Este documento describe el desarrollo de una práctica de auditoría para caracterizar el proceso de registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar de la empresa COMFACA. El objetivo es contextualizar la empresa y elegir el proceso a caracterizar, el cual fue el registro de usuarios. Se presentan los elementos organizacionales de COMFACA como su misión, visión, objetivos, organigrama, entre otros. Luego se describe el proceso de registro de usuarios detallando sus objetivos, insumos, proveedores, clientes, requisitos y indicadores. Finalmente

1. DESARROLLO DE LA PARACTICA DE AUDITORIA PARA CARACTERIZAR EL PROCESO REGISTRO DE
USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE SUBSIDIO FAMILIAR DE LA EMPRESA COMFACA
AUDITORÍA EN SISTEMAS I
INGENIERO SERGIO ACEVEDO DELGADO
1

2. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título: “DESARROLLO DE LA PARACTICA DE AUDITORIA PARA CARACTERIZAR UN
PROCESO REGISTRO DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE SUBSIDIO FAMILIAR
DE LA EMPRESA COMFACA”
Fecha d/M/a: 15/04/2011
Sumario: En el presente trabajo se pretende contextualizar la empresa comfaca, elegida en
común acuerdo por las integrantes del grupo con la autorización de ésta y el docente
de la asignatura.
Como se debe caracterizar un proceso se averiguó en el departamento de sistemas
de la organización y se eligió el REGISTRO DE USUARIOS EN LA BASE DE DATOS DE
SUBSIDIO FAMILIAR entre muchos otros.
Palabras Claves: Calidad, Efectividad, Eficiencia, Estándares de calidad, Plan de mejoramiento, Plan
estratégico, Servicios informáticos, Sistema de información
Formato:
Fecha de emisión 15 ABRIL 2011
d/m/a:
Dependencia: DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE COMFACA FLORENCIA CAQUETA
Código: Versión: 1
Estado de la versión Revisión
Autor (es): YANETH MARCELA ORTIZ PARRA
YINETH YISELA CAVIEDES TRUJILLO
MAKZARY LIZETTE CASTRO AVILA
Reviso:
Aprobó:
Información
Adicional:
2

3. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Autor Versión Referencia de Cambio
15 de abril de 2011 YANETH MARCELA ORTIZ PARRA 1
YINETH YISELA CAVIEDES T.
MAKZARY LIZETTE CASTRO AVILA
TABLA DE CONTENIDO
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4. 1.INTRODUCCIÓN....................................................................................................6
2.OBJETIVOS DEL TRABAJO.................................................................................7
2.1.OBJETIVO GENERAL........................................................................................7
2.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................7
3.ELEMENTOS ORGANIZACIONALES...................................................................8
3.1.GENERALIDADES DE LA EMPRESA...............................................................8
3.2.MISIÓN ................................................................................................................8
3.3.VISIÓN ................................................................................................................8
3.4.OBJETIVO MEGA...............................................................................................9
3.5.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS...........................................................................9
3.6.PRINCIPIOS Y VALORES...................................................................................9
3.7.PLANES DE ACCIÓN.......................................................................................10
3.8.ORGANIGRAMA...............................................................................................11
3.9.RESEÑA HISTÓRICA.......................................................................................12
3.10LOGO................................................................................................................12
3.11SEDES..............................................................................................................13
4.CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS................................................................14
4.1PRIMER PROCESO...........................................................................................14
4

5. 5.ACTIVIDADES......................................................................................................16
6.CONCLUSIONES.................................................................................................17
7.PALABRAS CLAVES...........................................................................................18
8.BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................18
5 ACTIVIDADES 17
1.INTRODUCCIÓN....................................................................................................6
2.OBJETIVOS DEL TRABAJO.................................................................................7
2.1.OBJETIVO GENERAL........................................................................................7
2.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................7
3.ELEMENTOS ORGANIZACIONALES...................................................................8
3.1.GENERALIDADES DE LA EMPRESA...............................................................8
3.2.MISIÓN ................................................................................................................8
3.3.VISIÓN ................................................................................................................8
3.4.OBJETIVO MEGA...............................................................................................9
3.5.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS...........................................................................9
3.6.PRINCIPIOS Y VALORES...................................................................................9
3.7.PLANES DE ACCIÓN.......................................................................................10
3.8.ORGANIGRAMA...............................................................................................11
3.9.RESEÑA HISTÓRICA.......................................................................................12
5

