Collaboration et gestion des données et contenus 
Denis MEINGAN 
Directeur Associé 
+33.(0)6.98.80.20.02 
denis.meingan@kn...
Sommaire 
1. La transformation digitale et ses principaux mythes 
2. L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en oeuvre des 
RS...
LA TRANSFORMATION DIGITALE 
ET SES PRINCIPAUX MYTHES 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la tra...
Principaux mythes autour de la transformation 
digitale 
2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la ...
En fait, la transformation digitale est partout… 
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La transformation digitale est l’étape actuelle de la 
numérisation des activités des organisations… 
Web 2.0 (Entreprise ...
… mais elle fait aussi intervenir des approches et 
technologies différentes de celles de l‘informatique 
• Médias sociaux...
Même si la transformation digitale est un 
changement transformationnel… 
Transi9on 
2014 Collaboration et la gestion des ...
…sa mise en oeuvre peut s’adapter à une 
modification progressive de la culture 
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Au final, la transformation digitale est un concept 
parapluie… 
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L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR 
LA MISE EN OEUVRE DES RSE ET 
UNE PROPOSITION D’APPROCHE 
D’IMPLEMENTATION 
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Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON 
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Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) 
La liste présentée ici n’est 
pas exhaustive. Par ailleurs, 
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Principales fonctionnalités des RSE 
Individus 
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Profil des organisations ayant répondu à l’enquête 
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Secteur d’activité des répondants 
Services 
22% 
Organisa9on 
consulaire 
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public 
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Outils logiciels mis en place 
BlueKiwi 
ChaNer 
Drupal 
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Connect 
IBM 
Connec9ons 
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Analyse des principales idées reçues 
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Points souhaités d’amélioration 
Malgré l’adoption des RSE les 
collaborateurs restent demandeurs 
d’assistance 
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Proposition d’une approche pour la mise en oeuvre 
d’un RSE qui doit évoluer suivant… 
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…la maturité par rapport au travail collaboratif et à la 
communication transverse… 
• Communautés 
• Portail 
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…en définissant des actions adaptées 
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L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA 
GESTION DES CONTENUS ET DES 
DONNÉES ET DES PROPOSITIONS 
D’AMÉLIORATION 
2014 Collaboration ...
Objectifs de l’enquête avec l’EBD 
La 
réflexion 
sur 
la 
transforma9on 
numérique 
oublie 
trop 
souvent 
la 
dimension ...
Profils des répondants 
Webmaster 
Secrétaire 
Général 
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Record 
Management 
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KM 
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Gouvernance 
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Types représentés d’organisations et de secteurs 
Organisa9ons 
publiques 
26% 
Industrie 
Pharmaceu9que 
BTP 
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Communi...
Une multitude et une grande hétérogénéité des 
dispositifs de gestion des données et contenus… 
[ERP] 
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…qui ne sont pas gérés de manière centralisée 
Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des 
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… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de 
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… ni de véritable dispositif de pilotage 
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Cependant des évolutions sont en cours 
Paradoxalement, malgré les problèmes 
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transformation digitale (1/2) 
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transformation digitale (2/2) 
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en 
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Collaboration et gestion des données et contenus dans la transformation digitale

