1. ¡Aquí nos estamos Modernizando! Secretaría de Educación Distrital BOLETIN INSTITUCIONAL Nº 3

2. “ Hay que pensar como hombre de acción y actuar como hombre pensador Henry Bergson ” ¡Aquí nos estamos Modernizando! Edición No. 2 |10 de Marzo de 2009 DIRECTOR GENERAL Liliana Puello López DIRECCIÓN Centro, Plazoleta Telecom Edificio Mariscal Conmutador 57-5-6644113 Cartagena , Colombia ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co 6644113 Extensión 105 www.sedcartagena.gov.co Contenido 3 Nos estamos certificando 4 Bienvenidos al 2009 5 2009, un año de sueños u oportunidades 6 Noticias Moderniso Lo mejor en calidad En el 2009… En la SED se demuestra el compromiso

3. El Sistema de Gestión de Calidad es un compromiso de todos, esperamos tu participación activa y decidida. ISO (Organización Internacional de Normalización) es el desarrollador y editor de normas internaciones más grande del mundo. ISO no es un acrónimo; proviene del griego ISO, que significa igual. ISO es una red de los organismos nacionales de normalización de 157 países, un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. Esta organización creo la ISO 9001, especialmente para especificar los requisitos para un sistema de Gestión de Calidad aplicables a CUALQUIER organización, su ultima actualización fue en el 2008. Esta norma pertenece a una familia llamada ISO 9000. ISO 9000 ISO 9001 FAMILIA ISO 9000 ISO 9004 ISO 19011 QUE ES ISO? ISO 9000: Principios y vocabulario ISO 9001: Requisitos ISO 9004: Recomendaciones para la mejora ISO 19011: Guía de auditoria ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

4. EL PODER DE LA ATENCIÓN TELEFÓNICA ¿A quien no le ha pasado que llama a una empresa y el teléfono timbra 20 y más veces y nadie le contesta? O quizás, ¿Le ha sucedido que marca a cualquier entidad pública o privada y la persona al otro lado de la línea está mascando chicle o hablando de la novela de moda? O lo que es peor; ¿No le ha pasado que llama, no lo saludan, lo tratan mal, le rebotan su llamada de una extensión a otra, o si logra que le contesten no le reciben su mensaje?. Lo mas seguro es que alguna o, si es muy de malas todas estas situaciones usted las haya vivido y lógicamente no quiera saber nada de esa empresa, ni de quienes laboran allí. Pues bien, es mucho lo que se pierde en dinero, clientes e imagen por no prestar una adecuada atención telefónica, por eso quiero darles algunos consejos a la hora de recibir una llamada. 1. Atienda bien a todo el que llama, no sólo a su jefe o a sus amigos. Recuerde que el sueldo no se lo pagan ellos, sino los ciudadanos con la cancelación de sus impuestos. 2. Sonría y conteste bien antes de saber quien llama. 3. El afán no es un impedimento para atender bien al ciudadano. Sea eficiente pero al mismo tiempo amable. Si se queja de que está ocupado lo ahuyentará. 4. Tenga en cuenta que el teléfono no debe sonar más de tres veces 5. Recuerde, ante todo, el ciudadano lo va a tratar como usted lo haga con él. Conteste bien para que éste no se predisponga con usted. 6. Utilice frases como “buenos días”, “buenas tardes”, “gracias por llamar” y “feliz día”, entre otras. 7. Evite el paseo telefónico, donde a la persona la pasean de una extensión a otra y nadie resuelve el problema. Recuerde que esto ocurre porque las personas no conocen bien la entidad. 8. No se olvide que la atención telefónica no depende de una recepcionista, es un trabajo en equipo. 9. Si tiene que buscar, por ejemplo, la información que el ciudadano le está solicitando y por ende lo tiene que dejar esperando en el teléfono, pregúntele si puede esperar. Autor: Germán Barrios Atención al ciudadano ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

