Trabajo dufay

Actividad
Documentos Empresariales
Juan Camilo Sandoval
Aprendiz
María Dufay Samuel Córdoba
Instructora
Centro de Desarrollo Agroempresarial SENA
Tecnólogo en Gestión Empresarial
27 de agosto de 2013
Chía

ACTIVIDAD A REALIZAR.
1. Escriba al Frente qué clase de documento realizaría de acuerdo al
Enunciado:
 Una Felicitación. (Carta)
 Una fiesta de fin de año de la empresa. (Circular)
 Un cambio de dirección de la empresa. (Memorando Interna)
 Un llamado de atención. (Memorando)
 Una solicitud de pedido de papelería. (Carta de pedido)
 Una reunión de socios. (Circular)
 Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima
Organizacional. (Circular)
Lea la guía técnica Colombiana GTC 185 y responde:
1. Cuáles son las características (de redacción y presentación), utilización, partes y
clases de una carta?
Respuesta:
 Se busca que tenga un solo tema a tratar
 Redactar en forma clara, concreta y precisa
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
plural o singular.
 Emplear estilo gramatical
 Utilizar los formatos normativos en los manuales de cada organización
Utilización
 Se busca Informar sobre un hecho o informar una situación
 Agilizar y dar respuesta a un asunto
 Reiterar información por un requerimiento o solicitud
 Confirmar eventos Pendientes o que ya ocurrieron.
Partes de una carta
 Código: Muestra el lugar de referencia para su envió
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título académico
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto

Saludo texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
2. Cuáles son las características, utilización y partes de un memorando?
Respuesta:
Características
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales
 Redactar en forma clara y breve
 Tratar un tema por memorando
Utilización del memorando
 Busca informar sobre un hecho en forma breve
 Expresar necesidades, hacer requerimientos
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado
Partes de un memorando
Se consta de varias partes como lo son:
 Encabezado
 Denominación del documento
 Código
 Fecha
 Destinatario y remitente
 Asunto, texto, Despedida
 Remitente y firmas responsable
3. Cuáles son las características, utilización y partes de una circular?
Respuesta:
Características
Se usa para informar o dar a conocer diversidad de información y tener en cuenta:
 Tratar un solo tema
 Iniciar y finalizar con un lema de cortesía
 Utilizar un estilo gramatical y sencillo
PARTES
 Encabezado.
 Código.
 Lugar de origen y fecha de elaboración.
 Encabezamiento y destinatarios.
 Asunto
 Saludo

 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
 Líneas especiales
 Identificación de páginas subsiguientes
4. Cuáles son las características, utilización y partes de un acta?
CARACTERISTICAS
1. Aclaración del carácter de la reunión (ordinario y extraordinario)
2. No debe presentar errores técnicos ortográficos gramaticales ni de imputación
3. Los párrafos deben ser claros concisos y con énfasis en las decisiones tomadas
4. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados
UTILIZACION
• Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o
situación.
PARTES
• Titulo
• Denominación del documento y número
• Encabezado
• Lugar de origen y fecha de la reunión
• Hora
• Lugar
• Asistentes
• Representaciones
• Invitados
• Ausentes
• Orden del día
• Desarrollo
• Compromisos
• Convocatoria
• Firmas, nombres y cargos
• Líneas especiales
• Paginas subsiguientes
5. Cuáles son las características, utilización y partes de un Informe?
Respuesta:
CARACTERISTICAS
1. Tratar un solo tema por informe
2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
3. Usar tratamiento respetuoso y cortes
4. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de
5. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar
Cada organización; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades
realizadas los hechos.

UTILIZACION
• Regular o aclarar una situación
• Informar, desarrollar o agilizar un asunto
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
• Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto determinado
PARTES
• Encabezamiento
• Razón social
• Dependencia
• Código
• Titulo
• Lugar de origen y fecha de elaboración
• Autoría del resumen ejecutivo
• Objetivo
• Temas o numerales
• Paginas subsiguientes
• Conclusiones
• Nombre, cargos y firmas
• Rúbrica

Chía, 19 de Agosto de 2013
Señores:
PAPELERIA MUNDO CHIA
Carrera 10 # 8 – 39 Centro
Chía - Cundinamarca
Asunto. Solicitud de Papelería
La presente para realizar la solicitud del siguiente pedido de acuerdo a los
artículos de su empresa:
Cinco resmas de papel tamaño carta blanco.
Cinco resmas de papel tamaño Oficio blanco.
Dos cajas de lapiceros alegro negro.
Dos cajas de lapiceros alegro Rojo.
Dos docenas de cuadernos tamaño mediano rayados
Dos docenas de lápices negros Nº 2
Agradecemos la atención prestada al pedido.
Atentamente.
Gerente Encargado Empresa Épsilon
Reviso: Camilo Sandoval

