Actes budgétaires Retours d’expériences Club Finances La Gazette
Sage  <ul><li>Une place à part dans le monde de l’informatique de gestion & financière </li></ul><ul><ul><li>Pour plus de ...
Sage collectivités locales Le projet Actes Budgétaires
Le projet  actes budgétaires
Le projet  actes budgétaires
Le processus de dématérialisation
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Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le processus de dématérialisation </li></ul><ul><ul><li>Les documents dé...
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Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Les objectifs </li></ul><ul><ul><li>Vous faire gagner du temps  </li></u...
Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Où en sommes-nous ?  </li></ul><ul><ul><li>Fin 2011 – début 2012  </li><...
Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Peu de risques identifiés </li></ul><ul><ul><li>L’installation de Totem ...
Les apports de la dématérialisation
Les apports de la dématérialisation  <ul><li>Pour la planète  : Le Zéro Papier : un objectif irréaliste ? </li></ul><ul><u...
Les bénéfices ne sont pas forcément là ou en les attend ! <ul><li>Selon une étude réalisée par IDC et Esker, les bénéfices...
Les freins Source: Markess International, 2008 <ul><li>A quels types de freins sont confrontées les entreprises ?  </li></...
Les avancées <ul><li>Le dispositif règlementaire contribue à l'essor de la dématérialisation </li></ul><ul><ul><li>cf. loi...
La dématérialisation chez Sage  <ul><li>Les volumes et leurs évolutions </li></ul><ul><ul><li>Janvier 2012 : la DGFIP comp...
Les apports du projet actes budgétaires
Les apports de la dématérialisation  <ul><li>Pour l’émetteur de la réglementation </li></ul><ul><ul><li>La gestion du stoc...
Les apports de la dématérialisation  <ul><li>Pour la collectivité </li></ul><ul><ul><li>Une gestion centralisée et automat...
Les effets induits de la dématérialisation  <ul><li>Impact dans les logiciels  </li></ul><ul><ul><li>Contrôles supplémenta...
Un projet de dématérialisation <ul><li>Un spectre de problématiques </li></ul><ul><ul><li>L’aspect technique : une facette...
Un projet de dématérialisation <ul><ul><li>Métier </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La formalisation des processus est un pré...
Un projet de dématérialisation <ul><ul><li>Juridique  </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un projet de dématérialisation doit p...
En savoir plus Sage et la dématérialisation
Les facteurs d’évolution <ul><li>Au croisement de quatre facteurs :  </li></ul><ul><ul><li>Réglementaire </li></ul></ul><u...
Exemples  <ul><li>La télédéclaration de L’IS  </li></ul><ul><ul><li>Un facteur réglementaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><l...
Exemples  <ul><li>La mise en place des normes SEPA - EBICS </li></ul><ul><ul><li>Un facteur réglementaire </li></ul></ul><...