6. Donación de Manillas de identificación del SGC

7. Proyecto de mejoramiento área de atención al ciudadano.

8. Proyecto de señalización de la SED.

9. Proyecto de Modernización de las UNALDESLo único seguro, es que el aporte de los empresarios es vital para el proyecto de modernización y ayudan a garantizar que la SED siga mejorando sus procesos, buscando la eficiencia y la calidad. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

10. COMO IDENTIFICAMOS LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS? Por el proceso de implementación del MECI en la Alcaldía, la SED es responsable del Macroproceso GESTIÓN EN EDUCACIÓN . Por lo anterior nos vimos en la necesidad de identificar con códigos todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Los códigos se componen de lo siguiente: GED (Macroproceso) TH (Subproceso Talento Humano) 01 (Consecutivo del subproceso) Así tenemos que nuestros procesos tienen la siguiente codificación: GEDAC: Atención al Ciudadano GEDGE: Gestión Estratégica GEDGP: Gestión de programas y proyectos. GEDTH: Gestión del Talento Humano. GEDAS: Administración del Sistema de Gestión de Calidad GEDGT. Gestión de TIC’s GEDGA: Gestión administrativa de bienes y servicios GEDGF: Gestión Financiera. GEDGL: Gestión legal educativa GEDCO: Cobertura Educativa GEDCE: Calidad Educativa GEDIV: Gestión de la inspección y vigilancia de las Instituciones Educativas Por ejemplo, el subproceso. GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN EDUCATIVA, del proceso de CALIDAD EDUCATIVA, se codifica GEDCE01. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

11. COMO IDENTIFICAMOS LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS? Para identificar los documentos es necesario adicionar la letra que identifica el tipo de documento P (Procedimiento), I (Instructivo)o F (formato) y luego el consecutivo representado por tres números. Por ejemplo el formato GEDGA02-F001 REQUISICIÓN DE ALMACÉN ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

12. NOTICIAS MODERN ISO Socialización de procesos En miras de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la SED, se llevaron a cabo capacitaciones de los procesos por parte de los funcionarios que los conforman. Felicitamos a todos los procesos por los resultados mostrados. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

13. NOTICIAS MODERN ISO Avances del proyecto de fortalecimiento tecnológico En el mes de Mayo se digitalizaron 120 historias laborales en el Marco del proyecto de Fortalecimiento Tecnológico. De igual manera, se han adelantado la gestión para digitalizar en el mes de julio 3000 historias laborales mas y así poder aprovechar en mayor medida al Sistema de Gestión Documental. Por otra parte, con apoyo del proceso de Gestión Administrativa de Bienes y Servicios se dotaron 20 aparatos telefónicos nuevos, ayudando así a ampliar la cobertura de la central telefónica en la SED. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

14. LOS 10 MANDAMIENTOS DE LA CALIDAD I Pensar en positivo es calidad Ser educado es calidad! Ser organizado es calidad! Ser prevenido es calidad! Ser atento es calidad! Respetar la salud es calidad! Cumplir lo planificado es calidad! Tener paciencia es calidad! Decir la verdad es calidad! Amar a la familia y a sus amigos ... es la mayor calidad! II IIi IV V VI VIi VIII IX X ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

16. Diligenciar los registros de manera adecuada.

17. Liderar la implementación del SGC en su proceso.Es por ello que en el mes de julio dos funcionarios se distinguieron por su enorme compromiso con el SGC: LIVIS BARRIOS EDELMIRA SALGADO Felicitaciones ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

18. LO MEJOR EN CALIDAD Procesos de CALIDAD Q Mensualmente en Modernización seguiremos los avances del sistema por medio de los progresos de cada uno de los procesos. Dichos avances se compararan en un ranking mensual. Felicitamos al proceso de Gestión Administrativa de Bienes y servicios por la implementación de los registros y el compromiso con el SGC. Proceso 1: Gestión Administrativa de Bienes y servicios 1º Proceso 2: Gestión Financiera Proceso 3: Gestión Legal educativa ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

