Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden

Fundamenten voor een
digitale studiezaal
Walther Hasselo
projectleider digitalisering

Het RAL presenteert:
Ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen!

Fundamenten voor een digitale
studiezaal

Opzet en financiering

• RAL heeft subsidie gekregen in het kader van de
regeling ‘Digitaliseren met beleid’ van SenterNovem.

• Eerste stap: het informatie- en digitaliseringsbeleidsplan

• Stap twee: projectplan schrijven voor de
subsidieaanvraag

• Subsidie aanvragen is het verkopen van jouw idee;
schrijf dus een helder, duidelijk plan en huur hiervoor
eventueel een specialist in.

studiezaal

Doelstelling project

• een samenhangende ontsluiting van de verschillende
collectiedatabases ontwikkelen.
• deze presenteren op basis van drie
gebruiksperspectieven

1. ons verhaal

2. uw verhaal

3. het verhaal van anderen.

studiezaal

Ons verhaal:

• de toegang tot de collectie en de collectiedatabases van
het RAL

• de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling
bronnen - archiefstukken - in de collectie van het RAL
over één bepaald onderwerp.
Voorbeeld: WO 2

• thema’s uit de Leidse geschiedenis, geïllustreerd met
documenten uit het archief en toegelicht met verhalen die
voor verschillende doelgroepen herkenbaar zijn.
Voorbeeld: Leidse Canon - Pilgrim Archives

studiezaal

Uw verhaal:

• de digitale dossiers van gebruikers

• de thema’s en verhalen van gebruikers

• de beschrijvingen toegevoegd door gebruiker

• andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) die
door een bezoeker aan de digitale collectie van het RAL
is toegevoegd

• vertalingen, transcripties, regesten of reacties die door
gebruikers zijn toegevoegd

studiezaal

Het verhaal van anderen:

• Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen
die is uitgevoerd bij andere erfgoed instellingen.
• Hiermee willen wij de gebruikers duidelijk maken dat ook
op andere plekken historische informatie over de Leidse
regio te vinden is ook op andere locaties te vinden is,
bijvoorbeeld bij het Nationaal Archief, Beeld & Geluid etc.

studiezaal

De informatiestructuur:

studiezaal

Hoe bereiken we dit?

• 4 subdoelen
1. Ontwikkelen van een nieuwe website

2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit

3. Ontwikkelen Mijn RAL

4. Digitalisering van basisbestanden

studiezaal

De nieuwe website:

Straks meer tijdens de
demo....

studiezaal

Verbeteren zoekfunctionaliteit:

• Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL
bevragen.
• Zoekvraag gelijktijdig stellen aan andere
erfgoedcollecties waar ook historische informatie over
Leiden wordt bewaard.
• Collectiedatabases beter indexeerbaar voor
zoekmachines.

studiezaal

Ontwikkelen Mijn RAL:

• Koppelen van bronnen

• User generated content

• Aanvragen en reserveren

• Scanning on demand

studiezaal

Digitalisering van basisbestanden:

• Selectie brieven uit boedels (1389 - 1825)

• Genealogische bestanden

studiezaal

Randvoorwaarden:

• Voldoende aandacht voor educatie. Mogelijkheid voor
weblessen.

• Mogelijkheden om aan te haken bij
samenwerkingsverbanden, overkoepelende platformen
etc.

• Mogelijkheden voor hergebruik (van delen) door andere
instellingen.

• Voldoen aan de standaarden voor zoeken en vinden
volgens de BASIS van DEN

studiezaal

Aanbesteding:

• Meervoudig onderhandse aanbesteding

• Selectie van mogelijke kandidaten via long list - short
list

• Geen tot in detail uitgewerkt bestek

• In plaats hiervan open vraag aan kandidaat leveranciers
voor creatieve aanbieding inclusief plan van aanpak op
basis van ons projectplan.

studiezaal

Inrichting project:

• Vorming van werkgroepen binnen het RAL
• Iedere werkgroep een afgebakend deel van het project

• Iedere werknemer de kans om aan een werkgroep deel
te nemen.
• Helicopterview voor het MT

studiezaal

Werkwijze projectgroepen:

• Eerste sessie enkel intern met complete werkgroep

• Tweede sessie kernteam uit werkgroep samen met
delegatie Pictura

• Uitwerking besprekingen door projectleider Pictura. Dit
verslag weer als basis voor interne sessie.

• Start bouw onderdeel
• Meer over de werkwijze tijdens de bouw straks door
Mark Lindeman

studiezaal

Waar staan we nu:

• Digitalisering brieven en genealogische bestanden is
klaar

• Website bijna klaar in technische zin.

• Nog heel wat werk aan invulling.

• Gebruikerstest moet nog gedaan

studiezaal

Andere effecten:

• Wat begon als een nieuwe website en wat digitaliseren,
blijkt op vrijwel iedere werkproces in de organisatie in te
grijpen.

• Manier van werken/denken van veel medewerkers is
aan het veranderen.

• 23 Archiefdingen
• Cursus Oral History

studiezaal

En verder?

• Samenwerking met Stadsarchief Breda.

• Vervolgproject met hulpmiddelen

• Interesse van verschillende andere archieven

• Bouw van webbased inventarisatie tool

studiezaal

Het resultaat is vooral een gevolg van
de goede samenwerking tussen

Maar zeker ook door de het kritisch meedenken
van een aantal leden van

En nu over naar Mark Lindeman

Tot straks bij de demo!

studiezaal

Regionaal Archief Leiden presenteert:

ons verhaal,
uw verhaal
en de verhalen van anderen!

Aanvrager: Regionaal Archief Leiden

Datum: 28 april 2008 (definitieve versie)

Auteur(s): Karin van der Heiden (PARKC)
Met bijdrage van: Ariela Netiv, Walther Hasselo, Cor de Graaf (RAL)

Regionaal Archief Leiden 1

Inhoudsopgave

1. Projectoverzicht..............................................................................................................................5
Inleiding ..........................................................................................................................................5
Achtergrond....................................................................................................................................5
Projectdoel ......................................................................................................................................6
Aanpak...........................................................................................................................................11
Projectresultaten..........................................................................................................................13
Belanghebbenden analyse .........................................................................................................14
Risico analyse ...............................................................................................................................15
Technische ontwikkeling ...........................................................................................................16
Intellecteel eigendom .................................................................................................................17
Projectmanagement....................................................................................................................17
Planning en fasering ...................................................................................................................18
Werkpakketten.............................................................................................................................19
Evaluatieplan................................................................................................................................20
Begroting.......................................................................................................................................20
2. Criteria van de regeling ...............................................................................................................22
3. Basisdigitalisering .......................................................................................................................24
Collectie brieven ..........................................................................................................................24
Collectie genealogische bronnen..............................................................................................27

2

Scenario 1
Hendrik Janssen is een gepensioneerde concierge en woont sinds kort in Leiden. Zijn
nieuwe buren vertelden hem dat hun buurt erg actief is in de ‘3 october vereeniging’ en
nodigen hem uit om daar aan deel te nemen. Omdat Hendrik blij is met dit warme
welkom zegt hij graag toe maar hij realiseert zich dat hij eigenlijk niet goed weet waar de
3 oktober feesten vandaan komen. Dezelfde avond gaat hij achter zijn computer op zoek,
via Google vindt hij een nuttig lemma op Wikipedia. Hendrik is verrast dat zijn nieuwe
woonplaats zo’n rijke geschiedenis heeft en besluit om meer informatie te zoeken op de
website van het archief van de stad. Nadat hij zijn zoekvraag heeft ingetikt vertelt het
archief hem dat er verschillende resultaten zijn gevonden. Het archief zelf heeft het
onderwerp binnen de Leidse Canon opgenomen, in een heldere toelichting wordt de
geschiedenis aan de hand van de papieren bewijzen toegelicht. Hendrik is gefascineerd
door de afbeeldingen van de oude handschriften, hoewel hij niets van de tekst snapt.
Gelukkig geeft de beschrijving hem voldoende informatie om te begrijpen waar deze
oude archiefstukken over gaan. En de foto’s van vroegere oktoberfeesten – zelfs nog van
voor de oorlog - tonen duidelijk dat het er toen ook al uitbundig aan toe ging. Hij ziet dat
sommige foto’s afkomstig zijn van leden van de 3 october vereeniging en herkent zelfs de
naam van een van zijn nieuwe buren. Al bijna helemaal in de feeststemming kijkt
Hendrik nog even verder en ziet dat bij de zoekresultaten ook beelden
geluidsfragmenten worden genoemd. Die worden bij het Instituut voor Beeld en Geluid
bewaard, een organisatie waar hij nog niet eerder van had gehoord. Daar zijn zelfs
polygoonjournaals, en geluidsbanden over deze festiviteiten uit het begin van de vorige
eeuw. Hendrik weet bijna niet waar hij zou moeten beginnen en besluit er voor deze
avond mee op te houden. Hij ziet dat hij zijn zoekresultaten kan bewaren door in te
loggen in Mijn RAL. Dat doet hij graag, hij is er trots op om een inwoner van deze
bijzondere stad te zijn en verheugt zich nu al op zijn deelname aan de volgende 3 oktober
viering.

