Ldb 19 2014 05-10 cannavacciuolo-comunicazione scritta e business writing 02

Scrivere un'e-mail efficace e
professionale
Gli elementi fondamentali di
un'e-mail
Sei qui > Il processo di scrittura > Scrivere un'e-mail >

professionale
 Il campo DA
 Il campo Oggetto
 Il campo che contiene allegati
 I saluti
 Il corpo del testo
 La chiusura
 La firma

professionale > Il campo DA
 Se non ti conoscono, è dura avere
attenzione
 I mittenti oscuri o sconosciuti fanno
subito pensare allo spamming, alla
pubblicità non richiesta, ai tentativi di
truffa.

NO! DA: info
SI ! DA: Ufficio Personale Novatech
NO! DA: Antonio
SI! DA: Antonio Rossi-HRM

Perché è importante il campo DA?
Quando arriva una nuova e-mail, il
destinatario decide se leggerla in base
a due elementi: il mittente e l’oggetto.

Se il destinatario conosce il mittente,
qualunque sia l’oggetto la probabilità
che apra l'e-mail è elevata.
Se il mittente è sconosciuto o poco
chiaro, questa probabilità si riduce.

Un mittente ambiguo è come una
telefonata anonima.
Alle 10 di sera ti chiama qualcuno e
dice: “Allora, che hai fatto la settimana
scorsa?”.

L'intestazione dell'e-mail aumenta di
importanza quando l'oggetto non è
specifico, vago o incomprensibile.

professionale > Il campo Oggetto
Subito dopo il campo DA,
il destinatario legge L'OGGETTO per
capire se l'e-mail è interessante, deve
essere letta subito, rimandata o
cestinata.

NO! Leggi qui è importante
SI! Problemi di sicurezza con il
Modello Xc56
NO! Riunione rinviata
SI ! Riunione 13/09 rinviata al 30/09

NO! Apri immediatamente questo
messaggio
SI! Informazioni importanti sicurezza
dipendenti reparto Acquisti

L'oggetto deve essere onesto e
credibile
L'oggetto deve essere professionale
L’oggetto deve essere breve

professionale > Il Corpo
Fanno parte del corpo del testo:
 Saluti iniziali
 Parte centrale
 Saluti finali
 Firma

professionale > Il corpo
I saluti di apertura
I saluti che aprono il testo dell’e-mail
sono una grande opportunità per
dimostrare al lettore che lo conosci.

L’ideale è chiamare il lettore per
nome.
Questo ti assicura un livello di
attenzione molto elevato.

ESEMPIO
Gentile Sig. Mario Bianchi...
Gentile cliente di Scrittura.org...
Gentile Signore...

Il primo paragrafo ha diverse funzioni:
 Attira l'attenzione del lettore;
 Sintetizza il contenuto della e-mail;
 Serve da introduzione al contenuto
successivo.

ESEMPIO
Oggetto: Riunione 13/09 rinviata al 30/09
Buongiorno a tutti i colleghi,
in relazione alla nostra riunione che avevamo fissato per il 13
settembre corrente mese, mi preme comunicarvi che in seguito
ad un problema con la sala riunione che dovrà essere adeguata
agli standard di sicurezza della legge 626, la riunione per
discutere delle azioni di marketing per il nuovo anno è stata
rinviata al 30 settembre corrente mese.

Sottolineiamo in giallo le informazioni fondamentali contenute
in questa prima parte dell'e-mail, in verde quelle possono
essere spostate in una parte secondaria dell'e-mail e in rosso
quelle che possono essere eliminate.
Buongiorno a tutti i colleghi,
in relazione alla nostra riunione che avevamo fissato per il 13
settembre corrente anno mi preme comunicarvi che in seguito
ad un problema con la sala riunione che dovrà essere adeguata
agli standard di sicurezza della legge 626, la riunione per
discutere delle azioni di marketing per il nuovo anno è stata
rinviata al 30 settembre corrente anno.

Sottolineiamo in giallo le informazioni fondamentali contenute
in questa prima parte dell'e-mail, in verde quelle possono
essere spostate in una parte secondaria dell'e-mail e in rosso
quelle che possono essere eliminate.
Buongiorno a tutti,
la riunione del 13 settembre è stata rinviata al 30 settembre.
In quella data discuteremo delle azioni di marketing per il nuovo
anno.

La piramide invertita
Per capire quale siano le informazioni importanti e quelle
secondarie, usa la tecnica della piramide invertita:
PRIMA LE INFORMAZIONI FONDAMENTALI
POI LE INFORMAZIONI IMPORTANTI
POI QUELLE SECONDARIE
POI I DETTAGLI
POI IL RESTO

professionale > I saluti e la firma
Scegli il livello di formalità
Chiudi sempre l'e-mail con la tua
firma
Nome e cognome
Azienda
Ruolo in azienda
Indirizzo completo di Città e CAP
Telefono
Fax
Indirizzo e-mail personale
Sito web aziendale

professionale > Altri consigli
Non usare caratteri strani, sfondi
colorati, emoticon che saltellano.
Si trasformano comunque in Verdana,
Arial, Georgia o Times.
NO! Buongiorno, sono ANNA di
Scrittura.org

L'e-mail non è una chat
Non usare segni ed espressioni come X
Te, KE, Tvb, :-)

Non usare URGENTE e IMPORTANTE se
non è così.
NON SCRIVERE TUTTO IN MAIUSCOLO

professionale >
ESERCIZIO
Scrivi un'email alla forza vendita

professionale >
Sei il Direttore del personale di un'azienda che produce
yogurt. La proprietà ti ha chiesto di aumentare le vendite
della linea “Yogu Probiotica 0,1% di grassi”.
La direzione ti ha imposto di raggiungere 1 milione di
euro di fatturato entro il 30 ottobre 2009. Fino ad ora le
vendite raggiungono 645.000 €. Ne mancano 355.000.
Invia un’e-mail ai 10 agenti della forza vendita per
motivarla al raggiungimento del fatturato.

professionale >
 Scrivi una e-mail completa con oggetto, saluti, corpo del
testo e firma.
 Scrivi una versione da 60 parole e una da 30
 Usa la tecnica della piramide invertita

Scrivere una lettera
La struttura di una lettera:
 Oggetto
 Saluti iniziali
 Primo paragrafo
 Corpo del testo
 Paragrafo di chiusura
 Saluti finali
 Contatti
 Post scriptum
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