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Objectifs de la présentation                            La gestion documentaire dans une administration                  ...
Partie 1 - Plan                            Quelques    définitions et concepts-clés                            Qu’est-ce...
Quelques définitions                             ARCHIVE : Ensemble        des documents produits ou reçus par           ...
Concepts-clés                            Document: Dans     son acception courante un                             documen...
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L’organisation de son bureau de travail                            ◦ Eloignez tout ce qui pourrait nuire à votre          ...
Tél. : +257 22276746 –cepglconsulting@gmail.com   Exemple d’organisation
Classement efficace pour optimiser larchivage                               Ne confondez pas classification et classement ...
Exemple de classement                            Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit    ...
Objectifs d’un bon classement et archivage                            Retrouver   rapidement et dans leur totalité les   ...
Archivage papier :                                          Atouts & inconvénients                               Le « pap...
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Qu’est-ce que la Gestion Électronique des                                         Documents ?                             ...
En Pratique                               Les utilisateurs voudraient retrouver leurs informations par                   ...
LES FAITS                             90%de l’information est                             sous forme papier              ...
Les Faits (suite)                             Trop d’information “tue” l’information                             Comment...
Classiquement : le Papier                            Nécessite   une excellente organisation                            ...
Classiquement : le Papier (suite)                             Les   limites du classement papier :                       ...
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1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED                             Intégrer des documents dans     ...
1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED                                       Entrer des          ...
cepglconsulting@gmail.com   Exemple d’intégration de la GED   Tél. : +257 22276746 –                               L’art d...
L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT DE LA GED                                   Un système de GED                       ...
La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ?                            Pour partager les documents en réseau ;           ...
BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)                                                                    ...
BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE                                                  DOCUMENTS (GED) (*)               ...
Quelle GED ?                            La GED administrative : elle permet de procéder au classement de documents        ...
Mettre en œuvre un système de GED                            La GED est une méthode de travail à laquelle il faut se plier...
Mettre en œuvre un système de GED                            Pour mettre en place une GED il faut bien connaître sa propre...
Les Formats de Fichiers                             Documents de texte (Word, PDF …)                             Images ...
Tél. : +257 22276746 –cepglconsulting@gmail.com   Les étapes
L’archivage de vos documents                                    électroniques                               Les systèmes ...
cepglconsulting@gmail.com   Tél. : +257 22276746 –                            Recherches par :                            ...
Les Logiciels faisant partie d’une GED                                  Logiciel de reconnaissance de caractères : ROC    ...
La GED : les utilisations possible à                                 l’Assemblée Nationale                               ...
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Gestion documentaire et utilité de la gestion électronique de documents

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Gestion documentaire et utilité de la gestion électronique de documents au sein d'une administration

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  • On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature . Ce sont tous les documents issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états ( états comptables : balance, journaux, grand livre, bulletins de salaires ; documents commerciaux : factures clients, bons de commande et de livraison) ; sous format texte (courriers, rapports, notes, etc.) ; sous toutes les autres formes de fichier électronique natif (photographie, image, son, courrier électronique, etc.)
  • Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation . Après la numérisation, on peut transformer l’image obtenue en texte en utilisant un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR . Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer* le contenu.
