Les échanges dématérialisés
entre les ordonnateurs et les
comptables
Paris le 31 janvier 2012
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Le Contexte comptable :
Hélios, l’application unique du secteur public local de la DGFiP
36 500 100 26 980 au total : 11...
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Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques
pour l’ensemble des partenaires du secteur public local
• Modernisa...
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Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005
élaborée sur la base d’une démarche partenariale
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Une démarche progressive sur les Pièces Justificatives et le Protocole
PES recette et dépense pour aboutir à une dématér...
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La dématérialisation des pièces justificatives est à intensifier :une
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• Déploiement du PES
 804 budgets au 10 janvier 2012 : 274 BP et 530 BA
 Nombre de budgets avec PJ : 524 et 375 budget...
L’arrêté du 3 Août 2011 donne une
nouvelle impulsion aux chantiers de
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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :
 A compter du 1er janvier 2012, suppression des d...
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Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :
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Avant le passage au PES
Progiciel CL
Collectivité
L’ordonnateur Le comptable
Centre des
Finances
Publiques
2 flux paral...
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Avec le passage au PES
Progiciel CL
Collectivité
L’ordonnateur Comptable
Centre des
Finances
Publiques
Hélios
Un seul f...
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Le PES, un protocole qui permet une dématérialisation à valeur probante
entre l’ordonnateur et le comptable
• Un protoc...
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La démarche de mise en œuvre du PES s’articule en 4 phases pour garantir
la qualité de l’information et l’exploitation ...
Les outils permettant le déploiement
accéléré du Protocole d’Echange
Standard d’Hélios
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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des
ordonnateurs
Rappel des objectifs de la solution
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Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des
ordonnateurs
Modalité d’utilisation du certificat...
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L’outil XéMéLios de la DGFiP permet d ’exploiter les données dématérialisées
 Développé et mis à disposition par la DG...
La modalité d’échange entre les
collectivités et la DGFiP :
le Portail Internet de la gestion
publique
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• Une généralisation de l’accès pour les collectivités effective depuis le 1er janvier 2011
• Le Portail permet aux col...
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Le portail de la gestion publique :
une modalité sécurisée de communication entre les collectivités et la
DGFiP
 Un ac...
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Merci de votre attention
Mission Hélios
Pôle national de dématérialisation
Immeuble Maille Nord III
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  • La dématérialisation de la relation entre le comptable public et la collectivité - DGFIP

    1. 1. Les échanges dématérialisés entre les ordonnateurs et les comptables Paris le 31 janvier 2012
    2. 2. 2 Le Contexte comptable : Hélios, l’application unique du secteur public local de la DGFiP 36 500 100 26 980 au total : 117 000 Communes départements régions hôpitaux collectivités et établissements publics locaux (CEPL) Etat Secteur Local DGFIP = 171 550 Comptabilités 2 665 Postes Comptables 20 500 Agents (ETP) 26 CRC
    3. 3. 3 Les enjeux de la dématérialisation sont stratégiques pour l’ensemble des partenaires du secteur public local • Modernisation et sécurisation des échanges de la chaîne comptable et financière • Interopérabilité des solutions de dématérialisation et de transmission • Réduction de la manipulation des documents papier, des coûts liés aux photocopies • Réduction des délais de transmission et de traitement • Facilité d’archivage et d’accès à l’information archivée Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PJ 250 millions PEC 280 millions Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) Titres et bordereaux Mandats et bordereaux Factures de recette Factures de dépense Marchés Délibérations et arrêtés Paye Aides sociales Autres PJ Potentiel de dématérialisation par type de pièce - en volume de feuilles A4 - 117 000 collectivités et établissements publics locaux
    4. 4. 4 Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005 élaborée sur la base d’une démarche partenariale Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A) Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007 (BCFR0750735A) Intégrant l’ensemble des documents transmis par la CEPL au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable La possibilité de dématérialiser toute la chaîne Charte nationale Partenariale Signée le 07.12.2004 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur Bercy colloc : http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/de html Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation entre la collectivité/ le comptable/ la Chambre Régionale des Comptes Pour les données comptables, un formulaire d’adhésion(Protocole PES) Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Reprenant les travaux menés depuis 2005 Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Reprenant les travaux menés depuis 2005
