Formation Mediadix
Établir un cahier des charges pour la
numérisation de collections
15 octobre 2010
Luc Bellier – luc.bel...
En guise d’introduction
• Un bon CCTP décrit votre besoin
• Il traduit la façon dont vous souhaitez
travailler avec le pre...
Plan
• L’appel d’offres : de la commande à l’analyse
• Le pilotage
• Le suivi : du contrôle au management de la
qualité
Appel d’offres : l’essentiel
• Toutes les prestations à faire, rien que les prestations
• Le nombre et le type de tâches à...
Instruction préalable
• Type et étendue des prestations souhaitées
types et caractéristiques des documents, traitements, v...
Pièces et rédaction
• Rédaction la plus précise et complète possible des prestations
demandées, en préservant l’avenir
• A...
Le CCTP
Définition précise des besoins et de la prestation
- Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page,
des...
Définition des livrables
- Livrables de production (document numérique)
- format et structuration des documents numériques...
Selon quel planning travaille-t-on ?
Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché.
Délais d’exécuti...
Que paie-t-on ? Modalités financières
- Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ; l’unité de comptage
(la ...
Comment gère-t-on et finit-on un marché ?
Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour
pouvoir a...
Analyse des offres et choix
• Uniquement à partir des offres
• Les critères de notation et leur pondération doivent
être d...
Le pilotage consiste à mettre en
place les structures et les
indicateurs permettant de
suivre et de contrôler le respect
d...
Les structures de pilotage :
Le comité de projet
- Sa composition : des compétences techniques, administratives et des
per...
Des procédures pour :
Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation
Lever les ambiguïtés d’une organisa...
Les indicateurs :
suivi de l’avancement du marché :
volumes produit, livrés, validés, corrigés etc.
délais de production, ...
Gestion de la qualité
• Suivi qualité de la chaîne de production
• Critères de qualité de la numérisation
3. Le suivi
Management de la qualité
• Le management de la qualité consiste en la mise en
place d’une organisation du travail dont les...
Management de la qualité : les critères
• Ces critères peuvent porter sur tous les
aspects de la prestation :
– Délais et ...
Management de la qualité :
chartes et procédures, le plan qualité
• La définition de ces critères de suivi de la qualité
a...
Management de la qualité :
suivre la qualité
• Les indicateurs connus sont établis selon vos
exigences et les contraintes ...
Management de la qualité :
suivre la qualité
• Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le
client doivent êtr...
Merci de votre attention
• Vos questions ?
Prochain SlideShare
Chargement dans…5
×

gestion de marché de numérisation patrimoniale Mediadix 2010

1 135 vues

Publié le

formation à destination des professionnels du livre souhaitant numériser leur fonds.

Publié dans : Formation
0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
1 135
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
7
Actions
Partages
0
Téléchargements
8
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive
  • Le CC est votre meilleur ami -> soigner sa rédaction et l’instruction
  • Type et étendue des prestations : caractéristiques majeures des documents, volumétrie en pages si possible, type de numérisation, traitements connexes, contraintes juridiques sur les originaux
    Objectifs : mise en ligne ou pas, impression sur papier ou pas, stockage …
    Contraintes et risques : pilotage, équipes, contraintes juridiques, administratives liées à des subventions, partenariats, contraintes de planning, contraintes techniques selon les outils et les chaînes de traitement… pour identifier précisément la manière de conduire le projet, ce que la bibliothèque peut supporter seule et ce qu’elle doit ou peut sous-traiter
    Modalités logistiques : numérisation sur site ou hors site ? Modalités du transfert de responsabilité vers le prestataire ? Contraintes liées aux bâtiments ? (ex. du marché coll. Spé.)
  • RPC : Règlement particulier de la consultation. Modalités de passation, documents à fournir par les candidats, règles particulières liées à l’AO. Par exemple, critères de notation : pondération de la note en différents critères permet de mettre en valeur les points essentiels du projet sur lesquels les candidats sont évalués
  • Insister sur 3 points en particulier
    - Permettre la mise en concurrence en n’induisant pas un prix unitaire (même si la bibliothèque peut les connaître par ailleurs, à partir d’autres marchés par exemple).
