Procedures communication

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Procedures communication

  1. 1. FORMATION   PROFESSIONNELLE   CONTINUE   PROCEDURES DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUNICATION DU SUFA Afin de faciliter votre travail de création de plaquettes, flyers, brochures et autres,le SUFA (Service universitaire de formation tout au long de la vie) se propose de vous apporter son concoursdans la réalisation de vos différents supports. La conception et l’impression étant confiésà une société de communication compétente, le SUFA s’engage à vous délivrer des documentsde qualité et dans les meilleurs délais. La légitimité de l’offre de formation de notre établissement étant lepoint essentiel de notre investissement, nous nous engageons à tout mettre en œuvre afin de vous apportersatisfaction.1 Communication InstitutionnelleServicesConseil en communication, réalisation de supports institutionnels écrits (Internet, brochure), organisationd’événements, gestion d’objets promotionnelsContactsVincent BUOUS : Responsable de la communication InternetVincent.buous@univmed.fr – TélKalassoumi ADJILANI : chargé de communicationKalassoumi.adjilani@univ-amu.fr – 04 13 55 06 56Frédérick JOULIE : Société Supernova GraphikSupernova13@live.fr - 0953 498 450Jean-Luc DUMUIS : Chargé de l’offre de formation globale……………….@................. - Tél1.1 Procédure de création d’affiches, flyers, chemises ou plaquetteLe service de la communication vous propose de réaliser des supports de communication par le biais de lasociété de communication Supernova Graphik.Pour cela, merci de nous contacter dans un délai raisonnable (3 à 4 semaines avant au plus tard) avec vosobjectifs, vos cibles, votre contenu.Aucune action de communication ne pourra être décidée ou engagée sans discussionpréalableavec la "cellule communication"Créations possibles :- affiches ou kakemonos pour un événement institutionnel- flyer (qui peut être une déclinaison de l’affiche)- plaquette (ex : pour une formation)- chemise (pour contenir des documents comme une présentation PowerPoint)1.2 Procédure d’achat d’objets promotionnelsVous souhaitez disposer d’objets promotionnels pour vos événements.Pour répondre à votre demande, nous vous proposons de nous contacter, nous serons l’intermédiaire avec lasociété, Supernova Graphik et nous assurerons que les meilleurs tarifs vous soient appliqués. 1    
  2. 2. .Contacter la cellule communication, si possible dans un délai d’un mois minimum.1.3 Procédure d’organisation d’un événementVous souhaitez organiser un évènement, conférence, colloque, petits déjeuners, et le faire savoir àun public interne/externe.Pour cela, la démarche à suivre est la suivante :- prendre rendez-vous dès que vous projetez cet événement et au plus tard un mois minimum avant.- Préciser avec le service le contexte, les objectifs, les cibles, le format souhaités.- Nous pouvons vous aider à réaliser vos outils de communication en vue de votre évènement, à savoir :affiches, flyers, invitations… si vous les réalisez de votre côté, merci de nous les soumettre pour validation.Le SUFA vous mettra en relation avec le SUFA Entreprise pour les aspects organisation/logistique : (réservationde salle, service audiovisuel, signalétique, pupitre, bouteilles d’eau pour les intervenants, goodies…).Nous pouvons annoncer votre évènement en interne sur le site du SUFA ou en externe par voiede presse.2 Communication interneServicesRéalisation de la newsletter interne, diffusion des informations vers les publics étudiants, enseignants-chercheurs, personnel administratif et techniques.Vous souhaitez transmettre une information en interne via la lettre d’information.2.1 Procédure de communication via la lettre d’information interneLa lettre mensuelle d’information interne (newsletter) réalisée par le service de la communicationest adressée sur la liste qui regroupe l’ensemble des personnels de l’université. Elle est aussi postéeet archivée sur le site Internet du SUFA à la rubriqueActualités. Cette lettre d’information permet de communiquer en interne tous types de messages.Si vous souhaitez faire passer une information, merci de :1) vous adresser à Vincent BUOUS pour définir précisément le sujet et la rubrique adaptée à votre information2) proposer un texte court (une dizaine de lignes) validé auprès de votre service, avant la fin du mois quiprécède sa diffusion.3 Communication InternetServicesConseil, création ou refonte de sites Internet en lien avec le site institutionnel.Procédure de mises à jour de vos sites Internet et Intranet. (politique de référencement)3.1 Référencement de votre site webEn coordination avec le web master du service communication, le référencement de votre site sur le site duSUFA est tout à fait possible.3.2 Procédure de mise à jour du site Intranet administratifVous pouvez télécharger le document sur l’intranet.4 Les relations avec la presseServicesOrganisation d’actions presse : communiqués, conférences, dossiers, contacts, interviews, reportages, etc….Réalisation et diffusion des revues de presse et de bilans presse ponctuels et annuels. 2    
  3. 3. 4.1 Réalisation d’une action pressePour bénéficier de conseils personnalisés pour organiser une opération presse ou accompagnerun événement, la démarche à suivre est la suivante :1) Passez préalablement nous voir avec votre projet d’action presse (conférence de presse, contacts pourentretien, réalisation d’une invitation, d’un communiqué, d’un dossier de presse, d’une présentation PPT ou dudiscours…) afin d’en parler et de définir ensemble les cibles, les messages, et l’accroche pour susciter l’intérêtdes journalistes.2) Une fois ces choix faits, nous rédigeons les documents cités ci-dessus sur la base des éléments que vousnous aurez transmis.3) vous validez l’ensemble des documents à chaque étape de leur réalisation.4) Nous nous chargeons de la sélection des journalistes (définie selon les thèmes abordés dans votrecommunication) et de la diffusion. Nous vous communiquons, si vous le souhaitez, les noms des journalistes àqui nous avons envoyé les informations.5) Nous sommes présents ou pour accueillir les journalistes à une opération presse.6) Nous assurons le suivi avec notamment la constitution d’un bilan quantitatif et qualitatif de vos retombéespresse liées à l’action presse que vous avez effectuée.De même, si vous souhaitez des informations sur un journaliste (son parcours, sa rédaction), un journal(diffusion, lectorat, audience), n’hésitez pas à nous contacter. 3    

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