    5. 5. 5 Une démarche progressive sur les Pièces Justificatives et le Protocole PES recette et dépense pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en parallèle, selon les choix de chaque CEPL PES V2 Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions PJ de passation de marché Titres, mandats Transmission des PJ dématérialisées bordereaux (Signature électronique du flux PES) PJ d’exécution de marché PJ La dématérialisation des PJ est conseillée avant l’engagement des travaux du PES Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible des PJ dématérialisées Concentrer les efforts sur le déploiement du PES Dématérialiser le plus de PJ avant l’engagement des travaux de déploiement du PES Préconisations de la convention cadre nationale
    6. 6. 6 La dématérialisation des pièces justificatives est à intensifier :une analyse des PJ (volume et nature) et des impacts sur les processus de la collectivité Distinguer  les PJ créées par la collectivité  Au format bureautique qui ne nécessitent pas de signature électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de marchés (hors acte d’engagement, contrat)  Au format XML qui nécessite un développement de l’éditeur ou en interne • les PJ cosignées par la collectivité et des tiers  Nécessitant la maîtrise de la signature électronique par la collectivité et de sa vérification par le comptable et la CRC  Faire valider le projet par la DGFIP pour plus de sécurité • les PJ reçues des tiers  Pouvant être numérisées lorsqu’elles ne sont pas volumineuses  Dans l’attente de leur émission électronique par leur émetteur (factures…) Utiliser toutes les solutions simplificatrices prévues par la convention cadre nationale Prioriser les PJ volumineuses Travailler par type de PJ homogène :  par service pour les collectivités importantes  sur des périmètres en cohérence avec le volume des PJ de la CEPL Se référer aux solutions de dématérialisation et aux formats prévus par la convention cadre nationale :  Solutions définies de manière partenariale en tenant compte des contraintes des collectivités pour faciliter la dématérialisation par les collectivités  Prioriser le format XML lorsque pour les PJ volumineuses créées par la CEPL gérées dans un logiciel adapté : paye, aide sociale, frais de déplacement  Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées par la CEPL en bureautique/pas de numérisation : délibérations/décisions, CCAP  Utiliser le format PDF après numérisation PJ cosignées, émises par des tiers… Signer un accord local décrivant les solutions convenues :  La signature engage la collectivité à respecter les solutions définies conjointement  La signature engage le comptable et le CRC à recevoir les documents selon les solutions définies en remplacement des documents papier
    7. 7. 7 • Déploiement du PES  804 budgets au 10 janvier 2012 : 274 BP et 530 BA  Nombre de budgets avec PJ : 524 et 375 budgets avec signature  Nombre de budgets sur Guichet XML : 74 L’état d’avancement de la dématérialisation Paye Titres de recettes Mandats et bordx PJ passation MP Etats versement d'aide sociale et autres aides Quittance ment HLM rôle factures de recette Délibératio ns et arrêtés Factures- PJ execution MP-Carte achat- Total avt 2001 4 26 0 0 0 1 0 0 31 2001 2 11 0 0 0 0 0 0 13 2002 0 21 0 0 0 0 0 0 21 2003 6 59 0 0 0 0 0 1 66 2004 28 66 0 0 0 4 0 1 99 2005 54 48 1 1 0 4 0 0 108 2006 482 23 0 27 2 1 0 2 537 2007 1600 15 1 13 0 1 3 4 1637 2008 1105 53 27 34 3 4 70 3 1299 2009 1356 75 58 55 1 12 205 78 1840 2010 1327 62 54 43 15 29 186 36 1752 2011 1212 66 63 89 42 27 219 78 1796 7176 525 204 262 63 83 683 203 9199 La Ville et le Département de Paris ont adopté le PES dépense et ont mis en œuvre la dématérialisation des mandats et bordereaux la transmission des PJ électroniques à compter de fin Septembre 2011
    8. 8. L’arrêté du 3 Août 2011 donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation
    9. 9. 9 Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :  A compter du 1er janvier 2012, suppression des disquettes (et autres supports physiques)  Pour la transmission des flux comptables hors PES (protocoles de titres/mandats : Indigo, Hmandat…)  En conséquence, la transmission de tous les fichiers de virement et de prélèvement  La transmission des PJ électroniques par CDROM/DVDROM n’est pas concernée jusqu’à l’adoption du PES aller recette et dépense par la CEPL  Le support de transmission de remplacement : le Portail de la gestion publique  Mobilisation de la DGFIP pour tenir cette échéance vis à vis des collectivités notamment celles non encore utilisatrices du Portail Internet de la gestion publique et apporter l’appui pour y accéder :  69 000 organismes locaux habilités au 30/09/2011 (soit près de 60%)  134 000 utilisateurs sont habilités à consulter Hélios et au transfert de flux au 30/09/2011 (129 000 au 25/08/2011)  La date du 1er janvier 2012 sera gérée avec souplesse par les comptables publics à partir du moment où un ordonnateur lui propose des perspectives raisonnables.
