Gestão de documentos na ALMG

Gestão de Documentos
Arquivísticos: uma realidade
para a ALMG
Welder Antônio Silva
(Arquivista da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e
Professor da UFMG e da PUC-Minas)
Leandro Ribeiro Negreiros
(Bibliotecário da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e
Professor da UFMG e da PUC-Minas)

Por que os arquivos e os seus
documentos precisam ser
organizados e conservados?

• para obter o esclarecimento ou o sentido de uma situação,
• para melhor compreensão dos nossos problemas,
• para decidir o que fazer e como fazer alguma coisa,
• para prever determinados fatos e acontecimentos,
• para verificar como aconteceram os fatos e ações,
• para comprovar fatos e ações,
• para planejar nossas metas e atividades,
• para verificar os resultados,
• para avaliar o nosso desempenho,
• para fazer estimativas,
• para garantir um direito,
• para cobrar um dever ou obrigação etc.
Porque no nosso dia-a-dia utilizamos os documentos
em diversas situações importantes, tais como:

- possibilitam a eficiência e atuação dos poderes públicos;
- possibilitam a transparência da ação dos poderes públicos;
- protegem os indivíduos, pois garantem e provam os direitos e deveres
da sociedade e dos poderes públicos;
- possuem questões de interesse da sociedade e dos poderes públicos;
- são importantes para a Política de Segurança do Estado e da
Sociedade;
- apoiam a cultura; e
- apoiam o desenvolvimento científico.
Os documentos das instituições públicas possuem dimensões
administrativas, jurídicas, políticas e sociais importantíssimas.
Eles são instrumentos que:

É por esses motivos que a Lei Federal nº 8159 de 1991, no seu
artigo 1º, decretou que:
“É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.”

“Consideram-se arquivos (...) os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.”
Art. 2º da Lei Federal 8.159/1991

Suporte é o meio onde está registrada a informação (papel, fotografia,
disquete, fita, CD-ROM, etc.). É a forma física do documento.
Natureza é a essência ou propriedade do documento (qualidades e
características próprias, particularidades, conteúdo, aquilo que
constitui).
----------------------------------------------------------------------------------------
O que determina se um documento é arquivístico...
- não é a sua essência ou propriedade e
- nem a sua forma física,
... mas o fato dele ter sido produzido em decorrência do exercício de uma
atividade.
Esclarecendo....
“qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos”

Sintetizando:
Um arquivo é ...
... um conjunto de documentos...
... produzidos e recebidos naturalmente por pessoas ou
instituições (públicas ou privadas),
... em razão das atividades que desenvolvem ao longo de sua
existência ou funcionamento.
Estes documentos independem do suporte utilizado para o
registro da informação, que pode ser o papel, o filme, a fotografia,
o CD-ROM, o DVD ou qualquer outro material.

Qual é a principal função de um Arquivo

A principal função de um arquivo é organizar e guardar os
documentos, possibilitando o acesso a eles e às informações
neles contidas, sempre que necessário.
UM ARQUIVO NÃO TEM SENTIDO E NÃO PODE CUMPRIR SUAS
FINALIDADES SE NÃO FOR POSSÍVEL ACESSAR OS SEUS
DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES.

- servir, em um primeiro momento, à administração para
fins administrativos, legais e fiscais;
- servir, em um segundo momento, como fonte de
pesquisa e informação para terceiros e para a própria
administração.
Um arquivo tem as seguintes finalidades:

O que é um documento Arquivístico?
- é um suporte físico que registra por meio de símbolos uma
informação, uma noção ou ideia;
- que foi produzido ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica no transcurso das suas atividades e funções;
- que surge por razões funcionais administrativas, legais ou
fiscais;
- que prova o ato nele contido;
- que testemunha alguma coisa.