19. NOTICIAS MODERN ISO Perfiles…. Nora MEDINA Nora Medina Alarcón es una pedagoga de tiempo completo enamorada de la Secretaria de Educación. Desde 1990 inicio su carrera en la Secretaría como Subsecretaria de Educación, desempeñándose además como Asistente de despacho, Jefe de División de planeación y Director de Cobertura, cargo que ocupa en la actualidad. Nora dedica su tiempo libre a Leer, escuchar música clásica, viajar y disfrutar 100% de su familia. Ella se define como una persona responsable, organizada, estricta y considera que el éxito de su gestión ha sido por el enfoque al cumplimiento de metas. En su trabajo, se enfrenta a situaciones criticas para asegurar la cobertura a miles de niñ@s y jóvenes de la ciudad, sus mayores logros han sido el proceso de descentralización de la SED y el apoyo que ha brindado en el proceso de mejoramiento que se ha presentado con el proyecto de Modernización. A la vez, esta convencida que la Secretaria tiene mucho potencial, debido a que se han creado grupos expertos en temas relevantes para la Gestión de la educación en la ciudad. Sueña con ver una secretaria totalmente descentralizadas, con mejores espacios, mas organizada, una mejor distribución de las cargas de trabajo y un personal con disposición frecuente para atender a los usuarios. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

20. NOTICIAS MODERN ISO Dellis barrios Perfiles…. Dellis nació en Arboletes Antioquia pero desde los 15 años llegó a Cartagena a trabajar y ser independiente. Su trayectoria como funcionaria pública, ha sido bastante gratificante para ella, pues inicio desempeñándose como auxiliar de servicios generales en distintos colegios públicos y la SED, donde en el 2006 gracias a sus capacidades, excelente desempeño, carisma y elegante forma de vestir, alcanzó su mayor logro al ser ascendida a auxiliar administrativa de contratación por la Dra. Roxana Segovia y en la actualidad está en Atención al ciudadano, donde cree esta su verdadera vocación, SERVIR A LA COMUNIDAD. Un momento que nunca olvidará, fue cuando la Dra. Roxana Segovia la presentó ante el concejo de gobierno por el ascenso recibido, lo que para ella generaba un orgullo superior que el ascenso económico. Es así como Dellis ha seguido preparándose y procura el bienestar de su familia, por lo que hizo que su esposo validara el bachillerato en la UNAD e iniciara la carrera de Administración de Empresas en la Universidad de Cartagena. En su tiempo libre a Dellis le gusta estar en familia, escuchar vallenato, ver al nacional su equipo de futbol favorito. Es una mujer que sueña con estudiar Trabajo Social, porque quiere servir al país. Además anhela que al 2011 la SED este certificada y que exista una cultura hacia la satisfacción de los ciudadanos en todos los rincones de la Secretaría. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

21. NOTICIAS MODERN ISO Gestión de contratos la Gestión Administrativa de los Bienes y Servicios de la SED cambió... Veamos cuales fueron los cambios : SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: Debemos presentar ante la Subdirección Técnica Administrativa una solicitud formal de contratación, describiendo la necesidad que queremos satisfacer, el rubro asignado y el proyecto asociado. A esta solicitud debemos anexar la ficha EBI del proyecto, que nos la suministra Gestión de Programas y Proyectos. Esta solicitud se hace a través del GEDGA01-F001. Solicitud de Contratación. 1 ESTUDIOS PREVIOS: En la Subdirección Técnica Administrativa es revisada la solicitud y si la información no presenta inconsistencias, el Profesional Especializado (Contratación) junto con el coordinador del proyecto elaboran los estudios previos. 2 SOLICITUD DE TRAMITE DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Una vez realizados los Estudios Previos el Subdirector (a) Técnico (a) Administrativo (a), diligencia el GEDGF01-F002. Solicitud de Tramite Presupuestal y lo entrega a Gestión Financiera para su gestión. Debe ir firmado por el coordinador del proyecto y el Subdirector (a) Técnico (a) Administrativo (a). 3 4 ASIGNACIÓN DE INTERVENTOR: El coordinador del proyecto o el Jefe del área que manifiesta la necesidad asigna el Interventor del contrato y lo comunican a la Subdirección Técnica Administrativa. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

