatie en -planning, de uitdagingen van de implementatie en de leerpunten.

1. Implementatie WMS bij de
Universiteit van Tilburg
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
WMS Informatiebijeenkomst, 24 mei 2013

2. • Implementatieproject
o Analyse
o WCL implementatie
o WMS implementatie
• Leerpunten
Agenda
2

3. Implementatieproject
3OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013

4. Projectdoelen
Functional
requirements
Implementation WMS
Implementation
WCL
4

5. Projectorganisatie
Project
board
Project
manager
TiU
Project team
TiU
Project
manager
OCLC
Project team
OCLC
5

6. • Hoofd acquisitie en
catalogiseren
• Hoofd uitleen
• Toekomstig functioneel
beheerders
• Technisch projectmanager
• Hoofd communicatie
• Applicatiebeheerder LBS3
• Applicatiebeheerder lokale
databases
Samenstelling TiU projectteam
6

7. Projectplanning
6/2011-9/2011
Start project
7/2011
Project
organization
9/2011
PID
9/2011-3/2012
9/2011-9/2012
Analysis
phase
3/2012-8/2012
Implementation
WCL
9/2012-3/2013
WCL aftercare
7
9/2012-2/2013
Implementation
WMS
2/2013-3/2013
WMS aftercare

8. Analyse
8OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013

9. Testen workflow
Workflow
analysis
Test
environment
Workflow
testing
Gap
analysis
Impact
analysis
Go / no go
decision
9

10. 152 WMS/WCL gaps
by priority
Blocking
Very
needed
Needed
Wish
Not
prioritized
Gap analyse (status maart 2012)
152 WMS/WCL gaps
by solution
Solved!
Workaround
Release
planning
Unknown
10

11. • Eindgebruikersservice
o Go live alleen mogelijk aan
begin collegejaar
• Voorwaarde: availability info
(uit LBS3) moet beschikbaar
komen in WCL
 Start implementatiefase
WCL  Go!
11

12. • Business case (nog) niet
valide
o Hosten LBS3 UvT
o Bezoek aan OCLC
Dublin, OH
o Nieuwe releases afwachten
• Vertrouwen in OCLC
• Back-office systeem
o Go live mogelijk op ieder
moment
 Blijven in analysefase
WMS  No go
12

13. WCL implementatie
13OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013

14. Uitdagingen WCL implementatie
• WP3 – Laden van metadata lokale databases
o Juiste methode en route vinden
o Niet 100% gelukt (repository, Brabant-databanken)
o Wel gelukt: TiU’s Online Contents, Scripties, full-text
documenten in repository
• WP4 – Activeren e-collecties
o Geen tools om TiU link database met WCKBase te vergelijken
o Collecties PubGet/WCKBase niet altijd gelijk aan UvT licenties
o E-books moeten ook geactiveerd worden
14

15. Go live
• soft launch voor bibliotheekmedewerkers
• live voor de wereld
15

16. WMS implementatie
16OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013

17. Requirementsanalyse
152 requirements
(November 2012)
Met after Feb
2013 release
Workaround
Release
planning
Unknown
17
152 requirements
(March 2012)
Met
Workaround
Release
planning
Unknown

18. Beslissing eind november 2012
18

19. Uitdagingen WMS Implementatie (1)
19
• WP2 – Acquisitie
o Serials management – workarounds en zorg voor personeel
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen
• WP3 – Uitleen
o Interface met (retour)lendomaten
o Depotaanvragen (WCL en workflow)
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen

20. Uitdagingen WMS Implementatie (2)
20
• WP4 – Interface UvT identity management system – WMS
o Lenerdata niet (!) in de cloud
o Beheer van gastlenerdata
o Dagelijkse update en wekelijkse reload
o Onmogelijkheid om lenerdata en uitleentransacties te deleten
(juridische implicaties)

21. Uitdagingen WMS Implementatie (3)
21
• WP5 – Interface UvT SAP FiCo systeem – WMS
o WMS: bestel- en ontvangstsysteem
o SAP FiCo: alle financiële transacties
o Opschonen van leveranciersdata, budgetcodes verbeteren

22. WP 10 – Data load (1)
22
• Overeenstemming over (iteratieve!) proces
o Specificatie
o Test loads
o Acceptatie load
o Productie load
• Besteed veel tijd aan specs!
• Werk nauw samen
• Plan handmatige correcties na de migratie
• Plan meer tijd dan je nodig denkt te hebben

23. WP 10 – Data load (2)
23
• Local Holding Records (exemplaarblokken)
o Lange doorlooptijd (90 dagen)
o Moeilijk om te testen (als WCL ‘kletst’ met LBS)
o Beperkte testsets beïnvloeden ‘testbaarheid’ van andere
conversies
• Leveranciers, orders, leners, circulatietransacties
o Uitleenreglement mag niet conflicteren met circulatietransacties
o Schoon je data op vóór de migratie
o Test uitzonderingen

24. Leerpunten
24OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013

25. 25

26. • Plan een kick-off bijeenkomst
voor alle bibliotheekpersoneel
• Workflow analyseren is nuttig.
Verbeter waar mogelijk
• Het is moeilijk het gevolg van
gaps te kwantificeren
• E-collections activeren kost
veel tijd
• Soms heb je deadlines nodig
om mensen in beweging te
krijgen
Leerpunten (1)
26

27. • Bespreek uitgebreid met
OCLC wat je verwacht van
technische en acceptatietesten
• Verrijk lokale metadata vooraf
met PPN/OCN, IBSN/ISSN
• Plan tijd om workarounds te
ontwikkelen
• Combineer de migratie naar
WCL en WMS
• Interfaces ontwikkelen kost
veel tijd en vereist specialisten
bij bibliotheek én OCLC
Leerpunten (2)
27

28. Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
jola.prinsen@tilburguniversity.edu
Vragen?
28