Tipo de datos

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CARRERA INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ASIGNATURA:
INFORMÁTICA II
TEMA:
MICROSOFT ACCESS
ESTUDIANTE:
KARINA SÁNCHEZ
NIVEL:
TERCER SEMESTRE
PERÍODO
SEPTIEMBRE 2013 – FEBRERO 2014

i
ÍNDICE
ÍNDICE....................................................................................................................................i
TABLA DE IMÁGENES.........................................................................................................iii
OBJETIVOS.............................................................................................................................I
OBJETIVO GENERAL:.........................................................................................................I
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:.................................................................................................I
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................II
CAPÍTULO I............................................................................................................................1
MICROSOFT ACCESS............................................................................................................1
1.1. CONCEPTO..............................................................................................................1
1.2. OBJETOS DE ACCESS.........................................................................................1
1.2.1. CAMPOS CALCULADOS.................................................................................1
1.2.1.1. Concepto.....................................................................................................1
1.2.1.2. Crear un campo calculado ............................................................................2
1.2.1.3. Modificar un campo calculado......................................................................3
1.2.2. FORMULARIOS................................................................................................3
1.2.2.1. Concepto.....................................................................................................3
1.2.2.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario................................3
1.2.2.3. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido .....4
1.2.2.4. Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta
Varios elementos ...........................................................................................................5
1.2.2.5. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios............................5
1.2.2.6. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco ................6
1.2.3. CONSULTAS....................................................................................................8
1.2.3.1. Concepto.....................................................................................................8
1.2.3.2. Crear una consulta en Access .......................................................................9
2. Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar
el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas..........................9
1.2.4. MACROS........................................................................................................ 11
1.2.4.1. Concepto...................................................................................................11
1.2.4.2. Crear una macro de datos con nombre......................................................... 11
1.2.4.3. Editar una macro de datos controlada por eventos ........................................ 12
1.2.4.4. Editar una macro de datos con nombre ........................................................ 12

ii
1.2.4.5. Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre ................................ 12
1.2.4.6. Eliminar una macro de datos ...................................................................... 13
1.2.5. INFORMES.....................................................................................................13
1.2.5.1. Concepto...................................................................................................13
1.2.5.2. Uso de los informes ................................................................................... 13
1.2.5.3. Tipos de Informes...................................................................................... 14
 Informe detallado.....................................................................................................14
 Informe agrupado.....................................................................................................14
 Informe de resumen..................................................................................................15
 Informe de etiquetas postales .................................................................................... 16
 Informe de varias columnas ...................................................................................... 16
1.2.5.4. Crear Informes en Access........................................................................... 16
GLOSARIO ........................................................................................................................... 18
CONCLUSIONES.................................................................................................................. 19
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................... 20
WEBGRAFÍA........................................................................................................................ 20

iii
TABLA DE IMÁGENES
Imagen 1: Microsoft Access..................................................................................................1
Imagen 2: Barra de Herramientas..........................................................................................3
Imagen 3: Formulario............................................................................................................4
Imagen 4: Lista de campos....................................................................................................7
Imagen 5: Sección Controles.................................................................................................8
Imagen 6: Controles ..............................................................................................................8
Imagen 7: Crear Consultas ....................................................................................................9
Imagen 8: Asistente para Consultas paso 3. ..........................................................................9
Imagen 9: Asistente para consultas paso 4..........................................................................10
Imagen 10: Asistente para consultas paso 5........................................................................10
Imagen 11: Asistente para consultas paso 6........................................................................11
Imagen 12: Informe.............................................................................................................14
Imagen 13: Agrupación de Registros..................................................................................15
Imagen 14: Ejemplo Informe de resumen...........................................................................15
Imagen 15: Ejemplo Informe de etiquetas personales ........................................................16
Imagen 16: Barra de herramientas, sección Informes .........................................................16
Imagen 17: Ejemplo Informe ..............................................................................................17
Imagen 18: Ejemplo Informe 2 ...........................................................................................17

I
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
 Conocer el sistema de gestión de bases de datos ACCESS, como herramientas para
almacenar y acceder a información de forma rápida y estructurada; así como sus
propiedades, su utilización y administración, dentro del ámbito de la informática
aplicada a las empresas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Determinar las ventajas del uso de las barras de herramientas y sus posibilidades de
incorporarlas a las técnicas básicas en el ingreso de datos: textos, números y
fórmulas.
 Conocer la terminología del programa y los elementos que se utilizan en la
aplicación
 Determinar las propiedades que nos ofrecen las diversas herramientas de Microsoft
Access y su respectiva aplicación en la elaboración de bases de datos.

