1512 bireysel aşamalı destek programı Mali Rapor Hazırlama Kılavuzu Notları, Özet Çalışma

1. TÜBİTAK MALİ RAPOR HAZIRLAMA KILAVUZU ÖZET ÇALIŞMA
TÜBİTAK 1512 Bireysel Girişimcilik Aşamalı Destek Programı
Aşama 2 çerçevesinde desteklenen gider kalelerinin Mali Raporlar
vasıtasıyla beyanı ve bu beyan sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar
TÜBİTAK Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda detaylı bir şekilde
açıklanmıştır. Bu kılavuzların dikkatle incelenmesi gerekmektedir.
Ancak, söz konusu açıklamaların tam anlamıyla anlaşılması daha önemlisi
doğru bir şekilde uygulanabilmesi bazen işin uzmanları açısından bile
karmaşık olabilmektedir. Bu noktada Müşavirliğimizce söz konusu Mali
Rapor Hazırlama Kılavuzu özellikle mali/vergisel yönlerden incelenmiş ve
aşağıdaki şekilde özetlenmiştir. Ancak aşağıdaki doküman sadece özet bir
çalışma olup, Kılavuza ilişkin asıl belgenin tüm yönleriyle incelenmesi
tavsiye edilmektedir.
Saygılarımızla
Kapsamdenet Denetim Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirlik Ltd. Şti.
www.kapsamdenetim.com
kapsam@kapsamdenetim.com
0 535 849 83 10
Hüseyin ASLAN

2. Projeleri desteklenen firmalar mevzuatta belirtilen biçim ve içeriğe uygun olarak
dönemsel faaliyet ve harcamalarını Ar-Ge Yardımı İstek Formu ile TÜBİTAK’a beyan
etmektedirler
Ar-Ge Yardımı İstek Formu;
 Dönem raporu,
 Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve Tasdik Raporu
 Proje Sonuç Raporunu (Projenin son döneminde)
içerir.
Dönem raporu, projenin dönemsel teknik gelişmelerini sunmak için
hazırlanır.
Proje sonuç raporu proje sonuçlarının, çıktılarının kuruluşa kazandırdığı
katma değer ve ulusal kazanımlarını içerir.
Projenin dönemsel gerçekleştirilen faaliyetleri kapsamında yapılan
harcamalar ve giderler Mali Raporda beyan edilir. Mali Rapor yeminli mali
müşavirin denetim ve tasdikine sunulur. Kuruluş tarafından hazırlanan Mali
Rapor, Yeminli Mali Müşavirce denetlendikten sonra yeminli mali müşavir
tarafından Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve
Tasdik Raporu düzenlenir.
Mali Rapor desteklenen projeye ilişkin;
 gider formları,
 belgeleri ve gerekli ekleri,
 diğer destekleyici formlar ile
 tamamlayıcı mali belgelerden
oluşur.
Mali raporlar proje süresince 6’şar aylık dönemler halinde hazırlanır.
Her bir harcama ve gidere dayanak teşkil eden belge ve dokümanların
kopyası ilgili formun ekinde şirket kaşesi ile birlikte Yeminli Mali Müşavir’e
sunulur.
Mali Rapor yeminli mali müşavirin denetim ve tasdikine sunulur. Yeminli
Mali Müşavir yapılan harcamaları, TÜBİTAK mevzuatı çerçevesinde
inceleyerek raporlar (AGY 500)