  1. 1. Collaboration et gestion des données et contenus Denis MEINGAN Directeur Associé +33.(0)6.98.80.20.02 denis.meingan@knowledgeconsult.com dans la transformation digitale Rencontres internationales de la Conduite du Changement 24 septembre 2014
  2. 2. Sommaire 1. La transformation digitale et ses principaux mythes 2. L’enquête avec l’EMLYON sur la mise en oeuvre des RSE et une proposition d’approche d’implémentation 3. L’enquête avec l’EBD sur la gestion des contenus et des données et des propositions d’amélioration 4. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 2
  3. 3. LA TRANSFORMATION DIGITALE ET SES PRINCIPAUX MYTHES 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 3
  4. 4. Principaux mythes autour de la transformation digitale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 4 1. Centrée sur la l’expérience client 2. Présentant un nouveau nom pour l’informa9que 3. Nécessitant un changement de culture pour sa mise en oeuvre
  5. 5. En fait, la transformation digitale est partout… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 5 1 • Entreprises • Collec.vités territoriales • Hôpitaux • … Organisa9ons • Tradi.onnels • Digitaux • Mixtes Modèles d’affaires • Opéra.onnelles • Support • Contrôle Ac9vités
  6. 6. La transformation digitale est l’étape actuelle de la numérisation des activités des organisations… Web 2.0 (Entreprise 2.0) • Approche : Méthode agile (SCRUM) • Logiciel : Blog / Wiki… • Technologie : Saas / Mashup Progiciel (Gestion de projet) • Approche : Paramétrage et adaptation • Logiciel : ERP • Technologie : Réseaux locaux Web (CRM) • Approche : Design • Logiciel : Intranet / Extranet • Technologie : Internet Groupware (KM) • Approche : Conception itérative • Logiciel : Lotus Notes / Exchange • Technologie : Client - Serveur Système d’information (Modélisation) • Approche : Méthode de conception • Logiciel : Base de données relationnelles • Technologie : Minis / Micros 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 6 1965 1990 1995 2000 2005 1980 2010 Transformation digitale Informatique (Automatisation) • Approche : Analyse fonctionnelle et organique • Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données • Technologie : Mainframe Social Business (Individualisation) • Approche : Utilisation sans conception • Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise • Technologie : Terminaux mobiles / Cloud 2
  7. 7. … mais elle fait aussi intervenir des approches et technologies différentes de celles de l‘informatique • Médias sociaux • Plateformes m-commerce • Identité numérique • Social CRM • Décision temps réel • Marketing multicanal Expérience client 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 7 Collaboration Fonctionnemen t Infrastructure • Mobilité • Paiement NFC • Imprimante 3D • Géolocalisation • Cloud • Objets Intelligents et/ou connectés • Equipements autonomes • Drones • Big data / Analytics • MOOC • Web TV • Visualisation des données et des informations (Dataviz / Infoviz) • Gamification Internet • Portails • Digital workplaces • Search Based Applications • Réseaux Sociaux d’Entreprise • Ateliers digitaux • Web Conferencing 2
  8. 8. Même si la transformation digitale est un changement transformationnel… Transi9on 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 8 3 • Cible : connue • Etendue : limitée • Profondeur : faible • Rythme : progressif • Mode de ges9on : imposé ou co-­‐ construit • Planifica9on : ponctuelle Changement incrémental • Cible : connue pour l’essen.el • Etendue : variable • Profondeur : forte • Rythme : rapide le plus souvent • Mode de ges9on : imposé • Planifica9on : globale • Cible : inconnue pour l’essen.el • Etendue : large • Profondeur : forte • Rythme : rapide • Mode de ges9on : co-­‐construit • Planifica9on : par séquence Transforma9on
  9. 9. …sa mise en oeuvre peut s’adapter à une modification progressive de la culture 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 9 3 Cible organisa9onnelle et comportementale définies Nouvelle organisa9on et nouveaux comportements mis en place Résultats business aNeints Culture transformée Capacité de changement de l’organisa9on augmentée
  10. 10. Au final, la transformation digitale est un concept parapluie… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 10 …qui synthétise l’approche d'utilisation par les organisations des technologies numériques existantes et à venir pour leurs différents besoins. Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à celles-ci des voies à des manières différentes de : • se positionner par rapport à leurs parties prenantes ; • déployer leurs différentes activités internes et externes ; • mobiliser leurs collaborateurs.