    Bien choisir le niveau de détail est essentiel : les entreprises n’aiment pas les cas particuliers ni le flou.
    S’appuyer sur les compétences de l’entreprise et sa force de proposition
    Ce qui n’a pu être établi dans le marché doit l’être à son lancement. Mais ce qui n’est pas dans le marché ne peut être imposé totalement au prestataire. Il faut préciser les points qui restent à clarifier au lancement du marché.
  • CCTP
    permettre à l’entreprise d’embrasser rapidement l’étendue du projet
    Détail : préparation des originaux jusqu’au contrôle qualité des livrables et documents numériques
    Annexes : schémas XML, règles de pagination, etc
    CCAP définit le cadre administratif et financier
    Structure : procédure adaptée ? marché à bons de commande ? Forfaitaire ? Phase de tests préalables ?
    Montants budgétaires : forfaitaire ? Mini-maxi ? Exprimés en pages ou en documents (-> préférer les pages : donnée plus facile à traiter et moins ambiguë que le document numérique)
    Si pas de montant, définir des volumes à traiter (fixes ? Mini-maxis ?). Attention, contractualiser les volumes à fournir accroît la pression sur les collections et les chaînes internes
  • description des caractéristiques physiques des collections : qualité du papier, des reliures, possibilité d’ouvrir à plat ou non, formats, etc. Volumétrie à traiter.
    Ces éléments vont déterminer le matériel qui sera utilisé, les cadences, et donc le prix. Si les descriptions sont trop imprécises, les prix seront augmentés afin de pouvoir investir dans plusieurs matériels couvrant l’ensemble des besoins. Pour la bibliothèque, le risque est de ne pas pouvoir traiter ce qu’il est prévu de traiter. Si elles sont trop précises, le risque est un gonflement de prix par le prestataire pour gérer tous les cas particuliers. Préciser les types de refus que le prestataire est autorisé à faire (marges trop étroites, reliures trop serrées, incohérences de pagination, etc), en particulier si traitements multiples (num + OCR + saisie des tables et index).
    Prévoir une visite des collections identifiées pendant la période d’appel d’offres.
    Si le mode texte est envisagé, décrire également les langues concernées et les périodes de publications.
    Que peut on numériser : c’est au candidat de déterminer les matériels selon les besoins de l’AO. Cpdt déterminer si le fonds susceptible d’être numérisé offre des caractéristiques compatibles ou non avec les possibilités techniques. Exemple des documents de moins de 12cm à numériser à 110° => matériel inexistant jusqu’en 2008 et très cher.
    Comment va-t-on numériser ? :
    Profondeur de capture, résolution(s)? OCR ? Si oui, brut ou HQ ? En fonction des objectifs de numérisation.
    Mode image, consultation d’une photographie numérique d’un document, sans possibilité de recherche.
    Description du document numérique => informations, métadonnées associées aux images d’un document permettant de retrouver le document (identification du type catalogue), de naviguer dans ce document (pagination, identification de pages particulières – titre, illustrations ou autre) et de le conserver à très long terme.
    Mode texte : reconnaissance de caractères associés à l’image et permettant de retrouver des informations contenues dans un ouvrage numérisé et océrisé
    Ces choix nécessitent une infrastructure de contrôle, puis de stockage et de consultation gérant les différentes modalités de consultation et de recherche des documents numérisés.
  • Format et structure de livraison des documents numériques :
    Caractéristique des fichiers (formats des images – tiff, jpeg, pdf ou pdf multicouche (image et texte) – des métadonnées (si structuration xml, fournir le(s) schéma(s), si document structuré donner la structure), des fichiers OCR associés (format Xml Alto principalement)
    Organisation des fichiers et des livraisons (1 répertoire par document > 1 répertoire pour les fichiers images et/ou un répertoire pour les fichiers OCR et un fichier contenant la saisie de la table des matières, etc.)
    Exiger du prestataire un contrôle par lui-même avant livraison. Détailler les modalités de contrôles par l’établissement : contrôle automatique sur les livraisons, contrôle visuel exhaustif ou par échantillonnage (-> préciser la norme). Normalement le prestataire va chercher à appliquer sur ses chaînes les mêmes contrôles que son client.
