El documento resume el proceso de certificación de tres procesos clave de la Secretaría de Educación Distrital de Cartagena (SED): atención al ciudadano, cobertura educativa y talento humano. La SED se preparó para la auditoría realizando actividades como la organización de archivos y la capacitación del personal. La auditoría se llevó a cabo durante tres días y resultó en seis no conformidades menores. Finalmente, en la reunión de cierre se anunció el resultado positivo de la certificación.

1. ¡Aquí nos estamos Modernizando! Secretaría de Educación Distrital BOLETIN INSTITUCIONAL Nº 4

2. “ El hombre siempre esta echando la culpa a las circunstancias, el hombre que triunfa es aquel que se pone a buscar las circunstancias que necesita y si no las encuentra las crea Anónimo ¡Aquí nos estamos Modernizando! ” Edición No. 4, Febrero de 2010 DIRECTOR GENERAL Liliana Puello López EDITOR Manuel Fernando Castro Martinez Gestión Organizacional DIRECCIÓN Centro, Plazoleta Telecom Edificio Mariscal Conmutador 57-5-6644113 Cartagena , Colombia ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co 6644113 Extensión 105 www.sedcartagena.gov.co Contenido 3. Aprendamos de los triunfos 4. ¿Qué es Certificación por Procesos? 5. Proceso de Certificación. 6. La Preparación 8. La Auditoria 11. Reunión de Cierre 12. Ecos de la certificación 13. Lo que no se vio de auditoria 16. Amigos de Modernización 21. En el 2010

3. Aprendamos de los triunfos Lo logramos¡¡¡, El viernes 5 de Febrero se inició una nueva etapa en la historia de la Secretaría de Educación Distrital de Cartagena: la certificación de los procesos de cobertura, atención al ciudadano y Talento Humano. Realmente fue bastante duro el camino recorrido, pero con el esfuerzo de todos, hemos logrado demostrar nuestro compromiso con la mejora continua y la satisfacción de la comunidad. Durante mucho tiempo en la SED nos esforzamos para conseguir esta certificación. No era fácil, lo sabíamos, pero seguimos adelante, superamos las dificultades, buscamos alternativas inteligentes, nos esforzamos, investigamos, aprendimos... hasta que lo conseguimos. Debemos entender esto como un comienzo para afianzar y consolidar todo el trabajo hasta ahora realizado; entender que no es punto de terminación sino de iniciación. Esta meta no se hubiese podido alcanzar sin el apoyo de los empresarios, el liderazgo de los directivos y sobre todo el compromiso de todos los funcionarios. Mientras celebramos esta certificación, es importante reflexionar como la conseguimos: con trabajo en equipo, construyendo sobre lo construido, con la forma responsable como encaramos el reto, con el esfuerzo adicional que muchas veces hemos ofrecido... y aprendamos de los triunfos. FELICITACIONES A TODOS¡¡¡ Con aprecio y orgullo, Julio salvador ALANDETE arroyo ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

4. ¿QUE ES CERTIFICACIÓN POR PROCESOS? C O A C T H La certificación por procesos se enfoca en uno o varios procesos específicos de la organización. La certificación por procesos confirma que un determinado proceso cumple con los requisitos establecidos en normas de referencias, especificaciones, reglamentos técnicos, etc. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

5. Proceso de certificación El proceso de auditoria se llevó a cabo la semana del 3, 4 y 5 de febrero y estuvo a cargo de un profesional del ICONTEC. En este proceso se auditaron los procesos de Atención al Ciudadano, Cobertura Educativa y Talento Humano. En esta edición se mostrará como fue la preparación de los procesos, la Auditoria y finalmente el cierre, además traeremos un sección especial con lo que no se vio de esta maratónica jornada. CO AC TH ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

6. La Preparación Con el apoyo del equipo de modernización, los tres procesos a certificarse realizaron actividades que contribuyeron a que al cierre de la auditoria se obtuviera un balance positivo, entre las actividades que se realizaron estuvieron: La organización de los archivos, actualización y revisión de formatos y procedimientos, sensibilización de política y objetivos de calidad, capacitación en control de documentos y registros. Cobertura educativa. Con relación a Cobertura Educativa se organizaron los archivos y de una manera dinámica y participativa se sensibilizó en política y objetivos de calidad; se puede resaltar la participación del personal de esta área incluyendo a la Directora del mismo. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

7. La Preparación Atención al Ciudadano En este proceso, se realizaron capacitaciones a los operadores de primer y segundo nivel. De igual, se llevaron a cabo socializaciones de técnicas de auditoria y del nuevo Protocolo de atención al ciudadano. Talento Humano Con la participación del personal se realizó un juego de mesa cuyo tema central era la política y objetivos de calidad, también se revisaron los procedimientos y registros, además se distribuyó entre el personal material de apoyo para el estudio de la misión, visión, política, objetivos de calidad, control de documentos y registros. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

