Presentatie DEKRA over HKZ certificatie voor openbare apotheken

1. Ontdek de andere manier van certificatie
Value E-xelerator het kwaliteitsmanagementsysteem voor
de openbare apotheek – Koen Dekker DEKRA

2. Agenda
I Introductie DEKRA
II Visie DEKRA op kwaliteitsmanagement
III Opbouw van een kwaliteitsmanagementsysteem
IV Certificering
V Traject om te komen tot certificering
VI Investering
2

3. I Introductie DEKRA Certification
DEKRA is een wereldwijde speler op het gebied van kwaliteit en certificatie.
Eind 2009 nam DEKRA KEMA Quality over.
Focus van DEKRA ligt op sectoren waar risicobeheersing een grote rol speelt.
Filosofie van KEMA is te certificeren vanuit het proces.
Jarenlange ervaring
3

4. DEKRA in de zorg
Jarenlange ervaring
Marktleider
Actief in de sectoren: Openbare Apotheek,
Apotheekhoudende Huisarts, Fysiotherapie,
GGZ, Verpleeg- en verzorgingshuizen,
Gehandicaptenzorg, Thuiszorg,
Ziekenhuizen, huisartsenposten,
bevolkingsonderzoek borstkanker en
Jeugdzorg.
4

5. II Visie DEKRA op kwaliteitsmanagement
• Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt
organisaties beter te presteren.
• We ondersteunen klanten om continu te
verbeteren.
• We geloven niet in dikke papieren handboeken,
kwaliteit betekent voor ons dat het in de praktijk
werkt.
Visie op auditten.
1. Hantering van risicoanalyse model.
2. Thematiek tijdens de audit.
3. Hantering HKZ/ISO 9001 norm.
4. Positief kritische houding.
5. Professionele auditoren
5

6. DEKRA ziet certificeren niet als doel op zich….
6

7. DEKRA biedt een totaalpakket:
1. Begeleiding van apotheken bij het opzetten van een
kwaliteitsmanagementsysteem
* Groepstraining
* Individueel begeleidingstraject
2. GAP analyse om te bekijken wat de apotheek nog moet doen om het certificaat
te behalen
3. Certificeren van apotheken
4. Gerichte cursussen zoals intern auditen
5. Opfrisbijeenkomsten na certificatie
7

8. III Opbouw van een kwaliteitsmanagementsysteem
1. Inzicht krijgen in wat er allemaal
gebeurt in uw organisatie
(processen analyseren)
2. Bepalen hoe u uw werkwijzen wilt
verbeteren (efficiënter maken)
3. U legt uw werkwijzen vast
(bijvoorbeeld met behulp van de
Value E-xelerator)
4. Om ervoor te zorgen dat uw
medewerkers zou blijven werken
als u wilt worden er interne audits
gehouden
8

9. Opbouw Kwaliteitsmanagementsysteem
Beleid/
visie Mensen Middelen
Werk- Werk-
Toetsing instructies overleg
Proto- Normen en
collen richtlijnen Processen
9

10. Vereisten voor HKZ certificatie?
HKZ stelt dat een praktijk aan de volgende normen/vereisten moet voldoen voor
certificatie:
een beleid/visie en een jaarplan
belangrijkste leveranciers benoemen (bijvoorbeeld leverancier
informatiesysteem)
regelmatig klanttevredenheidsonderzoek doen
voldoen aan wet- en regelgeving en brancherichtlijnen (bijvoorbeeld
vervaldatumcontrole)
duidelijke afspraken maken wie wat doet in de praktijk
voeren van voortgangsgesprekken met medewerkers
zichzelf toetsen of bepaalde belangrijke activiteiten volgens afspraak verlopen
uitvoeren van verbeterplannen op zaken die niet volgens beleid of norm
verlopen.
10

11. Value E-xelerator (VE)
Web-based concept voor kwaliteitsmanagement en certificatie.
Basisfunctionaliteiten zijn:
– Digitaal kwaliteitsmanagementsysteem
– Prestatiemeting en benchmarking
– Elektronische audits
Beheer en onderhoud software en helpdesk door Equse BV
VE is exclusief voor klanten van DEKRA
11

12. Kwaliteitssysteem
Type systeem ‘Traditioneel’ Value E-xelerator
Verwerking Op papier In softwareprogramma
gegevens/documentbeheer
Wijze van auditing Op locatie Op locatie en elektronisch
Faciliteren van samenwerken
Prestatiemeting en benchmark
12