Scenario 2
Nu Cleo de Koninck wat minder is gaan werken heeft ze eindelijk wat meer tijd voor haar
hobby’s. Ze leest graag en bezoekt musea en concerten maar ze is vooral erg
geïnteresseerd in geschiedenis. Zo is het al lang haar wens om de geschiedenis van haar
familie te beschrijven. De afgelopen jaren heeft ze al flink wat voorwerk verricht, zo heeft
ze haar ouders en andere oudere familieleden ondervraagd over vroeger en inmiddels
heeft ze al een behoorlijk deel van de stamboom kunnen vastleggen. Er ontbreekt nog
een interessante tak. Via de website van de Digitale Stamboom heeft ze gevonden dat een
deel van haar familie afkomstig is uit Leiden. Helemaal zeker is ze er niet van want er
blijken verschillende varianten van haar naam te bestaan. Via het Regionaal Archief
Leiden kan ze daar wellicht meer informatie over vinden en ze besluit om haar
onderzoek de komende weken daar op te richten.
Met een kopje thee gaat ze achter de computer zitten en tikt haar naam in op het
zoekformulier. Tot haar verrassing blijkt die niet alleen in de DTB bestanden voor te


komen maar ook in een verzameling brieven uit boedels. Wel twaalf keer komt haar
naam daarin voor. Geïntrigeerd naar de inhoud merkt ze dat ze een digitale kopie van de
hele brief kan downloaden. Dat is prettig want ze merkt dat het ouderwetse handschrift
en taalgebruik lastig te lezen is. Wel valt het haar op dat bij twee brieven een extra
ikoontje staat. Wanneer ze dat aanklikt vindt ze bij de ene een complete vertaling van de
brief, dat is een geluk. Bij de andere heeft een andere onderzoeker een commentaar
geschreven waarin hij meldt dat de hier vermelde naam in andere brieven in een andere
spelling voorkomt. Deze onderzoeker heeft precies dezelfde naam als Cleo en ze is dus
erg benieuwd of hij nog meer informatie heeft gevonden. Via de website van het archief
vindt ze bij Uw verhaal een dossier waarin deze verre verwant de resultaten van zijn
onderzoek beschikbaar heeft gesteld. Cleo zet nog een kopje thee en begint rustig met
het lezen van dit dossier, hier kan ze voorlopig mee vooruit.

Scenario 3
Voor zijn afstudeeropdracht heeft Rutger Klooster een onderwerp gekozen dat dicht bij
huis is. Als werkstudent kan hij het zich immers niet permitteren om voor zijn onderzoek
het land door te reizen. Nee, aan de beschrijving van de historische ontwikkeling van de
Leidse gasthuizen heeft hij zijn handen al vol genoeg. Natuurlijk hoort daar ook
archiefonderzoek bij. Maar als Leidse student heeft hij het getroffen met de
dienstverlening van het Regionaal Archief Leiden. Zodra zijn werkgever het rooster voor
de komende week heeft doorgegeven begint Rutger met de planning van zijn onderzoek
in die week. Als vaste bezoeker heeft hij een eigen account bij het archief, daar kan hij
inloggen en vindt hij de belangrijkste digitale archiefstukken waar hij aan werkt. Om de
archiefstukken te bekijken die niet digitaal beschikbaar zijn moet hij naar de studiezaal
van het archief. Maar hij kan van tevoren de stukken aanvragen en de
inventarisnummers online doorgeven. Op de afgesproken dagen liggen de stukken dan
’s morgens al voor hem klaar op de studiezaal. Zo verliest hij geen enkele tijd met het
wachten op stukken die nog uit het depot gehaald moeten worden en kan hij direct
beginnen.
Het komt ook wel eens voor dat hij een bijzondere tekening vindt, of een archiefstuk
waarvan hij een afbeelding zou willen gebruiken in zijn verslag. Dan kan het archief het
archiefstuk op aanvraag voor hem digitaliseren. Maar omdat Rutger ook maar een arme
student is heeft hij daar nog niet zoveel gebruik van gemaakt. Hij wil eerst zeker weten
dat hij deze stukken ook werkelijk zal gebruiken!

4

1. Projectoverzicht
Inleiding
Het Regionaal Archief Leiden heeft een prachtige collectie archiefmateriaal die voor een
breed publiek toegankelijk wordt gemaakt. Het archief is een actieve partner in
samenwerkingsverbanden die de verbreding van de digitale toegang tot de collectie ten
doel hebben. Daarbij heeft het archief de laatste jaren niet alleen grote slagen gemaakt
maar inmiddels ook te maken gekregen met de wet op de remmende voorsprong. Dat
resulteert in een breed scala van ontsluitingssystemen voor de collectiebeheer en -
ontsluiting en diversiteit van verschillende databestanden. De versnippering zet zich ten
dele ook voort in de presentatie naar het publiek. Een en ander wordt duidelijk in de
beschrijving van de huidige informatievoorzieningen in het bijgaande informatieplan.
Het RAL wil niet alleen een einde maken aan de versnippering maar bovenal een grote
sprong voorwaarts realiseren in de toegang tot haar digitale collecties.

Het RAL heeft als missie geformuleerd dat het zo veel mogelijk informatie, voor zoveel
mogelijk gebruikers beschikbaar wil maken en daarbij nieuwe middelen wil inzetten.
Het streven om gebruik te laten maken van de aangeboden digitale informatie is vertaald
in het motto:
RAL: duizend en één verhalen... en dat van u!

In verschillende bijeenkomsten met medewerkers is over de invulling hiervan
gesproken. Resultaat is een integraal plan voor publieksbenadering waarbij een
evenwichtige presentatie wordt nagestreefd in het aanbod van bronnen en contextuele
informatie. De wens van het RAL om de digitale informatie zo breed mogelijk te delen
wordt hierin vormgegeven. Het resultaat draagt bovendien bij aan een aantrekkelijke
toegang tot de bronnen door een contextgestuurde ontsluiting.

Achtergrond
Het gebruik van het cultureel erfgoed en historische bronnen verandert. Archieven –
maar ook andere erfgoedinstellingen – krijgen te maken met bezoekers die meer willen –
en verwachten – dan de digitale kaartenbak of afbeelding. Al hebben verschillende
groepen bezoekers verschillende wensen ten aanzien van begeleiding en presentatie, de
behoefte aan meer geïntegreerde en rijke informatie over ons cultureel erfgoed hebben
zij met elkaar gemeen.

Het makkelijk kunnen vinden van de gedigitaliseerde toegangen of digitale objecten is
een eerste vereiste voor gebruikers. Om de potentie van de digitale wereld voldoende te
benutten is het presenteren van de betekenis van teksten en objecten en hun onderlinge
relaties een vervolgstap. Het toevoegen van rijkere, meer geïntegreerde informatie over
archiefbronnen voldoet aan de behoefte van gebruikers en biedt mogelijkheden om een


nieuwe groep gebruikers aan te spreken. Door het aan elkaar koppelen van gegevens van
verschillende bronnen wordt een breder, interessanter en rijker beeld gecreëerd over de
aard van een historische bron, een persoon, een locatie of een gebeurtenis.