3. Harcamalar ve Genel Hususlar
 Harcamalara dayanak teşkil eden fatura ve fatura yerine geçen
belgelerin (Otobüs ve uçak bileti gibi vergi mevzuatında belirtilen
istisnai durumlar dışında) şirket adına düzenlenmesi gerekir.
 Belgesi olmayan harcama kalemlerinin yerine başka belge/bilgileri
değerlendirmeye tabi tutmaya Yeminli Mali Müşavir ve TÜBİTAK
yetkilidir.
 Belgelerinin düzenleme tarihinin destek süresi içinde olması esastır.
Ancak yurtdışından alınan alet/teçhizat/yazılım ve malzeme
giderlerine ilişkin düzenlenen belge proje destek başlangıç tarihinden
en fazla üç ay öncesine ait olabilir.
 Stoktan kullanılan malzeme ve sarf giderlerinin destek kapsamına
alınmasında stok giriş tarihlerine bakılmaz. Stoktan kullanılan
malzeme ve sarf giderlerinin sadece stok çıkış tarihlerinin projenin
destek süresi içerisinde olması gerekir.
 Mali Raporda sunulan harcama ve gider belgelerinin ödeme işleminin
destek dönemi içinde yapılması esastır Ancak Yeminli Mali Müşavir’in
düzenleyeceği Rapor’a kadar ödemelerin yapılması gerekir
 Harcama ve gider belgesine ait ödemenin kısmi olarak yapılması
durumunda kısmi ödenen kısım Mali Raporlar’da beyan edilebilir.
Ancak bu esneklik personel ödemeleri için geçerli değildir.
 Mali Rapor, ilgili programın Uygulama Esaslarında belirtilen
nedenlerden dolayı önceki dönemlerde sunulamayan harcama ve
gider belgelerini de içerebilir. Bu belgelere ilişkin ödemelerin YMM
Raporu’nun düzenlendiği tarihe kadar gerçekleştirilmiş olması
gerekir.
 Mal ve hizmet alımlarına ait harcama ve gider belgelerinin
düzenleme tarihinin projenin destek süresi içerisinde olması
kaydıyla, ödemenin destek başlangıç tarihinden önce yapılması
durumunda, söz konusu mal ve hizmet alımlarına ilişkin belgenin
düzenlendiği dönemde veya takip eden dönemlerde destek
kapsamında değerlendirilir.
 Her ayın personel maliyeti her bir personel için ayrı ayrı
değerlendirilir. Herhangi bir personelin ücreti banka kanalı ile
ödenmemişse sadece banka kanalı ile ödenmeyen kısım TÜBİTAK
tarafından karşılanmaz

4.  Personel ücretleri üzerinden hesaplanan ve şirket tarafından
ödenmesi gereken vergilerin tamamı veya bir kısmı ilgili ayda
ödenmemişse o aya isabet eden hiçbir personel maliyeti TÜBİTAK
tarafından karşılanmaz.
 Kesintilere yapılan beyan ve itirazlarda, ödemenin son döneme ait
Yeminli Mali Müşavirlik Raporunun düzenlendiği tarihe kadar
yapılması gerekir.
 Faturalara (tamamı proje kapsamında alınmış olsa bile) “Bu faturada belirtilen
toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi
için kullanılmıştır.” İbaresi yazılması gerekir.
 Gider formunun alt kısmına Kuruluş Yetkilisi Adı Soyadı yazılarak,
kuruluş kaşesi basılıp kuruluş yetkilisi tarafından onaylanmalı ve
forma güncel tarih bilgisi yazılmalıdır.
 Döviz cinsinden alımlarda, ödeme tarihindeki T.C. Merkez Bankası
döviz alış kuru esas alınır.
 Stopaj kesintisi yapılmasının söz konusu olduğu durumlarda, ilgili gider
formunda belirtilen tutar, stopaj dâhil edilerek bulunan tutar gider olarak
yazılacaktır.
KABUL EDİLEN ÖDEME BELGELERİ
 Kdv dahil 8.000 TL’ye kadar olan belgelerin ödemesi ile sınırlı olmak
kaydıyla kasa tediye fişi/tahsilat makbuzu.
 Çek veya senet tediye fişi (çek/senet bedelinin bankadan çıktığını/nakit
ödendiğini gösteren dekont ve/veya ekstre )
 Banka havale ve/veya eft
 Karşılıklı mal alım-satımı ile ilgili cari hesap ilişkisi durumunda cari hesapların
muavin kayıtları ve gerekirse hesap mutabakat yazıları,
 Firmanın ya da ortaklar ile çalışanların kredi kartı hesap ekstresi ve
ödemesine ilişkin belge (belgenin firma adına düzenlenmesi kaydıyla),
DESTEKLENEN GİDER KALEMLERİ
a- Personel Giderleri;
 Brüt ücretler baz alınmak suretiyle çalıştırılan personelin şirkete
gerçek maliyetlerinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu hesaplamalar
için personelin eğitim düzeyi ve yararlanacağı vergi istisnalarının

