Een veranderde beheersomgeving: hoe beheer ik mijn archief digitaal?

1. •Marianne Loef
•Bernard Mantel

2. Waarom een (nieuw)
referentiekader
• Digitalisering
• Zorg over de staat van het
recordsmanagement: zie het recente
rapport van de Algemene Rekenkamer
• Onduidelijkheid wat er voor digitaal
beheer moet worden geregeld

3. Digitale beheeromgeving
• Het geheel van:
– organisatie,
– beleid,
– processen en procedures,
– financieel beheer,
– personeel, databeheer,
– databeveiliging en
– aanwezige hard- en software,
dat het duurzaam beheer van digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt.

4. Doel van het project
• Geen nieuwe set van eisen
• Handige begrijpelijke samenvatting
• Bedoeld als eerste aanzet om tot beter
resultaat te komen
• Tevens instrument voor ‘good
governance’

5. Samenstelling werkgroep
LOPAI: WGA:
• Dick Bunskoeke • Jan Beens
• Lolke Folkertsma • Stinie Francke
• Chido Houbraken • Bernard Mantel
• Ingmar Koch • Jeroen van Oss
• Marianne Loef • Hajo de Roo
• Arjan de Vries
Adviseurs HEC
• Chris Wauters
• Maarten de Roos

6. Werkwijze
• Verzamelen bestaande normen en
richtlijnen
• Samengevat in Concept referentiemodel
Noord-Holland
• Voorgelegd aan enkele gemeenten in
Noord-Holland

7. Werkwijze - vervolg
• Concept referentiemodel Noord-Holland
als uitgangspunt
• Samenvatting van de belangrijkste
aspecten van wetgeving en normen
• Samenvatten en schrappen…
• Veel overleg op afstand

8. Bronnen
• Wetgeving
– Archiefwet 1995
– Archiefregeling

9. Bronnen
• Normen en standaarden
– ISO 14721 OAIS
– TRAC VS- ED3 NL
– Drambora EU
– ICT-normen: NEN-ISO/IEC 27002
– INK model kwaliteitszorg
– NEN-ISO 15489 Informatie en documentatie
– NEN 2082
– NEN-ISO 23081

10. Bronnen
• Verdere documentatie
– Baseline rijksoverheid
– Baseline provincies (in ontwikkeling)
– Baseline gemeenten (in ontwikkeling)
– Handboek ICT en huisvesting, RGB

11. Uitkomst van het onderzoek
RODIN:
Referentiekader Opbouw
Digitaal INformatiebeheer
• Dertig eisen in drie vakgebieden

12. Resultaat
• Volledig…

13. Volledig

14. Toepassing: voor wie
• Informatiemanagers
• Adviseurs DIV en I&A
• Interne auditors
• Externe auditors
• Archiefinspecteurs

15. Toepassing: hoe
• Basale checklist
• Laten stellen van vragen
• ‘self-assessment’
– Is er sprake van ‘good governance’
– Is de organisatie in control
– Voldoet de organisatie ten aan zien van de
digitale beheeromgeving aan wet- en
regelgeving

16. Toepassing
• Voor de zorgdrager:
- Als eerste controle: waar staat de organisatie?
- Welke risico’s loopt de organisatie?
- Waaraan voldoet de organisatie (nog) niet?
- Hoe kan de organisatie de risico’s verminderen?
- Is de eis voor de organisatie te algemeen? Dan is
er de verwijzing naar de originele bron!

17. Voorbeelden

18. Beleid en organisatie
• 1.1 - Informatiebeleid
– Voldoen aan wet- en regelgeving
– Rekening houden met de lange termijn
– Leggen van een relatie tussen de
werkprocessen en de archiefbescheiden
• Afgeleid van:
– De Archiefregeling
– NEN-ISO 15489-1

19. Beleid en organisatie
• 1.5 - Beleggen van
verantwoordelijkheden voor
– Digitalisering
– Duurzame toegankelijkheid
– Betrouwbaarheid van informatie
• Afgeleid van:
– Archiefwet 1995
– NEN-ISO 15489-1
– Baseline

20. Voorbeelden – 2

21. Informatiebeheer
• 2.1 - Classificatieschema
– Er is een ordeningsstructuur noodzakelijk,
ook in de digitale omgeving
• Afgeleid van
– NEN-ISO 15489-1
– NEN 2082

22. Informatiebeheer
• 2.4, 2.5 - Metadata
– Inhoud, structuur, verschijningsvorm, gedrag
– Context
– Samenhang
– Technische omgeving
– Digitale handtekening (indien aanwezig)
– Wijze van versleuteling (indien aanwezig)
• Afgeleid van
– Archiefregeling
– NEN 2082

23. Informatiebeheer
• 2.7 - Vastgestelde en toegelaten
bestandsformaten
– Valideerbaar
– Open standaard
– Volledig gedocumenteerd
• Afgeleid van
– Archiefregeling
– NEN 2082

24. Voorbeelden – 3

25. ICT-beheer en beveiliging
• 3.1 - Risico-analyse
– Permanent
– Voor data
– Systemen
– Personeel
– Fysieke locatie
– Beveiligingseisen
• Afgeleid van
– ED3

26. ICT-beheer en beveiliging
• 3.4 - Beveiligingsplan
– Gebaseerd op de Code voor
Informatiebeveiliging
• Afgeleid van
– NEN-ISO/IEC 27002

27. ICT-beheer en beveiliging
• 3.9 - Adequate serverruimte
– Klimaatbeheersing
– Alarm en brandmeldvoorziening
– Toegangscontrole
– Ordelijke bekabeling
– Noodstroomvoorziening
• Afgeleid van
– Handboek ICT, Huisvesting en Bekabeling
(Rijksgebouwendienst)

28. Vervolg
• Grote verspreiding gewenst!
• Samenvatten van normen hangt in de
lucht
• Verdere tests in de praktijk volgen
binnenkort

29. Verder vervolg
• Discussies gestart vanaf vandaag:
– Op Breed
– Op Archief 2.0
• Te downloaden vanaf lopai.nl
• Graag reacties en ervaringen!