  • Gestion documentaire et utilité de la gestion électronique de documents

    1. 1. Assemblée Nationale du Burundicepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – Gestion documentaire et gestion électronique de documents Par Jibril Touzi – Email: Jtouzi@gmail.com Great Lakes Consulting – Tél.: +257 22276746 Bujumbura, le 19 novembre 2012
    2. 2. Objectifs de la présentation La gestion documentaire dans une administration ◦ Les différents types dinformation ◦ Asseoir un archivage efficace ◦ Etablir un plan de classification méthodique ◦ Mettre en place un système darchivagecepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – efficient. La gestion électronique de documents ◦ Qu’est-ce que la GED ? ◦ L’existant : le Papier ◦ Intégration de la GED dans l’organisation ◦ Mise en œuvre de la GED et ses enjeux ◦ Les quatre étapes de la GED 22/11/12 2
    3. 3. Partie 1 - Plan Quelques définitions et concepts-clés Qu’est-ce qu’un document/information ? Classification de document/information Rôle de l’informationcepglconsulting@gmail.com Qualités d’un bon document/information Tél. : +257 22276746 – Origines de l’information Le cycle de vie des documents L’organisation de son bureau de travail; Exemple de classement Le Classement efficace pour optimiser l’archivage; Objectifs d’un bon classement et archivage Le classement papier et ses limites 22/11/12 3
    4. 4. Quelques définitions  ARCHIVE : Ensemble des documents produits ou reçus par tout organisme (publique ou privé) ou personne (physique ou morale) dans l’exercice de son activité.( Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 en France)  ARCHIVAGE : Ensemble des actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documentscepglconsulting@gmail.com authentiques. Ensemble des pratiques, moyens et outils, Tél. : +257 22276746 – permettant aux éléments éligibles d’être identifiés et survivre aux générations humaines et technologiques qui les manipulent, en restant capables de produire tout leurs effets, pour les durées requises. (Norme ISO 15489)   METADONNEE : Les métadonnées désignent les informations associées à l’objet au moment du versement pour en permettre la description, la recherche, la gestion technique, la pérennisation, l’application des droits d’accès et de communicabilité etc.   INFORMATION : « Elément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué » (journal officiel , 28 octobre 1980). 4 22/11/12
    5. 5. Concepts-clés Document: Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique dune information. Plus précisément on peut le définir comme un ensemble de données informatives présentes sur un support, sous une formecepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – permanente et lisible par l’homme ou par une machine (permanent par opposition à volatil. (wikipedia) La documentation évoque l’idée d’enseignement donc de l’information et de communication comprise dans tout apprentissage. 22/11/12 5
    6. 6. Qu’est-ce que l’information  L’information est un connaissance inscrite (enregistrée) sous forme écrite ( imprimée ou numérisée, orale ou audiovisuelle » Y.F. Le COADIC, (1994)  L’information est l’action d’informer et l’objet sur lequel porte cette action.  « Une information est une connaissance communiquée par uncepglconsulting@gmail.com message transmis par un individu à un autre individu. L’information Tél. : +257 22276746 – implique donc la communication, cest-à-dire un échange d’informations entre deux ou plusieurs personnes. »  Actuellement, nous vivons un monde dominée et dirigée par l’information dite société de l’information, cependant, l’information est devenue une matière première au même titre que le capital, les ressources humaines les matières premières pour les entreprise. Celui qui dispose une information à jour, aura une meilleur prise e décisions face à ses concurrents.  Aucune entreprise, école , institution ne peut vivre ou survivre , se développer sans disposer de l’information et des moyens de la recevoir, de le traiter et de la transmettre. 22/11/12 6
    7. 7. Classification de l’information  Linformation est désormais perçue comme une ressource indispensable dans tous les secteurs de lactivité humaine, politiques, économiques, administratifs et culturels.  Sa gestion (création, collecte, stockage, traitement et diffusion) connaît depuis quelques années une véritable révolution, sous la pression des nouvelles technologies.cepglconsulting@gmail.com  De plus en plus de documents scientifiques et techniques Tél. : +257 22276746 – sont numérisés et deviennent, par conséquent, exploitables par ordinateur.  Les méthodes de traitement et de représentation des textes sen trouvent bouleversées: la langue, véhicule prioritaire de la communication, est au centre des préoccupations des spécialistes des sciences de linformation. Entre les industries de linformation et les industries de la langue, se tissent de nombreux liens . 22/11/12 7
    8. 8. Le rôle de linformation Linformation est : à la base de la décision : elle est nécessaire pour prendre les meilleures décisions. Facteur defficacité : une bonne circulation de linformation dans lentreprise est indispensable.cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – Facteur de motivation : pour les salariés, être bien informés des choix de la direction peut leur permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie de lentreprise, de mieux comprendre le sens de leurs efforts nécessaires à la bonne marche de lentreprise 22/11/12 8