Uit de bovenstaande illustratie blijkt hoe RAL haar basisinformatie, de content of de
bronnen, wil verrijken door verschillende lagen er omheen aan te bieden. Uitgangspunt
is dat er niet één verhaal is maar dat een verhaal wordt opgebouwd door verschillende
perspectieven.

Projectdoel
Uitgangspunt is de wens van het RAL om een samenhangende ontsluiting van de
verschillende collectiedatabases te ontwikkelen en deze te presenteren op basis van drie
gebruiksperspectieven; ons verhaal, uw verhaal en het verhaal van anderen.

Ons verhaal bestaat uit:
• de toegang tot de collectie en de collectiedatabases, de digitale bronnen (content)
van het archief;
• de ‘digitale dossiers’ bestaande uit een verzameling bronnen - archiefstukken - in
de collectie van het RAL over één bepaald onderwerp, zonder extra tekstuele
informatie (met andere woorden: wel regie in de selectie maar geen redactie over
de bronnen);

6

• thema’s uit de Leidse1 geschiedenis, geïllustreerd met documenten uit het
archief en toegelicht met verhalen die voor verschillende doelgroepen
herkenbaar zijn. Dit kunnen bijzondere of belangrijke onderwerpen uit de
geschiedenis zijn, zoals de Leidse Canon of de Pilgrims maar de onderwerpen
kunnen ook aan de actualiteit gebonden zijn.

Uw verhaal bestaat uit:
• digitaal dossiers van gebruikers/onderzoekers, verzamelingen bronnen, over één
bepaald onderwerp, die zonder extra tekstuele informatie, met een specifieke
reden door een onderzoeker aan elkaar gekoppeld zijn;
• thema’s en verhalen, verzamelingen bronnen mét contextuele informatie van een
bezoeker over een bepaald onderwerp;
• beschrijvingen van gebruiker/onderzoeker die is toegevoegd;
• andere digitale informatie (bijvoorbeeld afbeeldingen) over een bepaald
onderwerp die door een bezoeker, al dan niet met bijbehorende toelichting, aan
de digitale collectie van het RAL is toegevoegd;
• vertalingen of transcripties van historische teksten die door onderzoekers zijn
gemaakt en opnieuw gebruikt of bewerkt kunnen worden;
• en de vele varianten die hier vervolgens weer op mogelijk zijn...

De verhalen van anderen toont:
• Het resultaat van de zoekactie voor Leidse onderwerpen die is uitgevoerd bij
andere erfgoed instellingen.

NB. Met de verhalen van anderen wil het RAL zichtbaar maken dat informatie over
Leiden ook op andere locaties te vinden is, bijvoorbeeld in de Universiteitsbibliotheek of
de categoriale erfgoed instellingen. Door deze informatie met dezelfde zoekaktie
vindbaar te maken wordt de historische verzameling van het RAL ook in ‘context’
geplaatst.

Een nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van een informatie-infrastructuur die het
mogelijk maakt om informatie over archiefbronnen te vinden, te bewerken, te delen en
te verrijken. De nieuwe website wordt ontwikkeld op basis van toegankelijke en flexibele
modulen waarbij gebruik wordt gemaakt van open standaarden (XML, OAI, Dublin Core
e.a.). Voor de gebruikers die informatie of bestanden willen toevoegen of bronnen willen
aanvragen en reserveren wordt een besloten deel (Mijn RAL) ontwikkeld waarbij een
inlogfunctie van toepassing is.

1
Wanneer in de tekst als voorbeeld wordt gerefereerd aan Leidse bronnen of de Leidse
geschiedenis kan uiteraard de gehele regio gelezen worden. Vanwege de leesbaarheid wordt in de
gehele tekst alleen Leiden benoemd.


In onderstaande illustratie wordt geschetst hoe de informatie infrastructuur er uit zou
kunnen zien.

Om dit mogelijk te maken worden de volgende subdoelen onderscheiden:

1. Ontwikkelen van een website
Een nieuwe website waarmee het publiek op een nieuwe manier benaderd wordt. Het
zoeken en vinden van bronnen is eenvoudig, de gegevens worden voor verschillende
doelgroepen op aansprekende wijze gepresenteerd en de gebruiker wordt uitgenodigd
tot interactie. De drie perspectieven, ons verhaal, uw verhaal en de verhalen van anderen,
wijzen de weg door de verschillende informatielagen die het RAL presenteert.
De besloten omgeving ‘Mijn RAL’ is via een login bereikbaar voor de onderzoeker die
gebruik wil maken van de nieuwe dienstverlening van het RAL (aanvragen en reserveren
van bronnen voor de studiezaal of scanning on demand). Deze bezoeker kan actief
meewerken aan de verrijking van de collectie van het RAL door er kennis, informatie of
beelden aan toe te voegen.
Om de website voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk te maken - ook voor bezoekers
met een functiebeperking - wordt deze drempelvrij gemaakt.

2. Verbeteren van de zoekfunctionaliteit
Met één zoekaktie alle collectiedatabases van het RAL bevragen verbetert de
dienstverlening en maakt het vinden van bronnen eenvoudiger. Het RAL wil daarnaast
een functionaliteit ontwikkelen waarmee deze zoekvraag tegelijk wordt gesteld aan
andere – vooraf gedefinieerde – erfgoedcollecties waar ook historische informatie over
Leiden wordt bewaard en digitaal toegankelijk is gemaakt. Zo heeft de
Universiteitsbibliotheek van Leiden delen van archieven waarvan de andere helft in het
RAL ligt. Het Instituut voor Beeld en Geluid heeft een grote hoeveelheid beelden
geluidsmateriaal over belangrijke Leidse gebeurtenissen. Het is de bedoeling dat de

8

gebruiker straks maar één loket hoeft te bevragen en daar alle relevante informatie
gepresenteerd krijgt.
Om met één zoekopdracht, metadata onafhankelijk te kunnen zoeken zullen de
databases van het RAL worden geïndexeerd door de zoekmachine. De externe databases
worden geïndexeerd via externe API’s. Het zoekresultaat wordt overzichtelijk en per bron
gepresenteerd. De verschillende soorten documenten worden automatisch in de
bijbehorende viewer getoond.

3. Ontwikkelen van ‘Mijn RAL’
Een persoonlijk omgeving waarin een bezoeker - na inloggen - beelden, genealogische
bronnen, archiefstukken, documenten of links kan opslaan en bewaren voor later
gebruik. De bezoeker kan er commentaar op geven, eigen objecten uploaden en relaties
aanleggen tussen verschillende items. Hij kan archiefstukken aanvragen en reserveren
voor inzage op de studiezaal of een digitale afbeelding laten maken van een stuk uit de
collectie van het RAL.

3.1 Koppelen van bronnen
Een onderzoeker bewaart zijn resultaten en bronnen in een besloten omgeving. Door het
toevoegen van een tag aan de metadata kunnen bronnen met elkaar worden verbonden.
Daarmee zijn ze bij een volgend bezoek aan de website makkelijker terug te vinden en
kan de onderzoeker snel verder met zijn werk. Deze technologie wordt ook door RAL
ingezet om bronnen over bepaalde onderwerpen aan elkaar te koppelen tot Digitale
Dossiers (al dan niet geïnspireerd door de actualiteit) of met toegevoegde redactionele
context tot Thema’s (beiden voor Ons verhaal).

3.2 ‘User generated content’
Onderzoekers en gebruikers van informatie uit het archief zijn ook belangrijke
(potentiële) leveranciers van informatie die voor andere gebruikers relevant kan zijn. Het
RAL biedt de gelegenheid om die informatie toe te voegen, bestaande informatie te
vertalen, te verrijken of van commentaar te voorzien. Door deze informatie vervolgens
opnieuw beschikbaar te stellen kunnen andere, minder ervaren onderzoekers of het
onderwijs, profiteren van de resultaten van de ervaren onderzoekers.
Voor deze functionaliteit wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van de resultaten uit het
onderzoek naar de Virtuele onderzoeksruimte binnen het Archief4ALL project van het
Nationaal Archief.
Het betreft een functionaliteit die het mogelijk maakt om:
- transcripties van bronnen te vervaardigen;
- foto’s of andere bestanden te uploaden;
- beschrijvingen van bestaande bronnen te maken en toe te voegen;
- commentaar op bestaande bronnen te geven.