Características próprias dos documentos
arquivísticos
Imparcialidade
Naturalidade
Autenticidade
Inter-relacionamento
Unicidade

Os documentos arquivísticos são valiosos para a consecução dos
fins explícitos a que se propõem (questões relacionadas às
atividades que provocaram a sua produção), tendo em vista seus
usos para fins administrativos, legais e fiscais. São as
qualidades inerentes às razões de criação dos documentos.
Valor Primário
Administrativo Legal / Jurídico Fiscal
Valor Primário:

Possibilidade de uso dos documentos arquivísticos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originalmente criados. Eles passam a
ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros e para
a própria administração. São as qualidades informativas que os
documentos possuem, uma vez cumpridas as finalidades para as
quais foram criados.
Valor Secundário
Informativo Probatório
Valor Secundário:

Ciclo Vital e Teoria das Três Idades
Os documentos arquivísticos passam por sucessão de fases idades
(ciclo vital) desde o momento em que são criados até a sua destinação
final.
Sendo assim...
De acordo com a freqüência e a finalidade com que são utilizados e de
acordo com os seus valores, os arquivos e documentos podem ser:
- correntes,
- intermediários, ou
- permanentes

Documentos de 1ª Idade  Documentos Ativos  Arquivo Corrente
Valor primário bastante evidente e possível valor secundário
Documentos de 2ª Idade  Documentos Semi-ativos  Arquivo Intermediário
Valor primário em decréscimo e possível valor secundário
Documentos de 3ª Idade  Documentos Inativos  Arquivo Permanente
Interrupção do valor primário e valor secundário evidente
Ciclo Vital e Teoria das Três Idades

Arquivo
Intermediário
Arquivo
Permanente
Transferência
Recolhimento
Eliminação
Eliminação
ou
ou
Arquivo
Corrente
Ciclo vital dos documentos – compreende esta sucessão de fases por que
passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua
destinação final.

Gestão de Documentos:
teoria e prática

Ter documentos em excesso pode ser tão perigoso
quanto ter muito pouco. Entre outros problemas, pode
conduzir à uma paralização da capacidade de análise,
tornando muito mais difícil encontrar a solução correta
ou tomar a melhor decisão.
Cuidado !

Quando você precisa dos documentos,
você se sente assim???

Diante da crescente produção de informações e documentos, estes
precisam ser reunidos, analisados, selecionados, armazenados,
organizados e disponibilizados de forma eficiente e eficaz, utilizando
para isso o menor espaço possível e o menor custo possível.
documento certo, na forma certa, para as pessoas certas, a um
custo adequado, no tempo e lugar oportunos.

... o planejamento ... o controle ... a direção
... a organização ... a capacitação, ... a promoção
... e outras atividades gerenciais relacionadas com:
- a criação de documentos - a manutenção dos documentos
- o uso dos documentos - a eliminação dos documentos
De acordo com a Legislação Norte Americana (apud JARDIM, 1987, p. 35):

De acordo Lei Federal brasileira nº 8.159, artigo 3º:

O Dicionário de Terminologia Arquivística do
Conselho Internacional de Arquivos (CIA):
“a gestão de documentos diz respeito a uma área de
administração geral relacionada com a busca de
economia e eficácia na produção, manutenção,
uso, e destinação final dos mesmos [documentos].”

As fases da gestão de
documentos

De acordo com a teoria arquivística a gestão de documentos
apresenta três fases:
Produção Utilização Destinação Final

Produção
Ato de elaborar documentos em razão de atividades específicas de
um órgão ou setor.
Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem:
Planejar ...
- o formato adequado dos documentos,
- o suporte adequado dos documentos,
- o uso de tecnologias,
- a padronização dos tipos e conteúdos dos documentos
- as quantidades necessárias dos documentos.

Utilização
Fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento
de suas funções administrativas e sua guarda após cessar seu
trâmite.
- recebimento e classificação, - autuação e registro,
- distribuição dos documentos, - tramitação,
- armazenamento, - organização,
- empréstimo e consulta.

Classificação: interpretação do conteúdo do documento, seguida de seu
enquadramento no plano de classificação e da sua correspondente codificação.
Classificar consiste em distribuir os documentos arquivísticos...
- de forma lógica,
- coordenada e
- hierárquica,
em...
- classes - subclasses
- grupos - subgrupos
- séries - subséries
... segundo as funções e atividades que estão relacionados.
Através da classificação damos visibilidade às funções e atividades da instituição
que produziu e recebeu os documentos e deixamos claro o inter-relacionamento
entre eles.