II
INTRODUCCIÓN
La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se
dispone de potentes sistemas para tratarla. Uno de estos sistemas es Access se define como
un sistema de gestión de bases de datos relacionales que incorpora un entorno de desarrollo
para la creación de aplicaciones informáticas basadas en bases de datos relacionales.
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y
actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para
la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los
principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de
datos termine adaptándose a nuestras necesidades y pueda modificarse fácilmente.
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows,
ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y
directos de trabajar con la información. Access facilita la administración de datos, ya que
sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. Con Access es posible
producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable
aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten
automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Las aplicaciones de Access en una empresa pueden ser múltiples (evidentemente
dependerá del tipo de empresa). Access nos va permitir generar bases de datos para
almacenar información. Lo podemos usar para crear una base de datos de Clientes,
Proveedores, Ventas, Compras, Almacén, etc.

ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Microsoft Access Página 1
CAPÍTULO I
MICROSOFT ACCESS
1.1. CONCEPTO
Microsoft Access una aplicación para manejo de base de
datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que
facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de
programación.
Maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas,
etcétera) de manera flexible. Access puede además importar
y exportar datos de Word, Excel, y otras bases de datos.
Las computadoras operan sobre datos que han sido
organizados dentro de agrupamientos lógicos, para que su
procesos sea efectivos y los resultados obtenidos sean útiles.
La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere
importante para el individuo o la organización. Dicho de otro modo, cualquier cosa
necesaria para apoyar el proceso general de atender los asuntos de un individuo u
organización.
1.2. OBJETOS DE ACCESS
En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que actúa la
aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son: tablas, consultas
(queries), informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos
constituye una base de datos de Access.
1.2.1. CAMPOS CALCULADOS
1.2.1.1. Concepto
Un campo calculado es un campo que no se almacena físicamente en la tabla. SQL Server
emplea una fórmula que detalla el usuario al definir dicho campo para calcular el valor
según otros campos de la misma tabla.
Un campo calculado no puede:
 definirse como "not null".
 ser una subconsulta.
Imagen 1: Microsoft Access

 tener restricción "default" o "foreign key".
 insertarse ni actualizarse.
Puede ser empleado como llave de un índice o parte de restricciones "primary key" o
"unique" si la expresión que la define no cambia en cada consulta.
Los campos de los cuales depende el campo calculado no pueden eliminarse, se debe
eliminar primero el campo calculado.
1.2.1.2. Crear un campo calculado
En Access se puede crear campos de tabla que calculan valores. Los cálculos pueden
incluir los valores de campos en la misma tabla, así como las funciones integradas de
Access.
 El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas.
 Los resultados del cálculo son de solo lectura.
Pasos para crear campos calculados
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la derecha de la tabla y haga
clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a continuación, haga clic en
el tipo de datos que desee para el resultado. (Access muestra el Generador de
expresiones).
4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este campo, por ejemplo:
[Cantidad] * [precio unitario]
Nota: Resulta que no es necesario que la preceda la expresión con un signo igual (=).
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el encabezado de campo
para que escriba el nombre del campo.
6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.

1.2.1.3. Modificar un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.
3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic en Modificar la
expresión. (Access muestra el Generador de expresiones).
4. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias para el cálculo.
Nota: No es necesario que la preceda la expresión con un signo igual (=).
5. Haga clic en Aceptar.
1.2.2. FORMULARIOS
1.2.2.1. Concepto
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede
que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene
numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos,
les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
1.2.2.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
Imagen 2: Barra de Herramientas

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se
pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo,
se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es
necesario.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o
consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en
la tabla o consulta relacionada.
1.2.2.3. Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que
permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista
Hoja de datos.
Imagen 3: Formulario
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se
selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o
eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y
el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para
buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de
datos.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.
se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es
necesario.
1.2.2.4. Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios
elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario
muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre
varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la
herramienta Varios elementos.
desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.
se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.
Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece
a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un
registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más
opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar
elementos gráficos, botones y otros controles.
1.2.2.5. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede
usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de
formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se
ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina

con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información
sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este
artículo.
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y
en Asistente para formularios .
2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic
en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o
consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para
seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el
formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
1.2.2.6. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades,
puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una
forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo
unos pocos campos.
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.