3.3 Aanvragen en reserveren
Eenvoudig aanvragen en reserveren van bronnen voor inzage op de studiezaal.


3.4 Scanning on demand
Op aanvraag laten digitaliseren van items uit de collecties van het RAL.

4. Digitalisering van basisbestanden
De beoogde digitalisering van twee collectiedelen van het RAL, te weten een selectie
brieven, onder andere uit boedels, en genealogische bronnen, betekenen een belangrijke
invulling van een hiaat in de digitale collectie. Het betreffen bronnen die door veel
onderzoekers (genealogen) geraadpleegd worden en die deel uitmaken van de
belangrijkste basisbestanden in de collectie. Deze basisbestanden hebben de hoogste
prioriteit bij de digitalisering omdat ze het gemak voor de gebruikers vergroten. De
meeste andere veelgebruikte bronnen zijn inmiddels gedigitaliseerd of worden op dit
moment – in andere projecten - gedigitaliseerd. Deze twee collecties zijn de laatste
hiaten.

4.1 Selectie brieven
Er is een beredeneerde selectie gemaakt van brieven uit de archieven bij het RAL. Een
hoofdbestanddeel zijn de brieven uit de boedels, zoals die uit het archief van de
Weeskamer. In de boedels (1389-1825), bevinden zich vele brieven, die niet of nauwelijks
zijn ontsloten. Meestal zijn ze slechts beschreven zonder specificatie van jaren en
afzenders, laat staan van de inhoud. De onderwerpen variëren van zeer persoonlijk (een
liefdesbrief uit de 16de eeuw) tot puur zakelijke correspondentie. Met name de
persoonlijke brieven, die een groot deel uitmaken van de selectie, geven een prachtige
blik op de gedachtenwereld van de mensen in de 16de tot de 19de eeuw. De brieven zijn
geschreven en verzonden vanuit de Nederlanden, Spanje, Frankrijk maar ook Amerika en
Batavia. Daardoor bestaat er ook geografisch gezien een interessante spreiding. Door
deze brieven te ontsluiten, te digitaliseren en te beschrijven kunnen bezoekers meer te
weten komen over de leefwereld van de historische personen. De droge gegevens van
namen en data worden met belevenissen en verhalen verlevendigd.

Met de brieven vult het RAL tevens een hiaat in de presentatie van een dwarsdoorsnede
van de geschiedenis van Leiden. Deze is als volgt opgebouwd:
• De collectie Daniël van der Meulen toont het leven van een koopman in de
16de eeuw
• De Atlas Blaeu toont de ontdekkingsreizen uit de 17de eeuw
• De selectie brieven toont het leven van de gewone man van de late 16de tot
de 19de eeuw
• De tekeningen van Alexander Ver Huell geven een beeld van het Leidse
studentenleven in de 19de eeuw
• De collectie WOII representeert belangrijke gebeurtenissen en nieuws uit
de 20ste eeuw.

10

• De digitale krantencollectie geeft een goed leesbaar overzicht van alle
gebeurtenissen op alle terreinen vanaf de late 17de eeuw, met de nadruk
op de 19de en de 20ste eeuw.
• Het notarieel archief, dat vanaf juni 2008 gedigitaliseerd wordt, geeft een
inkijk in het leven van de late 16e tot en met de vroege 20e eeuw.

4.2 Genealogische bestanden
Het digitaliseren van de Doop-, Trouw- en Begraafbestanden (DTB) en huwelijkse
bijlagen is van groot belang omdat dit een grote hoeveelheid genealogische bronnen
betreft die nu moeilijk toegankelijk is, maar waar wel veel belangstelling voor is. Samen
met de notariële akten – die momenteel binnen een ander project gedigitaliseerd
worden – beslaat het 75% van het onderzoek bij het RAL. Digitaliseren van deze bronnen
vergroot de bruikbaarheid én bevordert zelfwerkzaamheid van de onderzoekers. Het past
tevens in de doelstelling zoals die is geformuleerd binnen de samenwerking in de
Digitale Stamboom. Het sluit ook aan bij de plannen voor het project mijnvoorouders.nl
dat als doel heeft om de verschillende genealogische portals (zoals de Digitale
Stamboom, GenLias, Isis, e.d) bij elkaar te voegen tot één site waarin door heel
Nederland gezocht kan worden.

Doelgroepen
• De ervaren onderzoeker heeft er baat bij dat zoveel mogelijk informatie digitaal
beschikbaar is. Hij zal worden uitgedaagd om zijn informatie te delen via de
website van het RAL.
• De minder ervaren onderzoeker profiteert daarvan, voor deze groep wordt de
informatie toegankelijker, eenvoudiger te vinden en in context geplaatst. Het
onderwijs maakt deel van de doelgroep die ‘aan de hand’ wordt genomen bij het
onderzoek in het archief. Voor deze groep, en met name voor docenten, zijn de
educatieve toepassingen van belang.

Aanpak
De ontwikkeling van een samenhangende ontsluiting van de collectie sluit aan bij het
beleid van het RAL zoals geformuleerd in het informatieplan (d.d. 31 maart 2008): meer
informatie digitaal beschikbaar stellen voor meer mensen en met nieuwe middelen.
Toegankelijk maken van historische bronnen is één van de primaire taken van een
archiefinstelling, het RAL wil een stapje verder gaan door niet alleen de informatie uit
het eigen archief aan te bieden maar ook dat van anderen. Daarmee worden de eigen
bronnen in context geplaatst en verrijkt. De ervaring heeft geleerd dat gebruikers vaker
dit soort website bezoeken en dat deze bezoeken langer duren.

Zoals ook uit het informatieplan blijkt is uitwisselen van informatie een belangrijke
doelstelling voor het RAL. Dat wordt met de ontwikkeling van dit project beoogd maar


kan alleen bereikt worden als ook aan de technische randvoorwaarden wordt voldaan.
Het toepassen van de geijkte standaarden voor het toegankelijk maken en houden van
digitale informatie is essentieel voor het RAL.

Het RAL is actief in diverse samenwerkingsverbanden en het archief houdt de
ontwikkelingen op digitaliseringsvlak goed in de gaten. Ook voor dit project wordt goed
rond gekeken. Er wordt niet naar gestreefd om opnieuw het wiel uit vinden maar juist
om gebruik te maken van ervaringen van anderen en technieken te benutten die nu
worden of reeds zijn ontwikkeld.

Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteit
waarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. De wijze
waarop het publiek benaderd en actief betrokken wordt bij de digitale collectie van het
archief en de wijze waarop de informatie aangeboden wordt is nieuw. De integrale
aanpak is voor het RAL een belangrijke ontwikkeling. Daarbij gebruik maken van
bestaande standaarden en beproefde technieken is niet alleen een kwestie van
overtuiging of common sense maar een basisvoorwaarde in het beleid van het archief.

Richtlijnen van DEN
Bij het project wordt daar waar mogelijk de door DEN beschreven kwaliteits-
instrumenten toegepast.
1. Het beleid is vastgelegd met behulp van een informatiebeleidsplan (DEN register
A).
2. Een digitaliseringsplan en projectplan zijn opgesteld. Het projectplan wordt
verfijnd voor het van start gaan van de verschillende fasen. Daarnaast zal een
gebruikersonderzoek plaatsvinden (DEN register B).
3. Er is een materiaalanalyse en selectie uitgevoerd volgens de richtlijnen van het
Geheugen van Nederland(DEN register C.01).
4. Er worden standaarden gehanteerd voor vervaardigen, beschrijven, opslaan,
toegang, beheer, uitwisseling en duurzaamheid (DEN register C.02 e.v.).
5. Het project wordt tussentijds en na afronding geëvalueerd (DEN register D).

Na afronding van dit project voldoet het RAL volledig aan DE BASIS voor vindbaarheid
van DEN.