A elaboração do plano de classificação exige o trabalho criterioso de
uma equipe multidisciplinar - arquivistas, profissionais da
informação, administradores e técnicos ligados aos temas dos
documentos da instituição.
Classificação
Na elaboração de um plano de classificação são considerados três
elementos básicos:
1 - A ação à qual os documentos se referem (funções e atividades)
2 - A estrutura do órgão que os produziu e suas funções
3 - O assunto dos documentos

Exemplo de Plano
de Classificação

Exemplo de Plano
de Classificação
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO:
ATIVIDADES-MEIO
Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico
Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos
Documento:
01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento,
instrução normativa, norma, resolução, deliberação,
portaria
Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal
dos órgãos, entidades e empresas
Documentos:
01.01.02.01 Alvará de funcionamento
01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS
- CEI
01.01.02.03 Comprovante de atualização de dados no Cadastro
Nacional do Trabalhador - CNT
01.01.02.04 Comprovante de inscrição e de situação cadastral no
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica -CNPJ
01.01.02.05 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuinte
Mobiliário - CCM
01.01.02.06 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes
do ICMS
01.01.02.07 Comprovante de inscrição no Programa de Alimentação
do Trabalhador - PAT
01.01.02.08 Comprovante de matrícula na Junta Comercial
01.01.02.09 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por
Tempo de Serviço - FGTS

Importância da Classificação
• Quanto melhor classificados os documentos mais facilmente pode-se
dar um destino final aos mesmos;
• É básica para a eficiente administração de documentos em fase
corrente;
• Facilita o uso e a localização dos documentos;
• Todas as outras etapas que têm como objetivo o controle dos
documentos arquivísticos dependem da classificação;
• Os documentos devem ser classificados de modo a refletir a
organização e sua função, sendo disposto em relação a ela;
• O método de classificação proporciona as bases para a avaliação e
preservação dos documentos.

Destinação
Análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos.
- avaliação,
- eliminação,
- transferência,
- recolhimento,
- microfilmagem.
Esclarecendo...
- avaliação: processo de análise que visa
estabelecer a destinação (transferência,
recolhimento, eliminação) dos conjuntos
documentais de acordo com os valores
que lhes forem atribuídos.

A Avaliação é processo de análise que tem como finalidade estabelecer a
destinação dos conjuntos arquivísticos...
... de acordo com  os valores que lhes forem atribuídos.
Neste processo são fixados os prazos de guarda dos documentos,
distinguindo os documentos de guarda eventual, temporária e
permanente.
O produto da avaliação é a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos
Avaliação

Esclarecendo...
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o registro
esquemático do ciclo de vida documental da instituição, uma vez que
determina:
- os prazos de retenção (guarda) dos documentos; e
- quando será a transferência, a eliminação, a microfilmagem ou
recolhimento dos documentos.
Avaliação

Exemplo de Tabela de Temporalidade
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos - Resolução nº 14 do CONARQ.

Exemplo de Tabela de Temporalidade
Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos de arquivo para
as atividades mantenedoras da administração pública do Estado de
Minas Gerais

• Distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda
permanente;
• Reduzir a massa documental;
• Aumentar o índice de recuperação da informação;
• Garantir condições para preservação dos documentos
permanentes;
• Conquistar espaço físico;
• Aproveitar melhor os Recursos Humanos e Materiais;
• Programação das rotinas de transferência, recolhimento ou
eliminação
Através da aplicação da Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos é possível:

IMPORTANTE:
Uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
deve ser aprovada por autoridade competente.
A elaboração desse instrumento exige trabalho criterioso de uma
equipe multidisciplinar - Comissão Permanente de Avaliação
(CPAD) – composta por arquivistas, profissionais da informação,
administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos
da instituição.