    9. 9. Les qualités dune bonne information Pour quune information puisse être exploitée dans une entreprise ou dans la prise de décision ; elle doit respecter un certain nombre de qualités à savoir : ◦ La pertinence : cest-à-dire quelle doit répondre à lattente de celui qui la recherche. Linformation non pertinente accroît inutilement le volume dinformations à traiter et au final fait perdre du temps ; ◦ La fiabilité : linformation doit donner une représentation exacte de lobjet ou de la situation ou du moins une représentation acceptable.cepglconsulting@gmail.com Fiable sous-entend quelle doit être : Tél. : +257 22276746 –  - vraie : conforme à la réalité ou très proche de celle-ci  - précise : une description relativement précise de la réalité  - à jour : une information périmée est inutile et encombrante ◦ La disponibilité : si elle est trop longue à obtenir, elle fait perdre du temps dans la prise de décision. ◦ Le coût raisonnable : la recherche dinformation peut coûter plus cher quelle ne rapporte. L’information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de  décision de l’entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre  en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques  nécessaires à l’atteinte des objectifs définis par l’entreprise dans le  but d’améliorer sa position dans son environnement concurrentiel. 22/11/12 9
    10. 10. Origines de l’information Le cheminement de linformation dans une entreprise peut être représenté de la façon suivante :  Linformation interne : il sagit des rapports (études de marché, visites, foire exposition, etc..) des fichiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc..), de notes (de service, de presse, etc..), de documents (comptables, commerciaux, bancaires,...).Lensemble de ces documents produisent un énorme stock dinformations quicepglconsulting@gmail.com permet de créer une base de données (financières, commerciales, Tél. : +257 22276746 – techniques,...).  Linformation externe : elle peut provenir : ◦ soit de lenvironnement proche (clients, fournisseurs, banques, administration, organismes professionnels, etc.) ◦ - soit de lenvironnement plus lointain : toute la documentation que lentreprise peut recueillir à travers les journaux, les revues, les ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi internet. La diffusion de linformation pose des problèmes techniques (ordinateur, photocopieur, réseaux, etc.) mais aussi financiers (coûts des supports). La diffusion soulève aussi le problème de la sécurité de linformation (protéger linformation contre les fuites, les malveillances, le piratage, les vols de données, les virus,...) 22/11/12 10
    11. 11. Tél. : +257 22276746 – cepglconsulting@gmail.com22/11/12 Cycle de vie des documents11
    12. 12. L’organisation de son bureau de travail ◦ Eloignez tout ce qui pourrait nuire à votre concentration au travail, ◦ Tout dispositif encombrant puisque non ou rarement utilisable peut être évité, ◦ Une circulation aisée avec la possibilité decepglconsulting@gmail.com communication Tél. : +257 22276746 – ◦ Largeur de passage suffisantes pour accéder à son poste de tr, aux éléments de rangement, ◦ Couleurs agréable (mur, sol et mobilier) ◦ Couleur claire pour mur et plafond et couleur mâte et satin
    13. 13. Tél. : +257 22276746 –cepglconsulting@gmail.com Exemple d’organisation
    14. 14. Classement efficace pour optimiser larchivage Ne confondez pas classification et classement  Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.   La classification désigne le système intellectuel qui sous-tend le classement physique des documents  Les principaux utilisateurs des classifications sont les spécialistes des sciences de la nature, les documentalistes, les archivistes, les bibliothécaires et lescepglconsulting@gmail.com philosophes. Tél. : +257 22276746 – Plan de classement : cadre méthodique établi pour le classement quotidien des dossiers au sein du service. Il doit être logique, simple, précis et évolutif et permettre de retrouver rapidement le document recherché. Principes de classement - Un bon classement doit être :   Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),  Applicable à tous les documents,  Valable pour tout le personnel,  Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).  Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données. 22/11/12 14
    15. 15. Exemple de classement Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement de fournisseurs éventuels. Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir :cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – 22/11/12 15
    16. 16. Objectifs d’un bon classement et archivage Retrouver rapidement et dans leur totalité les documents dont on a besoin. En cas de litige, produire des preuves juridiques pouvant appuyer les prétentions des parties en cause.cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – Laisser aux générations futures un moyen et un outil permettant de saisir concrètement les principes de fonctionnement de l’administration (processus de décisions, élaboration des documents).