  11. 11. L’ENQUETE AVEC L’EMLYON SUR LA MISE EN OEUVRE DES RSE ET UNE PROPOSITION D’APPROCHE D’IMPLEMENTATION 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 11
  12. 12. Objectifs de l’enquête avec l’EMLYON 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 12 Rela9ve maturité des RSE Absence de bilan de mise en oeuvre Iden9fier les approches, les démarches, les disposi9fs de RSE mis en place et leur mode d’appropria9on
  13. 13. Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) La liste présentée ici n’est pas exhaustive. Par ailleurs, tous ces outils ne sont pas équivalents en termes de couverture fonctionnelle 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 13
  14. 14. Principales fonctionnalités des RSE Individus 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 14 Pilotage • Profil (coordonnées, compétences, centres d’intérêt…) • Mise en relation • Abonnements • … • Confidentialité • Membres • Tâches • … Gestion des profils et du réseautage Gestion des communautés Communautés Flux d’activité • Statistiques • Analyse de réseau • Tableaux de bord • … • individu • communauté • global • … Discussions Partage de ressources Production de contenus • Documents • Vidéos • Images • Liens • … • Questions / Réponses • Microblogging • Messagerie instantanée • … • Co-édition de documents • Blog • Wiki • … Organisation et accès • Tagging • Taxonomie • Recherche • Evaluation • …
  15. 15. Profil des organisations ayant répondu à l’enquête 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 15 55 cas de mise en oeuvre d’un RSE dans 54 organisations • ADEME • AGIR Transport • AirFrance - KLM Cargo et Martinair Cargo • Alstom • Altaïde • Argus de la presse • ATOS • Bouygues Telecom • CANAL + • CCI Alsace • CSC • Devoteam • DILA • E-Megalis • Empreinte Studio • ENRX - Nord-Pas de Calais • Fiducée Groupe • Groupe Seb • IBM • La Poste • LAFARGE Bétons & Granulats • Michelin • MMA • PEPS Limousin • Pernod-Ricard • Rhodia – Solvay • Saint Gobain • Sanofi • SCE • SNCF • Sodexo • 1 association • 2 entreprises du secteur Banque - Finance - Assurance • 2 collectivités territoriales • 1 entreprise du secteur de la Communication • 1 entreprise du secteur de l’Energie • 3 entreprises industrielles • 1 entreprise du secteur de l’Industrie pharmaceutique • 1 entreprise du secteur de l’édition de logiciel • 1 entreprise du secteur du Luxe • 1 entreprise du secteur des Matériaux de construction • 2 Ministères / Organismes publics • 1 Organisation consulaire • 1 entreprise du secteur des Paris • 5 entreprises du secteur des Services • 1 entreprise du secteur Télécoms et Internet Taille de l’échantillon : 55 réponses TPE 11% PME 11% ETI 25% GE 53% Taille des organisations Nombre de salariés • TPE : moins de 20 • PME : de 20 à 249 • ETI : de 250 à 4 999 • GE : plus de 5 000
  16. 16. Secteur d’activité des répondants Services 22% Organisa9on consulaire Ministère / Organisme public 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 16 Associa9on 4% Banque -­‐ Finance -­‐ Assurance 9% Collec9vité territoriale 4% Communica9on 4% Edi9on de logiciel 4% Energie 4% Fabrica9on et distribu9on de vins et spiritueux 2% Industrie 11% Industrie pharmaceu9que Paris 4% Luxe 2% Matériaux de construc9on 2% 5% Medias 2% 9% 4% Télécoms et Internet 5% Transport 5% Taille de l’échantillon : 55 réponses
  17. 17. Outils logiciels mis en place BlueKiwi ChaNer Drupal Elgg Etheryl Google Human Connect IBM Connec9ons Inspheris Jalios Jamespot Jive Knowings KnowledgePlaza Podio Seemy Sharepoint Sharepoint & Newsgator Sharepoint & SocialFactor Tibbr Yammer Clearvale, Dassault, Lifefray, Talkspirit, Webex Social et Zyncro ont été contactés mais n’ont pas fournis de répondants. 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 17 YoolinkPro 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 NB : Dans certains cas, plusieurs logiciels ont été mis en place Taille de l’échantillon : 55 réponses
  18. 18. Analyse des principales idées reçues 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 18 Le RSE se positionne comme un outil à usage social dont l’implémentation est une fin en soi Les directions métiers sont très souvent à l’initiative des projets RSE Le choix de l’outil de RSE repose principalement sur sa simplicité d’utilisation Le RSE va remplacer le mail, l’Intranet, la GED... Le caractère intuitif d’un RSE supprime la nécessité d’un accompagnement au changement et d’un pilotage