5. belirlenmesi gerekir. Söz konusu istisnalar dolayısıyla şirketin
ödemeyeceği vergi tutarların hesaplanarak aylık ortalama
maliyetlerin belirlenmesi gerekir. Kuruma sağlanan vergisel
teşviklerin uygulanmaması durumunda, bu tutarlardan
yararlanılmış gibi hesaplama yapılır ve TÜBİTAK tarafından
bu kısım karşılanmaz.
 Projede görev almayan personeller formalara dahil edilmez.
 Proje personeline ait net ücret ödemelerinin tek tek veya topluca
banka aracılığıyla yapıldığını gösteren belge ve bilgiler (banka
dekontları ya da banka ekstresi vb.) Mali Raporda bulunmalıdır. Net
ücret ödemesi banka aracılığıyla yapılmayan personelin ilgili
ayın/ayların personel maliyeti desteklenmez.
 Firma ortaklarının projede görev almaları durumunda Sosyal
Güvenlik Kurumu’ndan sigortalılığını gösterir belgelerin sunulması
gerekir.( 4-b kapsamında olduklarına ilişkin belgelerin veya SGK
Aylık Prim ve Hizmet Belgeleri)
 Firma ortaklarının projede görev almaları durumunda Anonim
Şirketlerde Genel Kurul Toplantı Tutanağı Limited Şirketler’de ise
Genel Kurul Kararı’nın noter tarafından onaylanmış kopyası sunulur.
 Personellere ilişkin bütün vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi
esastır
 Ancak bu durum nedeniyle destek kapsamı dışında bırakılan söz
konusu maliyetin tamamının banka kanalıyla ödenmesi durumunda
daha sonraki dönemlerde kuruluş tarafından yeniden talep edilebilir.
Ar-Ge Personeli
 Bir başka önemli husus ise istihdam edilen personelin 5746 sayılı
kanun kapsamında sağlanan istisna ve destek unsurlarından
istifade edebilmesi için Ar-Ge personeli olma niteliklerine
haiz olması zorunluluğudur. 5746 sayılı kanuna göre Ar-Ge
Personeli; Ar-Ge faaliyetlerinde doğrudan görevli araştırmacı ve
teknisyenleri ifade etmektedir. Kanun’da ise;
Araştırmacı: Ar-Ge faaliyetleri ile yenilik tanımı kapsamındaki
projelerde, yeni bilgi, ürün, süreç, yöntem ve sistemlerin tasarım
veya oluşturulması ve ilgili projelerin yönetilmesi süreçlerinde yer
alan en az lisans mezunu uzmanları,