Observação:
A Deliberação nº 2.431/2008 da ALMG, apresenta a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de ALMG e os procedimentos relativos à eliminação de
documentos no âmbito da ALMG.
Todavia, a Portaria da Diretoria-Geral Nº 39, de 29 de outubro de 2009, criou um
Grupo de Trabalho encarregado de:
(1) proceder a estudos e propor Plano de Classificação de Documentos de Arquivos
para a Assembleia Legislativa
(2) propor adequação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
que trata a Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008.

A gestão de documentos
e a legislação arquivística
brasileira

Constituição Federal (1988) [1988 / dias atuais]
Determina: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a
gestão da documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” (Art. 216 § 2º)
A Constituição Brasileira e a questão documental:

Estabelece ...
... que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.
... que a administração da documentação pública ou de caráter público
compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
... que Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o
disposto na Constituição Federal, e na Lei 8.159.
Lei Federal nº 8159 de 1991

Estabelece ....
... que é assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos.
... responsabilização legal pelo descumprimento da legislação
arquivística;
... que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.
.... a Política Nacional de Arquivos.

Protege civil, penal e administrativamente os documentos públicos
resguardando o direito de indenização;
Admite que são sigilosos os documentos que põem em risco a
segurança do Estado, da sociedade e do cidadão (Intimidade,
privacidade, honra, Imagem);
Admite que o Poder Judiciário pode determinar a exibição de
documentos sigilosos sempre que indispensável à defesa de
interesse próprio ou de interesse pessoal;
Garante o sigilo sob pena civil, penal e administrativa contra
aqueles que violarem.

Sobre a questão do acesso e do sigilo previstos em lei...
Não é para deslocar seu eixo de preocupação democrática, mas
democratizar e garantir o acesso aos documentos públicos e de
pesquisa sem violentar a segurança do Estado e da Sociedade.
Todos têm direito de receber de órgãos públicos informações de
interesse particular, coletivo ou geral (informações públicas e
reservadas), porém o Estado não deve proteger a sua segurança e da
Sociedade e não pode permitir que intimidade, a vida privada, a honra
e a imagem das pessoas sejam violadas.
Todos queremos viver com SEGURANÇA e queremos preservar a
nossa INTIMIDADE.

Cria o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
Cria o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR
-------------------------------------------------------------------------------------
Finalidade do CONARQ: definir a política nacional de arquivos
públicos e privados, bem como exercer orientação normativa, visando
à gestão documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo.
Finalidade do SINAR: implementar a política nacional de arquivos
públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivo.
-------------------------------------------------------------------------------------
O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Os integrantes do SINAR
(DECRETO FEDERAL Nº 4.073/2002
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos
centrais.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do
CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Resolução nº 27 Do CONARQ
(Artigo 6º)
Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos
estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão contemplar
obrigatoriamente:
I - Mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de classificação de
documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes
do CONARQ e determinação para a concepção de um plano de
classificação relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades de
seu âmbito de atuação.
II - Estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade
e destinação de documentos para as atividades-meio, em consonância
com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção das
tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativas às
atividades finalísticas dos órgãos e entidades do seu âmbito de atuação.

(Artigo 6º)
Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito
dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão
contemplar obrigatoriamente:
III - Programa de preservação documental, contemplando as etapas
de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico
em todos os suportes.
IV - Diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de
recuperação de informações com base na Norma Brasileira de
Descrição Arquivística - NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para
garantir o acesso à documentação de valor permanente;

(Artigo 6º)
Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito
dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão
contemplar obrigatoriamente:
V - Determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos
atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos aprovado pelo CONARQ.

O documento arquivístico
eletrônico

O que é documento eletrônico?
1. “Arquivo em meio eletrônico”
(ARQUIVO NACIONAL, 2005)
2. “A unidade de registro de
informações, acessível por meio de
equipamento eletrônico” (CONARQ,
2004).

O que é documento arquivístico eletrônico?
“Documento arquivístico codificado em
dígitos binários, produzido, tramitado e
armazenado por um sistema computacional”
(CONARQ, 2004).