6. 3.10LOGO................................................................................................................12
3.11SEDES..............................................................................................................13
4.CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS................................................................14
4.1PRIMER PROCESO...........................................................................................14
5.ACTIVIDADES......................................................................................................16
6.CONCLUSIONES.................................................................................................17
7.PALABRAS CLAVES...........................................................................................18
8.BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................18
1. INTRODUCCIÓN
Cuando hablamos de control, no solo nos estamos refiriendo al cuidado de todo lo visible que pueda existir dentro de
la empresa; sino que se está dando un soporte tangible a lo que se posee; por tanto no es solo lo hardware lo que se
observa para dar un informe; es así que en este campo se une lo físico, lo funcional y lo humano.
La auditoría se verá reflejada en comprobar que tan seguros están los datos que los usuarios suministran en esta
empresa y que normas las rigen para su buen funcionamiento.
En esta ocasión será COMFACA la empresa a la cual se le realizará la auditoría, que abarcará el ítem de registro de
usuarios en la base de datos de subsidio familiar correspondiente al DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Para este proceso se realizarán las entrevistas, conceptualización, análisis, evaluación necesarias para poder
realizar la auditoría; puesto que es un proceso de suma importancia en este departamento que tiene el activo más
valioso de la empresa, “información”; y por lo tanto se debe tomar las medidas necesarias para que este activo no
se vea en riesgo.
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7. 2. OBJETIVOS DEL TRABAJO
2.1. Objetivo General
Realizar una práctica para la signatura auditoria I la cual nos permita entender cómo se efectúa la caracterización y
contextualización de un proceso en una determinada empresa.
2.2. Objetivos Específicos
 Contextualizar el proceso registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar dentro de la
organización Comfaca
 Verificar y validar la información del proceso registro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar
dentro de la empresa Comfaca.
 Caracterización del análisis efectuado al proceso de la empresa Comfaca.
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8. 3. ELEMENTOS ORGANIZACIONALES
3.1. Generalidades De La Empresa
Empresa: COMFACA (CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CAQUETÁ)
NIT: 891190047-2
Dirección: Transversal 6 Calle 12 centro múltiple, Avenida Circunvalar (Sede múltiple), Carrera 11 10-34 (Sede
administrativa); Conmutador: 436 6300
Sitio Web: www.comfaca.com
Área para presentar la propuesta: Departamento de Sistemas de información (Ing. Ricardo Liévano)
3.2. Misión
Proporcionar servicios Integrales y Competitivos para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los
afiliados y la comunidad, con responsabilidad social; aportando al desarrollo regional.
.
3.3. Visión
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9. Ser líder en servicios y negocios de calidad, sostenibles, rentables y competitivos, con un talento humano calificado
y comprometido.
3.4. Objetivo MEGA
Mejorar la calidad de vida de la población objeto del Sistema del Subsidio Familiar y de la población vulnerable en el
contexto de la Protección Social contribuyendo a generar valor público.
3.5. Objetivos Estratégicos
1. Prestar servicios que garanticen la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios de la Caja
2. Desarrollar acciones para fortalecer la familia y reducir la inequidad y la pobreza
3. Generar percepción de alto impacto social
4 .Administrar y gestionar su capacidad institucional dentro del marco de la gerencia social.
5. Administrar y gestionar de manera óptima y con transparencia los recursos financieros para garantizar la
inversión social, el crecimiento y la sostenibilidad de la Caja.
6. Mejorar y desarrollar los sistemas de información y las tecnologías para hacer más eficiente y eficaz los
procesos y servicios.
7. Desarrollar una cultura organizacional que permita contar con talento humano idóneo, comprometido y con la
mayor sensibilidad social que asegure la excelencia en el servicio.
3.6. Principios y Valores
Son los cimientos de nuestra convivencia social, empresarial y personal:
Trabajo en equipo: Complementamos nuestras capacidades, asumimos responsabilidades mutuas y nos
comprometemos en el logro de los propósitos.
Mejoramiento continúo: Propendemos por ser mejores cada día.
Justicia: Actuamos buscando el bien común.
Respeto: Reconocemos los derechos y la dignidad de las personas.
Honestidad: Actuamos siempre con base en la verdad.
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10. Responsabilidad: Cumplimos con nuestros deberes.
Compromiso: Ponemos al máximo nuestras capacidades para sacar adelante.
Tolerancia: Adoptamos mentalidad abierta hacia las formas de pensar y actuar.
3.7. Planes de Acción
PROYECTOS ESTRATÉGICOS
1. Centro Recreacional COMFACA (propio).
2. Colegio COMFACA (propio).
3. Vivienda para Afiliados.
4. Unidades Descentralizadas de Servicios.
5. Educación Técnica, Tecnológica, profesionales y especializaciones.
6. Negocios sostenibles: Turismo y Crédito
7. Desarrollo de Competencias Laborales.
8. Sistema de Gestión de Calidad.
9. Gerencia Matricial de Reducción de Costos y Gastos.
10. Desarrollo de las TIC’s
10