12

Projectresultaten
Het project resulteert in een dynamische en kwalitatieve toegang tot de collectie van het
RAL en een beter gebruik van de historische bronnen door het delen, contextualiseren en
verrijken van informatie en kennis. De kennis en ervaring die tijdens dit project is
opgedaan wordt door middel van artikelen in vakbladen, presentaties en een symposium
gedeeld met collega’s en andere belanghebbenden.

resultaat belang sector/doelgroep
1. Digitale brieven en genealogische bronnen Collectie Nederland, alle gebruikers
2. Aantrekkelijke webtoegang tot kennis, Alle gebruikers
context en informatie
3. Geïntegreerde ontsluiting van de collectie Collectie Nederland, alle gebruikers
van het RAL
4. Functionaliteit om bronnen met elkaar te Alle gebruikers
verbinden (tagging)
5. Functionaliteit om informatie te bewaren, te Alle gebruikers
delen, toe te voegen en te bewerken (‘user
generated content’)
6. Functionaliteit om bronnen op te vragen en Alle gebruikers
te reserveren
7. Functionaliteit ‘scanning on demand’ Alle gebruikers

Onder alle gebruikers wordt het brede spectrum van gebruikers huidige en potentiële
gebruikers geschaard. Deze zijn door Henrieke Wubs en Frank Huysmans verder
treffend omschreven als snuffelaars en gravers (Snuffelen en graven, SCP 2006)


Belanghebbenden analyse
Doelgroepen en belanghebbende organisaties die geïnteresseerd zijn in of beïnvloed
worden door de projectresultaten. Denk hierbij aan de landelijke infrastructuur van KB,
DEN, publiek, onderzoek, onderwijs etc.

belanghebbende belang importantie

Alle gebruikers Betere toegang tot en bruikbaarheid van Hoog
historische bronnen RAL, thematisch ontsloten
en verrijkte bronnen
Ervaren onderzoeker Grote hoeveelheid eenvoudig vindbare bronnen; Hoog
Persoonlijke webomgeving waarin onderzoek en
informatie bewaard en bewerkt kan worden
Minder ervaren Informatie makkelijk vindbaar, in context Hoog
onderzoeker gepresenteerd en met mogelijkheid van
‘voorgekookte’ zoekvragen
Digitale Stamboom / Aanlevering van belangrijke aanvulling van DTB Hoog
Mijn voorouders.nl bestanden
Onderwijs Bronmateriaal en instrumenten om deze Hoog
bronnen voor lessen beschikbaar te maken
Bezoekers met Betere toegang tot historische bronnen Hoog
functiebeperking
RAL Beter vindbare informatie, grotere Hoog
zelfredzaamheid van gebruikers; kunnen
opnemen en verspreiden van nieuwe informatie
en verhalen, de verbeteringen of vertalingen van
bestaande informatie makkelijk verwerken en
zichtbaar maken. Meer ruimte om collectie
aantrekkelijk en in context te presenteren
Geheugen van Digitale collectie brieven uit de 16de tot de 19de Middel
Nederland eeuw

14

Risico analyse
In onderstaande matrix wordt duidelijk met welke risicofactoren het RAL rekening
houdt binnen dit project, wat de mate van waarschijnlijkheid is en op welke wijze het
RAL het risico kan beheersen.
Risico Waarschijnlijkheid Beheersing
Vertraging door Mogelijk Goede planning en coördinatie
afhankelijkheid van derde (vinger aan de pols houden, op
partijen. tijd anticiperen) en duidelijke
afspraken maken met alle
partijen
Verlies of beschadiging van Niet waarschijnlijk, Controle vooraf en bij
collectiestukken bij wel mogelijk terugkomst
digitalisering buiten de deur.
Resultaat voldoet niet aan de Niet waarschijnlijk, Gebruikersonderzoek houden
wensen en verwachtingen van wel mogelijk vooraf, tijdens en na afronding
het publiek. van het project (testpanels)
Authenticiteit van informatie Mogelijk Rekening mee houden in de
is niet duidelijk vormgeving/presentatie, testen
in gebruikersonderzoek
Andere collecties worden niet Mogelijk Draagvlak creëren en goede
voor zoeken door RAL afspraken over samenwerking
geopend maken
Afhankelijk van de 1.Mogelijk 1. vertraging opvangen door
medewerkers van het RAL; 2. Geldt mogelijk voor regelen van back up bij andere
1. voortgang van project kan enkelen projectcoördinatoren
in gevaar lopen door uitval 2. Draagvlak creëren en
door ziekte medewerkers betrekken bij
2. uitvoering van nieuwe ontwikkeling, nieuwe rol
taken kan in gevaar komen zichtbaar maken en scholing
als medewerkers niet de
omslag in werkwijze kunnen
maken


Technische ontwikkeling
In het project worden de volgende (technische) standaarden en best practises gebruikt:

1. De nieuwe website is volledig Drempelvrij en opgebouwd met permalinks. Het
CMS is open source (Joomla), de informatie wordt opgeslagen in XML en de
vormgeving is door middel van Style Sheets (CSS) van de inhoud gescheiden.

2. De beoogde zoekserver is open source en toegankelijk via het HTTP/GET
protocol. Het biedt uitgebreide full-text zoekmogelijkheden (zoals stemmers,
fuzzy search, booleaans etc.). Ook de mogelijkheid om te zoeken in meerdere
velden wordt ondersteund en de resultaten kunnen gesorteerd worden
weergegeven. De zoekmachine kan exporteren naar XML, XSLT, JSON en HTML.
Daardoor wordt tevens de benaderbaarheid voor derden makkelijker.

3. Voor ‘Mijn RAL’ wordt bekeken of het archief gebruik kan maken van een aantal
modulen die op dit moment door het Nationaal Archief worden ontwikkeld
(project Virtuele onderzoeksruimte). Met name het koppelen van bronnen (door
middel van tagging), en de functionaliteit om ‘user generated content’ te
beheren.

4. Voor de digitalisering van de selectie brieven en genealogische bestanden wordt
gebruik gemaakt van de materiaalanalyse zoals die is opgesteld binnen het
project Geheugen van Nederland (ICT register C.01).

5. Images worden vervaardigd als TIFF uncompressed, op hoge resolutie, een
afgeleide in JPEG formaat wordt gekoppeld aan de collectiedatabase. De
masterbestanden (TIFF) voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen van het
Geheugen van Nederland zodat deze daar in opgenomen kunnen worden (ICT-
register C.02.01 en C.02.08).

6. De metadata wordt vervaardigd op basis van Dublin Core (ICT-register C.02).

7. Om de digitale informatie duurzaamheid toegankelijk te houden (C.02.08)
worden de digitale bestanden zoveel mogelijk vastgelegd in standaard formaten
en van metadata voorzien. Opslag vindt voorlopig plaats op harddisk en op dvd's
die om de vijf jaar worden vervangen. Daarna zal het RAL voor de opslag gebruik
maken van een digitaal depot. De ontwikkeling van dit digitaal depot is een
opdracht voor het RAL van de concerndirectie van de gemeente Leiden. Daarvoor
wordt gebruik gemaakt van de resultaten uit de projecten van het
Gemeentearchief Rotterdam en het Nationaal Archief.

16

Intellecteel eigendom
Ten aanzien van het intellectueel eigendomsrecht in dit project zijn de volgende punten
van belang:
• Voor bestaande software wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van open source
producten.
• Voor componenten die moeten worden ontwikkeld wordt gebruik gemaakt van
open standards. De ontwikkelaars dragen het intellectueel eigendomsrecht van -
de in opdracht van RAL - ontwikkelde componenten over aan het RAL.
• Voor het beschikbaar stellen van de eigen collectie hoeft het RAL geen rekening
te houden met auteursrechten.
• Voor het uploaden van bestanden en informatie door gebruikers krijgt het RAL
wel te maken met auteursrechten. Een oplossing daarvoor is een akkoord- en
vrijwaringsverklaring die een gebruiker ondertekent vóór hij of zij bestanden
uploadt.

Projectmanagement
Naam Organisatie Rol
Ariela Netiv RAL Eindverantwoordelijke/opdrachtgever
Walther Hasselo RAL Projectleider
Cor de Graaf RAL Coördinator digitalisering
Ariela Netiv RAL Coördinatie ontwerp website
Peter Brandenburg RAL Coördinatie aanvragen en reserveren
voor studiezaal en scanning on
demand.
André van der Waal Coordesign Vormgeving website
Mark Lindeman Pictura Imaginis BV Back end website
Wim Karelse GMS Digitalisering van brieven en
genealogische bestanden


Planning en fasering
Met het project zal worden gestart op 1 september 2008 en duurt tot 1 september 2010.
De verwachte doorlooptijd is 24 maanden.