    17. 17. Archivage papier : Atouts & inconvénients  Le « papier » ou tout autre support analogique tel que calque, carton, polyester, pelure, tirage ou pellicule photographique, etc... est le support traditionnel de larchivage dans nos sociétés basées sur lécrit. Support relativement fragile et périssable demandant des constantes d’hygrométrie et de température, il reste la référence par sa simplicité pour bon nombre d’entreprises, malgré les locaux et agencements qu’il nécessite..cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  Ses atouts :  Ayant Valeur probante s’il s’agit de l’original, Consultable sans aucun matériel intermédiaire (pas de micro-ordinateur ni de visionneuse) et Reproductible  Ses désavantages :  L’archivage papier n’existe qu’en un seul exemplaire  Il est sensible aux conditions de conservation, il peut se dégrader dans le temps  Il est volumineux et encombrant , les procédures de consultations peuvent s’avérer fastidieuses,  Il nécessite de grands espaces de stockage, avec des rayonnages, des armoires, des systèmes de sécurité anti incendie, etc. Lors de la consultation un risque de déclassement voire de perte peut se produire 22/11/12 17
    18. 18. Partie 2 :: La Gestion Electronique de Partie 2 La Gestion Electronique de Documents (GED) Documents (GED) 1.Qu’est-ce que la GED ?cepglconsulting@gmail.com 2.L’existant : le Papier Tél. : +257 22276746 – 3.Intégration de la GED dans l’entreprise 4.Mise en œuvre de la GED et ses enjeux 5.Les quatre étapes de la GED
    19. 19. Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents ?  La Gestion Électronique dInformations et de Documents Existants est un ensemble doutils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents. La Gestion des Documents, nouvelle pierre angulairecepglconsulting@gmail.com des stratégies des PME et administrations Tél. : +257 22276746 – Au sein d’une organisation le choix de gérer ses documents ou pas relève dorénavant de la stratégie d’entreprise. Elle s’adapte bien aux administrations car l’organisation du travail et les circuits de validation de l’information sont moins lourds dans les petites structures.
    20. 20. En Pratique  Les utilisateurs voudraient retrouver leurs informations par des mots-clés ou par des concepts.  Seulement, dans la pratique, les Entreprises ne peuvent pas consacrer de tels budgets pour la saisie des données.  Structurer l’information en base de données « Ad-Hoc » estcepglconsulting@gmail.com extrêmement coûteux. Tél. : +257 22276746 – Impossible de retrouver ce document ! Tous les jours, dans tous les bureaux du monde, c ’est pareil !!!
    21. 21. LES FAITS  90%de l’information est sous forme papier  Le papier est inflexible !!!cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –
    22. 22. Les Faits (suite)  Trop d’information “tue” l’information  Comment classer ?  Où chercher ? ? ? ?cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –
    23. 23. Classiquement : le Papier Nécessite une excellente organisation Coût de gestion élevé  Maintenance importantecepglconsulting@gmail.com  Consomme beaucoup de temps humain... Tél. : +257 22276746 – Que faire face à l’augmentation exponentielle de la masse d’information à gérer ?  Inadéquation de cette solution
    24. 24. Classiquement : le Papier (suite)  Les limites du classement papier : ◦ deux personnes différentes classent différemment ;cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – ◦ Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois ; ◦ Un document “non-classé” est inaccessible.