13. Waarom overstappen van een papieren handboek naar
de Value E-xelerator?
Vereenvoudigd en electronisch documentbeheer
Systematiek geeft meer houvast dan ‘papieren’ systeem (je kan makkelijker
monitoren of bepaalde acties zijn uitgevoerd).
Systematiek is speciaal ontwikkeld voor kwaliteitsmanagement
Je bent niet gebonden aan een plaats, overal waar internet is kan je inloggen
Echter:
Het vereist nog steeds tijd en discipline
Training is noodzakelijk
De overstap kost eenmalig extra investering in tijd en geld
13

14. Inloggen met gebruikersnaam en
wachtwoord geeft toegang uw eigen
digitale kwaliteitssysteem
14

15. Via de tabbladen kunt u door het systeem
navigeren. Het berichtenscherm toont alle
15 berichten die het systeem genereert.

16. Al uw beschreven bedrijfsprocessen en
documenten zijn direct binnen het
onderdeel handboek beschikbaar.
16

17. 17

18. Door de uniforme en overzichtelijke
opbouw zijn uw bedrijfsprocessen
18 eenvoudig te lezen

19. Uw kwaliteitsysteem geeft inzicht in de
taken en verantwoordelijkheden van
medewerkers
19

20. Diverse registraties kunnen binnen uw
kwaliteitsysteem worden ingevoerd.
20

21. Eenvoudig uw afwijkingen invoeren en
indelen in afwijkingscategorieën t.b.v.
analyses
21

22. Direct inzicht in het aantal en de kosten
van uw geregistreerde afwijkingen
middels duidelijke grafieken
22

23. Direct inzicht in de prestaties van uw
onderneming door verschillende analyse
gegevens.
23

24. Direct inzicht in alle documenten en
versies.
24

25. IV Certificering
Waarom certificeren:
• Goede zorg zichtbaar maken en uw kwaliteit van
zorgverlening verbeteren
• Betrouwbare partner voor zorgverzekeraar
• Onderstreping van kwaliteit naar uw patiënt/cliënt en
andere ketenpartners
• Verbetering van de werkprocessen en
professionalisering van uw medewerkers
25

26. V Traject om te komen tot certificering
Traject voor de Value E-xelerator
• Quick-Scan
• Training bij u op locatie (met maximaal 2 of 3 direct betrokkenen)
• Doorlooptijd van de training is gemiddeld 1 jaar
• Raming interne tijdsbesteding per apotheek (gebaseerd op een traject voor
een apotheek die nog geen kwaliteitsmanagementsysteem heeft):
- Trainingsbijeenkomsten 8 bijeenkomsten x 2 personen x 4 uur = 64 uur
- Huiswerk = 64 uur
- Implementatie: minimaal 160 uur (afhankelijk van de omvang van de
apotheek)
26

27. V Traject om te komen tot certificering
Quick- Eind Initiële Vervolg
scan toets audit audits
Training Handboek Certificatie
beoordeling
27

28. VI Investering (apotheek zonder KMS)
Wat zijn de kosten die verbonden zijn aan de implementatie en gebruik van de
Value E-xelerator als u nog geen Kwaliteitsmanagementsysteem heeft?
Overzicht tarieven:
• Quick-Scan: EUR 800 eenmalig
• Individuele training VE (8 sessies + eindtoets): EUR 8.800 eenmalig
• Certificatie *: EUR 1.790 per jaar
• Software VE EUR 499 per jaar
* = exclusief cliënttevredenheidsonderzoek
Bovenstaande tarieven zijn exclusief reiskosten en BTW
De kosten voor ‘losse’ trainingssessies zijn EUR 950.
28

29. Traject voor maatschappen en samenwerkingsverbanden
•Centraal handboek
•Managementcockpit
•Centrale prestatie
indicatoren
Maatschap monitor •Centrale leveranciers
beoordeling
Apotheek Apotheek Apotheek Apotheek
29

30. Ten slotte
"Het leveren van kwaliteit kost geld.
Het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen."
30

31. Voor meer informatie
DEKRA Certification
Koen Dekker MBA
Accountmanager Health Care
026 – 356 2716
E-mail: koen.dekker@dekra.com
Website: www.dekra-certification.com
Op het gebied van certificatie in de zorg is DEKRA marktleider in Nederland.
We bieden oplossingen voor o.a. (apotheekhoudende) huisartsen, fysiotherapeuten,
openbare apotheken, gezondheidscentra, huisartsenposten, onderzoekscentra
borstkanker, geestelijke gezondheidszorg, jeugdzorg, algemeen maatschappelijk werk
en zorginstellingen.
31

32. Testing, inspections, auditing and certification.
32