Projectfase Periode resultaat
Definitie 1 maart – 25 april 2008 Projectplan en programma van eisen
Voorbereiding 1 september 1 oktober 2008 Plan van aanpak
Onderzoek 1 oktober – 1 december 2008 Materiaalanalyse en selectie,
informatieanalyse en
gebruikersonderzoek
Ontwerp 1 november 2008 – 1 februari Functioneel ontwerp en technisch
2009 ontwerp
Uitvoering en 1 februari 2009 – 1 september 1.Nieuwe website
realisatie 2010* 2. Zoek- en vindfunctionaliteit voor
collectiedatabases van RAL en die van
andere instellingen
3. ‘Mijn RAL’ (koppelen van bronnen en
modulen voor:
- invoer door gebruikers,
- aanvraag en reserveren online
- scanning on demand).
4. Digitale ontsluiting brieven en
genealogische bronnen
Testfase 1 maart– 1 juni 2010 Test- en acceptatierapport
Implementatie 1 juni – 1 augustus 2010 Geaccepteerd en werkend systeem
en afronding
Evaluatie 1 september – 1 november Gebruikersonderzoek, verslaglegging
2010 en financiële afronding
Presentatie 1 mei – 1 september 2010 Voor publiek en collega’s. Publicatie in
vakbladen en presentatie van het
project aan belanghebbenden en
geïnteresseerden

Met name voor onderdeel 4. de digitalisering van de brieven en de genealogische
bronnen wordt veel tijd uitgetrokken voor de productie van metadata. De totale
doorlooptijd van de uitvoering is daarom tot 1 september 2010.

18

Werkpakketten

werkpakket omschrijving periode (tussen)resultaten

Werkpakket 1 Ontwikkelen web 1 juli 2009 – Functioneel ontwerp; technisch
interface 1 maart 2010 ontwerp; vormgevingsvoorstel;
gebruikersevaluatie;
basiscontent thema’s; testen;
definitieve website
Werkpakket 2 Ontwikkelen Zoeken en Zoeksysteem dat in één aktie de
Vinden volledige website van het RAL plus
een aantal van te voren
gedefinieerde websites van
anderen doorzoekt
subwerkpakket 2.1 Binnen eigen collectie 1 sept 2008 – Systeem waarmee in één
RAL 1 maart 2009 zoekaktie alle collectiedatabases
van het RAL worden
aangesproken.
subwerkpakket 2.2 Collecties elders 1 sept 2008 – Systeem waarmee in één aktie een
1 maart 2009 aantal - gedefinieerde -collecties
van derden worden aangesproken
Werkpakket 3 Ontwikkelen ‘Mijn RAL’ Losse modulen die functioneren
in het Content Management
Systeem
subwerkpakket 3.1 Koppelen van bronnen 1 febr 2009 – Module om een eigen ‘tag’ toe te
1 maart 2010 voegen aan de metadata van een
bron
subwerkpakket 3.2 User generated content 1 febr 2009 – Module voor invoer vertalingen;
1 maart 2010 module voor invoer commentaar;
module voor invoer beschrijving;
module voor uploaden bestanden
subwerkpakket 3.3 Aanvragen en reserveren 1 febr 2009 – Module voor het aanvragen en
1 dec 2009 online reserveren van
archiefbronnen
subwerkpakket 3.4 Scanning on demand 1 juli 2009 – Module voor het indienen van een
1 dec 2009 aanvraag voor digitalisering
Werkpakket 4 Digitaliseren van
basisbestanden
subwerkpakket 4.1 Materiaalanalyse en 1 sept – 1 nov Materiaalanalyse van selectie
selectie 2008
subwerkpakket 4.2 50.000 pagina’s brieven 1 jan 2009 – 50.000 images x 2 (JPEG en TIFF)
1 sep 2010 en metadata
subwerkpakket 4.3 93.000 pagina’s analoog 1 jan 2009 – 93.000 images x 2 (JPEG en TIFF)
gegealogische bronnen 1 sept 2010 en metadata
subwerkpakket 4.4 25.000 microfiches 1 jan 2009 – 45.000 images x 2 (JPEG en TIFF)
genealogische bronnen 1 sept 2010 en metadata


Schematische weergave van werkpakketten en fasen gedurende de looptijd van het
project.

Evaluatieplan
De volgende acties worden ondernomen om het project te evalueren:
- Tussentijdse evaluatie van de website door middel van usabiltytests (door extern
bedrijf en eigen gebruikersgroepen).
- Het project wordt aangemeld bij de projectenbank van DEN.
- Eindevaluatie project door verslaglegging intern en externe presentatie.
- Gebruikersonderzoek door middel van De publieksmonitor, Stadsenquête
Leiden en testpanel van gebruikers.
- Meting van bezoek en gebruik van de website.

Begroting
De begroting is bijgevoegd in de Excel-template bij het aanvraagformulier. In
onderstaande toelichting wordt duidelijk gemaakt waar de cijfers voor de werkverdeling
op zijn gebaseerd.

Het hele managementteam van het RAL is betrokken bij de werkpakketten 1 tot en met 3
in de brainstormfase en de test/evaluatiefase. Ook wordt het hele managementteam van
het RAL plus de projectleider betrokken bij de verspreiding van de opgedane kennis. Per
persoon is hiervoor 16 uur uitgetrokken.

Ariela Netiv, directeur/archivaris, is opdrachtgever, coördinator voor werkpakket 1, vnl.
voor de vormgeving. Verder is zij bij de werkpakketten 1 t/m 3 enkele uren betrokken in
alle fasen om de vinger aan de pols te houden. Tot slot is zij eens per twee weken voor een
uur ingeboekt voor overleg met de projectleider, aansturing en bijsturing.

20

Walther Hasselo, ICT-adviseur en webmaster, treedt op als projectleider. Hij besteedt 2
uur per week gedurende de gehele periode aan algemene projectleiding, in totaal 184
uur. Per werkpakket is ook een aantal uren coördinatie aan hem toebedeeld. Verder is hij
ingeschakeld bij alle werkpakketten in alle fasen. Bij werkpakket 1 is hij, inclusief de
coördinatie, ingeschakeld voor 421 uur, werkpakket 2 voor 188 uur, werkpakket 3 voor
370 uur en werkpakket 4 voor 36 uur.

Peter Brandenburg, teamleider Publiekszaken, heeft de coördinatie van werkpakket 3.3.
en 3.4., aanvragen en reserveren en scanning on demand. Verder is hij bij de
werkpakketten betrokken om mee te denken waar de te ontwikkelen infrastructuur raakt
aan de werkzaamheden van zijn team.

Cor de Graaf, teamleider Inspectie en Beheer, is coördinator voor werkpakket 4. Verder is
hij betrokken bij de werkpakketten om mee te denken waar de te ontwikkelen
infrastructuur raakt aan de werkzaamheden van zijn team.

Het aantal uren van de eigen medewerkers per werkpakket is 675 uur voor pakket 1, 348
uur voor pakket 2, 600 uur voor pakket 3 en 605 uur voor pakket 4. De loonkosten voor
pakket 4 vallen relatief laag uit omdat daar voornamelijk uren van medewerkers in lagere
loonschalen in zitten.

Het digitaliseren van metadata bij de te digitaliseren bestanden geschiedt door
vrijwilligers. Deze vrijwilligers worden normaliter niet betaald bij het RAL, dat geldt ook
voor de vrijwilligers die voor dit project worden ingezet. Wel zullen enkele laptops extra
worden aangeschaft die door de extra vrijwilligers zullen worden gebruikt.