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La transmission dématérialisée des actes budgétaires au contrôle de légalité - Sage

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La transmission dématérialisée des actes budgétaires au contrôle de légalité - Sage

  1. 1. Actes budgétaires Retours d’expériences Club Finances La Gazette
  2. 2. Sage <ul><li>Une place à part dans le monde de l’informatique de gestion & financière </li></ul><ul><ul><li>Pour plus de 1000 collectivités territoriales </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour les organismes de l‘habitat social </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour toutes les entreprises </li></ul></ul><ul><li>La dématérialisation : une évolution majeure </li></ul><ul><ul><li>Capitaliser les expériences </li></ul></ul><ul><ul><li>Une démarche particulière </li></ul></ul>
  3. 3. Sage collectivités locales Le projet Actes Budgétaires
  4. 4. Le projet actes budgétaires
  5. 5. Le projet actes budgétaires
  6. 6. Le processus de dématérialisation
  7. 7. Le processus de dématérialisation
  8. 8. Le processus de dématérialisation
  9. 9. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le processus de dématérialisation </li></ul><ul><ul><li>Les documents dématérialisés </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documents budgétaires : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Informations générales </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Section de fonctionnement </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Section d’investissement </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Annexes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Annexe de dette </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Annexe des subventions </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Annexe des immobilisations </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Etat du personnel, </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Etc… </li></ul></ul></ul></ul>
  10. 10. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le processus de dématérialisation </li></ul><ul><ul><li>Le système d’information à l’origine de l’information </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La gestion financière </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les logiciels annexes (emprunts, subventions, immobilisations, ressources humaines) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Import de flux xml dans TOTEM </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>N flux en fonction de vos logiciels </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Permet de visualiser les éléments </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Enrichissement dans l’outil TOTEM </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Saisie complémentaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Envoi du flux « scellé» aux services de l’Etat </li></ul></ul>
  11. 11. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le périmètre d’intervention de Sage </li></ul><ul><ul><li>Deux applications concernées : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sage Financements : gestion des emprunts , des prêts et de la dette garantie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sage Patrimoine : gestion des immobilisations </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Enrichissement des annexes dans TOTEM </li></ul></ul>
  12. 12. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le périmètre d’intervention de Sage </li></ul><ul><ul><li>Sage Financements </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>« bloc technique » emprunts permettant la dématérialisation des annexes suivantes : </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>M14 et M4x : Répartition par catégorie de dette, répartition des emprunts par type de taux, répartition par nature de dette, remboursement anticipé d’un emprunt avec refinancement et répartition de l’encours. </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>M52, M71 : Récapitulation par prêteur, état de la dette et répartition de l’encours (typologie) </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Toutes les nomenclatures : Etat des emprunts garantis par la collectivité  </li></ul></ul></ul></ul></ul>
  13. 13. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le périmètre d’intervention de Sage </li></ul><ul><ul><li>Sage Financements </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>« Etat des crédits de trésorerie » ( toutes les nomenclatures ) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>« Etat des instruments de couverture du risque financier » ( toutes les nomenclatures ) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>« Tableau récapitulatif des lignes composant le notionnel de référence » ( M52, M71 ) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>« Etat des prêts » ( M52, M71 ) </li></ul></ul></ul></ul>
  14. 14. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Le périmètre d’intervention de Sage </li></ul><ul><ul><li>Sage Patrimoine </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dématérialisation de l’annexe « Etat des immobilisations » pour toutes les nomenclatures </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Disponible pour le CA 2012 </li></ul></ul></ul>
  15. 15. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Les objectifs </li></ul><ul><ul><li>Vous faire gagner du temps </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Etat des dettes garanties </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>charge estimée au cours de l’expérimentation à 15 jours de saisie </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Etat des immobilisations </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>des milliers de lignes à saisir </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>S’assurer de la validité des données </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Intégration des contrôles issus du cahier des charges </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Mettre à jour les documents plus facilement </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un « centre » d’échange </li></ul></ul></ul>