Chía. 20 de Agosto de 2013
Señor:
Rodolfo Palomino
Contratista Procesadores DELL
Bogotá – Colombia
Calle 108 # 6 – 73 2º Piso
Asunto: Invitación Lanzamiento Sucursal
Empresa Épsilon
Respetado señor Palomino:
La presente con el fin de invitarlo al lanzamiento de la nueva sucursal de
nuestra empresa Épsilon, ubicada en la Transversal 12 # 15 – 28
Bogotá. Se realizara el día 23 de Agosto, Horario: 8:00 P.m. Y hacerle
saber que usted y su empresa son parte importante en el desarrollo de
nuestra compañía.
Esperamos contar con su asistencia.
Atentamente:
Juan camilo Sandoval
Gerente Empresa Épsilon

Chía. 20 de Agosto de 2013
Señor
Andrés Higuita
Gerente comercial
Banco Gsudameris
Bogotá – Colombia
Carrera 184 # 10 – 22
Solicitud chequera para manejo
Interno de la Empresa
Respetado señor Higuita:
La presente para solicitarle de la manera más atenta adquirir su servicio
de cartera y contar con una chequera para el uso interno de la empresa,
Agradeciendo la atención prestada.
Atentamente:
Gerente general Empresa Épsilon

MEMORANDO
DC – 5 – 0154
Bogotá D.C 19 de agosto de 2013
PARA: Contratista Rodolfo Estupiñan
DE: Carlos Stephenson Jefe de Área Administrativa
ASUNTO: Convocatoria a reunión.
Señor Estupiñan, tengo el gusto de Invitarlo y convocar a su grupo de trabajo a
una reunión que se llevara a cabo el día 05 de Septiembre a las 11:00 De la
mañana en la biblioteca de la empresa con el fin de informar sobre las diversas
actividades para el interés de todos.
Agradezco la divulgación de esta información, espero contar con su asistencia.
Atentamente,
Carlos Stephenson
Jefe de Área Administrativa
Realizo: Sara Molina

MEMORANDO
DC – 5 – 0155
PARA: Supervisor Área de Soldadura Eliseo Silva
DE: Gerente general Juan Camilo Sandoval
ASUNTO: Comunicado por cambio de Horario.
Señor Silva. Con la presente le comunico que debido a las capacitaciones a las
cuales está asistiendo sobre primeros auxilios se realizó un cambio en su
Horario de trabajo de la jornada diurna a la nocturna a partir del próximo 28 de
Agosto, deberá presentarse a las 6:30 pm para Iniciar las labores que ha
venido desempeñando con nosotros en la Empresa.
Agradezco tener en cuenta esta información,
Atentamente,

MEMORANDO
DG – 2 – 0156
PARA: Vendedor Ricardo Céspedes
DE: Jefe de Ventas Cristian córdoba
ASUNTO: Llamado de Atención.
Con la presente, se hace un llamado de atención debido al incumplimiento en
sus labores diarias correspondientes a su contrato. Se informa por primera vez,
Al continuar con el incumpliendo con sus labores estará sujeto a una sanción
económica.
Esperamos que solucione sus inconvenientes; contamos con su disposición.
Atentamente,
Cristian Francisco córdoba
Jefe de Ventas Empresa Épsilon

CIRCULAR 001
Cundinamarca – 6 – 0121
Chía, 25 de agosto de 2013
PARA TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Seminario de información sobre Atención al cliente y calidad total.
Con nuestro cordial saludo, les queremos Invitar al Seminario de Información
sobre Atención al cliente y calidad total. Que se llevara a cabo los días 27,28 y
29 de Agosto del 2013. Es importante Inscribirse, en las oficinas de la dirección
del talento humano para su debida participación. Se le proporcionara un
certificado del curso al personal que se presente al igual que el traslado al lugar
de su realización.
Agradezco Divulgar esta información.
Atentamente,

CIRCULAR 002
Cundinamarca – 7 – 0123
PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÖN
ASUNTO: Invitación actividad de integración para el personal y sus familias
Con nuestro cordial saludo, queremos invitarlos a la actividad de integración
para el personal y sus familias que se realizara el día domingo 08 de
septiembre del 2013, Desde las 8:00 am en las instalaciones del Club
Campestre el Rancho.
En el orden del día encontraremos:
- Celebración de la santa misa.
- Almuerzo campestre.
- Reconocimiento por mejor rendimiento durante el año
- Recreación por parte del grupo PICARDIAS.
- Concurso de Integración del personal
- Armonización a cargo del grupo Ricarena.
- Rifas.
La actividad se realizara hasta las 5:300pm
Esperamos contar con su Asistencia
Atentamente,