2. Criteria van de regeling
Vernieuwing
Met dit project wordt een samenhangende ontsluiting gecreëerd voor de verschillende
collectiedatabases van het RAL. Dat betekent een sterke verbetering in de
dienstverlening aan het publiek. Dat geldt ook voor de diensten die in ‘Mijn RAL’ worden
aangeboden, het bewaren, bewerken, vertalen, reserveren en aanvragen van digitale
bronnen.
De integrale ontsluiting van de verschillende collectiedatabases zorgt ervoor dat
historische bronnen makkelijker kunnen worden gevonden en aantrekkelijker - want in
context – gepresenteerd. Daarmee wordt niet alleen de dienstverlening verbeterd maar is
het ook mogelijk om nieuwe gebruikers aan te trekken. Zowel de bekende doelgroepen
als de potentiële nieuwe gebruikers profiteren van de mogelijkheid om bronnen aan
elkaar te knopen en van contextuele informatie te voorzien.
Een belangrijke vernieuwing binnen het project is de ontwikkeling van de functionaliteit
waarmee in – vooraf gedefinieerde – collecties van anderen gezocht kan worden. Ook
daarmee wordt een verbetering van de dienstverlening bereikt. Historische informatie
over Leiden wordt immers op meer plaatsen bewaard en toegankelijk gemaakt dan
alleen in Leiden. Op deze wijze hoeft de gebruiker maar één loket te bevragen.

Digitale toegankelijkheid
Met dit project wordt de digitale toegankelijkheid van het archief sterk verbeterd, één
zoekfunctie voor alle collectiedatabases van het RAL én de mogelijkheid om ook
informatie die elders wordt bewaard te vinden. Bovendien wordt de informatie die
gebruikers en onderzoekers hebben of vinden hergebruikt en ingezet om de collectie van
het RAL te verrijken. Met de digitalisering van de brieven en de genealogische bestanden
worden belangrijke hiaten in de digitale collectie toegankelijk die bovendien ook voor
andere samenwerkingsverbanden beschikbaar komen (Geheugen van Nederland,
Digitale Stamboom en mijnvoorouders.nl).
De duurzame toegang tot het gedigitaliseerde materiaal wordt gewaarborgd door het
gebruik van standaarden voor vervaardiging en opslag van de gegevens. Daarnaast werkt
het RAL aan de ontwikkeling van een digitaal depot.

Verankering van het project binnen de organisatie wordt bereikt door de
verantwoordelijke stafmedewerkers vanaf de eerste aanzet bij het project te betrekken.
Zij hebben daardoor meegedacht over de insteek van het project en de formulering van
de doelstellingen. Gedurende het project zijn zij als coördinator verantwoordelijk voor
de realisatie van de verschillende deelprojecten. De overige medewerkers wordt door
middel van ‘draagvlakdagen’ vóór, tijdens en na afloop bij het project betrokken. Waar
nodig zullen medewerkers worden bijgeschoold.

22

Kennisoverdracht
Het RAL werkt voor dit project samen met een aantal partners waar het eerder goede
ervaring mee heeft gehad. Daarbij wordt gestreefd naar een optimale uitwisseling van
kennis en kunde. Voor sommige projectonderdelen wordt nauwlettend gevolgd welke
resultaten gerealiseerd worden bij de projecten van het Nationaal Archief en het
Gemeentearchief in Rotterdam. De toepassing hiervan in het project van RAL kan voor
alle partijen een belangrijke meerwaarde betekenen.
Op enkele specifieke delen zal het project van RAL voorbeeldstellend kunnen zijn,
bijvoorbeeld in de ontwikkeling van mogelijkheid om collecties van anderen te bevragen
maar wellicht ook de wijze waarop de historische bronnen in verschillende
perspectieven aan het publiek gepresenteerd worden. Deze – en andere – resultaten zal
het RAL na afronding (in 2010) presenteren aan de collega’s in het erfgoedveld en andere
belangstellenden. Hiervoor wordt een symposium georganiseerd met het
samenwerkingsverband van archieven BRAIN en in vakbladen wordt verslag van het
project gedaan. Uiteraard wordt het projectresultaat ook via DEN met het erfgoedveld
gedeeld.


3. Basisdigitalisering
Binnen dit project vindt basisdigitalisering plaats. Het betreft de digitalisering van een
selectie historische brieven en genealogische bronnen. Beide collecties zijn nu niet of
nauwelijks toegankelijk terwijl ze wel erg relevant zijn voor een groot aantal bezoekers
van het RAL. De collecties worden hierna ieder apart toegelicht.

Aandachtspunten:
• Voor de digitalisering zijn afspraken gemaakt met GMS. De offerte daarvoor is in
de bijlage opgenomen.
• Voor beide collecties zijn er geen restricties ten aanzien van de auteursrechten.
• Van de brieven worden op termijn transcripties gemaakt, dit kan deels door
vrijwilligers en deels door onderzoekers uitgevoerd worden, het vervaardigen
daarvan is niet in dit project opgenomen, wel is voorzien in een module waarmee
de transcripties online geproduceerd en gedeeld kunnen worden.
• De gedigitaliseerde brieven kunnen worden opgenomen in het Geheugen van
Nederland.
• De digitalisering van de genealogische bronnen worden tevens beschikbaar
gesteld via de Digitale Stamboom en in de nog te ontwikkelen website
mijnvoorouders.nl.

Collectie brieven
Doel van dit project is een nagenoeg vergeten collectie brieven voor een breed publiek
toegankelijk maken. Door middel van de ontsluiting van basisgegevens over personen,
plaatsen, data en taal en het digitaal fotograferen van de brieven. Op basis hiervan is het
mogelijk om transcripties van de brieven te (laten) maken. De brieven geven een kijkje in
het dagelijkse leven van eeuwen terug en vertellen de verhalen van de mensen in het
verleden.

Beschrijving van de collectie
Naam Brieven
Inhoudelijke omschrijving Het betreft een beredeneerde selectie van brieven uit
het archief van de Weeskamer en andere archieven.
Type materiaal Handgeschreven brieven
Selectie Uit alle weeskamerboedels die in de loop der jaren
bij de weeskamers zijn gebleven is een selectie
gemaakt, voor zover dat op basis van de beperkte
beschrijving mogelijk was. Daarnaast is uit
familiearchieven een selectie gemaakt van veelal
persoonlijke brieven (liefdesbrieven of brieven aan
familieleden) die een beeld schetsen van het
persoonlijke leven in de 16de tot de 19de eeuw.
Periode 16de tot 19de eeuw

24

Totstandkoming Bij de opheffing van de weeskamer in de 19de eeuw
zijn de achtergebleven boedelpapieren overgebracht
naar het stadhuis. De overige brieven zijn in de loop
van de tijd met familiearchieven door het RAL
opgenomen.
Omvang collectie De collectie bestaat uit totaal 12.500 brieven van één
of meerdere bladzijden. Het totaal aantal pagina’s is
50.000 (scans). De brieven hebben niet of nauwelijks
metadata, die wordt door vrijwilligers toegevoegd.
Uiteindelijk zullen ook alle brieven door vrijwilligers
(en onderzoekers) getranscribeerd worden.
Samenstelling De collectie bestaat uit losse brieven en enkele
brievenboeken
Belang van de collectie Het belang van deze collectie is groot. De brieven
vormen een bijzondere collectie egodocumenten
met informatie over het dagelijkse leven in de 16de
tot de 19de eeuw. Daarnaast komen in sommige
brieven belangrijke gebeurtenissen op wereldniveau
aan de orde, mede door de brede geografische
spreiding waarvoor is gekozen (o.a. Batavia en
Amerika).

Materiaal analyse brieven
1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse
Datum start analyse 1 april 2008
Datum beëindiging analyse 22 april 2008
Beschrijving van de wijze waarop de analyse Door middel van handmatige telling van de
tot stand is gekomen brieven
Logistiek
Beschrijving van de wijze waarop de De archiefstukken zijn in verpakt in dozen in het
collectie is opgeslagen depot opgeslagen

Hoe lang kan de collectie worden afgestaan Enkele maanden
ten bate van het digitaliseren?
Zijn er delen van de collectie die niet Nee
vervoerd kunnen worden?
Ontsluiting
Beschrijving van de ontsluiting van de Alle weeskamerboedels zijn ontsloten door
collectie: middel van een inventaris. De boedels zijn op
- niveau van ontsluiting (collectie of object) naam gerangschikt en brieven zijn alleen
- de methode herkenbaar in de beschrijving, een datering
- het datamodel of de velden ontbreekt. De brieven uit de familiearchieven zijn
beter beschreven maar niet op inhoud (personen,
plaatsen, data) toegankelijk.
De brieven worden ontsloten op naam van de
afzender, datum, geadresseerde, plaats van
verzending, woonplaats van geadresseerde, taal
van de brief en uiteindelijk een transcriptie.
Mate van ontsluiting Op dit moment zijn alle brieven geselecteerd,
maar nog niet beschreven.