  16. 16. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Où en sommes-nous ? </li></ul><ul><ul><li>Fin 2011 – début 2012 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Recensement des collectivités intéressées </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clients beta testeurs: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>En cours : CU Bordeaux, Conseil général gironde et CA Grenoble Métropole </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Disponibilité pour le BP 2012 : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Mise en œuvre individuelle pour traiter la problématique du calendrier et éviter un déploiement de version </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Déploiement de la version 11.0 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Pour la prochaine campagne </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>CA 2012 : déploiement d’une version 12.0 contenant les nouvelles maquettes budgétaires et les modifications des fichiers de dématérialisation </li></ul></ul></ul>
  17. 17. Le projet pour Sage Collectivités locales <ul><li>Peu de risques identifiés </li></ul><ul><ul><li>L’installation de Totem </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Composants Java à jour </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>La mise à jour des versions </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les versions ne sont pas forcément à jour </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>La formation sur l’application </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Assez simple </li></ul></ul></ul><ul><li>Un projet simple à mettre en œuvre </li></ul><ul><ul><li>Au regard des projets de dématérialisation </li></ul></ul>
  18. 18. Les apports de la dématérialisation
  19. 19. Les apports de la dématérialisation <ul><li>Pour la planète : Le Zéro Papier : un objectif irréaliste ? </li></ul><ul><ul><li>En dépit du développement des technologies de l'information et d'une automatisation croissante des processus, une grande partie des transactions réalisées finissent sous format papier. </li></ul></ul><ul><ul><li>Plusieurs explications peuvent être avancées : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>la résistance au changement : la dématérialisation implique d'adopter de nouveaux comportements (lecture à l'écran, sécurité des informations, égalité probatoire des documents électroniques avec les documents papiers …) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la culture du papier fortement ancrée dans la société </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>les pratiques sociales (le papier restant synonyme de preuve tangible) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>le décalage entre les possibilités offertes par la dématérialisation et le cadre règlementaire </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>les contraintes techniques et financières prévalant au déploiement de la dématérialisation </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Les coûts de stockage et d’infrastructure ne sont pas à négliger… </li></ul></ul>
  20. 20. Les bénéfices ne sont pas forcément là ou en les attend ! <ul><li>Selon une étude réalisée par IDC et Esker, les bénéfices apportés par les solutions de dématérialisation dans la gestion de commande proviennent d'abord des gains de productivité. </li></ul>
  21. 21. Les freins Source: Markess International, 2008 <ul><li>A quels types de freins sont confrontées les entreprises ? </li></ul><ul><li>Selon Markess International (étude réalisée auprès d'un échantillon de 200 entreprises publiques et privées), le point de blocage majeur à la dématérialisation des documents et des courriers entrants serait la culture du papier. </li></ul>
  22. 22. Les avancées <ul><li>Le dispositif règlementaire contribue à l'essor de la dématérialisation </li></ul><ul><ul><li>cf. loi 2003 qui confère au document électronique la même valeur probatoire qu'un document papier </li></ul></ul><ul><ul><li>cf. directive européenne 2001/115CE qui autorise les entreprises à sous-traiter la gestion de leurs factures </li></ul></ul><ul><ul><li>cf 2007 : révision générale des politiques publiques qui fait de la dématérialisation des échanges un outil pour simplifier et moderniser la relation de l'administration avec les usagers </li></ul></ul><ul><ul><li>cf. Modification de l'article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 qui autorise la dématérialisation des bulletins de paie (sous condition d'accord du salarié) </li></ul></ul>
  23. 23. La dématérialisation chez Sage <ul><li>Les volumes et leurs évolutions </li></ul><ul><ul><li>Janvier 2012 : la DGFIP compte 2 575 050 utilisateurs d’EDITDFC </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>+ 16% sur un an </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Décembre 2011 : la DGFIP compte 1 317 202 utilisateurs TVA (dont 55% en EDI) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>+ 37% sur un an </li></ul></ul></ul>
  24. 24. Les apports du projet actes budgétaires
  25. 25. Les apports de la dématérialisation <ul><li>Pour l’émetteur de la réglementation </li></ul><ul><ul><li>La gestion du stockage </li></ul></ul><ul><ul><li>L’absence de ressaisie </li></ul></ul><ul><ul><li>Les contrôles systématiques </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Règles de cohérence des montants, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pré-Contrôles </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Si X >Y, alors il y a un risque : le dossier peut donc être « extrait » pour une analyse approfondie </li></ul></ul></ul></ul>
  26. 26. Les apports de la dématérialisation <ul><li>Pour la collectivité </li></ul><ul><ul><li>Une gestion centralisée et automatisée des documents budgétaires </li></ul></ul><ul><ul><li>Une mise à jour « en ligne » des documents budgétaires </li></ul></ul><ul><ul><li>La fin de l’envoi papier </li></ul></ul><ul><ul><li>La traçabilité du flux </li></ul></ul><ul><ul><li>Les contrôles réalisés dans votre application </li></ul></ul>