    Définir les modalités et support des livraisons en fonction des ressources de l’établissement : sinon dans le CCTP, au moins au lancement (disque dur, disques gravés si stockage voulu pendant un temps donné, transfert de fichiers) Les coûts ne sont pas les mêmes pour le prestataire, ni pour la bibliothèque.
    Livrables de suivi :
    Le suivi de ces marchés consiste en la supervision de deux flux :
    - des objets qui partent et qui reviennent
    - des documents qui sont livrés
    Il faut assurer le suivi des deux flux et la correspondance des deux (les documents numériques livrés sont-ils ceux attendus et ai-je le compte entre le deux ?)
    C’est une question sensible, car des livres qui se perdent, changent de caisses, cela arrive très souvent. Et c’est ce suivi qui permet de commander des volumes et de payer ce qui est livré. Il faut penser à cette organisation de façon très détaillée en amont car pour savoir comment commander, et payer il faut savoir comment suivre ces flux.
  • Fixation des délais : durée globale ; découpage en tranches ferme et conditionnelle ? Découpage en tranches (ferme, conditionnelle) donne de la souplesse à l’établissement et accroît la pression sur le prestataire mais diminue la surface d’amortissement.
    Délais de production (livraisons, durée des contrôles par l’établissement ; délais de réfections pour le prestataire ? Réfections en fin de marché ?) et de payement. Etablir un planning contractuel.
    Contractualiser certains documents (assurance qualité, indicateurs de suivi) donne des garanties à la MOA, mais attention : peut être lourd à gérer
    Réunion de lancement : doit intervenir dans un délai administratif fixe par rapport à la notification.
    Une période de test : prévoir dans le CC. C’est le moment où il faut impérativement lever toutes les ambiguïtés du CCTP, soulever tous les problèmes et toutes les contraintes et les façons d’y remédier. Être très rigoureux : la réussite de cette phase conditionne toute la suite du projet.
    La planification de la production : La phase de test permet aussi de planifier la phase de production, les rythmes et les plannings de toute la production et de définir les procédures de travail des différents acteurs. Prévoir des délais suffisamment longs pour pallier les imprévus. Puis éviter toute modification des délais d’exécution (contractuels).
    Selon le déroulé du projet, le planning contractuel peut être revu.
  • Que paie-t-on ?
    Ne pas prévoir de couleur si vous n’avez que des imprimés standard, ne pas prévoir d’OCR si vous n’avez que des albums etc. Ou au contraire, ne pas oublier de prévoir un prix, correspondant à un besoin (prestation d’OCR, de saisie de tables des matières) ou un type de document (relié, micro…).
    Pouvoir gérer plusieurs prix (OCR brut, HQ par support, prix par format et par type de num)
    Attention à la difficulté d’établir le rapport entre le nombre de pages et le nombre de documents. Les moyennes sont dangereuses et masquent les variétés documentaires. Il faudra bien décrire cela, afin que les prix fournis prennent en compte les temps de traitement par objet : numériser un livre de 10 pages prend beaucoup de temps en terme de manipulation et peu en terme de facturation à la page.
    Les pénalités : prévoir en interne des moyens de suivi très précis (fiches d’état physique, alertes sur délais, modalités de déclaration de dégradation)
    Comment paie-t-on ? (question liée au contrôle qualité)
    Cette question recouvre plusieurs problématiques :
    - les modalités de contrôle de la qualité de prestation. Les critères de rejet d’un document sont à définir dans le CCTP mais seront abordés en tant que tel dans la présentation sur le management de la qualité et le suivi du prestataire
    - les modalités de suivi de paiement
    - les outils juridiques et administratifs que vous mettez en place pour tenir votre prestataire (l’inciter à travailler bien, donc ne pas tout payer trop vite, sans l’étouffer économiquement et en vous garantissant des délais suffisants pour s’assurer de la conformité de la prestation à vos attentes).
    Focus :
    En une fois ? Donc après contrôle de la conformité de la livraison en terme de qualité. Cette solution est plus simple, mais nécessite une longue période avant de pouvoir déclencher le paiement des commandes.