Características do documento
arquivístico eletrônico:
- Conteúdo gravado em suporte, representado por
símbolos, que deverão ser decodificados;
- Seu conteúdo tem que ser separado do suporte
original e ser transferido a outros tipos diferentes de
dispositivos sempre que for armazenado,
recuperado ou quando exigido pela obsolescência
tecnológica;
- Dependente do hardware e software;
- Vinculado aos metadados.

Complexidade de preservação do documento
arquivístico eletrônico:
- Conteúdo;
- Propriedades;
- Valores primário e secundário;
- Hardware e software;
- Cópias de segurança;
- Classificação de segurança.

O processo de automação de
gestão de documentos

Propostas que prometem solucionar em
curto prazo o complexo cenário de acúmulo
de documentos nas organizações, tendem a
supervalorizar as tecnologias e negligenciar
a enorme estrutura que produziu, recebeu,
utilizou e necessita, ainda, utilizar os
documentos oriundos das atividades e
funções das instituições.

FALSA
IMPRESSÃO
FALSA
IMPRESSÃO
Três situações podem ocorrer:

DIGITALIZAÇÃO
“DESENFREADA”
DIGITALIZAÇÃO
“DESENFREADA”

GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO

Produção / Uso / Destinação
Uma prática possível...

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
CONJUNTO DE METADADOS
VOCABULÁRIO CONTROLADO
ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA
Para que essa prática aconteça é preciso:

CONJUNTO DE METADADOS
Metadados são dados que descrevem atributos
de um recurso. Ele suporta um número de
funções: localização, descoberta, documentação,
avaliação, seleção etc.;
Fornecem o contexto para entender os dados
através de tempo.
Ex.: Prazo de Guarda: 5 anos
METADADO DADO
DADOS SOBRE DADOS

VOCABULÁRIO CONTROLADO
É um conjunto normalizado de termos que serve à
indexação e a recuperação da informação. Permite
controlar a terminologia utilizada na indexação,
estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou
entidade e controlando o uso de sinônimos,
homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado
dos termos não é definido, mas apenas algumas
relações entre eles, como, por exemplo, relação entre
sinônimos.
Ex: ALMG não ALEMG

ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA
É a definição das categorias de usuários e as
permissões de acesso e uso do sistema de gestão
arquivística de documentos para criação, leitura,
atualização e eliminação dos documentos.

Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do
documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos
documentos; o impedimento de que esses documentos
arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto
em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de
guarda e controles de segurança rigorosos; a organização
eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as
previsões de um plano de classificação; a formação de um
repositório seguro de documentos arquivísticos necessários
para a realização das atividades e funções das organizações; e,
sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos
arquivísticos produzidos.
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

GED SIGAD
DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO
DOCUMENTOS BIBLIOGRÁFICOS
DOCUMENTOS DE OUTRAS INSTITUIÇÕES
ETC
DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO
GED X SIGAD

GED SIGAD
PODE INCLUIR ALGUNS PRAZOS DE GUARDA
PODE PERMITIR QUE OS DOCUMENTOS SEJAM
ELIMINADOS PELOS PROPRIETÁRIOS
PERMITE QUE OS DOCUMENTOS SEJAM MODIFICADOS
E/OU QUE EXISTAM EM DIVERSAS VERSÕES
PODE INCLUIR UMA ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE
DOCUMENTOS QUE PODE FICAR SOBRE O CONTROLE DOS
USUÁRIOS
TEM QUE INCLUIR PRAZOS DE GUARDA RIGOROSOS
IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO SEJAM
ELIMINADOS , EXCETO EM DETERMINADAS
CIRCUNSTÂNCIAS RIGOROSAMENTE CONTROLADAS
IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS SEJAM
MODIFICADOS
TEM QUE INCLUIR UMA ESTRUTURA RIGOROSA DE
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO) MANTIDO PELO ADMINISTRADOR
GED X SIGAD

GED SIGAD=
Quando isso é possível?