CIRCULAR 003
DC – 6 – 0124
Bogotá, 25 de agosto de 2013
PARA TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Descuento
Con nuestro cordial saludo la Gerencia General informa que según resolución
8720 del 15 de mayo de 2013, se aprobó establecer un descuento del 15%
para todas la ventas de contado.
Es de esperar que cada jefe de Sección tome las medidas necesarias para
evitar especulaciones en las ventas.
Agradezco Tomar en cuenta esta información.
Atentamente,

REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 12
FECHA: Bogotá D.C 26 de agosto de 2013
HORA: De 08:00 am A 12:00 pm
LUGAR: Despacho Gerencia Épsilon
ASISTENTES: Gustavo Pardo Presidente Junta Directiva
Camilo Sandoval, Gerente General
Katherine Siachoque, Vicepresidente
Oscar Pinto, Tesorero
Sara Molina, Secretaria
Vocales:
Rosalba Corredor
Martha Acuña
INVITADOS: Iván Platas Director Industria épsilon (España)
AUSENTES: Cristian Francisco córdoba Jefe de Ventas (excusado por
Capacitación)
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio de Actividades por mejorar en la empresa
4. Aprobación
DESARROLLO
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el
quórum reglamentario para deliberar.
La secretaria leyó el Acta 11 de la reunión del 15 de Agosto de 2013, la cual
fue aprobada sin modificaciones.

Acta 11
Reunión ordinaria Consejo de Administración
3. Estudio de Actividades por mejorar en la empresa
La secretaria informo las actividades que se han desarrollado conforme a lo
propuesto por parte de los ingenieros y el orden tecnico de la empresa,
Pensando en mejorar el clima organizaciónal y el desarrollo de nuevos
proyetos.
4. APROBACIÓN
Se finalizo con la aprobación de los participantes en la reunión:
Gustavo Pardo Presidente de la Junta, Camilo Sandoval Gerente General
Katherine Siachoque, Vicepresidente, Oscar Pinto, Tesorero
Sara Molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor, Martha Acuña.
INVITADOS: Iván Platas Director Industria épsilon (España) quien estuvo de
Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su empresa.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en el taller de Operaciones,
el dia 07 de Septiembre de 2013, a las 08:00 am
Esperamos contar con su Asistencia.
Atentamente:
Gustavo Pardo Juan Camilo Sandoval
Presidente Junta Directiva Gerente general Empresa Épsilon

ACTA 13
FECHA: Bogotá D.C 07 de Septiembre de 2013
HORA: De 08:00 am A 12:00 pm
LUGAR: Taller de Operaciones Épsilon
Vladimir Aristizabal Ingeniero Industrial
Oscar Pinto, Tesorero
Vocales:
Rosalba Corredor
INVITADOS: Darío Méndez Director de Operaciones (épsilon)
AUSENTES: Katherine Siachoque, Vicepresidente (Sin excusa)
Martha Acuña Vocal (Capacitación Primeros Auxilios)
ORDEN DEL DÍA
3. Implementación de Programas y Sistemas de Operación Automática
4. Aprobación
DESARROLLO
La secretaria leyó el Acta 12 de la reunión del 26 de Agosto de 2013, la cual
fue aprobada sin modificaciones.

Acta 12
3 Implementación de Programas y Sistemas de Operación Automática
EL Ingeniero Industrial Dio a conocer los programas que se empezaran a
implementar para optimizar los procesos y dar una respuesta mas efectiva a las
soclicitudes de los clientes, Trabajando con responsabilidad y efectividad.
3 APROBACIÓN
Vladimir Aristizabal Ingeniero Industrial, Oscar Pinto, Tesorero
Sara Molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor.
INVITADOS: Darío Méndez Director de Operaciones (épsilon) quien estuvo de
Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su empresa.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la Sala de Juntas, el dia
14 de Septiembre de 2013, a las 08:00 am
Esperamos contar con su Asistencia.
Atentamente:

ACTA 14
FECHA: Bogotá D.C 14 de Septiembre de 2013
HORA: De 08:00 am A 12:00 pm
LUGAR: Sala de Juntas Épsilon
Katherine Siachoque, Vicepresidente
Vocales:
Rosalba Corredor
Martha Acuña
INVITADOS: Rodolfo Palomino Contratista Procesadores DELL
AUSENTES: Oscar Pinto, Tesorero (Incapacidad)
ORDEN DEL DÍA
3. Diseños de Cronograma y Desarrollo de Actividades
4. Aprobación
DESARROLLO
La secretaria leyó el Acta 13 de la reunión del 07 de Septiembre de 2013, la
cual fue aprobada sin modificaciones.