    25. 25. Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent :cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – d’acquérir*, de stocker, d’organiser, et de distribuer de gérer, des documents sous forme électronique. électronique
    26. 26. Quelles sont les sources de documents ?  Les documents peuvent être :  desdocuments électroniques par nature.cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  desdocuments papier transformés par numérisation en documents électroniques.
    27. 27. 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED Intégrer des documents dans le système GED On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise :cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  sous forme d’états 1a sous format texte 1a sous toutes les autres formes de fichier Fichiers électronique
    28. 28. 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Entrer des documents dans le Il s’agit de tous les système GED documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques.cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – 1b Acquérir par numérisation Ils sont numérisés et dématérialisés.
    29. 29. cepglconsulting@gmail.com Exemple d’intégration de la GED Tél. : +257 22276746 – L’art de retrouver les documents avec 98% de gain de place, 98% de temps gagné.
    30. 30. L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT DE LA GED Un système de GED Un SAE Permet la modification des documents Empêche la modification de et la production de plusieurs versions documents Empêche la destruction de documents Permet la destruction des documents en dehors d’un contrôle strict soumiscepglconsulting@gmail.com par leurs auteurs à validation Tél. : +257 22276746 – Comprend obligatoirement un Peut comporter la gestion de délais de contrôle rigoureux des délais de conservation conservation Peut comprendre une structure Comprend obligatoirement un plan organisée de stockage sous le contrôle de classement géré par des utilisateurs l’administrateur du système Peut faciliter les tâches quotidiennes Est à priori dédié à la gestion mais est surtout destiné à la quotidienne des documents pour la constitution d’un fond sécurisé des conduite des affaires. documents.
    31. 31. La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ? Pour partager les documents en réseau ; Pour maîtriser les flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les organisations ; Pour retrouver instantanément un contrat papier, un courrier, un bon de livraison ;cepglconsulting@gmail.com Pour avoir une traçabilité maximale des courriers entrants et Tél. : +257 22276746 – sortants ; Pour augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ; Pour ne plus avoir de soucis d’archives ; Pour ne plus dépendre d’autres collaborateurs pour accéder aux documents disponibles ; Pour supprimer la manutention et le stockage de tous les papiers ; Pour répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.
    32. 32. BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) Exemple de calculs de coûts Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans lentreprise 20 jours par mois Organisation Comparatif sur les coûts GED papier Comparatif sur le coût des recherches     Chaque employé recherche chaque jour 20  docs 20  docs Durée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn       Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mncepglconsulting@gmail.com Temps de recherche/jour 5 heures 50 mn       Tél. : +257 22276746 – Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 75 € 12,50 € Coût mensuel pour 5 salariés 1 500 € 250 € Gain financier avec la GED   1 250 € Comparatif sur le coût de stockage     Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docs Durée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mn Temps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn       Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docs Durée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mn Temps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn       Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mn Temps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn       Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 87 € 25 € Coût mensuel pour 5 salariés 1 740 € 500 € Gain financier avec la GED   1 240 €
    33. 33. BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) (*) Exemple de calculs de coûts Organisation Comparatif sur les coûts GED papier Comparatif sur le coût des équipements     Seront gérés par mois 20 000 docs 20 000 docs Coût du support de stockage/document 0,03 € 0,0076 € Coût mensuel (support de stockage) 600 € 152 €cepglconsulting@gmail.com Coût dun m2 de bureau/mois 30 € 30 € Tél. : +257 22276746 – Capacité de stockage/m2 20 000 docs 400 000 docs surface de bureau nécessaire/an 12 m2 0,6 m2 Coût immobilier/mois 360 € 18 € 960 € 170 € Coût mensuel (support stockage + immobilier) Gain financier avec la GED   790 € Total     4 200 € 920 € Coût mensuel (recherche, stockage, équipements)       Gain financier avec la GED/mois   3 280 € Gain financier avec la GED/an   39 360 €       (*) Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans lentreprise 20 jours par mois
    34. 34. Quelle GED ? La GED administrative : elle permet de procéder au classement de documents administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis…) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise. La GED bureautique : elle regroupe le plus souvent l’offre de progiciels decepglconsulting@gmail.com travail collaboratif permettant d’échanger des documents et de les lire dans leur Tél. : +257 22276746 – format d’origine (Word, Excel…).Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l’entreprise via intranet ou internet. La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, sons, interactif…) selon des critères propres au fonctionnement de l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche aux fonctions plus ou moins élaborées (plein texte, multicritères, index, thèmes…).
