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90 days projet

  1. 1. LES 90 PREMIERS JOURS D’UN PROJET FINANCE PAR LE GOUVERNEMENT AMERICAIN (USG) : DES IDEES POUR UN BON DEMARRAGE  Dr Tanoh Anthony, Directeur de la Fondation Ariel Glaser  Kacou bi Franck, Auditeur interne
  2. 2. Administration Identification, prise de contact avec les personnes clé au sein de l’agence de financement (GMO,GMS, PO) Directeur/Chef de projet S1 Elaboration politiques et procédures administratives et financières DAAF/RAF J60 Validation des politiques et procédures administratives et financières Directeur du projet/Comité de pilotage J60 Partenaires locaux/sous subventions Publication dans les journaux (appel à manisfestation d'intérêt) DAAF/RAF J30 Sélection des partenaires et sous récipiendaires DAAF/RAF J90 Evaluation des partenaires et sous récipiendaires DAAF/RAF; structure externe J75 Plan de travail Accords et subvention DAAF/Responsable subvention Kick off meeting DAAF/responsable subvention/Chargé de programme J90 Ouverture du bureau Manuel de procédures Logisticien J15 Amenagement des nouveaux locaux Logisticien J60 Evaluation des besoins et plan d'achat Logisticien J45
  3. 3. Plan d'action Elaboration du Plan d’action annuel Directeur/chargé de programme J15 Réunion d'orientation programmatique Directeur/Chargé de programme J35 Déclinaison Plan de travail annuel par service Directeur/chef de projet J 40 Rapport programmatique Premier Trimestre Responsable de SE J90 Plan de Suivi-Evaluation (SE) Elaboration du plan de SE Chargé de SE J15 Mapping des indicateurs Chargé de M&E J30 Orientation staff sur le plan de SE Chargé de SE J30 Budget Réalignement/négociation définitive DAAF/RAF J15 Elaboration Budget/département DAAF/RAF J30 Mise en place d'un système comptable DAAF/RAF J90 Rapport financier T1 DAAF/RAF J90
  4. 4. Communication avec l’agence de financement (CDC,USAID, DoD,DoC…) Confirmation de la réception de Financement (Notice Of Award) Directeur/Chef de projet J10 Réponse aux questions de l’agence qui finance (CDC,USAID,DoD…) Directeur/chef de projet J30 Mise en place de plan de levée des restrictions Directeur/chef de projet J30 Réunion d'orientation avec l’agence qui finance (CDC,USAID, DoD, DoC…) Directeur/chef de projet J10 Ressources humaines Recrutement du personnel clé par embauche des TOP 5 inscrits dans le projet ou appel à Candidature Directeur/chef de projet J15 Recrutement des autres personnels DAAF/RAF J60 Appel à candidature pour les nouveaux postes à pourvoir DAAF/RAF J30 Elaborer les descriptions de poste RH/DAAF/RAF J60 Définition des objectifs de travail des agents RH/DAAF/RAF J75 Mise en place politique de conflits d'intérêts RH/DAAF/RAF J15 Signature formulaires de conflits d'intérêts RH/DAAF/RAF J60-J75 Organiser une réunion d'orientation du personnel Directeur/chef de projet J60-J75
  5. 5. Lancement/ Document coordination Elaboration des procédures d'archivage DAAF/RAF/IT J50 Lancement du Projet DP J60 Formation Formation aux procédures du staff DE J60 Elaboration du plan de formation Chargé de Programme J90 Elaboration du plan de formation staff RH J90
  6. 6. Relation avec les partenaires techniques et IT Séance de travail avec la structure ministériel de tutelle Directeur/chef de projet J15 Elaboration du document cadre de collaboration avec la tutelle Directeur/chef de projet J60 Rencontre avec les autres partenaires intervenants dans la même zone pour une recherche de synergie Directeur/chef de projet J60 Informatique et nouvelles technologies (IT) Mise en place d'un système informatique fiable et sécurisé) IT J90 Recrutement d’un responsable IT RH/DAAF J60

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