CapturaCaptura
GerenciamentoGerenciamento
ArmazenamentoArmazenamento
PreservaçãoPreservação
AcessoAcesso Pesquisa, localização e apresentação de documentos
Metadados
Avaliação / Temporalidade / Destinação
Segurança : controle de acesso, trilhas de autoria e cópias de
segurança
Registro / Classificação / Indexação / Restrições de acesso
SIGAD

CapturaCaptura
GerenciamentoGerenciamentoArmazenamentoArmazenamento
PreservaçãoPreservação AcessoAcesso
ECM
Compreensão da organização
Levantamento de requisitos funcionais
Levantamento de requisitos não-
funcionais
Instrumentos que propiciem a existência da
Gestão de Documentos Arquivísticos
Objetivos bem definidos:
O que eu quero fazer com os documentos da
minha organização?

Para a gestão de documentos, são aqueles definidos previamente
a implementação do sistema, de acordo com as funções que se
deseja que o SIGAD realize. São definidos tendo como base a
teoria e as práticas arquivísticas:
Requisitos funcionais
Requisitos
Funcionais
Classificação
Retenção e
destino
Controle e
segurança
Captura
Recuperação
da informação
Identificação

Esforçam-se por determinar a forma segundo a qual os
documentos serão organizados em dossiês eletrônicos e as
relações entre os dossiês.
Se subdividem em:
1- Configuração do plano de classificação;
2- Classes e dossiês;
3- Volumes;
4- Manutenção do plano de classificação.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Segurança de acesso: significa controlar o acesso aos documentos cuja
informação é pessoal, comercial ou operacionalmente sensível (graus de
sigilo)
Segurança dos documentos: compreende o controle e registro de todos os
usuários que acessaram os documentos capturados pelo sistema e todas
as atividades realizadas por eles com esses documentos.
Segurança da autenticidade dos documentos: garantir que os documentos
foram criados e conservados de acordo com os procedimentos regulares
que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.
Se subdividem em:
1- Acesso; 4- Acompanhamento de transferências;
2- Rotinas de auditoria; 5- Autenticidade;
3- Backup e recuperação; 6- Categorias de segurança.
CONTROLES E SEGURANÇA

Ter a tabela de temporalidade como um módulo do sistema
significa poder ter, além de um registro e controle esquemático
do ciclo de vida dos documentos, mecanismos de aviso e de
relatórios automáticos de destinação de documentos.
Se subdividem em:
1- Tabelas de temporalidade;
2- Reavaliação;
3- Transferência, exportação e eliminação.
RETENÇÃO E DESTINO

Abrange aqueles requisitos relacionados com a incorporação de
documentos de um arquivo num sistema. Compreende, portanto,
todo o tratamento arquivístico: registro, descrição,
arranjo/classificação e indexação.
Se subdividem em:
1- Captura;
2- Importação em bloco;
3- Tipos de documentos;
4- Gestão de correios eletrônicos (e-mails).
CAPTURA DE DOCUMENTOS

Especificação de um código de referência (ou um número
identificador) que identifique de maneira específica a unidade
documental e estabeleça uma ligação com a descrição que a
represente.
Os identificadores unificam cada entidade pertencente ao sistema.
IDENTIFICAÇÃO

Engloba as atividades de pesquisa e apresentação.
Se subdivide em:
1- Pesquisa e recuperação;
2- Apresentação (visualização);
3- Apresentação (impressão).
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Compreende os requisitos de administração geral do SIGAD: gestão de
parâmetros, backup, reconstituição do sistema, gestão do sistema e
gestão de usuários.
Se subdividem em:
1- Administração;
2- Elaboração de relatórios;
3- Alterar, apagar e truncar documentos de arquivo.
 - Gestão de documentos não eletrônicos;
 - Retenção e destino de dossiês híbridos;
 - Gestão de documentos inorgânicos;
 - Fluxos de trabalho (Processos);
 - Assinaturas digitais;
 - Criptografia;
 - Marcas d’água eletrônicas;
 - Interoperabilidade e abertura.
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS E OUTRAS
FUNÇÕES