    35. 35. Mettre en œuvre un système de GED La GED est une méthode de travail à laquelle il faut se plier pour réussir à mener un projet dans son intégralité. Il semble donc difficile d’envisager ce type de travail sans que les collaborateurs acceptent de s’impliquer pleinement dans le projet et cecepglconsulting@gmail.com type de gestion particulière. Tél. : +257 22276746 – Bien des leviers sont à lever : Le partage de connaissances (knowledge management) ; L’apprentissage ; La gestion des conflits… La formation est un élément déterminant de la réussite de l’ensemble du projet.
    36. 36. Mettre en œuvre un système de GED Pour mettre en place une GED il faut bien connaître sa propre organisation. Cette mise en place est liée à une bonne connaissance du cycle de vie des documents pour avoir un fonctionnement optimal de l’application. Dans le cycle de vie on inclut des notions telles que :cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – Fréquence d’accès au document ; Nombre d’utilisateurs y accédant simultanément ; Durée de vie en modification ; Durée de vie en consultation ; Durée de vie légale, délai de forclusion ; Nombre de documents par jour (ou autre fréquence) ; Transformation des documents…
    37. 37. Les Formats de Fichiers  Documents de texte (Word, PDF …)  Images (GIF, JPG, TIFF, PNG…)  Enregistrements sonores (Wave, RealAudio, MP3, WMA…)cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  Vidéos (AVI, Quicktime, RealVideo, Flash, WMV…)  Pages Web (HTML, CGI, ASP, PHP…)
    38. 38. Tél. : +257 22276746 –cepglconsulting@gmail.com Les étapes
    39. 39. L’archivage de vos documents électroniques  Les systèmes de classement : ◦ Par champ :  Date (année, mois,…) ;cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  Type de documents (Courrier entrant, courrier sortant, rapports,…) ;  Ordre chronologique (numéro chrono). ◦ Arborescence Windows (dossiers, sous-dossiers,…)
    40. 40. cepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 – Recherches par : Champs ; Thématique ; Full-Text.
    41. 41. Les Logiciels faisant partie d’une GED Logiciel de reconnaissance de caractères : ROC reconnaissance optique de caractères Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de groupes de points dune image numérisée en caractères (aveccepglconsulting@gmail.com lenrichissement typographique associé) exploitables par des Tél. : +257 22276746 – programmes informatiques. Les principaux moteurs ROC sur le marché : ◦OmniPage Pro ◦FineReader ◦ReadIRIS
    42. 42. La GED : les utilisations possible à l’Assemblée Nationale  Gestion des courriers entrants/sortants  Gestion des rapports et publications;  Gestion des documents à destination des députéscepglconsulting@gmail.com Tél. : +257 22276746 –  Gestion des contrats;  Gestion et Archivage des factures ;  Travail collaboratif sur les documents;  Gestion et Archivage des CV reçus ;  Archivage et diffusion des revues de presse ;  Etc.
    43. 43. Tél. : +257 22276746 –cepglconsulting@gmail.com

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