8. La auditoria Con la reunión de apertura presidida por el señor Secretario, se dio inicio a la jornada de auditoria para la certificación por procesos. Para esta, se fijó un cronograma de tres días donde se auditarían todos los procesos involucrados, siendo los primeros: Administración del SGC y Atención al Ciudadano. En esta foto, Dra. Ana M. Guardo , Auditor Calos Díaz y el Dr. Francisco del Valle. Administración del Sistema de gestión de calidad, es el proceso de la SED que coordina todas las actividades relacionadas con el proyecto de Modernización, Sistemas de gestión de calidad entre otros proyectos. La auditoria en este proceso buscó la revisión de los requisitos transversales, es decir, control de documentos y registros, acciones correctivas, preventivas y de mejora y el producto no conforme. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

9. Luego del receso, se auditó el proceso de Servicio de Atención al Ciudadano. En este se revisó la gestión de quejas y reclamos, el manejo de peticiones, la recepción de correspondencia, entre otros aspectos. En este proceso participaron el PU Atención al Ciudadano y los operadores de primer nivel, quienes mostraron un elevado compromiso al recibir la auditoria a altas horas de la noche. Al siguiente día, el turno fue para el proceso de Cobertura educativa, liderado por la Dra. Norma Román. En la auditoria se revisó el proceso de gestión de matricula, detección de Producto No Conforme, Caracterizaciones, el sistema de información SIMAT y proyectos relacionados con las poblaciones vulnerables. En la auditoria se evidenció el dominio de los temas revisados, por parte del personal auditado. En esta foto, Dra. Bertha Romero, Auditor Calos Díaz y la Dra. Norma Román ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

10. El ultimo día de la auditoria de certificación, el proceso de Talento Humano fue auditado y se revisaron las caracterizaciones, registros y evidencias del cumplimiento de los procedimientos. En esta foto, Dra. Liliana Puello, auditor Carlos Díaz, Dra. Justina Yances y Dra. Ana M. Guardo. Se notaron fortalezas en el área de repartición organizacional y fondo de prestaciones, procesos liderados por la Dra. Justina Yances y la Dra. Denise González. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

11. Reunión de cierre Luego de una maratónica jornada de auditoria, se realizó la reunión de cierre en donde se dio el balance positivo de la auditoria. Durante el proceso se levantaron seis no conformidades menores entre los cuatro procesos auditados. Para muchos la experiencia fue muy satisfactoria y una gran oportunidad de mejorar. Se contó con la presencia del Secretario de Educación, los responsables y funcionarios de cada proceso, el auditor y la representante del Ministerio de Educación Nacional, Sandra Caicedo, quien felicitó a la Secretaría por este logro tan importante. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

12. Ecos de la Certificación “La certificación ha sido algo positivo para nosotros, porque nos ha permitido mejorar como proceso superando falencias que se presentaban, también nos brindó la oportunidad de ser más organizados de modo que se pueda ofrecer un mejor servicio” Raquel Triana “Excelente todo el proceso de la auditoria, pues nos permitió colocarnos la camiseta para llevar de la mejor manera los procedimientos y formatos que cada uno utiliza. Esto se logró con todo el apoyo brindado desde modernización”. Berta Romero “La idea no es certificarnos por cumplir el requisito, la idea es mejorar, hacer las cosas bien, después de este proceso solo nos queda recuperar nuestro puesto como la Secretaría #1 a nivel nacional, sin embargo eso solo se conseguirá con una mayor compromiso y la certificación fue el primer paso”. Rafael Pereira ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

13. Lo que no se vio de la auditoria antes después Sabían todos?, que días previos a la auditoria, en el área de cobertura se organizaron los archivos, y por ahí se escuchó el comentario…”Romix, la Dra. Nora estuvo casi 5 años detrás de ti para que organizaras esas carpetas y viene la certificación y lo logra en poco días”, de cualquier forma el cambio fue impresionante si quieren vean las fotos. Esta foto fue en Talento Humano, la pregunta que todos se harán es ¿Que revisará la Dra. Ana Milena? Y ¿Qué estaba pensando Adriana Álvarez - PU (SGC)?... Hay que preguntarles pues la concentración se les nota. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

14. Lo que no se vio de la auditoria Otro registro fotográfico de talento humano, ¿Pueden notar la risa de la Dra. Justina y del auditor?… a mi se me hace como sospechoso… por ahí me contaron que la Dra. Justina casi rompe el teclado buscando un nombre dentro de la lista al pulsar fuertemente el ENTER . Y ni hablar del suspiro de alivio que se escuchó cuando encontró lo que buscaba, en señal de VICTORIA!!! ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

15. Lo que no se vio de la auditoria A la espera del balance y aún con cansancio hicieron presencia la recién estrenada Dra. Norma Román , el Sr Germán Barrios, la Sra. Delis, Raquel de Atención al ciudadano y Johana de Modernización. Con cansancio o no, siempre se les vio sonrientes…. Buena por esa actitud. Noten la cara de preocupación que tenia Liliana Puello (PU Gestión Organizacional), ¿será que dudó por un segundo de los resultados de la auditoria? ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