6. Teknisyen: Mühendislik, fen ve sağlık bilimleri alanlarında yüksek
öğrenim görmüş ya da meslek lisesi veya meslek yüksek okullarının
teknik fen ve sağlık bölümlerinden mezun, teknik bilgi ve deneyim
sahibi kişileri,
içermektedir. Bunun yanında Ar-Ge personelinin %10’u kadar
Destek Personeli (Ar-Ge faaliyetlerine katılan veya bu faaliyetlerle
doğrudan ilişkili yönetici, teknik eleman, laborant, sekreter, işçi ve
benzeri personeli,) istihdam edilebilir.
 Bir başka husus ise firma ortaklarının projede yer almaları
durumunda personel giderlerinin belgelenmesi hususudur. Bunun
için ortakların çalışmaları karşılığında elde edecekleri ücretleri için
genel kurul kararı almaları, buna ilişkin tarihlerin karar destek
yazılarındaki tarihle uyumlu olmaları şarttır. Aksi taktirde bunları
onaylayacak Yeminli Mali Müşavir incelenmesinde bu ödemelerin
iptali gündeme gelebilir.
b- Seyahat Giderleri
Yalnızca proje personeline ait proje kapsamındaki uçak, tren, otobüs,
gemi ile yapılan şehirlerarası ve uluslararası ekonomi sınıfı ulaşım
giderleri destek kapsamında olup, maliyetler belirlenirken bu hususların
göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ayrıca Proje kapsamında
yapılan seyahate ilişkin konaklama giderleri desteklenmemektedir.
c- Alet, Teçhizat, Malzeme Sarf Giderleri, Yazılım ve Yayın
Giderleri
- Desteklenen projenin destek kapsamındaki alet, teçhizat, yazılım ve
yayın alımlarına ait giderler karşılanmaktadır.
- İthal alımlarda, ticari fatura, faturada belirtilen döviz tutarının
ödemesine (transferine) ait banka transfer dekontu ve bu alıma
ait Gümrük Giriş Beyannamesi ve ithal malın gümrükten
çekildiğini tevsik eden “gümrük makbuzu” yapılan ithalata ilişkin
harcamanın kabul edilebilmesi şart olan belgelerdir.
- Ayrıca ithal mal alımlarında ödenen özel tüketim vergisi, gümrük
müşavirlik hizmet giderleri, muhabir banka komisyon
giderleri, vadeli ithal alımlarda kaynak kullanımı destekleme

7. fonu (KKDF), sigorta, ordino, nakliye, harç, ambar gibi
giderlere ilişkin faturalar ve ödeme belgeleri eklendiğinde destek
kapsamında değerlendirilir. KDV desteklenmez.
- Yurt dışından alımı yapılan alet/teçhizat/yazılım giderlerine ait
harcama ve gider belgesinin proje destek başlangıç tarihinden en
fazla üç ay önce düzenlenmiş olması ve projenin destek kapsamı
içerisinde değerlendirilmesi durumunda, bu giderler
desteklenebilmektedir.
- Bazı avantajlarından(leasingle alınan bazı makinelerde KDV oranı
%1 olarak uygulanır) dolayı finansal kiralama yoluyla makine
teçhizat alımları tercih edilebilmekte olup, bunlara ilişkin ödenmesi
gereken kira tutarları proje döneminde kalması koşuluyla destek
kapsamında değerlenir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus
kira (taksit) ödemelerinin proje dönemini aşmamasıdır.
- Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz.
Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek
süresi içerisinde olmalıdır.
 Yazılım Lisans Yayın Giderleri;
- Söz konusu gider kalemlerinin yurtiçinde faaliyet gösteren
firmalardan fatura karşılığında tedarik edilmesinde bir problem
gözükmemektedir. Proje kapsamında yapılan bu harcamaların KDV
hariç tutarları TÜBİTAK tarafından desteklenmektedir.
- Türk Vergi sisteminde vergi alacağının emniyet altına alınması
amacıyla özellikle gümrükten geçirilmesi mümkün olmayan
hizmet, yazılım, lisans alımlarında sorumlu sıfatıyla KDV
(KDV tevkifatı) uygulaması bulunmaktadır. Buna benzer
olarak G.V.K. 94. Madde, K.V.K. 15’inci maddeleri uyarıca da
bazı hizmet alımlarından gelir vergisi stopajı uygulaması
mevcuttur.
Yurt dışından alınan ve hizmetten Türkiye’de yararlanılan bu
alımlarda %18 KDV hesaplanarak vergi dairesine ödenmesi