    10. 10. 10 Deux dispositions majeures permettent de mobiliser tous les acteurs :  A compter du 1er janvier 2015, suppression des protocoles historiques (de type Indigo )et remplacement par le Protocole d ’échanges standard et de dématérialisation (PES V2):  Pour la transmission des titres, mandats, bordereaux  Pour la dématérialisation des titres, mandats, bordereaux  Pour la transmission des pièces justificatives électroniques  Le déploiement accéléré du PES est un sujet commun aux ordonnateurs et à la DGFIP, examiné à ce titre dans le cadre de la Structure nationale partenariale avec les associations d ’ordonnateurs pour déterminer les modalités d ’accompagnement respectives  Une organisation interne adéquate au sein de la DGFIP (niveau départemental -cellules régionales et pilotage national )
    11. 11. 11 Avant le passage au PES Progiciel CL Collectivité L’ordonnateur Le comptable Centre des Finances Publiques 2 flux parallèles Les données de prise en charge : Indigo, Htitre, Hmandat… Mandats, bordereaux de dépense “papier” Titres et bordereaux de recette “papier” ayant valeur probante et produits au compte de gestion Hélios
    12. 12. 12 Avec le passage au PES Progiciel CL Collectivité L’ordonnateur Comptable Centre des Finances Publiques Hélios Un seul flux : Le Protocole d’Echange Standard Domaine recette et dépense Avec signature électronique Incluant les PJ électroniques Ayant valeur probante et produits au compte de gestion Plus de mandats/titres/bordereaux/PJ « papier »
    13. 13. 13 Le PES, un protocole qui permet une dématérialisation à valeur probante entre l’ordonnateur et le comptable • Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios • Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché, convention…) • Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios • Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable • Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le passage en production • Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où • Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis) • Des fonctionnalités optimisées pour le comptable • Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable • L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser • Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre • Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur • Un protocole spécifique qui doit permettre d’optimiser Hélios • Enrichissement des données par l’ordonnateur (numéro régie, inventaire, emprunt, marché, convention…) • Un protocole ne permettant pas de valorisation par défaut : • Les données transmises par l’ordonnateur sont intégrées dans Hélios • Sans retraitement possible par Hélios ou par le comptable • Les flux transmis par l’ordonnateur sont restitués à la CRC dans le compte de gestion dès le passage en production • Un protocole permettant à l’ordonnateur de transmettre des informations enrichies à Hélios, d’où • Un meilleur recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis) • Des fonctionnalités optimisées pour le comptable • Un Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) plus performant pour le comptable • L’émargement automatique des recettes et dépenses à régulariser • Des services améliorés : paiement à juste date, prélèvement sur le titre • Des restitutions enrichies et plus précises à l’ordonnateur  Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier  Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur  Développement par l’éditeur de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel financier  Valorisation de nouvelles informations par l’ordonnateur
    14. 14. 14 La démarche de mise en œuvre du PES s’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation par Hélios Phase 1 Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE Préalable VALIDATION du progiciel EDITEUR Phase 3 Étape 4 PASSAGE en PRODUCTION et à la DEMATERIALISATION Phase 2 Étape 3 VALIDATION CEPL *Durées indicatives  Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par le Pôle national de dématérialisation de la DGFIP  Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux  Une phase de test avec la collectivité avec le soutien de l’éditeur  Le passage en production dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par le pôle national de dématérialisation.  Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque temps d’usage
    15. 15. Les outils permettant le déploiement accéléré du Protocole d’Echange Standard d’Hélios