16. Amigos de Modernización Fundada en 1975 La Fundación Mamonal, es el brazo social de la ANDI, se encarga de encaminar los recursos que la empresas afiliadas destinan para la gestión social, sus proyectos están orientados al fortalecimiento de la educación y la gestión comunitaria en los barrios Cartagena y en zonas aledañas a la Zona Industrial de Mamonal. Ecopetrol S.A. es la empresa más grande del país y la principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño, Ecopetrol S.A. pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

17. Amigos de Modernización Esta multinacional Colombiana primera en producción y exportación de cemento, con presencia en Panamá, República Dominicana y EEUU, esta empresa manifiesta o encamina su responsabilidad social al fortalecimiento del sector educativo. Con pilares como el desarrollo económico, la ejecución de estándares ambientales internacionales y la generación de empleo, Reficar - Refinería de Cartagena S.A. es el nombre de la nueva sociedad encargada del proyecto de ampliación de la Refinería de la ciudad de Cartagena. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

18. Creada en el 2002 Es creada por un conjunto de empresarios nacionales e internacionales comprometidos con el mejoramiento en la gestión del sistema educativo y con la calidad de la educación básica (0-11). Los recursos se aplican al apoyo de buenas políticas educativas y a la gestión del sistema educativo, al desarrollo de iniciativas de movilización social y al mejoramiento escolar. Proyecto de modernización de secretarías El Ministerio de Educación Nacional, a través de este proyecto busca mejorar la gestión de la Secretaría en términos de eficiencia y calidad. Estas empresas están comprometidas con la educación y han demostrado esto con el apoyo dado a SED e Instituciones Educativas del Distrito de Cartagena a través de su gestión social. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

19. Comentarios Amigos de Modernización Me contaron que les fue muy bien. Mis mayores felicitaciones y sigan así. Un abrazo, Carmen Elena Mercado Díaz Consultora MEN Qué excelente noticia!!!!!! Me parece increíble y los felicito a todos, especialmente al equipo de la SED, tienen que sentirse muy orgullosos. Haremos un boletín especial para ustedes desde ExE a nivel nacional. Un fuerte abrazo. Roxana Segovia de Cabrales Directora Ejecutiva Que excelente noticia! Estoy seguro que este gran paso consolidará el proyecto de Modernización y pronto alcanzaremos la meta de certificar todos los procesos de la SED. Un abrazo y felicitaciones JULIO CESAR ROJAS SERRANO Secretario Ejecutivo Empresarios por la Educación Capítulo Cartagena FUNDACIÓN MAMONAL Julio, felicitaciones por tu liderazgo y enfoque que han hecho posible la certificación y con ello el mejoramiento del gestión de la SED. Ruth Castillo Sterental Líder Regional Caribe de Gestión Social Gestión Social RCA - Refinería de Cartagena Felicitaciones a todo el equipo de la Secretaría de Educación Distrital!! Fue un trabajo invaluable. Cuenten siempre con el apoyo de Argos SA para seguir generando buenos procesos para la educación de los niños y niñas de Cartagena. Saludos cordiales, Elena Castellón Buendía. Coordinadora de Gestión Social. Zona Franca Argos S.A. Estamos no sólo orgullosos y complacidos con ver cristalizado esta iniciativa, sino también por el entusiasmo y empeño manifiesto a lo largo de todo el proceso. Felicitaciones, Sonia Gedeón Comunicaciones corporativas REFICAR S.A ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

20. Los Felicito¡¡¡¡ por la certificación del proceso de atención al ciudadano, resultado de todo el esfuerzo en equipo realizado por todos ustedes, esto los lleva a un compromiso mas alto con el servicio prestado a la comunidad educativa. Zaida Jaimes Líder Atención al Ciudadano Por favor hagan extensiva la felicitación a Julio Alandete y todo su equipo de colaboradores....! Jorge Bernal Junta directiva de Fundación Mamonal Excelente que se vean los frutos!! Felicitaciones. María Camila Villegas P. Directora de Sostenibilidad ARGOS ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

21. En el 2010 …. La Secretaría de Educación dependencia Distrital con mejor desempeño administrativo en Cartagena: Contraloría Distrital Se inaugura la infraestructura educativa más completa y moderna de Cartagena: el primer Megacolegio público de Cartagena, la Institución Educativa Clemente Manuel Zabala Enero “Cartagena tiene un Secretario de Lujo”: Dra. Maria Cecilia Vélez Write - Ministra de Educación El Secretario de Educación Distrital fue condecorado como el personaje del año 2009 Febrero La Secretaría de Educación de Cartagena primera certificada en Colombia: Certificados los procesos Atención al ciudadano, Cobertura y Talento Humano En la SED somos noticia…

22. En la SED se demuestra EL COMPROMISO!!! Gracias por su compromiso, sin su apoyo no hubiese sido posible… Certificados!!! ¡Aquí ya estamos