En el marco del proyecto de comunidades de práctica y equipos de innovación, dentro del Plan de Innovación Pública del Gobierno Vasco, preparamos este taller con ideas básicas sobre cómo conducir una reunión.

1. Bilerak gidatu Conducción de reuniones Comunidades de Práctica y Equipos de Innovación 07/11/2011

3. 1. Bilera bat talde baten lanaren zati bat baino ez da. Una reunión solo es una parte del trabajo de un equipo.

6. LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE Una reunión cuesta dinero según el tiempo que exige. Su precio es la suma del coste horario de cada participante multiplicada por el número de horas dedicadas. REUNIÓN Preparación Ejecución

7. 2. Helburuak: zertarako etorri gara? Objetivos: ¿para qué hemos venido?

8. Objetivos de contenido Específicos Realistas Verificación posible de su logro Especificación de fechas de logro Inclusión de metas intermedias Objetivos de proceso Integración en una dinámica positiva de trabajo en equipo

9. CONTRIBUYE A Objetivos de contenido Objetivos de proceso Incorpora a la persona en la búsqueda del resultado desde el primer momento Cohesiona, mediante objetivos de contenido a través del respeto a la individualidad COMUNICACIÓN DE LOS OBJETIVOS COHESIÓN EN EL EQUIPO

12. Aldeak hiztun U

13. 3. Lau urrats bilera ondo joan dadin. Cuatro pasos para que la reunión salga bien.

14. Planificación Para qué: Tema o Problema Por qué: Necesidad Quiénes: Participantes Cuánto: Rentabilidad Programación Antecedentes: Justificación, encuadre Planteamiento del tema Concreción de objetivos Método: Dinámica del proceso Organización Cómo: Tipo de reunión Con qué: Orden del día, guión, documentación Cuándo: Tiempo Dónde: Lugar y condiciones Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación

18. Es el momento de la verdad, donde todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria : a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, trabajos previos requeridos. La preparación : sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual Comprobación… con tiempo suficiente . Murphy siempre acecha. Realización Convocatoria Preparación (sala, medios, ...) Comprobación

19. 4. Lanera! Triangelua eta karratua. Manos a la obra: un triángulo y un cuadrado.

20. TAREA MANTENIMIENTO PROCESO

24. ACLARAR CONTROLAR RELAJAR DINAMIZAR

29. 5. Lanera! Teknikak zehatzak. Manos a la obra: técnicas concretas.

31. Muestran a quienes participan el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Síntesis Control Estimulación Las reformulaciones

32. La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos que pueden utilizarse con sentidos diferentes por parte de quienes intervienen. La invitación directa a participar Para quienes guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir... ¡con precaución! La pregunta-eco Quien anima la reunión reenvía la misma pregunta que le han dirigido, en los mismo términos, invitando a que la conteste quien la haya propuesto. La pregunta-rebote Quien anima reenvía la pregunta recibida a una persona en particular por el motivo que sea.

33. La pregunta-espejo Se reenvía la pregunta hacia el conjunto del grupo a fin de comprobar opinión general al respecto. La vuelta-recuerdo Se recuerdan preguntas o asuntos propuestos para los que todavía no hay una solución o un análisis suficiente . La reflexión sobre la experiencia del momento Se invita a una reflexión en el plano de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre quienes participan, a nivel afectivo.

34. Desbloqueo de la comunicación en el equipo Situación Existencia de roles obstaculizadores, roles formales muy fijos, no aceptación de quien conduce la reunión. Enfrentamiento por diversidad de los participantes, normas o roles no aceptados. Existen problemas con los objetivos porque se desconocen, no se comprenden o no se comparten. Se hacen “tertulias”. Se desvían del tema. Quieren llegar a conclusiones rápidamente. Observación minuciosa de los roles: ejercicio de role-playing con inversión de roles. Diálogo abierto sobre el conflicto, ejercicio sobre prejuicios, normas. Redefinir expresamente los objetivos y comprobar aceptación. Suspender la reunión si no la hay. Trabajo en grupos. Reformulación objetivos de tarea: pizarra. Utilizar beneficios de llegar a decisiones. Técnica de desbloqueo

36. Para llegar a acuerdos y priorizar

37. Para analizar causas

38. 1. Ley de Pareto o ley del 80-20 : “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”. Para tratar con el tiempo disponible 2. Ley de Parkinson : “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”.

39. 3. Ley de Carlson : “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. 4. Ley de Illich : “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”. Para tratar con el tiempo disponible

40. 6. Gizakien zereginak: taldean eta bileran. Los roles de las personas: en el equipo y en la reunión.

41. No hay dioses, sino personas diferentes La comunidad necesita utilizar los diversos roles de las personas.

42. No hay dioses, sino personas diferentes

43. Rol Técnica de desbloqueo Hablador Sabelotodo Quien habla para impresionar Discutidor Quien divaga Quien se opone a todo Quien habla con el vecino Escéptico Quien se mantiene al margen Quien no habla o habla poco Quien se despista “ Pelota” ?

44. 7. Hainbat aholku informazio-bileretarako. Consejos para reuniones informativas.