    Il faut aussi définir un délai pour que vous puissiez contrôler le travail du prestataire. Penser au moyens humains nécessaires et aux outils.( voir infra) Déterminer ces délais en fonction de ces moyens, sans excès.
    En deux fois ? Après livraison et après contrôle ? Comment répartir le paiement ?
    Beaucoup à la livraison si les volumes sont importants et moins après contrôle => cela permet d’allonger la période de contrôle sans pénaliser le prestataire tout en s’assurant une sanction financière si le travail n’est pas conforme. Par livraison, il faut entendre réception de supports lisibles et de documents lisibles et pas seulement réception d’un support. Penser à rendre obligatoire un bon de livraison => sans lui le suivi pour les paiements sera délicat et lourd, surtout quand les paiements sont décalés par rapport à la livraison. Ce processus doit être décrit dans le CCAP.
  • Comment on gère t on et finit on un marché ?
    SI vous prévoyez de rejeter des documents, le prestataire devra les relivrer pour qu’ils lui soient payés. Cela entraîne plusieurs écueils à bien anticiper quand on rédige l’AO :
    - S’assurer qu’ils sont livrés de façon distincte des documents livrés pour la première fois afin d’éviter tout mélange et erreurs de paiement.
    - S’assurer que leur relivraison est réalisée dans des délais qui permettent de clore le marché et de contrôler la qualité (éviter que tout soit relivré d’un coup quelques jours avant la fin du marché)
    - Comment s’assurer que tous ces documents rejetés seront corrigés ?
    Les recontroler et au besoin les rejeter à nouveau => Cela entraîne une surcharge de travail qui n’est pas quantifiable et vient accumuler du retard sur les documents livrés une première fois. Il faut trouver un équilibre entre une stricte exigence de qualité et la nécessité de clore un marché et donc d’arrêter de demander que des documents soient corrigés.
    Des documents pourraient ne jamais être validés !
  • Base de l’analyse = l’offre. Ne pas prendre en compte les expériences malheureuses. Elles doivent vous aider à poser les bonnes questions dans le CCTP, pas à guider votre choix.
  • Le CCTP et le CCAP, l’offre du prestataire ont déterminé prix, modalités de contrôle, de planification, et définis les engagements réciproques des deux contractants.
    Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ces engagements.
    Ces engagements sont garanties par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux.
    Certains éléments peuvent être indiqués dans le CCAP ou le CCTP.
  • Les procédures bipartites concernent le plus souvent des opérations structurantes entre le client et le prestataire. Leur formalisation précise permet de pouvoir s’y référer en cas de besoin (changement de personnel) et de clarifier toutes les ambiguïtés qu’une organisation informelle laisse toujours planer. On peut ainsi décrire le transfert des collections et donc la transaction par laquelle le prestataire prend en charge ou remet les documents de votre établissement.
    Procédures chez le prestataire : plus la formalisation des opérations liées à la production est importante, ainsi que leur bon respect de celles-ci, moins le contrôle qualité sera utile. En conséquence, le degrés de formalisation des procédures du prestataire est proportionnel aux quantités de documents à produire.
    Démarche de management de la qualité : Ici on ne parle pas de qualité de la production, mais de gestion de la qualité. Pour ne pas avoir à vérifier la totalité du produit fini on peut strictement définir des procédures liées à la réalisation de la prestation dont le respect garanti la bonne qualité de la production. Un échantillonnage permettra de suivre la respect des normes de qualité.
    Il s’agit par cette méthode de contrôler les méthodes de travail et non pas le produit livré.
  • Il s’agit ici de trouver les éléments pertinents selon votre organisation et vos priorités pour suivre l’avancement et la qualité de la prestation. Ces indicateurs peuvent être fournis par le prestataire (livrable à prévoir au CCAP et au besoin au CCTP), par vos propres compteurs ou par les deux afin de croiser les informations.
  • Le management de la qualité : c’est du management au service de la qualité donc de la gestion en vue d’assurer de la qualité
    Ces modalités de gestion de projet sont adaptés à des projets d’ampleur, où le contrôle exhaustif final serait impossible. Cependant, elles peuvent être introduites partiellement dans un projet sur des points sensibles et constituer une aide à la définition de vos critères qualité.