Imagen 4: Lista de campos
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o
las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el
formulario.
Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué
parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al
formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de
nuevo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al
formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

Imagen 5: Sección Controles
5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista
Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista
Diseño . A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseño.
Imagen 6: Controles
1.2.3. CONSULTAS
1.2.3.1. Concepto
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos
específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas
y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que
normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a
menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de
las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de
selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los
resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al
portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un
informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas
existentes, actualizar datos o eliminar datos.
1.2.3.2. Crear una consulta en Access
1. Para crear una consulta en Access debemos saber la pregunta que deseamos hacer a
la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener
una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría
tener una lista de todos los departamentos de la empresa.
2. Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y
pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.
Imagen 7: Crear Consultas
3. Se mostrará un cuadro, el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos
crear. En este ejemplo se creará una consulta sencilla.
Imagen 8: Asistente para Consultas paso 3.
4. Elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir
todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario
pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

Imagen 9: Asistente para consultas paso 4.
5. El Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.
Imagen 10: Asistente para consultas paso 5
6. Seleccionar la opción Abrir la consulta para ver información y pulsar el botón
Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la
consulta

Imagen 11: Asistente para consultas paso 6
Nota: En el panel izquierdo se puede observar la lista de consultas que se haya creado.
1.2.4. MACROS
1.2.4.1. Concepto
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación
simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por
ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que
la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que
realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi
todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
1.2.4.2. Crear una macro de datos con nombre
Una macro de datos con nombre o "independiente" está asociada con una tabla específica,
no con un evento específico. Puede llamar una macro de datos con nombre desde cualquier
otra macro de datos o macro estándar.
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la macro
de datos.
2. En la ficha Tabla, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con
nombre y, a continuación, en Crear macro con nombre.

Access abre el Generador de macros, donde puede comenzar a agregar las acciones.
1.2.4.3. Editar una macro de datos controlada por eventos
1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene la macro de datos
que desea editar.
2. En el grupo Eventos anteriores o Eventos posteriores de la ficha Tabla, haga clic en
el evento de la macro que desea editar. Por ejemplo, para editar la macro de datos que
se ejecuta después de eliminar un registro de la tabla, haga clic en Después de
eliminar.
Nota: Si un evento no tiene ninguna macro asociada, su icono no aparece resaltado en el
menú.
Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
1.2.4.4. Editar una macro de datos con nombre
1. En el panel de navegación, haga doble clic en cualquier tabla para abrirla en la vista
Hoja de datos.
nombre y, a continuación, en Editar macro con nombre.
3. En el submenú, haga clic en la macro de datos que desea editar.
Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
1.2.4.5. Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre
Hoja de datos.
nombre y, a continuación, en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos, haga clic en Cambiar
nombre junto a la macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
Access selecciona el nombre de la macro actual.

4. Escriba el nuevo nombre o edite el nombre existente y, a continuación, presione
ENTRAR.
1.2.4.6. Eliminar una macro de datos
Use este procedimiento para eliminar cualquier macro de datos con nombre o controlada
por eventos:
Hoja de datos.
nombre y, a continuación, en Cambiar nombre/Eliminar Macro.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de macros de datos, haga clic
en Eliminar junto a la macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
Nota: También puede eliminar una macro controlada por eventos si elimina todas sus
acciones.
1.2.5. INFORMES
1.2.5.1. Concepto
Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y
especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos
elementos de diseño. Por ejemplo, puede emplear texto, datos, imágenes, líneas, cuadros,
gráficos y otros elementos para crear el informe necesario. El diseñador decide los
elementos que se utilizarán y la manera de organizarlos. Las etiquetas de correo, las
facturas, los resúmenes de ventas o las listas de teléfonos son algunos ejemplos de tipos de
informes que se pueden generar con Access.
1.2.5.2. Uso de los informes
Generalmente los informes en Access se utilizan para:
1. Proporcionar información para su distribución a los demás.
2. Personalizar con precisión la apariencia de la información
3. Leer información detallada extraída de la base de datos.