8. gerekmektedir. Vergi dairesine ödenen vu KDV tutarları
TÜBİTAK tarafından karşılanmaz.
- Tübitak söz konusu verginin beyan edilerek ödenmesini şart koşmuş
olup, Yeminli Mali Müşavirin düzenleyeceği raporlarda bu hususlara
özellikle dikkat edilmesi gerektiğini belirtmiştir. Yine benzer şekilde
farklı oranlar uygulanmak suretiyle (alınan hizmetin niteliğine göre
oranlar farklılık göstermektedir) gelir vergisi stopajlarının yapılmasını
şart koşmaktadır. Bu vergiler ise TÜBİTAK tarafından
karşılanmaktadır.
d- Danışmanlık Hizmetleri ve Diğer Hizmet Alımları
 Desteklenen proje kapsamında dışında yerleşik kişi ve kuruluşlardan
alınan danışmanlık hizmetleri de yukarıda özetlemeye çalıştığımız
mevzuat uygulamaları çerçevesinde vergiye tabi olabilmektedirler.
Yine bu hizmetler dolayısıyla hesaplanan KDV tutarlarının ödenmesi
gerekmekte olup, bu tutarlar Tübitak tarafından
karışlanmamaktadır. Aynı şekilde söz konusu kurumlara veya
kişilere ödenen tutarlar üzerinden yapılması gereken stopaj
tutarlarının hesaplanması ve vergi dairesine ödenmesi
gerekmektedir.
 Proje kapsamında, kişilere sipariş ile yaptırılan “telif kazançlarına
konu” faaliyetlerde (yazılım geliştirme, bilimsel araştırma ve
incelemeler gibi) gelir vergisi stopajı yapılması gerekmektedir.
Örneğin alanında uzman bir öğrenciye net 10.000 TL bedel
karşılığında spesifik bir konu üzerine yazılım geliştirmesi istenirse
hizmet alınan öğrenciye ödenecek tutar brütleştirilerek bu tutar
üzerinden %17 gelir vergisi stopajı yapılır, ve vergi dairesine ödenir;
Brüt Tutar; 12.048,19
Stopaj; (12.048,19 x 0,17=) 2.048,19
Net Ödenecek Olan ; (12.048,19 – 2.048,19=) 10.000 TL

9. Yukarıdaki hesaplamada 12.048,19 TL’nin tamamı Tübitak tarafından
karşılanmakla birlikte, bu yükümlülüklerin yerine getirilmesi
gerekmektedir.. Aksi taktirde Mali Rapor hazırlayacak olan Yeminli Mali
Müşavir tarafından eleştiri konusu yapılabilir.
 Yukarıda hesaplamalarla özetlenmeye çalışılan prosedür Üniversite
Personelinden danışmanlık hizmeti alınması durumunda da
geçerlidir. Ancak bu hizmetlerde oran %20 olarak uygulanmaktadır.
Yeri gelmişken hemen belirtmek gerekir ki Üniversite personelinden
süreklilik edecek şekilde danışmanlık hizmet alınması, söz konusu
üniversite personeli için sorun olabilmektedir. Zira Maliye söz konusu
üniversite personellerinin bu işi bir uğraş haline getirdiğini
dolayısıyla bu işin artık bir ticari faaliyet olduğunu kabul etmekte ve
üniversite hocalarının mükellefiyet tesis ettirmelerini talep
edebilmektedirler.
e- Diğer Harcama Kalemleri
--- Alınan Eğitimler
 Proje ile ilişkili olarak gerçek ve tüzel kişilerden alınan eğitim
hizmetleri ile ilgili maliyetler sadece projede çalışan personellere ait
olmak koşuluyla desteklenir.
--- Firmanın Farklı Birimleri Arasındaki Hizmetler
 Firmaya ait farklı birimlerden proje kapsamında alınan hizmetler
mali mevzuat çerçevesinde belgelendirilmek koşuluyla gider olarak
gösterilebilir.
--- Teknik Danışman Seyahat Harcamaları
 Proje teknik danışmanlarına ait proje faaliyetleriyle ilgili olan seyahat
giderleri, firmanın teknik danışmanla yaptığı sözleşmede belirtilmesi
halinde sadece ekonomi sınıfı ulaşım giderleri Uygulama Esaslarında
belirtilen sınırlar dâhilinde desteklenmektedir. Firmanın teknik
danışmanla yaptığı sözleşmede seyahat giderlerinin firma
tarafından karşılanacağı hususunun bulunmaması halinde ilgili
giderler beyan edilmez ve desteklenmez.