11. 3.8. Organigrama
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12. 3.9. Reseña Histórica
La Caja de Compensación Familiar del Caquetá COMFACA fue creada como una entidad autónoma en el año de 1974
por iniciativa de los comerciantes de la ciudad de Florencia a raíz del inconformismo por los servicios que les
ofrecía Comfamiliar del Huila y Caquetá y ante la necesidad de tener su Caja Regional.
El 10 de septiembre de 1974 los comerciantes convocan a una reunión con el fin de constituir la Caja de
Compensación Familiar del Caquetá, en ésta reunión se hace la elección del Consejo Directivo conformado por diez
miembros, cinco principales y cinco suplentes, se aprueban los estatutos de la Caja elaborados por una Comisión del
Consejo provisional, se elige a una comisión para gestionar los trámites de la personería jurídica, se elige el primer
presidente del Consejo Directivo Capitán Gustavo Artunduaga Paredes, posteriormente, como primer Director
Administrativo al Señor Víctor Manuel Ardila Tovar, y al Revisor Fiscal Principal y Suplente.
3.10 Logo
Representa la unión familiar a cargo de un padre, por ende de mayor tamaño que las demás figuras seguido de la
madre, quien cubre como todas las madres a sus dos hijos, con los colores verde y blanco, colores insignias del
departamento del Caquetá
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13. 3.11 Sedes
SEDE MÚLTIPLE COMFACA (FLORENCIA, CAQUETÁ)
SEDE ADMINISTRATIVA COMFACA (FLORENCIA, CAQUETÁ)
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14. 4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
4.1Primer Proceso

15. Nombre del Proceso: Rregistro de usuarios en la base de datos de subsidio familiar
Objetivos.
General: Permitir el registro de los usuarios en la base de datos cumpliendo con la integridad de la información con el ánimo de prestar los servicios adecuados
5. Actividades
Objetivos Específicos:
• Gestionar y administrar la información de los clientes en la base de datos.
• Garantizar Disponibilidad del servicio para el registro de usuarios.
• Validar la información de los usuarios al momento de registrarlo en la base de datos.
• Presentar las respectivas mejoras con respecto a los análisis y evaluación del sistema.
Donde Comienza: comienza con la información suministrada por el usuarios para su registro en la base de datos.
Donde Termina: validación de la información del usuario y de los servicios que tiene acceso.
Actividades
Insumos. Planear Salidas.
 Solicitud de los usuarios para el Registro de los servicios •Planear una estrategia de recolección de •Plan estratégico y
que se desean la información a los usuarios •Plan trabajo
 Digita en el sistemas •Generar planes de trabajo que permita •Información correspondiente a la solicitud hecha
 Digitaliza los documentos tener control y vigilancia de las para el departamento de sistemas
actividades.
Proveedores. Hacer Clientes.
• Registrar usuarios con sus respectivos
 Departamento de sistemas servicios.  Usuarios de COMFACA
 Clientes externos e internos • Identificar los planes y estrategias  Personal del área sistemas
 Departamento financiero planteadas
•ejecutar actividades relacionadas con las Externos.
estrategias planteadas Afiliados
Verificar Entes de control
•Garantizar que los usuarios que se
encuentren registrados en la base de Internos.
datos tengan todos los servicios Asesores de usuarios
disponibles de acuerdo a los servicios Secretaria
solicitados Auxiliar de sistemas
•Garantizar la disponibilidad del servicio
prestado.
•Análisis de indicadores
•Evaluar los planes y estrategias
ejecutadas
Actuar
• Planes de mejora continua
•Toma de acciones protectoras frente a
los servicios prestados
Requisitos Por Cumplir
Legales Internos De la industria
Se rigen por:
• Ley 21 Ley 1982. • Acuerdo institucional 2008-2012
• Ley 25 de 1981 • Resolución AEC No 029
• Decreto 2150 de 1992
Indicadores de Gestión
• Petición de clientes / encuesta de satisfacción del servicio
• No. de registros de usuarios / registros defectuosos
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• Cantidad de reclamos de usuarios / usuarios satisfechos de los servicios prestados
• No. de servicios ofrecidos / calidad de los servicios