    Implications : si les moyens humains ne sont pas suffisants ou garantis pour mettre en œuvre les procédures demandées, il vaut mieux adapter les procédures.
  • Délais :
    immobilisation des objets : plus la durée des objet est courtes, plus l’outil de production (les scanners et les équipes en charge) doit être adapté et les collections envoyées conformes à ce scanners. Si vous exigez une faible immobilisation, il faudra offrir des garanti au prestataire sur la conformité des lots par rapport à la capacité de celui-ci à les traiter. Si vous avez indiquez dans le CCTP qu’il y aura 20% de documents en couleurs, le prestataire aura une partie des scanners dédiés au projet en mesure de traiter la couleur. Si vous envoyez d’un seul coup les 20%, le nombre de scanner en mesure de répondre à la demande sera insuffisant pour respecter le délais d’immobilisation des documents.
    délais de livraisons des documents : si on met en place un délais défini pour réaliser une commande. Le suivi du délais a plusieurs enjeux:
    - s’assurer que le prestataire livre en respectant le planning
    - maîtriser l’encours de production => plus ce délais est long plus le moment entre l’identification d’une erreur par le client et la visibilité de sa mise en place est long. En ce sens il vaut mieux pour une bon management de la qualité préférer de petits lots d’objets à envoyer régulièrement et de petites livraisons régulières que de forts volumes très espacés dans le temps. Surtout dans la phase de rosage du marché.
    Volumes : on retrouve ici un autre indicateur qui permet de s’assurer que le prestataire maîtrise ses flux. Les volumes des objets peuvent être pointés à différents moments :
    * au départ (combien vous envoyer de livres)
    * à la réception (combien le prestataire en reçoit) a-t-on le même nombre ? S’agit-il des mêmes documents ?
    * au retour des objets (combien le prestataire renvoie d’objets ? S’agit-il des mêmes objets qu’au départ de ce lot ? Combien d’objets sont acceptés par le prestataire ? (taux de refus qui est un indicateur sur le respect des engagements du prestataire mais aussi du client sur la conformité des objets envoyés par rapport à ce qui a été décrit dans le CCTP ou la procédure)
  • Chartes : elles sont aussi nécessaires pour le contrôle qualité sans management de la qualité afin que le prestataire sache quand et pourquoi vous rejetez un document.
    Les procédures sont nécessaires sur les points critiques d’un projet. Si le contrôle qualité n’est pas exhaustif, sur l’ensemble de la prestation.
  • Solutions en cas de dérives : plan d’ action décrivant la mise en oeuvre de mesures correctives et curatives. (rappel de consignes, changement de règles de gestion, mises à jour des procédures et au besoin des chartes et règles)
  • gestion de marché de numérisation patrimoniale Mediadix 2010

    1. 1. Formation Mediadix Établir un cahier des charges pour la numérisation de collections 15 octobre 2010 Luc Bellier – luc.bellier@bnf.fr Département de la Conservation
    2. 2. En guise d’introduction • Un bon CCTP décrit votre besoin • Il traduit la façon dont vous souhaitez travailler avec le prestataire • Il traduit la façon dont vous pouvez travailler avec le prestataire • Un CCTP est indissociable de sa mise en œuvre et donc du suivi du marché.