22. NOTICIAS MODERN ISO Gestión de contratos SEGUIMIENTO A LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL CONTRATISTA: El coordinador del proyecto y el Subdirector (a) Técnico (a) Administrativo (a) deben verificar y revisar con el Profesional Universitario (Contratación) el estado de las solicitudes de contratación y la ejecución de las actividades programadas. 5 Recuerda que los procedimientos y formatos se encuentran disponibles en la Carpeta del Sistema de Gestión de Calidad y que siempre debes descargarlos y consultarlos desde allí. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

23. NOTICIAS MODERN ISO INTERVENTORIA DE CONTRATOS la Gestión Administrativa de los Bienes y Servicios de la SED cambió... Veamos cuales fueron los cambios : ANÁLISIS DE DOCUMENTOS SUSCRITOS: El Interventor analiza y estudia el contrato junto con los documentos suscritos para adquirir un concepto global del objeto del contrato y los requisitos a exigir y cumplir por cada una de las partes. 1 ACTA DE INICIO: Para dar inicio a la ejecución del contrato, el interventor diligencia el GEDGA01-F005. Acta de Inicio, la cual debe ir firmada por el ordenador del gasto, el contratista y el interventor. El acta debe ser enviada a la Subdirección Técnica Administrativa y al coordinador del proyecto o jefe del área beneficiada con la contratación. Para los casos en los cuales se pactó anticipo el Interventor elabora el certificado de Interventoría. 2 3 SUPERVISIÓN AL CONTRATO O CONVENIO: De acuerdo a la duración del contrato y cumpliendo las fechas establecidas para ello, el Interventor realizará seguimientos a la ejecución del contrato así: Los informes de seguimiento se presentaran en el GEDGA04-F006 Informe de Interventoría y deben ser comunicados al coordinador del proyecto o al Jefe del área beneficiada. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co

24. NOTICIAS MODERN ISO INTERVENTORIA DE CONTRATOS AJUSTES A CONTRATOS: Si como resultado de los seguimientos al contrato; se determina que es necesario realizar una modificación al contrato, el Interventor debe elaborar el GEDGA01-F007 Solicitud de modificación del contrato o el GEDGA01-F008 Acta de suspensión del contrato si se requiere la suspensión del mismo; previo visto bueno del coordinador del proyecto o Jefe del Área beneficiada. La modificación Suspensión del contrato es enviada al Subdirector (a) Técnico (a) Administrativo (a), al asesor Jurídico y al Asesor Planeación Educativa para su visto bueno y aprobación. 4 EVALUACION DEL CONTRATISTA: El Interventor previo a la elaboración del informe final y posterior al recibo a satisfacción del objeto del contrato evalúa el desempeño del contratista mediante la aplicación del GEDGA01-F011 y lo envía a la Subdirección Técnica Administrativa. 5 LIQUIDACION DE CONTRATOS: el Interventor del contrato proyecta el informe final de Interventoría y el GEDGA01-F010 Acta de liquidación y la remite con todos los soportes al área beneficiaria, al contratista y al Profesional Especializado (contratación) para su revisión y aprobación. Una vez aprobada el acta de liquidación del contrato, el interventor debe emitir el certificado de Interventoría al contratista, realizar seguimiento y gestionar ante Gestión Financiera el pago de los compromisos pendientes al Contratista. 6 7 CARPETA DE INTERVENTORIA: El Auxiliar Administrativo (Archivo) de la Subdirección Técnica genera una carpeta con toda la documentación enviada por el interventor. Igualmente el Interventor una vez finalizado el contrato remite a la Subdirección Técnica Administrativa, los demás documentos soportes para su archivo. ¿Qué te gustaría encontrar en este Boletín? Escríbenos: lpuello@sedcartagena.gov.co