4. Resumir o agrupar información para su análisis.
1.2.5.3. Tipos de Informes
Puede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades. Por
ejemplo, para una reunión con un proveedor podría necesitar un informe detallado,
mientras que para un análisis preparado para la alta dirección se necesitaría un informe
resumido o agrupado. A continuación figuran algunas posibilidades:
 Informe detallado
Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta,
como la tabla Empleados.
Imagen 12: Informe
Los datos de los empleados se toman de la tabla o la consulta subyacente.
 Informe agrupado
En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos, por ejemplo, por
categorías de productos o por fechas. Puede calcular los totales de cada grupo y un
total global para todo el informe. Además, puede mostrar información en los
encabezados y pies de página de los grupos.

Imagen 13: Agrupación de Registros
Los registros se agrupan de acuerdo con el valor que figura al principio del grupo.
 Informe de resumen
Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen
los detalles.
Imagen 14: Ejemplo Informe de resumen
En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.

 Informe de etiquetas postales
Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las
etiquetas postales.
Imagen 15: Ejemplo Informe de etiquetas personales
 Informe de varias columnas
Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en
columnas, como los listados telefónicos
1.2.5.4. Crear Informes en Access
1. El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos
para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes
hacer clic sobre el botón Informe.
Imagen 16: Barra de herramientas, sección Informes

2. Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe
o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe
básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.
Imagen 17: Ejemplo Informe
3. Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access
coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo
hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo título.
Imagen 18: Ejemplo Informe 2
4. Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas
de acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar
un nombre para el nuevo informe.

18
GLOSARIO
QUERIE: (significado: consulta) Puede utilizar una consulta para ver un subconjunto de
sus datos o para responder preguntas sobre sus datos. Por ejemplo, si desea ver una lista de
los nombres de los estudiantes y las direcciones electrónicas, pero no quieren ver las
direcciones y otros datos, puede crear una consulta que muestra el primer nombre del
estudiante, el apellido y la dirección de correo electrónico única.
CONTROLES: Los controles permiten mostrar los datos y trabajar con ellos en la
aplicación de base de datos. El control más frecuente es el cuadro de texto, pero también
hay otros controles como botones de comando, etiquetas, casillas y controles de
subformulario y subinforme.
FORMULARIO DIVIDIDO: Un formulario dividido es una característica nueva de
Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez:
una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Las dos vistas están conectadas al mismo
origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un
campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del
formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando
el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas
acciones).
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS: Cada campo de una tabla dispone de una serie de
características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del
campo. Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro. Si se modifican las
propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden
perder los datos introducidos.
INFORME AGRUPADO: La información suele ser más fácil de comprender cuando se
divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por región puede
resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si se colocan los
totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una
calculadora.

19
CONCLUSIONES
 En conclusión Microsoft Access es un programa diseñado para poder tratar
cantidades grandes información importante o datos relevantes a través de bases de
datos.
 Al ser Microsoft Access una herramienta de fácil manejo para la creación de base
de datos, es posible adaptarlas a las empresas y pequeños negocios.
 Access puede ser utilizado con la finalidad de llevar un registro de información,
operaciones y movimientos dentro de la empresa a través de tablas relacionadas.
 Microsoft Access nos ayuda a mantener orden en la información organizada a
través de tablas y formularios.
 Access cuenta con elementos que ayudan a los usuarios como, por ejemplo, las
consultas, informes, macros y módulos, todos estos para ubicar los datos, imprimir
la información y la base de datos, y para crear funciones que faciliten el trabajo de
los usuarios.

20
BIBLIOGRAFÍA
 Pérez, C. y Márquez, F. (2007). Manual de Aprendizaje Microsoft Windows Vista.
Madrid: Pearson Educación S.A.
WEBGRAFÍA
- http://www.giaa.inf.uc3m.es/docencia/ADE/practicas/PAccess7.pdf
- http://www.slideshare.net/acpoggio/consulta-de-totales-y-campos-calculados
- http://es.scribd.com/doc/79213417/45/Definir-campos-calculados
- http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-un-campo-calculado-a-una-tabla-
HA101820564.aspx
- http://exceltotal.com/crear-un-formulario-en-access/
- http://dominandoaccess.com/blog/seis-ventajas-que-obtenemos-al-utilizar-formularios-en-
access/.html
- http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/macros.htm

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