Acta 13
4 Diseños de Cronograma y Desarrollo de Actividades
El presisdente de la Junta planteo que estas actividades debn de tener una
mayor orientación al desarrollo de procesos mas optimos y tengan mayor
efectividad en los resultados.
Se realizo el diseño del cronograma que se va a tener para el seguimiento y
cumplimiento de las actividades desarrolladas en la empresa.
4 APROBACIÓN
Sara molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor.
INVITADOS: Rodolfo Palomino Contratista Procesadores DELL quien estuvo
de Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su
empresa.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se Programara de acuerdo a los
estupilado en el cronograma para evaluar los resultados o posibles
modificaciónes a realizar.
Atentamente:

Sobre Solapa Recta
Sobre Solapa En punta
Sobre en Tercios

D 102 Código 1015
Bogotá D.C, 05 de Septiembre de 2013
LA GERENCIA DE RELACIONES INDUSTRIALES
HACE CONSTAR
Que él, Señor Carlos Stephenson Identificado con cedula de ciudadanía
19205425 de Bogotá, trabaja en esta empresa desde el día 15 de Mayo de
2008. Desempeñando el cargo como Jefe de Área Administrativa. Esta
constancia se expide a los 05 días del mes de Septiembre.
Atentamente,

D 102 Código 1016
LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
HACE CONSTAR
Que él, Señor Eliseo Silva Identificado con cedula de ciudadanía 40214485 de
Cali, Se encuentra trabajando en esta empresa desde el día 05 de Julio del
2010. Desempeñando el cargo como Supervisor del área de Soldadura. Esta
constancia se expide a los 06 días del mes de Septiembre.
Atentamente,
Gladys Novoa
Gladys Novoa
Jefe Área Recursos Humanos

D 102 Código 1017
LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
HACE CONSTAR
Que él, Señor Cristian córdoba Identificado con cedula de ciudadanía
15845215 de Bucaramanga, Se encuentra trabajando en esta empresa desde
el día 04 de Enero del 2011. Desempeñando el cargo como Jefe de Ventas.
Esta constancia se expide a los 07 días del mes de Septiembre.
Atentamente,
Gladys Novoa
Gladys Novoa
Jefe Área Recursos Humanos

0102 Código 1009
EL GERENTE GENERAL
CERTIFICA:
Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, se le efectuó
Capacitación a todo el personal sobre Primeros auxilios y control de
emergencias, según lo dispuesto por el artículo 153-D de la ley federal del
trabajo.
Este certificado se expide a los 26 días del mes de Septiembre para Control de
operaciones.
Atentamente,

0102 Código 1010
EL CONTADOR GENERAL
CERTIFICA:
Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, Realizo un
balance general del año gravable para controlar lo recursos y tener un
adecuado manejo del presupuesto.
Este certificado se expide a los 24 días del mes de Septiembre.
Atentamente,
Luis Carlos Nestiel
Luis Carlos Nestiel
Contador general Empresa Épsilon

0102 Código 1011
Bogotá D.C, 20 de Agosto de 2013
EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA
CERTIFICA:
Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, Se encuentra
en proceso de certificación con el sistema de calidad ISO 9001: 2008 Para
optimizar sus servicios y seguir con su reconocimiento en todo el país.
Este certificado se expide a los 20 días del mes de Agosto.
Atentamente,
Gustavo Pardo
Gustavo Pardo
Presidente Junta Directiva

Dependencia Gerencia General Cd 01424
EJECUCIÓN ACTIVIDADES TECNOLOGICAS
ELABORADO POR: JUAN CAMILO SANDOVAL
OBJETIVOS:
1.1 Establecer indicadores de medición de producción.
1.2 Determinar materiales de excelente calidad para su producción.
1.3 Mostrar resultados por demostración.
1.4 Determinar los mejores productos.
RESUMEN
Al terminar la reunión programada con el técnico de operación y el Director de
Operaciones Darío Méndez, se determinó que optimizando los productos con
reducción en los tiempos de operación se tendrá un adecuado manejo de los
recursos.
2.1 SENSIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO
Para esta actividad se dedicó el inicio de las Actividades el día 15 de Agosto
de 2013 desde las 9:00 am hasta las 12:00 mediodía, realizando la reunión
Correspondiente al cronograma en el diseño, tamaño y costos materiales y
control de tiempos.

2.2 DESARROLLO DEL PROCESO
Se encuentra en desarrollo.
3. CONCLUSIONES
- El proceso se inició según las fechas programadas.
- Se lograron realizar las reuniones programadas para definir el costo,
Optimización de productos y disminución de costos.
4. RECOMENDACIONES
 Disminuir tiempos en las operaciones
 Control de materia prima y sus operaciones
 Mantener los estándares de calidad de acuerdo al proceso.
Atentamente,

Trabajo dufay

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