  19. 19. Points souhaités d’amélioration Malgré l’adoption des RSE les collaborateurs restent demandeurs d’assistance 0 2 4 6 8 10 12 14 Adop9on par les u9lisateurs Sou9en du management Accompagnement Déploiement des communautés U9lisa9on de l'ou9l Remplissage des profils Ressources allouées Intégra9on dans le système d'informa9on Synthèse et formalisa9on des échanges Intégra9on dans les process Déploiement externe Collecte des success stories 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 19 Taille de l’échantillon : 42 réponses
  20. 20. Proposition d’une approche pour la mise en oeuvre d’un RSE qui doit évoluer suivant… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 20 Convaincre • Etudier l’opportunité • Iden9fier les changements à prévoir • Fixer le type plateforme à retenir Préparer • Définir globalement le projet • Iden9fier les communautés à meNre en place • Choisir une plateforme MeNre en oeuvre • Gérer le projet de mise en oeuvre • MeNre en place et supporter le déploiement des interac9ons • Déployer et faire fonc9onner la plateforme Pérenniser • Passer à l’après projet • Garan9r l’ancrage des nouveaux modes de fonc9onnement • S’assurer que la plateforme est bien u9lisée
  21. 21. …la maturité par rapport au travail collaboratif et à la communication transverse… • Communautés • Portail 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 21 0 1 2 3 • Espace collaboratif • Intranet de communication • Groupware • Gestion documentaire • Communautés digitales • Intranet social
  22. 22. …en définissant des actions adaptées 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 22 Evolution Type de changement Eléments clés pour la mise en oeuvre Du niveau 0 ou 1 Transformationnel • Fixation de la vision global de au niveau 3 développement • Mesure des impacts avec prise en compte de l’émergence • Management du projet en séquences avec retour d’expérience • Gestion du changement des mentalités et de la culture Du niveau 2 au niveau 3 Transitionnel • Fixation de la vision détaillée de la cible à atteindre • Mesure des impacts par rapport à l’existant • Management du projet dans sa globalité et sa linéarité • Gestion du changement des comportements et des modes de fonctionnement.
  23. 23. L’ENQUETE AVEC L’EBD SUR LA GESTION DES CONTENUS ET DES DONNÉES ET DES PROPOSITIONS D’AMÉLIORATION 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 23
  24. 24. Objectifs de l’enquête avec l’EBD La réflexion sur la transforma9on numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 24 L'objet de ceNe enquête est de faire le point sur la manière dont ceNe dimension est prise en compte dans les organisa9ons à l'heure actuelle en termes de : Disposi9fs Fonc9ons Gouvernance
  25. 25. Profils des répondants Webmaster Secrétaire Général Resp. Record Management Resp. KM Resp. Gouvernance de l'informa9on Resp. Ges9on de l'informa9on Resp. Documenta9on Resp. Communica9on Resp. Bibliothèque Resp Veille Record Manager MOA SI Haut Fonc9onnaire Ges9onnaire de contenu Expert documentaliste En reconversion DSI Documentaliste Document controller Dirigeant Correspondant informa9que Consultant MOA GED Chef de projet Documentaire Chargée de communica9on visuelle Chargé de marke9ng Chargé d'étude 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 25 N = 83 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 Analyste
  26. 26. Types représentés d’organisations et de secteurs Organisa9ons publiques 26% Industrie Pharmaceu9que BTP 5% Communica9on Telecom 2% 5% 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 26 N = 66 Grandes Entreprises 47% Pe9tes et Moyennes Entreprises 27% Banque -­‐ Finance -­‐ Assurance 16% Ministère -­‐ Organisme public 18% Industrie 12% Energie 7% Ingénierie 2% Services 16% Forma9on -­‐ Educa9on 5% Luxe 5% 5% Transport 2%
  27. 27. Une multitude et une grande hétérogénéité des dispositifs de gestion des données et contenus… [ERP] [Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ] [Ou9ls d’analyse et de repor9ng ] [Ou9ls de visualisa9on de l’informa9on ] [Système de partage de fichiers (type Windows) ] [Partage de fichiers dans le cloud ] [GED] [Base de connaissances ] [Portail Intranet ] [Site web ] [Espace de travail collabora9f ] [Wiki] [Réseau Social d’Entreprise ] [Messagerie instantanée/Chat ] [Ou9l de web conferencing ] [Moteur de recherche interne ] [Ou9l de ges9on de terminologie ] [Plateforme d’e-­‐Learning ] 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 27 N = 66 0 10 20 30 40 50 60 70 [Web TV ] Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque nouvelle vague technologique. De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.