    16. 16. 16 Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs Rappel des objectifs de la solution proposée Un certificat électronique à destination des ordonnateurs des collectivités et de leurs représentants  Délivré à titre gratuit par la DGFiP, de façon centralisée  Par accès au Portail de la Gestion Publique  Après habilitation préalable de la collectivité  Sur la base du renforcement du face à face demandeur/comptable permettant  la vérification de l’identité et de la qualité du demandeur  la vérification de la délégation de signature du demandeur  Après signature conjointe d’un contrat de service comportant (reprise d’une fonctionnalité existante), étendu à la demande du certificat de signature  Pour la signature des flux PES dans le cadre de la dématérialisation  des bordereaux récapitulatifs de titres et de mandats Modalités de mise en œuvre du certificat pour la signature électronique Deux types de certificats électroniques proposés aux ordonnateurs pour sécuriser le dispositif  Un certificat d’authentification (Reprise des fonctionnalités existantes pour l’accès au portail)  Accès à l’échange des flux comptables (dépôt des fichiers aller Indigo…, PES, fichiers de virement et de prélèvement, réception des flux retour…)  Accès à la consultation d’Hélios  Un certificat de signature pour les seules personnes habilitées  Nouvelle fonctionnalité : signature des flux PES aller recette et dépense  permettant la dématérialisation des bordereaux de recette et de dépense
    17. 17. 17 Le certificat électronique de signature de la DGFiP à destination des ordonnateurs Modalité d’utilisation du certificat de signature de la DGFiP par les CEPL • La signature électronique des flux PES s’effectue sous la responsabilité de chaque ordonnateur  par un certificat électronique de signature  de la DGFiP ou référencé  selon le choix de la collectivité  par un outil de signature choisi librement  progiciel financier, parapheur  XéMéLios  Mise en place d’une organisation cohérente avec les délégations de signature en vigueur dans la collectivité L’outil de signature de la DGFiP : les fonctionnalités de signature et de vérification de XéMéLios • XéMéLios version 5 étendu pour La réalisation de la signature électronique des flux PES  Avec le certificat de signature de la DGFiP  Avec un certificat référencé Dispositif technique prêt Diffusion en cours
    18. 18. 18 L’outil XéMéLios de la DGFiP permet d ’exploiter les données dématérialisées  Développé et mis à disposition par la DGFiP  Sources publiées sur le site public Adullact http://adullact.net/projects/xemelios/  Une version 5 de XéMéLios offrant une nouvelle ergonomie a été diffusée en Octobre  A base de logiciels libres  Chaque partenaire est libre de réaliser des évolutions  Assure l’analyse et l’exploitation de données au format XML selon les schémas  Validés par la convention cadre nationale  Référencés par la convention cadre nationale  Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers outils bureautiques  Utilisé par le comptable public et les juridictions financières  Par la CEPL si elle le souhaite ou n’a pas d’outil spécifique
    19. 19. La modalité d’échange entre les collectivités et la DGFiP : le Portail Internet de la gestion publique
    20. 20. 20 • Une généralisation de l’accès pour les collectivités effective depuis le 1er janvier 2011 • Le Portail permet aux collectivités notamment :  La consultation d’Hélios  La transmission des fichiers comptables (Indigo, PES), de virement et de prélèvement  Prochainement le retrait du certificat électronique de signature des fichiers PES • Le Portail est la solution de transmission des fichiers actuellement transmis par disquette (ou support physique) (pour les CEPL qui n’envoient pas les flux par fil à Hélios)  Suppression des disquettes  À compter du 1er janvier 2012 pour les flux comptables (titres, mandats et bordereaux) • mise à jour de l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D1617-23 du CGCT (BCFR750735A) le 3 Août 2011 suite à décision partenariale Le Portail de la gestion publique : la modalité d’échange entre les CEPL et la DGFiP mise à disposition par la DGFiP
    21. 21. 21 Le portail de la gestion publique : une modalité sécurisée de communication entre les collectivités et la DGFiP  Un accès simplifié qui ne nécessite pas d’installation de logiciel dédié  Une connexion simple par Internet  Associée à une authentification forte par certificat électronique délivré gratuitement  Des fonctionnalités qui ont vocation à s’enrichir  Les fonctionnalités disponibles  L’échange des flux comptables • Quel que soit le protocole : PES, Indigo, H-titre, H-mandat • Y compris les fichiers de prélèvements et de virement  La consultation d’Hélios : l’état des paiements, du recouvrement, de la trésorerie…  La consultation du compte dépôt de fonds au Trésor des régisseurs  La transmission des valeurs foncières (Patrim Colloc) près de 60% des CEPL habilitées à ce jour 16 dispositifs de tiers de transmission homologués pour la transmission des flux PES Adullact Agedi Alternance Soft Atexo Berger Levrault CG10 CG27 Dematis Enovacum Fast Klekoon SICTIAM SITC SITPI SRCI Telino
    22. 22. 23 Merci de votre attention Mission Hélios Pôle national de dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly 93160 NOISY LE GRAND cedex Pierre JUANCHICH, directeur de la mission Hélios Marie Laure INISAN-EHRET, chef du Pôle national de dématérialisation pole.demat@dgfip.finances.gouv.fr Pour en savoir plus : le site Internet Bercy colloc http://www.colloc.bercy.gouv.fr Finances locales/dématérialisation

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