Aantallen en afmetingen
Aantal items 12.500 brieven in 400 omslagen
(gemiddeld 25 brieven per omslag)
Totaal aantal opnamen (scans) is 50.000
Gebonden
Materiaal type 1 Nee
Materiaal type 2 Ja
Afmetingen in centimeters
Gemiddeld: 30 x 20 cm
Grootste: 32 x 20 cm
Kleinste: 10 x 15 cm
Algemene informatie materiaaltype 1
Inhoudelijke structuur Alfabetisch per boedel of op afzender en
datum in een omslag
Veranderingen in de tijd geen
Fysieke ordening Alfabetisch of chronologisch
Relatie met andere objecten Brievenboek (materiaaltype 2)
Analoge intermediairs Geen
Fysieke staat van de objecten Verreweg de meeste brieven (99%) zijn losse
brieven (één los vel). Het materiaal is in
goede staat maar er bevinden zich lakzegels
op. Meerdere brievenbundels bestaat uit
liassen (bundels), die uit elkaar moeten
worden gehaald voordat ze kunnen worden
gedigitaliseerd.
Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met de
lakzegels, deze mogen niet beschadigd
worden.
Inhoudelijke structuur Een brievenboek
Veranderingen in de tijd Geen
Fysieke ordening Chronologisch
Relatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1)
Fysieke staat van de objecten Het betreft een gebonden boek in goede
staat en niet specifiek kwetsbaar
Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden ten aanzien van
de rug van het boek

26

Collectie genealogische bronnen
Het doel van dit project is de DTB-registers, de registers van de Burgerlijke Stand en de
Bevolkingsregisters voor een ieder via het web beschikbaar te stellen. Deze gegevens zijn
voor een breed publiek interessant. Door de afbeeldingen van de acte bij de beschrijving
aan te bieden kunnen mensen kennis nemen van de inhoud van de gehele akte. Dit
verhoogt het gemak voor de onderzoeker in hoge mate en ontlast het archief.

Beschrijving van de collectie
Naam DTB, BS en BR bestanden
Inhoudelijke omschrijving Het betreft primaire genealogische bronnen als
Doop-, Trouw- en Begraafregisters uit Leiden en
omgeving, alsmede Burgerlijke Standregisters en
Bevolkingsregisters.

Deze worden momenteel door vrijwilligers in
databases verwerkt (Digitale Stamboom), waarbij
het ‘image’ aan de database kan worden gekoppeld,
zodat de onderzoeker direct de gegevens bij de hand
heeft.
Type materiaal Ingebonden handgeschreven delen en microfiches
Selectie Het betreft de primaire genealogische bronnen, voor
zover deze nog niet eerder zijn verwerkt
Periode 16de tot 20de eeuw
Totstandkoming De DTB registers zijn als retroacta van de Burgerlijke
Stand ingevorderd door de overheid in 1811. De
overige registers zijn sindsdien ontstaan.
Omvang collectie De collectie bestaat uit 45.000 analoge
archiefbescheiden en 25.000 microfiches die
moeten worden gedigitaliseerd (70.000 opnamen).

Vrijwilligers zijn al geruime tijd bezig om alle akten
on-line toegankelijk te maken (ca. 2.500 per week).
Samenstelling De collectie bestaat uit analoge delen en microfiches
Belang van de collectie De collectie is van zeer groot belang voor historici en
genealogen omdat het gaat om de primaire
bronnen. Driekwart van de bezoekers van (de
website van) het archief maakt gebruik van deze
gegevens

Materiaal analyse genealogische bronnen
1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse
Datum start analyse 1 april 2008
Datum beëindiging analyse 22 april 2008
Beschrijving van de wijze waarop de analyse tot Door middel van handmatige telling van
stand is gekomen alle delen
Logistiek
Beschrijving van de wijze waarop de collectie is De archiefstukken zijn in dozen
opgeslagen opgeslagen in het depot


opgeslagen opgeslagen in het depot

Hoe lang kan de collectie worden afgestaan ten bate Zo kort mogelijk omdat de vraag naar
van het digitaliseren? deze registers groot is
Zijn er delen van de collectie die niet vervoerd Nee
kunnen worden?
Ontsluiting
Beschrijving van de ontsluiting van de collectie: Vrijwel alle genealogische bronnen zijn
- niveau van ontsluiting (collectie of object) ontsloten door middel van indices op
- de methode papier. Momenteel worden de
- het datamodel of de velden basisgegevens van 2500 akten per week
gedigitaliseerd en online gezet. De akten
worden ontsloten op alle familienamen
(minus de getuigen), de relevante data,
aktenummer en bron.
Mate van ontsluiting 90 % is via analoge (papieren) toegang
beschikbaar en ca. 10 % is digitaal
toegankelijk.

Aantallen en afmetingen
Aantal items ca 45.000 analoge bronnen in 172 delen en
25.000 microfiches.
Totaal aantal opnamen is 70.000
Gebonden
Materiaal type 1 Ja
Materiaal type 2 Nee
Afmetingen in centimeters
Gemiddeld: 31 x 22 cm
Grootste: 32 x 20 cm
Kleinste: 21 x 16 cm
Inhoudelijke structuur Alle delen van de DTB en BS zijn
chronologisch opgebouwd, de delen uit het
BR naar wijk.
Veranderingen in de tijd
Fysieke ordening Naar type
Relatie met andere objecten Niet
Fysieke staat van de objecten Redelijk. Sommige delen zijn licht
beschadigd door brand van het stadhuis in
1929, andere delen hebben beschadigde
ruggen.
Speciale behandeling van het materiaal Voorzichtigheid is geboden met de ruggen van
de boeken.
Bijzonderheden Enkele boeken (BS Leiden voor 1929)
betreffen ‘fotokopieën’ uit de jaren ’30 van de
20e eeuw, gemaakt vanaf de dubbelen omdat
de Leidse exemplaren bij de brand van het
Stadhuis in 1929 zijn verloren gegaan. De
dubbelen zijn inmiddels ook verbrand bij het
bombardement van de
Arrondissementsrechtbank in Den Haag
tijdens WO II.

28

bombardement van de
Arrondissementsrechtbank in Den Haag
tijdens WO II.
Inhoudelijke structuur Microfiches op bron gerangschikt
Veranderingen in de tijd Geen
Fysieke ordening Per bron
Relatie met andere objecten Brieven (materiaaltype 1)
Analoge intermediairs Alle bestanden zijn ook analoog aanwezig,
namelijk in origineel.
Fysieke staat van de objecten Goed
Speciale behandeling van het materiaal Nee


Bronnen

Regionaal Archief Leiden:
A. Netiv, directeur
W. Hasselo, automatisering
J. Spits, beleid
C. de Graaf, beheer
P. Brandenburg, publiekszaken

RAL informatiebeleidsplan, 2008

• E.L. Rademakers e.a. (red); Cultureel erfgoed digitaal, leidraad bij projecten. Den
Haag 2004
• Taskforce Archieven; De archievensector in het digitale tijdperk, visie op de rol
van ICT in het vergroten van publieksbereik. Den Haag 2005
• H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Klik naar het verleden; een onderzoek naar
gebruikers van digitaal erfgoed. Den Haag 2006
• H. Wubs en F.J.M. Huysmans; Snuffelen en graven. Den Haag 2006
• J. de Haan e.a.; Bezoek onze site. Over de digitalisering van het culturele aanbod.
Den Haag 2006
• DEN ICT-register 2008

30

Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden

Similaire à Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden (20)

Plus de KVANdagen

Plus de KVANdagen (20)

Walther Hasselo - Regionaal Archief Leiden