São aqueles requisitos que serão definidos de acordo
com as exigências das organizações que
implementarão um SIGAD, de acordo com a estrutura
de cada uma, bem como suas características físicas e
o ambiente operacional técnico. Referem-se mais
especificamente à usabilidade, desempenho do
sistema, disponibilidade do sistema, normas técnicas
e regulamentares, obsolescência tecnológica etc.
Requisitos não-funcionais

Representam uma listagem de elementos necessários
para a produção, gestão e utilização de documentos
arquivísticos ao longo do tempo em um SIGAD.
Adotar esses metadados configurará o sistema como
sendo capaz de aliar a estrutura organizacional, as
funções existentes na organização, os processos
arquivísticos, os procedimentos de software e as
exigências documentais.
Requisitos de metadados

Ferramentas para levantamentos de requisitos:

- Transformar em eletrônico o documento arquivístico
tradicional;
- Apesar da transformação, garantir que os documentos
sejam originais, ou seja, aceitos jurídica, legal e
administrativamente.
Devo digitalizar todos os meus
documentos arquivísticos?
Conceito e desafios

- Qual o uso desses documentos (valores, frequência,
sigilo etc.)?
- Há o respaldo da legislação?
- A iniciativa é para liberar espaços?
- A iniciativa é para garantir somente o acesso?
- Tenho a tecnologia necessária para o
empreendimento?
- Tenho condições financeiras?
- Conheço as definições técnicas para proceder com a
digitalização?
Questões a serem levantadas para se garantir uma
boa resposta

 Criada para ter o mesmo valor da assinatura
analógica, a assinatura eletrônica é qualquer
mecanismo utilizado para identificar as pessoas que
são partes e/ou assinam os documentos eletrônicos.
 O método mais conhecido de assinatura digital é a
criptografia, que é, basicamente, a codificação de
mensagens em algoritmos matemáticos inteligíveis
pela máquina.
 Assinatura digital precisa de uma tecnologia
capaz de reconhecer a autenticidade do documento,
garantir sua integridade e sua validade jurídica.
Assinaturas digitais

No processo há também a presença de uma entidade
certificadora, que deverá ser reconhecida oficialmente
e que ficará responsável por distribuir as assinaturas
digitais, as chaves públicas e privadas e reconhecer
seus usuários.
No Brasil, a Medida Provisória 2200-2, de 2001,
instituiu a Infra-estrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil) que é o órgão maior responsável
no país pelas transações com assinaturas eletrônicas.

Cuidado!
 Não confundir com chancela:

Nada impede que uma instituição pública utilize a assinatura
eletrônica, mas é importante que cada instituição pública
regule internamente a utilização de assinatura eletrônica,
determine quais documentos arquivísticos eletrônicos poderão
recebê-la e siga as orientações normativas estaduais e
federais.
No caso do Estado de Minas Gerais, por exemplo, o Decreto
43.888, de 2004, estabelece que a Companhia de Tecnologia
da Informação do Estado de Minas Gerais (PRODEMGE) é a
entidade certificadora, além de regular a utilização das
assinaturas em âmbito estadual.

Criptografia do documento como um todo

Gestão de Documentos Arquivísticos:
uma realidade para a ALMG ?
- Estamos cumprindo o que determina a legislação arquivística brasileira?
- Onde estão os nossos documentos e como eles são tratados hoje?
- Qual o comprometimento dos servidores da ALMG em relação aos
documentos arquivísticos?
- Temos um programa de produção, utilização e destinação de documentos
em suporte tradicional?
- Temos instrumentos que propiciem a gestão de documentos (Plano de
classificação e Tabela de Temporalidade)?
- A gestão de documentos tradicionais é uma realidade? Se sim, essa
realidade já pode ser transposta para o meio eletrônico.

Obrigado!
Welder Antônio Silva
Ramal 7348
welder.silva@almg.gov.br
GDI - Gerência de Memória Institucional
Leandro Ribeiro Negreiros
Ramal 7666
leandro.negreiros@almg.gov.br
GDI - Gerência de Atendimento ao usuário

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