16. 1. Selección de la empresa: En común acuerdo con los auditores, se ha seleccionado la empresa COMFACA
viendo las ventajas que nos ofrecía, a comparación de otras empresas.
Para este acuerdo se realizó las siguientes actividades:
 Visitas preliminares a COMFACA para verificar la ayuda para el proyecto de auditoría
 Analizar el uso o conocimiento de los procesos a auditar
2. Elaboración de la propuesta: Ya definida la empresa a auditar lo siguiente es elaborar la propuesta
respectiva para la autorización de la auditoría tanto para el ingeniero encargado del departamento de
sistemas de información, como para el ingeniero encargado de la asignatura.
Para poder realizar la propuesta se necesitó lo siguientes elementos:
 Información general de la empresa
 Información sobre el proceso a auditar y sobre auditoría en sistemas
 Definir actividades a realizar para la auditoría
3. Recolección de la información: Se debe realizar una serie de entrevistas al personal que labora en el
departamento de sistemas de información, además de solicitar documentos que sustenten lo dicho por el
personal, además de observar el comportamiento que se tiene para los procesos que se van a trabajar en
la auditoría.
4. Análisis de la información: Después de conseguir la información respectiva, se debe realizar un análisis
profundo a lo obtenido en la visita a la empresa, para confirmar que la información obtenida es válida para
el desarrollo de la auditoría, sino toca volver a solicitar la información aclarando los puntos donde la
información no fue valida, después de consolidar la información se procede a la siguiente actividad.
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17. 6. CONCLUSIONES
Se realizó la visita a la empresa COMFACA, la cual fue elegida para realizarle una auditoria en el departamento de
sistemas. En ella hay varios procesos de donde se escogió el registro de usuarios en la base de datos de subsidio
familiar.
Con la información suministrada se logró identificar como es el manejo que se lleva actualmente de este proceso en
la empresa y con ello se realizó la caracterización requerida para esta primera entrega del informe.
De igual forma se desarrollaron entrevistas con el personal del departamento, para conocer de primera mano la
situación de los procedimientos del proceso que se esta desarrollando para al final terminar la auditoria y dar
posibles recomendaciones de su manejo.
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18. 7. PALABRAS CLAVES
Calidad: Es un conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer
necesidades implícitas o explícitas.
Efectividad: Capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Eficiencia: Capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viables.
Estándares de calidad: Son normas y protocolos internacionales que deben cumplir productos de cualquier índole
para su distribución y consumo por el cliente final.
Plan de acción de TIC: Es una plataforma dinámica para promover la Sociedad de la Información en los planos
nacional, regional e internacional. Los objetivos del Plan de Acción son construir una Sociedad de la Información
integradora, poner el potencial del conocimiento y las TIC al servicio del desarrollo, fomentar la utilización de la
información y del conocimiento para la consecución de los objetivos de desarrollo acordados.
Plan de mejoramiento: Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las
desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y
resultados de la entidad pública.
Plan estratégico: Es un documento en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no
gubernamental, deportiva,...) reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un
plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años.
Servicios informáticos: Son servicios y soluciones en todos los ámbitos de la Informática y las
Telecomunicaciones. Son soluciones que ofrece una determinada empresa para facilitar y potenciar las labores de
los empleados, además de soportar las funciones sustantivas de una organización.
Sistema de información: conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información,
organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad.
8. BIBLIOGRAFÍA
• Libro:
18

19. Carlos Muñoz. AUDITORIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES.
• Documentos electrónico:
[php] PORTAL DE COMFACA. http://www.comfaca.com [Consulta: 10-Abril-2011]
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