    3. 3. Plan • L’appel d’offres : de la commande à l’analyse • Le pilotage • Le suivi : du contrôle au management de la qualité
    4. 4. Appel d’offres : l’essentiel • Toutes les prestations à faire, rien que les prestations • Le nombre et le type de tâches à sous-traiter varient selon ce que la bibliothèque peut supporter en interne • Cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) et dans lequel le projet sera réalisé • Cadre pour l’évaluation technique et financière des offres 1. L’appel d’offres
    5. 5. Instruction préalable • Type et étendue des prestations souhaitées types et caractéristiques des documents, traitements, volumétrie… • Objectifs du projet destination des documents numériques • Contraintes et risques sur le projet ressources humaines et financières et obligations afférentes ; planning et durée du projet ; contraintes techniques • Modalités techniques et logistiques • L’instruction permet de définir les contours de l’AO : – Forme et structure du marché (allotissement, tranches…) – Éléments clé et les contraintes à signaler – Éventuels points incertains résolus en phase de test ou pour cette date 1. L’appel d’offres
    6. 6. Pièces et rédaction • Rédaction la plus précise et complète possible des prestations demandées, en préservant l’avenir • Attention, avoir un niveau de détail pertinent • Permettre aux candidats de définir leur offre et leur prix • Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montantNe pas préciser à la fois les volumes précis et un montant financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise enfinancier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en concurrenceconcurrence • Ne pas dédouaner l’entreprise de ses responsabilités et s’appuyer sur ses compétences 1. L’appel d’offres
    7. 7. Le CCTP Définition précise des besoins et de la prestation - Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page, description des caractéristiques physiques des collections) - Que peut-on numériser ? - Comment va-t-on numériser ? (mode image, mode texte, description du document numérique) 1. L’appel d’offres
    8. 8. Définition des livrables - Livrables de production (document numérique) - format et structuration des documents numériques - modalités techniques de livraison - stockage après livraison - Livrables de suivi - Tout documents ou fichiers permettant le suivi des transactions (enlèvements des objets, livraison des objets ou des documents numériques) - Modalités de contrôle et livrables du client au prestataire Le CCTP 1. L’appel d’offres
    9. 9. Selon quel planning travaille-t-on ? Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché. Délais d’exécution : tranches, délais de production, de validation, de réfections ; planning contractuel ; pénalités sur les retards Une période de test : permet de détailler toutes les attentes du client et de préciser les moyens pour les réaliser. Sa durée est relative à la complexité de la prestation. Si l’organisation le nécessite c’est à cette étape qu’il faut rédiger les procédures. La planification de la production courante : s’établit pendant la phase de test. Ce planning doit être contractuel pour ne pas être tributaire des seuls rythmes du prestataire Le CCAP 1. L’appel d’offres
    10. 10. Que paie-t-on ? Modalités financières - Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ; l’unité de comptage (la page) et les caractéristiques permettant de définir le BPU Les pénalités : - sur le retard, la perte, la dégradation des objets : levier pour tenir le prestataire Comment paie-t-on ? - Processus d’admission => délais de contrôles et d’admission contractuels et maîtrisables. Le CCAP 1. L’appel d’offres
    11. 11. Comment gère-t-on et finit-on un marché ? Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour pouvoir arrêter le marché, il faut admettre que tout ce qui a été livré ne sera pas forcément payé si la qualité n’est pas suffisante en fin de marché Soit définir les modalités de réfections et de fin de marché Le CCAP 1. L’appel d’offres
    12. 12. Analyse des offres et choix • Uniquement à partir des offres • Les critères de notation et leur pondération doivent être définis et communiqués (RPC) • Ne pas évaluer des points non prévus aux cahiers des charges • Poser des questions si besoin – Lever les ambiguïtés – Attirer l’attention d’un candidat sur un point important – Les questions ne doivent pas conduire à ajouter des éléments nouveaux : seulement des précisions 1. L’appel d’offres
    13. 13. Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ses engagements. Ils sont garantis par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux. Ils peuvent être définis au lancement du marché et/ou dans les CCAP et CCTP. Le pilotage d’un projet Direction du projet : Maître d’œuvreMaître d’ouvrage : client Direction du projet : Chef de projet Comité de projet Comité de pilotage Experts Chef de projet Experts 2. Le pilotage