  28. 28. …qui ne sont pas gérés de manière centralisée Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des grandes entreprises (industrie, banque / assurance, services, communication, industrie pharma) NSP 22% 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 28 Plusieurs fonc9ons Aucune 51% fonc9on 27% Il exsite une fonc9on centralisée 11% Pas de fonc9on dédiée 89% N = 83 Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme : • Direction de la gestion et conservation de l’information • IMO (Information Management Office) • Direction Records Management • CDO (Chief Data Officer) • … Ces fonctions sont avant tout focalisées sur les contenus et non les contenus ET les données.
  29. 29. … et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de gestion… 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 29 • Il s’agit de règles globales de gestion des contenus. • Elles ne concernent que les grandes entreprises. • Elles ne sont pas vraiment respectées. Oui 20% Non 80% Dans le cas où il n’y a pas de règles globales, il y a tout de même des règles sur des aspects spécifiques et notamment : • Archivage • Sécurité / confidentialité N = 41
  30. 30. … ni de véritable dispositif de pilotage Réseau de collaborateurs 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 30 Oui 37% Non 63% NSP 27% Indicateurs / Sta9s9ques 60% 13% Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les statistiques issues des outils. Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet. N = 41
  31. 31. Cependant des évolutions sont en cours Paradoxalement, malgré les problèmes liés à un trop grand nombre de dispositifs, les organisations ont des projets de mise en oeuvre de nouveaux dispositifs… Développement de pra9ques communes Améliora9on de l'organisa9on et/ou de la gouvernance des contenus Accompagnement des collaborateurs 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 31 Projet(s) en cours 67% Pas de projet 33% N = 83 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Améliora9on ou mise en place d'ou9ls logiciels
  32. 32. Proposition d’amélioration 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 32 Disposi9fs Cartographie globale Modélisa9on des données et des contenus U9lisa9on des métadonnées des contenus Technologies Etude d’opportunité Prise en compte des impacts Ressources Humaines Informa9ciens et / ou professionnels de l’informa9on Gouvernance Inser9on dans une gouvernance plus large
  33. 33. ELEMENTS POUR DEFINIR ET METTRE EN OEUVRE LA TRANSFORMATION DIGITALE 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 33
  34. 34. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale (1/2) 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 34 • Concrète • Inspiratrice • Historisée • Mobilisatrice Vision • Engageant au changement des pra9ques • Développant la s9mula9on intellectuelle et la créa9vité • Mo9vant à travers la communica9on d’aNentes élevées • Inspirant le respect ainsi que la confiance Leadership • Intégrant la maturité des technologies dont est envisagée l’u9lisa9on • Prenant en compte la capabilité de l’organisa9on, des modes de fonc9onnement et des collaborateurs • Privilégiant les projets courts en rafale • Réalisant une évalua9on dynamiques des projets • Proposant une planifica9on souple des projets Ges9on de portefeuille de projets
  35. 35. Eléments pour définir et mettre en oeuvre la transformation digitale (2/2) • MeNant en place sponsorship et leadership centralisés et décentralisés • Prenant en compte les impacts aux trois niveaux (individu, groupe et organisa9on) • Privilégiant la co-­‐construc9on mul9fonc9onnelle, exploratrice et créa9ve dans des équipes dédiées • Développant l’appren9ssage de nouveaux comportements et modes de fonc9onnement • Intégrant les enjeux de pouvoir notamment avec l’IT • S’appuyant sur un réseau d’agents de changement 2014 Collaboration et la gestion des données et contenus dans la transformation digitale 35 Management de projet / Conduite du changement • Gérant globalement la transforma9on digitale avec ses instances • Etant trans-­‐organisa9onnelle, mul9fonc9onnelle et avec différents niveaux hiérarchiques • PermeNant un pilotage complet du portefeuille de projets avec les indicateurs adaptés • Supervisant le management des disposi9fs digitaux avec les indicateurs adaptés • Intégrant la gouvernance des données et des contenus Gouvernance

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