  27. 27. Les effets induits de la dématérialisation <ul><li>Impact dans les logiciels </li></ul><ul><ul><li>Contrôles supplémentaires </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les contrôles « réglementaires » spécifiés sont repris par les éditeurs </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Clarification des cahiers des charges </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Exemple : association EDIFICAS </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Intégration des dates clés dans les échanges avec les éditeurs </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Une normalisation qui favorise les échanges </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La donnée devient exploitable </li></ul></ul></ul>
  28. 28. Un projet de dématérialisation <ul><li>Un spectre de problématiques </li></ul><ul><ul><li>L’aspect technique : une facette du projet </li></ul></ul><ul><li>6 dimensions à prendre en compte : </li></ul><ul><ul><li>Humain </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Formation sur l’objectif – susciter l’intérêt </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Formation et assistance dédiées </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Pourquoi changer ? </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Organisationnel </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nouveaux échanges </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Missions à plus forte valeur ajoutée </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Télé-déclarer un document est différent de l’adresser par papier : responsabilité renforcée. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nouveaux indicateurs </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Nombre d’erreurs, délais,… </li></ul></ul></ul></ul>
  29. 29. Un projet de dématérialisation <ul><ul><li>Métier </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La formalisation des processus est un préalable indispensable </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>La description des interventions de chacun permet une prise de recul sur les méthodes de travail </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>producteurs, validateurs, consommateurs, fréquences de mise à jour, criticité, archivage, réutilisation, … </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Stratégique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La finalité du projet doit être précisée pour optimiser les bénéfices et déterminer les indicateurs de réussite </li></ul></ul></ul>
  30. 30. Un projet de dématérialisation <ul><ul><li>Juridique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un projet de dématérialisation doit préalablement et systématiquement faire l’objet d’une étude de faisabilité juridique </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Technique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Définir les outils concernés </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>S’assurer de la disponibilité des options </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>S’assurer d’un planning de mise à disposition </li></ul></ul></ul></ul>
  31. 31. En savoir plus Sage et la dématérialisation
  32. 32. Les facteurs d’évolution <ul><li>Au croisement de quatre facteurs : </li></ul><ul><ul><li>Réglementaire </li></ul></ul><ul><ul><li>Technologie </li></ul></ul><ul><ul><li>Emergence de nouveaux besoins </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Productivité </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Traçabilité </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Changement dans l’approche du contrôle </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Passage du hasard à la cible </li></ul></ul></ul>
  33. 33. Exemples <ul><li>La télédéclaration de L’IS </li></ul><ul><ul><li>Un facteur réglementaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Obligation pour les grandes entreprises </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Diminution du seuil (CA>230 000 €) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un facteur technologique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La fin des « calculatrices » </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>La généralisation d’internet </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>L’émergence de nouveaux besoins </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Traçabilité (envoi, réception, validation) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un changement dans l’approche du contrôle </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le justification des pièces évolue </li></ul></ul></ul>
  34. 34. Exemples <ul><li>La mise en place des normes SEPA - EBICS </li></ul><ul><ul><li>Un facteur réglementaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’évolution de la réglementation européenne </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un facteur technologique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La fin de réseau télécom X25 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>L’émergence de nouveaux besoins </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les échanges européens voire internationaux sont la règle </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un besoin d’automatisation du rapprochement bancaire plus fort </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un changement dans l’approche du contrôle </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sécurité renforcée </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un langage plus évolutif </li></ul></ul></ul>
  35. 35. Exemples <ul><li>Passage de la DADS-U vers la N4DS - Norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales </li></ul><ul><ul><li>Un facteur réglementaire </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Changement de la réglementation </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un facteur technologique </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’accès à internet </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>L’émergence de nouveaux besoins </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Une simplification du travail du déclarant </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Une harmonisation et un croisement d’information </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Un changement dans l’approche du contrôle </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Des contrôles facilités </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Désectorisation des métiers </li></ul></ul></ul>
  36. 36. Dématérialisation Collectivités

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