    14. 14. Les structures de pilotage : Le comité de projet - Sa composition : des compétences techniques, administratives et des personnes ayant compétences pour décider au nom des deux contractants. - Ses fonctions : suit des plannings, validation techniques des étapes du projet (test, production etc.), suit la qualité, rappelle au besoin les consignes et procédures en cas de dérives. Le comité de pilotage - Sa composition : définie au lancement du marché et pour la durée du projet, elle rassemble les chefs de projet des deux contractants, et les personnes ayant autorité pour le suivi stratégique du projet. - Ses fonctions : suit le projet au niveau stratégique et décisionnel, rend des arbitrages soumis par le comité de projet, valide formellement les étapes du projet. Le pilotage d’un projet 2. Le pilotage
    15. 15. Des procédures pour : Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation Lever les ambiguïtés d’une organisation informelle s’inscrire dans une démarche de management de la qualité Procédures bipartites : livraison, départ et retour des documents, validation des livraisons, facturation etc. Procédures chez le prestataire : des opérations clés dans la bonne réalisation de la prestation peuvent être décrites pour comprendre les méthodes du prestataire et s’assurer qu’elles garantissent la qualité de la prestation. Procédures internes : Si certaines opérations lourdes impliquent plusieurs acteurs, sur des actions stratégiques (facturation par exemple) il peut être utile de formaliser la façon de procéder, et les intervenants. Le suivi d’un marché 3. Le suivi
    16. 16. Les indicateurs : suivi de l’avancement du marché : volumes produit, livrés, validés, corrigés etc. délais de production, délais d’immobilisation des documents etc. suivi de la qualité nombres de documents rejetés, répartition par motif etc. suivi financier permet de décider quand une commande est remplie, facturable... Le suivi d’un marché 3. Le suivi
    17. 17. Gestion de la qualité • Suivi qualité de la chaîne de production • Critères de qualité de la numérisation 3. Le suivi
    18. 18. Management de la qualité • Le management de la qualité consiste en la mise en place d’une organisation du travail dont les conditions permettent d’assurer la qualité d’un service ou d’une prestation. • Cela implique : – La définition des critères de qualité définis dans la prestation – La rédaction des règles et procédures liées dont la mise en œuvre est déterminante dans le respect des critères qualité – La mise en œuvre de moyens à la mesure de l’exigence des procédures – Et inversement. – L’élaboration d’indicateurs de suivi permettant de s’assurer que ces critères sont respectés. 3. Le suivi
    19. 19. Management de la qualité : les critères • Ces critères peuvent porter sur tous les aspects de la prestation : – Délais et respect des plannings (immobilisation des objets, livraison des documents numériques) – Volumes (fluidité des livraisons et enlèvements, régularité) – Qualité de la prestation (taux de refus des objets, taux de rejet des livraisons de documents numériques) par : • contrôle exhaustif, • contrôle par échantillon, 3. Le suivi
    20. 20. Management de la qualité : chartes et procédures, le plan qualité • La définition de ces critères de suivi de la qualité avec le prestataire implique la rédaction de documents où seront formalisés ces critères et les conditions nécessaires à leur respect. • L’ensemble de ces documents constitue un plan qualité. • Les chartes y définissent ce qui est autorisé et ce qui est interdit (recueil d’exemples et de règles) • Les procédures décrivent la démarche à suivre pour une prestation donnée dans le respect des règles établies dans les chartes. (Que faire si la règle est respectée ? Que faire si elle ne l’est pas ?) 3. Le suivi
    21. 21. Management de la qualité : suivre la qualité • Les indicateurs connus sont établis selon vos exigences et les contraintes afférentes du prestataire. • Ils sont suivis par le responsable de projet • Ils sont étudiés par le comité de projet et des solutions doivent être données en cas de dérive. • Il existe deux approches pour gérer la qualité : – Méthode par contrôle final – Méthode par audit sur les chaînes de production 3. Le suivi
    22. 22. Management de la qualité : suivre la qualité • Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le client doivent être motivées, examinées et étudiées avec le prestataire afin : – De trouver l’origine du problème – De l’aider à apporter une solution permettant la mise en place de mesures correctives et curatives (le problème est peut être vu chez le prestataire mais sa cause est peut être chez le client) • Méthode par audit sur les chaînes de production, il faut : – que l’ensemble des étapes auditées soit décrit par des procédures. – Que l’audit soit préparé par une personne n’ayant pas la charge du projet (questionnaire, audit, rapport d’audit) – Que les audits entraînent des mesures correctives et curatives dont la mise en œuvre est suivie par le comité de projet. 3. Le suivi
    23. 23. Merci de votre attention • Vos questions ?

    ×