10. ---Yeminli Mali Müşavir Ücreti
 Bir diğer önemli ve zaruri harcama kalemlerinden bir tanesi de
Yeminli Mali Müşavirlik ücretleridir. Yeminli Mali Müşavirlik
harcamaları şirketin muhasebecisine veya danışmanlık
hizmeti aldığınız şirketlere ödenen ücretlerden farklı olarak,
şirketin proje kapsamındaki harcamalarını denetleyerek Mali
Rapor düzenleyen Yeminli Mali Müşavirlere düzenledikleri her
bir rapor için ödenir. TÜBİTAK yeminli mali müşavir asgari ücret
tarifesinde yer alan asgari hizmet bedelini karşılamakta olup bu
tutar 2013 yılında rapor başına KDV hariç 1.403 TL olarak
belirlenmiştir. Altı ayda bir düzenlenmesi zorunlu olan bu
raporlardan Teknogirişim şirketlerinin proje döneminde iki defa
düzenlettirmesi gerekecektir.
---Proje Genel Giderleri
 Desteklenen projelerde, destek personeli, elektrik, su, gaz, bakım-
onarım, haberleşme, vb. giderlere karşılık "proje genel giderleri"
desteği verilir. Projenin her bir AGY 312’sinde desteklenmesi uygun
bulunan giderlerin toplam tutarına, bu tutarın %15’i oranında proje
genel giderleri ilave edilerek dönemsel desteklemeye esas harcama
tutarı hesaplanır. Proje genel giderleri dahil projeye aktarılan toplam
teknogirişim sermaye desteği tutarı, projenin destek kapsamına
alınan bütçesini geçemez.
DESTEKLENMEYEN GİDER KALEMLERİ
Proje ile ilgili olmayan giderler desteklenmemekle birlikte aşağıda
belirtilen giderler de Aşama 2’de destek kapsamı dışındadır.
a) katma değer vergisi,
b) her türlü kar, fırsat maliyeti, sermaye kullanım maliyeti,
c) amortismanlar, depozitolar, avans ödemeleri, sözleşme masrafları,
ç) dağıtım, pazarlama ve reklâm giderleri,

11. d) patent, faydalı model, endüstriyel tasarım, coğrafi işaret ve marka
tescil giderleri,
e) huzur hakkı, murahhas azaya ödenen üyelik ücretleri, brüt ücretin
yanında teşvik, motivasyon, vb. prim giderleri,
f) personele nakdi ya da ayni olarak verilen yemek ve servis ulaşım
giderleri,
g) kuruluş ortaklarına ait Bağ-Kur primleri, sosyal yardımlaşma vakıf
ödentileri,
ğ) konaklama giderleri,
h) şehir içi nakliye giderleri (gümrüklerden ve limanlardan yapılan
nakliye hariç), kargo ve posta giderleri,
ı) seyahatlerde araç kiralama ve seyahatlerde kullanılan yakıt giderleri,
i) proje Ar-Ge faaliyetleri ile ilintili olmayan üretime yönelik altyapı
yatırımı ağırlıklı giderler,
j) vergi mevzuatında kabul edilmeyen giderler,
k) inşaat ve tesisat giderleri,
l) yurt dışından alınan danışmanlık hizmeti ve diğer hizmet alımları,
m) CE (test giderleri hariç) ve kalite belgelendirme giderleri.
n) AGY112, AGY312 doküman hazırlama veya hazırlatma giderleri,
muhasebe, sekreterlik vb. idari giderleri.
o) fotokopi makinesi, projeksiyon cihazı gibi büro makineleri, büro
mefruşatı ve kırtasiye malzemeleri.
ö) ısıtma, aydınlatma ve üretimde sarf edilen enerji masrafları, su
giderleri,
p) telefon, faks, haberleşme, internet kullanım maliyetleri,
r) ofis, depo, stand kira giderleri,

12. Aşama 3 kapsamında desteklenmeyen giderler için 1507 KOBİ Ar-Ge
Başlangıç Destek Programı’na ilişkin Uygulama Esasları geçerlidir.